New York's COVID-19 Herstelbeurs voor Kleine Bedrijven: Een Complete Gids

Toen de pandemie in 2020 duizenden bedrijven in New York dwong hun deuren te sluiten, stonden veel eigenaren voor een onmogelijke keuze: hun spaargeld opgebruiken of definitief sluiten. Hoewel federale steunprogramma's zoals PPP en EIDL hielpen, gingen deze vaak gepaard met complexe vereisten en waren ze niet voor iedereen beschikbaar. Daarom lanceerde de staat New York het COVID-19 Pandemic Small Business Recovery Grant Program van $800 miljoen — specifiek ontworpen om lokale bedrijven te helpen herstellen van verliezen door de pandemie met flexibele, kwijtscheldbare financiering.

Als u een kleine ondernemer in New York bent die de storm van COVID-19 heeft doorstaan, leidt deze uitgebreide gids u door alles wat u moet weten over het programma: wie er in aanmerking kwam, hoeveel financiering er beschikbaar was, welke kosten werden gedekt en welke documentatie vereist was. Hoewel het programma officieel sloot in september 2022, biedt het begrip van de werking ervan waardevolle context voor toekomstige hulpprogramma's en helpt het bedrijven die subsidies hebben ontvangen om te zorgen dat ze een correcte financiële administratie bijhouden.

Wat was de New York COVID-19 Small Business Recovery Grant?

Het New York State COVID-19 Pandemic Small Business Recovery Grant Program was een door de staat gefinancierd initiatief dat op 10 juni 2021 werd gelanceerd. Er werd $800 miljoen toegewezen om kleine bedrijven, micro-ondernemingen en commerciële onafhankelijke kunst- en culturele organisaties te helpen herstellen van economische tegenspoed als gevolg van de pandemie. In tegenstelling tot leningen hoefden deze subsidies niet te worden terugbetaald, wat ze tot een cruciale levenslijn maakte voor worstelende bedrijven.

Het programma werd beheerd door Empire State Development (ESD) in samenwerking met Lendistry, een financieel technologiebedrijf in handen van minderheden, wat ervoor zorgde dat aanvragen efficiënt en zonder kosten voor de aanvragers werden verwerkt.

Belangrijkste kenmerken van het programma

• Totale financiering: $800 miljoen toegewezen over de staat New York
• Type subsidie: Kwijtscheldbare subsidies (geen terugbetaling vereist)
• Lanceringsdatum: 10 juni 2021 om 9:00 AM ET
• Sluitingsdatum: 30 september 2022
• Bedrag per toekenning: $5.000 tot $50.000 per bedrijf
• In aanmerking komende periode: Kosten gemaakt tussen 1 maart 2020 en 1 april 2021

Het programma gaf prioriteit aan bedrijven van minderheden, vrouwen en veteranen, evenals aan bedrijven in economisch achtergestelde gemeenschappen — in het besef dat deze groepen onevenredig hard werden getroffen door de pandemie.

Wie kwam in aanmerking voor de subsidie?

De deelnamevereisten waren ontworpen om kleine bedrijven aan te spreken die daadwerkelijk te lijden hadden onder de pandemie, terwijl er tegelijkertijd voor werd gezorgd dat de middelen naar levensvatbare bedrijven met herstelpotentieel gingen. Hier is het volledige overzicht:

Basisvereisten voor deelname

Om in aanmerking te komen voor de New York COVID-19 Small Business Recovery Grant, moesten aanvragers aan al deze vereisten voldoen:

1. Leeftijd van het bedrijf: Het bedrijf moet operationeel zijn geweest vóór 1 maart 2019 en nog steeds actief zijn op het moment van aanvraag.
2. Omzetdrempel: Bruto-ontvangsten tussen $25.000 en $500.000 per jaar (gebaseerd op belastingaangiften over 2019).
3. Winstgevendheid: Positieve nettowinst van ten minste $1 op de belastingaangifte van 2019.
4. Omzetverlies: Gedocumenteerde omzetdaling van 25% of meer bij vergelijking van 2019 met 2020 (jaar-op-jaar tot en met 31 december 2020).
5. Belastingnaleving: Geen openstaande federale, staats- of lokale belastingschulden vóór 15 juli 2020.
6. Tekort aan steun: Mag niet voldoende steun hebben ontvangen via andere federale COVID-hulpprogramma's.

Vereisten voor entiteitstype

Het programma stond open voor:

• Commerciële kleine bedrijven en micro-ondernemingen
• Onafhankelijke commerciële kunst- en culturele organisaties
• Limited Liability Companies (LLC's)
• Vennootschappen (C-corps en S-corps)
• Eenmanszaken
• Vennootschappen/Maatschappen

Wie kwam NIET in aanmerking?

Bepaalde soorten organisaties waren expliciet uitgesloten:

• Non-profitorganisaties (501(c)(3) entiteiten)
• Religieuze instellingen
• Overheidsinstanties en -agentschappen
• Passieve vastgoedondernemingen (vastgoedbezit zonder actieve exploitatie)
• Bedrijven met aanzienlijke andere federale steun

Prioriteitsbehandeling

Hoewel alle in aanmerking komende bedrijven konden aanvragen, gaf het programma prioriteit aan:

• Bedrijven van minderheden (MBE)
• Bedrijven van vrouwen (WBE)
• Bedrijven van veteranen
• Bedrijven gevestigd in economisch achtergestelde gemeenschappen
• Bedrijven in achtergestelde gebieden

Subsidiebedragen: Hoeveel financiering was beschikbaar?

De subsidiebedragen waren gelaagd op basis van de bruto-ontvangsten van het bedrijf in 2019, waarbij bedrijven met grotere omzetten naar verhouding meer steun ontvingen:

Financieringsschijven

Bruto-ontvangsten 2019	Subsidiebedrag
$25.000 - $49.999	$5.000
$50.000 - $99.999	$10.000
$100.000 - $500.000	10% van bruto-ontvangsten (gemaximeerd op $50.000)

Voorbeelden:

• Een bedrijf met $40.000 aan bruto-ontvangsten in 2019 ontving $5.000.
• Een bedrijf met $75.000 aan bruto-ontvangsten in 2019 ontving $10.000.
• Een bedrijf met $300.000 aan bruto-ontvangsten in 2019 ontving $30.000 (10% van $300.000).
• Een bedrijf met $600.000 aan bruto-ontvangsten in 2019 zou $50.000 ontvangen (10% zou $60.000 zijn, maar het is gemaximeerd op $50.000).

Deze gelaagde structuur zorgde ervoor dat de kleinste micro-ondernemingen zinvolle steun ontvingen, terwijl er ook substantiële hulp werd geboden aan grotere kleine bedrijven die naar verhouding grotere verliezen in dollars leden.

Waarvoor kon het subsidiegeld worden gebruikt?

Een van de sterke punten van het programma was de flexibiliteit. Subsidiemiddelen konden worden gebruikt voor een breed scala aan COVID-19-gerelateerde kosten die zijn gemaakt tussen 1 maart 2020 en 1 april 2021:

In aanmerking komende kosten

• Loonkosten: Salarissen, lonen, secundaire arbeidsvoorwaarden en loonheffingen voor werknemers
• Huur- of hypotheekbetalingen: Commerciële leasebetalingen of hypotheekrente
• Nutsvoorzieningen: Elektriciteit, gas, water, internet, telefoon en andere essentiële diensten
• Verzekeringen: Bedrijfsaansprakelijkheid, eigendom en andere commerciële verzekeringspremies
• Persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM): Maskers, handschoenen, ontsmettingsmiddel, plexiglas barrières
• Upgrades van HVAC-systemen: Verbeteringen aan luchtfiltratie om de veiligheid te verhogen
• Apparatuur: Computers, kassasystemen, terrasverwarmers voor restaurants
• Voorraad: Aanvullen na sluitingen of overschakelen naar nieuwe bedrijfsmodellen
• Marketing en reclame: Kosten om klanten aan te trekken na heropening
• Professionele diensten: Juridische, boekhoudkundige of advieskosten gerelateerd aan de pandemiebestrijding

Belangrijke beperkingen

• Kosten moeten zijn gemaakt tijdens de in aanmerking komende periode (1 maart 2020 – 1 april 2021)
• Middelen mochten niet worden gebruikt voor kosten die al volledig gedekt waren door andere federale steunprogramma's
• De vergoeding voor eigenaren had limieten vergelijkbaar met de PPP-regels

Deze flexibiliteit stelde restaurants in staat om te investeren in apparatuur voor buiten eten, winkels om hun e-commerce-mogelijkheden te verbeteren en dienstverlenende bedrijven om technologie voor werken op afstand te upgraden — welke aanpassingen elk bedrijf ook nodig had om te overleven en te herstellen.

Het aanvraagproces: Hoe aan te vragen

Het aanvraagproces was ontworpen om eenvoudig te zijn, maar vereiste grondige documentatie. Dit is wat aanvragers moesten aanleveren:

Vereiste documentatie

Belastingdocumenten:

• Federale belastingaangifte 2019 (volledig met alle bijlagen)
• Federale belastingaangifte 2020 (volledig met alle bijlagen)
• Meest recente NYS-45-formulier (Driemaandelijkse gecombineerde bronbelasting, loonrapportage en aangifte werkloosheidsverzekering)
• NYS ST-809 of ST-100 (documentatie over inning van omzetbelasting)

Informatie over eigendom:

• Overzicht van alle eigenaren met een eigendomsbelang van 20% of meer
• Voor elke eigenaar: naam, adres, burgerservicenummer (of ITIN voor niet-Amerikaanse eigenaren), telefoonnummer, e-mail, eigendomspercentage en identiteitsbewijs met foto
• W-9-formulier voor belastingrapportage
• Bankrekeninginformatie voor de uitbetaling van fondsen

Bedrijfsverificatie:

• Bewijs van bedrijfsorganisatie (oprichtingsakten, certificaat van handelsnaam/DBA, vennootschapsovereenkomst)
• Twee documenten als bewijs van bedrijfslocatie (energierekening, actueel bankafschrift, verzekeringsfactuur, huurovereenkomst)

Financieel bewijs:

• Documentatie die de omzetdaling van 25% tussen 2019 en 2020 aantoont
• Bankafschriften of boekhoudkundige bescheiden die aantonen dat het bedrijf nog steeds operationeel is

Tijdlijn van de aanvraag

• Aanvragen geopend: 10 juni 2021 om 09:00 uur ET
• Aanvraagportaal: Website van het State of New York Pandemic Small Business Recovery Grant Program (nysmallbusinessrecovery.com)
• Verwerkingspartner: Lendistry (kosteloos voor aanvragers)
• Sluiting van het programma: 30 september 2022

Beoordelingsproces van de aanvraag

1. Eerste screening: Aanvragen werden gecontroleerd op volledigheid en geschiktheid
2. Verificatie van documentatie: Belastingaangiften en financiële overzichten werden gevalideerd
3. Berekening van de toekenning: Het subsidiebedrag werd bepaald op basis van de categorie van de bruto-inkomsten in 2019
4. Goedkeuring en uitbetaling: Middelen werden rechtstreeks overgemaakt naar de bankrekeningen van goedgekeurde aanvragers

Verwerkingstijden varieerden op basis van het aanvraagvolume en de volledigheid van de documentatie. Bedrijven die alle vereiste documenten vooraf verstrekten, ondervonden een snellere verwerking.

Tips voor toekomstige staatssubsidieprogramma's

Hoewel dit specifieke programma is gesloten, lanceert de staat New York periodiek nieuwe subsidieprogramma's om kleine bedrijven te ondersteunen. In januari 2025 werd zelfs een nieuw "Save Our Small-Business Grant Program" voorgesteld om aanvullende hulp bij het herstel van de pandemie te bieden. Zo kunt u uw bedrijf positioneren voor toekomstige kansen:

1. Houd nauwkeurige financiële gegevens bij

De documentatie-eisen voor de COVID-19-subsidie waren uitgebreid — en toekomstige programma's zullen waarschijnlijk vergelijkbare eisen hebben. Houd uw financiële administratie op orde:

• Dien elk jaar nauwkeurige en tijdige belastingaangiften in
• Houd georganiseerde overzichten bij van bruto-inkomsten, uitgaven en loonkosten
• Houd energierekeningen, huurovereenkomsten en bankafschriften toegankelijk
• Gebruik boekhoudsoftware om inkomsten en uitgaven in realtime bij te houden

Het hebben van schone, verifieerbare financiële overzichten maakt niet alleen subsidieaanvragen eenvoudiger, maar toont ook aan dat uw bedrijf professioneel wordt beheerd en kredietwaardig is.

2. Blijf fiscaal compliant

Belastingschulden diskwalificeerden veel overigens in aanmerking komende bedrijven voor het COVID-19-subsidieprogramma. Vermijd deze valkuil:

• Betaal federale, staats- en lokale belastingen op tijd
• Als u moeite heeft om te betalen, werk dan samen met de belastingdienst om betalingsregelingen te treffen
• Dien alle vereiste belastingformulieren in, zelfs als u het volledige bedrag niet onmiddellijk kunt betalen
• Bewaar documentatie van eventuele betalingsovereenkomsten of uitstel

Fiscale naleving toont verantwoordelijkheid en zorgt ervoor dat u in aanmerking komt voor steun wanneer er kansen ontstaan.

3. Documenteer omzetverliezen zorgvuldig

Toekomstige steunprogramma's zullen waarschijnlijk bewijs van pandemische of economische tegenspoed blijven vereisen. Creëer een documentatiespoor:

• Bewaar maandelijkse of kwartaalrapportages van de omzet waarin de prestaties jaar-op-jaar worden vergeleken
• Houd gegevens bij van sluitingen, capaciteitsbeperkingen of verstoringen in de toeleveringsketen
• Documenteer hoe externe gebeurtenissen (pandemie, economische neergang, natuurrampen) uw bedrijf hebben beïnvloed
• Gebruik boekhoudsoftware die automatisch vergelijkingsrapporten kan genereren

4. Houd staats- en lokale bronnen in de gaten

Mis geen financieringsmogelijkheden:

• Meld u aan voor e-mail alerts van Empire State Development
• Volg uw lokale Small Business Development Center (SBDC)
• Sluit u aan bij brancheorganisaties die subsidiemogelijkheden bijhouden
• Controleer regelmatig de website van uw regionale raad voor economische ontwikkeling

5. Overweeg samenwerking met adviseurs

Subsidieaanvragen kunnen complex zijn. Professionele hulp verdient zichzelf vaak terug:

• Accountants kunnen ervoor zorgen dat uw belastingaangiften nauwkeurig zijn en uw aanvraag optimaliseren
• SBDC-consultants bieden gratis begeleiding bij de geschiktheid voor subsidies en aanvragen
• Bedrijfsadvocaten kunnen helpen met organisatorische documentatie en naleving (compliance)

Huidige subsidiemogelijkheden in New York (2026)

Hoewel de COVID-19 Pandemic Small Business Recovery Grant is gesloten, blijft New York kleine bedrijven ondersteunen via verschillende programma's:

Verizon Small Business Grant (2026)

Verizon kent subsidies van $5.000 toe aan 25 kleine bedrijven gevestigd in New York tussen 1 januari 2026 en 31 maart 2026. Bezoek het Verizon Small Business Digital Ready-programma voor details over de aanvraag.

New York State Small Business Seed Funding Grant Program

Dit lopende programma biedt subsidies tot $25.000 aan startende kleine bedrijven die:

• Hun activiteiten zijn gestart op of na 1 september 2018
• Ten minste zes maanden operationeel zijn
• Tussen de $5.000 en $1 miljoen aan bruto-inkomsten hebben

Regionale Raden voor Economische Ontwikkeling

De 10 regionale raden voor economische ontwikkeling van New York hebben elk concurrerende subsidieprogramma's die gericht zijn op lokale prioriteiten voor economische ontwikkeling. Neem contact op met uw regionale raad voor de huidige mogelijkheden.

Wat als u een subsidie heeft ontvangen? Naleving handhaven

Als uw bedrijf het geluk had een New York COVID-19 Small Business Recovery Grant te ontvangen, blijft het bijhouden van een goede administratie belangrijk:

Bewaren van documentatie

Bewaar alle documentatie met betrekking tot de subsidie gedurende ten minste zes jaar:

• Originele subsidieaanvraag en toekenningsbrief
• Kwitanties en facturen voor hoe subsidiegelden zijn besteed
• Bankafschriften die de storting van de subsidie en de uitgaven laten zien
• Belastingaangiften ingediend tijdens en na de subsidieperiode

Financieel volgen

Hoewel de subsidie niet hoeft te worden terugbetaald, beschermt een nauwkeurige registratie u:

• Houd duidelijke gegevens bij waaruit blijkt dat subsidiegelden zijn gebruikt voor in aanmerking komende COVID-19-gerelateerde kosten
• Bewaar documentatie dat uitgaven niet werden gedekt door andere steunprogramma's
• Wees voorbereid op verzoeken om staatscontroles of verificaties

Fiscale gevolgen

Subsidiegelden ontvangen onder dit programma waren over het algemeen uitgesloten van het bruto-inkomen voor federale belastingdoeleinden onder de American Rescue Plan Act. Echter:

• Raadpleeg een belastingadviseur over uw specifieke situatie
• Bewaar documentatie over de fiscale behandeling van de subsidie
• Zorg ervoor dat uw belastingaangiften de subsidie correct weergeven indien vereist

Geleerde lessen voor de veerkracht van kleine bedrijven

De COVID-19-pandemie legde kwetsbaarheden bloot in de bedrijfsvoering en financiën van veel kleine bedrijven. Het herstelsubsidieprogramma bood cruciale steun, maar de ervaring bracht belangrijke strategieën voor veerkracht aan het licht:

1. Bouw een noodfonds op

Vóór de pandemie werkten veel kleine bedrijven met minimale kasreserves. Streef ernaar een reservefonds op te bouwen dat 3-6 maanden aan bedrijfskosten dekt om toekomstige verstoringen zonder onmiddellijke crisis te doorstaan.

2. Diversifieer inkomstenstromen

Bedrijven die snel konden schakelen—restaurants die bezorging toevoegden, winkeliers die e-commerce lanceerden, dienstverleners die virtuele opties boden—deden het beter. Overweeg hoe u zich zou kunnen aanpassen als uw primaire inkomstenbron zou worden verstoord.

3. Versterk financieel inzicht

Veel ondernemers hadden moeite om hun omzetverliezen snel aan te tonen omdat ze geen georganiseerde financiële administratie hadden. Investeer in boekhoudsystemen die u real-time inzicht geven in uw financiële prestaties.

4. Begrijp beschikbare bronnen

Bekendheid was een groot obstakel—veel in aanmerking komende bedrijven vroegen geen subsidie aan simpelweg omdat ze niet wisten dat het programma bestond. Blijf verbonden met ondersteuningsnetwerken voor bedrijven, zodat u op de hoogte bent van mogelijkheden.

5. Plan voor naleving (Compliance)

Steunprogramma's zijn aan voorwaarden verbonden. Voordat u subsidies of leningen accepteert, moet u ervoor zorgen dat u aan de documentatie- en rapportage-eisen kunt voldoen. Niet-naleving kan leiden tot het moeten terugbetalen van gelden of het krijgen van boetes.

Vereenvoudig uw financieel beheer

Of u nu subsidie-uitgaven bijhoudt, omzetverliezen documenteert voor toekomstige steunaanvragen, of gewoon uw dagelijkse financiën beheert, het bijhouden van duidelijke financiële gegevens is essentieel voor het succes van een klein bedrijf. Traditionele boekhoudsoftware werkt vaak als een "black box"—uw gegevens zitten opgesloten in gesloten formaten die moeilijk te controleren, te beheren of aan te passen zijn.

Beancount.io biedt een andere aanpak: plain-text accounting die u volledige transparantie en controle geeft. Uw financiële gegevens worden opgeslagen in menselijk leesbare tekstbestanden die u kunt beheren met Git-versiebeheer, kunt aanpassen met scripts en kunt analyseren met AI-tools. Geen vendor lock-in, geen black boxes—alleen duidelijke, controleerbare financiële gegevens die daadwerkelijk van u zijn. Ga gratis aan de slag en ervaar de gemoedsrust die gepaard gaat met echt transparante boekhouding.