Subvención de recuperación para pequeñas empresas por COVID-19 de Nueva York: Una guía completa

Cuando la pandemia obligó a miles de empresas de Nueva York a cerrar sus puertas en 2020, muchos propietarios se enfrentaron a una elección imposible: agotar los ahorros de toda su vida o cerrar permanentemente. Aunque los programas de ayuda federal como el PPP y el EIDL ayudaron, a menudo venían con requisitos complejos y no estaban disponibles para todos. Por esa razón, el estado de Nueva York lanzó un Programa de Subvenciones de Recuperación para Pequeñas Empresas por la Pandemia de COVID-19 de $800 millones, diseñado específicamente para ayudar a las empresas locales a recuperarse de las pérdidas de la pandemia con un financiamiento flexible y condonable.

Si usted es propietario de una pequeña empresa en Nueva York que superó la tormenta del COVID-19, esta guía completa le explicará todo lo que necesita saber sobre el programa: quién calificaba, cuánto financiamiento estaba disponible, qué gastos estaban cubiertos y qué documentación se requería. Aunque el programa cerró oficialmente en septiembre de 2022, comprender cómo funcionó proporciona un contexto valioso para futuros programas de ayuda y ayuda a las empresas que recibieron subvenciones a asegurarse de mantener registros financieros adecuados.

¿Qué fue la Subvención de Recuperación para Pequeñas Empresas por COVID-19 de Nueva York?

El Programa de Subvenciones de Recuperación para Pequeñas Empresas por la Pandemia de COVID-19 del Estado de Nueva York fue una iniciativa financiada por el estado lanzada el 10 de junio de 2021, que asignó $800 millones para ayudar a pequeñas empresas, microempresas y organizaciones artísticas y culturales independientes con fines de lucro a recuperarse de las dificultades económicas relacionadas con la pandemia. A diferencia de los préstamos, estas subvenciones no necesitaban ser reembolsadas, lo que las convirtió en un salvavidas crítico para las empresas con dificultades.

El programa fue administrado por Empire State Development (ESD) en asociación con Lendistry, una empresa de tecnología financiera propiedad de minorías, garantizando que las solicitudes se procesaran de manera eficiente y sin costo para los solicitantes.

Características clave del programa

• Financiamiento total: $800 millones asignados en todo el estado de Nueva York
• Tipo de subvención: Subvenciones condonables (no se requiere reembolso)
• Fecha de lanzamiento: 10 de junio de 2021 a las 9:00 AM ET
• Fecha de cierre: 30 de septiembre de 2022
• Rango de adjudicación: De $5,000 a $50,000 por empresa
• Período elegible: Gastos incurridos entre el 1 de marzo de 2020 y el 1 de abril de 2021

El programa dio prioridad a las empresas propiedad de minorías, de mujeres y de veteranos, así como a las ubicadas en comunidades con dificultades económicas, reconociendo que estos grupos enfrentaron impactos desproporcionados por la pandemia.

¿Quién era elegible para la subvención?

Los requisitos de elegibilidad fueron diseñados para dirigirse a las pequeñas empresas que experimentaron dificultades reales por la pandemia, asegurando al mismo tiempo que los fondos se destinaran a empresas viables con potencial de recuperación. Aquí está el desglose completo:

Criterios básicos de elegibilidad

Para calificar para la Subvención de Recuperación para Pequeñas Empresas por COVID-19 de Nueva York, los solicitantes debían cumplir con todos estos requisitos:

1. Antigüedad del negocio: La empresa debe haber estado operativa antes del 1 de marzo de 2019 y seguir operando en el momento de la solicitud.
2. Umbral de ingresos: Ingresos brutos entre $25,000 y $500,000 anuales (según las declaraciones de impuestos de 2019).
3. Rentabilidad: Beneficio neto positivo de al menos $1 en las declaraciones de impuestos de 2019.
4. Pérdida de ingresos: Disminución de ingresos documentada del 25% o más al comparar 2019 con 2020 (año tras año hasta el 31 de diciembre de 2020).
5. Cumplimiento tributario: Sin deudas tributarias federales, estatales o locales pendientes antes del 15 de julio de 2020.
6. Brecha de ayuda: No haber recibido asistencia suficiente a través de otros programas federales de ayuda por COVID.

Requisitos de tipo de entidad

El programa estaba abierto a:

• Pequeñas empresas y microempresas con fines de lucro
• Organizaciones artísticas y culturales independientes con fines de lucro
• Sociedades de Responsabilidad Limitada (LLC)
• Corporaciones (C-corps y S-corps)
• Empresas unipersonales
• Sociedades (Partnerships)

¿Quiénes NO eran elegibles?

Ciertos tipos de organizaciones fueron explícitamente excluidos:

• Organizaciones sin fines de lucro (entidades 501(c)(3))
• Instituciones religiosas
• Entidades y agencias gubernamentales
• Negocios inmobiliarios pasivos (tenencias de bienes raíces sin operaciones activas)
• Empresas con asistencia federal significativa de otras fuentes

Consideración prioritaria

Si bien todas las empresas elegibles podían postularse, el programa dio prioridad a:

• Empresas propiedad de minorías (MBE)
• Empresas propiedad de mujeres (WBE)
• Empresas propiedad de veteranos
• Empresas ubicadas en comunidades con dificultades económicas
• Empresas en áreas desatendidas

Montos de la subvención: ¿Cuánto financiamiento estaba disponible?

Los montos de las subvenciones se establecieron por niveles basados en los ingresos brutos de la empresa en 2019; las empresas con mayores ingresos recibieron un apoyo proporcionalmente mayor:

Niveles de financiamiento

Ingresos brutos de 2019	Monto de la subvención
$25,000 - $49,999	$5,000
$50,000 - $99,999	$10,000
$100,000 - $500,000	10% de los ingresos brutos (máximo $50,000)

Ejemplos:

• Una empresa con $40,000 en ingresos brutos en 2019 recibió $5,000.
• Una empresa con $75,000 en ingresos brutos en 2019 recibió $10,000.
• Una empresa con $300,000 en ingresos brutos en 2019 recibió $30,000 (10% de $300,000).
• Una empresa con $600,000 en ingresos brutos en 2019 recibiría $50,000 (el 10% sería $60,000, pero el límite máximo es de $50,000).

Esta estructura escalonada garantizó que las microempresas más pequeñas recibieran un apoyo significativo, al tiempo que proporcionó una ayuda sustancial a las pequeñas empresas más grandes que experimentaron pérdidas monetarias proporcionalmente mayores.

¿En qué se pudo utilizar el dinero de la subvención?

Uno de los puntos fuertes del programa fue su flexibilidad. Los fondos de la subvención podían utilizarse para una amplia gama de gastos relacionados con el COVID-19 incurridos entre el 1 de marzo de 2020 y el 1 de abril de 2021:

Gastos Elegibles

• Gastos de nómina: Salarios, sueldos, beneficios y cargas sociales para los empleados.
• Pagos de alquiler o hipoteca: Pagos de arrendamiento comercial o intereses hipotecarios.
• Servicios públicos: Electricidad, gas, agua, internet, teléfono y otros servicios esenciales.
• Seguros: Responsabilidad civil empresarial, propiedad y otras primas de seguros comerciales.
• Equipos de Protección Individual (EPI): Mascarillas, guantes, desinfectante, barreras de plexiglás.
• Mejoras del sistema HVAC: Mejoras en la filtración de aire para aumentar la seguridad.
• Equipamiento: Computadoras, sistemas de punto de venta, calentadores de exterior para restaurantes.
• Inventario: Reabastecimiento tras cierres o transición hacia nuevos modelos de negocio.
• Marketing y publicidad: Costos para atraer clientes tras la reapertura.
• Servicios profesionales: Honorarios legales, contables o de consultoría relacionados con la respuesta a la pandemia.

Restricciones Importantes

• Los gastos debieron haberse incurrido durante el período elegible (1 de marzo de 2020 – 1 de abril de 2021).
• Los fondos no podían utilizarse para gastos ya cubiertos totalmente por otros programas federales de ayuda.
• La compensación de los propietarios tenía límites similares a las reglas del PPP.

Esta flexibilidad permitió a los restaurantes invertir en equipos para cenas al aire libre, a las tiendas minoristas mejorar sus capacidades de comercio electrónico y a las empresas de servicios actualizar la tecnología para el trabajo remoto; cualquier adaptación que cada negocio necesitara para sobrevivir y recuperarse.

El Proceso de Solicitud: Cómo Aplicar

El proceso de solicitud se diseñó para ser sencillo, pero requería una documentación exhaustiva. Esto es lo que los solicitantes debían proporcionar:

Documentación Requerida

Documentos Fiscales:

• Declaración de impuestos federales de 2019 (completa con todos los anexos).
• Declaración de impuestos federales de 2020 (completa con todos los anexos).
• Formulario NYS-45 más reciente (Declaración trimestral combinada de retenciones, reporte de salarios y seguro de desempleo).
• NYS ST-809 o ST-100 (documentación de recaudación del impuesto sobre las ventas).

Información de Propiedad:

• Relación de todos los propietarios con una participación del 20% o más.
• Por cada propietario: nombre, dirección, Número de Seguro Social (o ITIN para propietarios no estadounidenses), número de teléfono, correo electrónico, porcentaje de propiedad e identificación con foto.
• Formulario W-9 para informes fiscales.
• Información de la cuenta bancaria para la distribución de fondos.

Verificación del Negocio:

• Comprobante de organización empresarial (escritura de constitución, certificado de nombre comercial/DBA, acuerdo de asociación).
• Dos documentos que acrediten la ubicación del negocio (factura de servicios públicos, estado de cuenta bancario reciente, factura de seguro, contrato de arrendamiento).

Prueba Financiera:

• Documentación que demuestre la disminución del 25% en los ingresos entre 2019 y 2020.
• Estados de cuenta bancarios o registros contables que demuestren las operaciones en curso.

Cronograma de Solicitud

• Apertura de Solicitudes: 10 de junio de 2021 a las 9:00 AM ET.
• Portal de Solicitud: Sitio web del Programa de Subvenciones para la Recuperación de Pequeñas Empresas por la Pandemia del Estado de Nueva York (nysmallbusinessrecovery.com).
• Socio de Procesamiento: Lendistry (sin costo para los solicitantes).
• Cierre del Programa: 30 de septiembre de 2022.

Proceso de Revisión de Solicitudes

1. Evaluación Inicial: Se revisaron las solicitudes para comprobar que estuvieran completas y fueran elegibles.
2. Verificación de Documentación: Se validaron las declaraciones de impuestos y los registros financieros.
3. Cálculo de la Adjudicación: El monto de la subvención se determinó en función del tramo de ingresos brutos de 2019.
4. Aprobación y Desembolso: Los fondos se distribuyeron directamente a las cuentas bancarias de los solicitantes aprobados.

Los tiempos de procesamiento variaron según el volumen de solicitudes y la integridad de la documentación. Las empresas que proporcionaron todos los documentos requeridos desde el principio experimentaron un procesamiento más rápido.

Consejos para Futuros Programas de Subvenciones Estatales

Aunque este programa específico ha cerrado, el Estado de Nueva York lanza periódicamente nuevos programas de subvenciones para apoyar a las pequeñas empresas. De hecho, en enero de 2025 se propuso un nuevo "Programa de Subvenciones Save Our Small-Business" para brindar asistencia adicional para la recuperación tras la pandemia. A continuación, se explica cómo posicionar a su empresa para futuras oportunidades:

1. Mantenga Registros Financieros Precisos

Los requisitos de documentación para la subvención por COVID-19 fueron extensos, y es probable que los programas futuros tengan requisitos similares. Mantenga sus finanzas en orden:

• Presente declaraciones de impuestos precisas y puntuales cada año.
• Mantenga registros organizados de ingresos brutos, gastos y nóminas.
• Tenga accesibles las facturas de servicios públicos, los contratos de arrendamiento y los estados de cuenta bancarios.
• Utilice software de contabilidad para realizar un seguimiento de los ingresos y gastos en tiempo real.

Tener registros financieros limpios y verificables no solo facilita las solicitudes de subvención, sino que también demuestra que su negocio se gestiona profesionalmente y es solvente.

2. Cumpla con sus Obligaciones Fiscales

La deuda tributaria descalificó a muchas empresas que, de otro modo, habrían sido elegibles para el programa de subvenciones por COVID-19. Evite este error:

• Pague los impuestos federales, estatales y locales a tiempo.
• Si tiene dificultades para pagar, trabaje con las autoridades fiscales para establecer planes de pago.
• Presente todos los formularios de impuestos requeridos, incluso si no puede pagar el monto total de inmediato.
• Guarde la documentación de cualquier acuerdo de pago o prórroga.

El cumplimiento fiscal demuestra responsabilidad y garantiza que usted sea elegible para recibir ayuda cuando surjan oportunidades.

3. Documente las pérdidas de ingresos cuidadosamente

Es probable que los futuros programas de ayuda sigan exigiendo pruebas de dificultades económicas o de la pandemia. Cree un rastro documental:

• Mantenga informes de ingresos mensuales o trimestrales comparando el rendimiento interanual
• Conserve registros de cierres, restricciones de capacidad o interrupciones en la cadena de suministro
• Documente cómo los eventos externos (pandemia, recesión económica, desastres naturales) afectaron a su negocio
• Utilice software de contabilidad que pueda generar informes comparativos automáticamente

4. Monitoree los recursos estatales y locales

No pierda oportunidades de financiación:

• Suscríbase a las alertas por correo electrónico de Empire State Development
• Siga a su Centro de Desarrollo de Pequeñas Empresas (SBDC) local
• Únase a asociaciones del sector que realicen un seguimiento de las oportunidades de subvenciones
• Consulte regularmente el sitio web de su consejo regional de desarrollo económico

5. Considere trabajar con asesores

Las solicitudes de subvención pueden ser complejas. La ayuda profesional suele pagarse sola:

• Los contadores pueden asegurar que sus declaraciones de impuestos sean precisas y optimizar su solicitud
• Los consultores del SBDC ofrecen orientación gratuita sobre la elegibilidad y las solicitudes de subvenciones
• Los abogados de negocios pueden ayudar con la documentación organizativa y el cumplimiento

Oportunidades actuales de subvenciones en Nueva York (2026)

Aunque la Subvención de Recuperación de Pequeñas Empresas por la Pandemia de COVID-19 ha cerrado, Nueva York continúa apoyando a las pequeñas empresas a través de varios programas:

Subvención de Verizon para Pequeñas Empresas (2026)

Verizon otorgará subvenciones de $5,000 a 25 pequeñas empresas con sede en Nueva York entre el 1 de enero de 2026 y el 31 de marzo de 2026. Visite el programa Verizon Small Business Digital Ready para obtener detalles sobre la solicitud.

Programa de Subvenciones de Capital Semilla para Pequeñas Empresas del Estado de Nueva York

Este programa continuo ofrece subvenciones de hasta $25,000 a pequeñas empresas en etapas iniciales que:

• Iniciaron operaciones a partir del 1 de septiembre de 2018
• Han estado operativas durante al menos seis meses
• Tienen entre $5,000 y $1 millón en ingresos brutos

Consejos Regionales de Desarrollo Económico

Cada uno de los 10 Consejos Regionales de Desarrollo Económico de Nueva York tiene programas de subvenciones competitivos centrados en las prioridades de desarrollo económico local. Consulte con su consejo regional las oportunidades actuales.

¿Qué pasa si recibió una subvención? Mantener el cumplimiento

Si su empresa tuvo la suerte de recibir una Subvención de Recuperación de Pequeñas Empresas por COVID-19 de Nueva York, mantener registros adecuados sigue siendo importante:

Retención de registros

Conserve toda la documentación relacionada con la subvención durante al menos seis años:

• Solicitud de subvención original y carta de adjudicación
• Recibos y facturas de cómo se gastaron los fondos de la subvención
• Extractos bancarios que muestren el depósito de la subvención y los gastos
• Declaraciones de impuestos presentadas durante y después del período de la subvención

Seguimiento financiero

Aunque la subvención no necesite ser devuelta, un seguimiento preciso le protege:

• Mantenga registros claros que demuestren que los fondos de la subvención se utilizaron para gastos elegibles relacionados con el COVID-19
• Conserve documentación de que los gastos no fueron duplicados por otros programas de ayuda
• Esté preparado para responder a cualquier auditoría estatal o solicitud de verificación

Implicaciones fiscales

Los fondos de subvención recibidos bajo este programa fueron generalmente excluibles de los ingresos brutos para fines de impuestos federales bajo la Ley del Plan de Rescate Estadounidense. Sin embargo:

• Consulte con un profesional de impuestos sobre su situación específica
• Conserve la documentación del tratamiento fiscal de la subvención
• Asegúrese de que sus declaraciones de impuestos reflejen correctamente la subvención si es necesario

Lecciones aprendidas para la resiliencia de las pequeñas empresas

La pandemia de COVID-19 expuso vulnerabilidades en las operaciones y finanzas de muchas pequeñas empresas. El programa de subvenciones de recuperación brindó un apoyo crítico, pero la experiencia destacó estrategias importantes de resiliencia:

1. Construya un fondo de emergencia

Antes de la pandemia, muchas pequeñas empresas operaban con reservas de efectivo mínimas. Intente crear un fondo de reserva que cubra de 3 a 6 meses de gastos operativos para superar futuras interrupciones sin una crisis inmediata.

2. Diversifique las fuentes de ingresos

A las empresas que pudieron pivotar rápidamente (restaurantes que añadieron entrega a domicilio, minoristas que lanzaron comercio electrónico, proveedores de servicios que ofrecieron opciones virtuales) les fue mejor. Considere cómo podría adaptarse si su fuente principal de ingresos se viera interrumpida.

3. Fortalezca la visibilidad financiera

Muchos propietarios de negocios tuvieron dificultades para demostrar rápidamente sus pérdidas de ingresos porque carecían de registros financieros organizados. Invierta en sistemas de contabilidad que le brinden visibilidad en tiempo real de su rendimiento financiero.

4. Conozca los recursos disponibles

El desconocimiento fue una barrera importante: muchas empresas elegibles no solicitaron simplemente porque no sabían que el programa existía. Manténgase conectado a las redes de apoyo empresarial para estar informado sobre las oportunidades.

5. Planifique para el cumplimiento

Los programas de ayuda vienen con condiciones. Antes de aceptar subvenciones o préstamos, asegúrese de que puede cumplir con los requisitos de documentación y presentación de informes. El incumplimiento puede resultar en tener que devolver los fondos o enfrentar penalizaciones.

Simplifique su gestión financiera

Ya sea que esté haciendo un seguimiento de los gastos de una subvención, documentando pérdidas de ingresos para futuras solicitudes de ayuda o simplemente gestionando sus finanzas diarias, mantener registros financieros claros es esencial para el éxito de una pequeña empresa. El software de contabilidad tradicional a menudo actúa como una caja negra: sus datos están bloqueados en formatos propietarios que son difíciles de auditar, controlar por versiones o personalizar.

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