La guia completa de comptabilitat i llibres de comptes per a venedors d'Amazon

Amb gairebé 9,7 milions de venedors a tot el món i més del 60 % de totes les vendes d'Amazon provinents de comerciants independents, el mercat s'ha convertit en un dels motors més potents per al creixement de les petites empreses. Però hi ha una xifra que hauria de fer reflexionar a tots els venedors d'Amazon: el 44 % dels venedors afirma que la gestió comptable i dels llibres és un dels seus majors punts febles. Si vens a Amazon —o estàs pensant a fer-ho—, posar en ordre les teves finances no és opcional. És la diferència entre un negoci pròsper i una afició cara.

Aquesta guia t'acompanya per tot el que necessites saber sobre la comptabilitat per a venedors d'Amazon, des de la comprensió de la complexa estructura de comissions fins al seguiment del cost de les mercaderies venudes, la gestió de l'impost sobre les vendes i la creació d'un sistema que escali amb el teu negoci.

Per què la comptabilitat per a venedors d'Amazon és excepcionalment difícil

Gestionar una botiga d'Amazon no és com operar un negoci minorista tradicional. Diversos factors fan que la comptabilitat sigui significativament més complexa.

El problema de les liquidacions en un pagament únic

Amazon no diposita els imports de les transaccions individuals al teu compte bancari. En canvi, reps pagaments de liquidació cada dues setmanes que agrupen els ingressos per vendes, reemborsaments, comissions, impostos i ajustos en un sol dipòsit. Sense desglossar cada informe de liquidació, no tens cap visibilitat real sobre els teus ingressos o despeses reals.

Això vol dir que el teu extracte bancari mostrarà un dipòsit —per exemple, 12.847,63 $—, però aquest número és el resultat net de potencialment milers de transaccions individuals. Tractar això com un simple "ingrés" és un dels errors comptables més comuns i costosos que cometen els venedors d'Amazon.

Una estructura de comissions complexa

Amazon cobra múltiples categories de comissions que s'han de registrar per separat per a una comptabilitat precisa:

• Comissions per referència: Un percentatge de cada venda (normalment del 8 al 15 %, variant segons la categoria)
• Tarifes de gestió logística de FBA: Càrrecs per unitat per a la recollida, l'embalatge i l'enviament
• Tarifes d'emmagatzematge mensual: Basades en els peus cúbics d'inventari als centres de logística
• Tarifes d'emmagatzematge a llarg termini: Recàrrecs per l'inventari emmagatzemat durant més de 365 dies
• Tarifes de retirada i eliminació: Càrrecs per retornar o destruir l'inventari no venut
• Tarifes de publicitat: Costos de les campanyes de Sponsored Products, Brands i Display
• Tarifes de subscripció: La tarifa mensual de 39,99 $ del compte de venedor Professional

Cadascuna d'aquestes comissions és una despesa comercial legítima que redueix la teva base imposable, però només si en fas un seguiment adequat.

Distribució d'inventari multiestatal

Si utilitzes la Logística d'Amazon (FBA), el teu inventari es distribueix en centres de logística de diversos estats. No pots triar quins magatzems utilitza Amazon. Això crea un nexe fiscal en cada estat on s'emmagatzemen els teus productes, la qual cosa té implicacions significatives per a les obligacions de l'impost sobre les vendes.

Configuració del teu pla de comptes

Un pla de comptes ben organitzat és la base d'una comptabilitat neta per a un venedor d'Amazon. Aquí tens una estructura recomanada:

Comptes d'ingressos

• Ingressos per vendes de productes: Vendes brutes abans de qualsevol comissió o reemborsament
• Ingressos per enviament: Qualsevol càrrec d'enviament cobrat als clients
• Reemborsaments i devolucions: Registra'ls com un compte corrector d'ingressos per mostrar les vendes netes reals

Cost de les mercaderies venudes (CMV)

• Cost del producte: El que vas pagar al teu proveïdor per la mercaderia
• Enviament d'entrada: Costos de transport per fer arribar l'inventari als magatzems d'Amazon
• Duanes i aranzels: Tarifes d'importació si el proveïdor és internacional
• Preparació i etiquetatge: Costos per preparar els articles per als requisits de FBA

Despeses de comissions d'Amazon

• Comissions per referència
• Tarifes de gestió logística de FBA
• Tarifes d'emmagatzematge
• Costos de publicitat i PPC
• Altres comissions d'Amazon (estat del compte, processament de devolucions, etc.)

Despeses d'explotació

• Programari i eines: Gestió d'inventari, ajust automàtic de preus (repricing), eines de recerca
• Serveis professionals: Comptable, gestor, preparador d'impostos
• Material i equip d'oficina
• Assegurances

El seguiment correcte del cost de les mercaderies venudes

El CMV és probablement la xifra més important del teu negoci a Amazon i, no obstant això, és la que la majoria de venedors calculen malament. El teu CMV no és només el preu que vas pagar pel producte. Inclou cada cost directe per portar aquest producte al magatzem d'Amazon, a punt per a la venda:

1. Preu de compra del producte (del teu proveïdor)
2. Enviament internacional i transitari
3. Aranzels duaners i impostos d'importació
4. Tarifes d'inspecció
5. Costos del centre de preparació (etiquetatge, emborsat en polietilè, agrupament)
6. Transport nacional als magatzems de FBA

Triar un mètode de valoració d'inventari

L'IRS exigeix que utilitzis un mètode coherent per valorar el teu inventari. Els dos enfocaments més comuns per als venedors d'Amazon són:

FIFO (First-In, First-Out): Suposa que l'inventari més antic es ven primer. Aquest és el mètode més utilitzat i, en general, s'alinea bé amb la manera com Amazon gestiona les comandes. Ofereix una imatge més precisa dels costos actuals de l'inventari, especialment quan els preus dels proveïdors fluctuen.

Cost mitjà ponderat: Calcula un cost mitjà de totes les unitats en estoc. Aquest és més senzill de mantenir i funciona bé si els costos dels teus productes es mantenen relativament estables.

Sigui quin sigui el mètode que triïs, l'has d'aplicar de manera coherent. Canviar de mètode a mitjan any sense aprovació de l'autoritat fiscal pot generar alertes en una auditoria.

Meritança vs. Caixa

La majoria de venedors seriosos d'Amazon haurien d'utilitzar la comptabilitat de meritança. Segons aquest mètode, reconeixeu els ingressos quan es produeix una venda (no quan la liquidació arriba al vostre banc) i reconeixeu les despeses quan s'incorre en elles (no quan les pagueu). Això us ofereix una imatge en temps real de la rendibilitat en lloc d'una visió distorsionada pel flux de caixa.

Si els vostres ingressos bruts anuals superen els 29 milions de dòlars, l'IRS exigeix la comptabilitat de meritança. Fins i tot per sota d'aquest llindar, la comptabilitat de meritança és molt recomanable per a empreses basades en inventari.

Impost sobre les vendes: El factor del facilitador de mercat

L'impost sobre les vendes solia ser un malson per als venedors d'Amazon. La bona notícia és que les lleis de facilitadors de mercat, ara vigents a la majoria dels estats dels EUA, exigeixen que Amazon recapti i remeti l'impost sobre les vendes en el vostre nom per a les comandes enviades a aquests estats.

No obstant això, això no elimina totes les vostres responsabilitats:

Què gestiona Amazon

• Calcular la taxa d'impost sobre les vendes correcta segons la ubicació del comprador
• Recaptar l'impost en el moment de la compra
• Remetre l'impost a la jurisdicció estatal o local corresponent
• Presentar les declaracions en els estats amb lleis de facilitador de mercat

Què heu de seguir fent vosaltres

• Registrar-vos per obtenir permisos d'impost sobre les vendes en els estats on tingueu nexe (fins i tot si Amazon recapta l'impost)
• Presentar declaracions d'import zero en els estats que requereixen la presentació fins i tot quan Amazon gestiona la recaptació
• Fer un seguiment d'on s'emmagatzema el vostre inventari per identificar en quins estats teniu nexe físic
• Monitoritzar els llindars de nexe econòmic en els estats on veneu però no emmagatzemeu inventari
• Mantenir registres de tots els impostos sobre les vendes recaptats i remesos, en cas d'una auditoria

Amazon distribueix l'inventari FBA segons els patrons de demanda, cosa que significa que els vostres productes podrien acabar en magatzems de dotzenes d'estats. Reviseu el vostre informe d'ubicació d'inventari FBA regularment per estar al corrent de la vostra petjada de nexe.

Construir una rutina mensual de comptabilitat

La constància és la clau per a una comptabilitat d'Amazon gestionable. Aquí teniu una rutina mensual que manté els vostres llibres nets:

Tasques setmanals

• Baixar i revisar els informes de liquidació de Seller Central
• Conciliar les liquidacions amb els vostres dipòsits bancaris
• Registrar qualsevol nova compra d'inventari i actualitzar el COGS (cost de les mercaderies venudes)

Tasques mensuals

• Categoritzar totes les comissions d'Amazon a partir del resum de comissions mensuals
• Conciliar la despesa publicitària amb els vostres informes de PPC
• Actualitzar els recomptes d'inventari i ajustar-los per articles danyats, perduts o retornats
• Revisar els informes de reemborsament i assegurar-se que estiguin registrats correctament
• Generar un compte de pèrdues i guanys per avaluar el rendiment mensual

Tasques trimestrals

• Estimar els pagaments trimestrals d'impostos (federals i estatals)
• Revisar les obligacions de presentació de l'impost sobre les vendes i presentar les declaracions
• Auditar els càlculs del COGS per a més precisió
• Avaluar l'exposició a les comissions d'emmagatzematge a llarg termini i planificar la retirada d'inventari si cal

Tasques anuals

• Realitzar un recompte complet de l'inventari (o conciliar l'informe d'inventari d'Amazon)
• Preparar els estats financers de final d'any
• Recopilar tota la documentació per a la declaració d'impostos
• Revisar el vostre pla de comptes i fer ajustos per a l'any vinent

Errors comuns de comptabilitat dels venedors d'Amazon

Evitar aquests errors us estalviarà mals de cap i, potencialment, milers de dòlars:

Registrar els dipòsits nets com a ingressos

Quan Amazon diposita 10.000 $al vostre compte bancari, això no són 10.000$ d'ingressos. Les vostres vendes brutes podrien haver estat de 14.000 $, amb 3.000 $en comissions i 1.000$ en reemborsaments. Comenceu sempre amb les vendes brutes i deduïu les comissions i els reemborsaments per separat. Això és important per a una declaració d'impostos precisa i per entendre els vostres marges reals.

Ignorar els ajustos d'inventari

Amazon ajusta regularment el vostre inventari per articles danyats, perduts o retornats pels clients. Alguns d'aquests generen reemborsaments; altres no. Si no feu un seguiment d'aquestes ajustos, els vostres registres d'inventari s'allunyaran de la realitat amb el temps i els càlculs del COGS seran incorrectes.

Barrejar finances personals i empresarials

Aquesta és una regla fonamental que molts venedors nous incompleixen. Obriu un compte bancari empresarial dedicat i una targeta de crèdit empresarial. Utilitzeu-los exclusivament per a transaccions relacionades amb Amazon. Barrejar fons personals i empresarials fa que la comptabilitat sigui exponencialment més difícil i debilita les vostres proteccions legals si la vostra empresa està estructurada com una LLC.

Negligir l'estalvi per als impostos

Amazon no reté els impostos sobre la renda de les vostres liquidacions. Com a venedor autònom (o propietari d'una empresa), sou responsable de realitzar pagaments trimestrals d'impostos estimats. Una pauta comuna és reservar entre el 25 i el 30% del vostre benefici net per als impostos sobre la renda federals i estatals, a més de l'impost per compte propi.

Passar per alt les despeses deduïbles

Molts venedors d'Amazon perden diners en no deduir despeses comercials legítimes. Més enllà de les òbvies comissions d'Amazon, no oblideu:

• Deducció per oficina a casa (si escau)
• Fotografia de producte i disseny gràfic
• Productes de mostra per a proves de qualitat
• Primes d'assegurança empresarial
• Desenvolupament professional i formació
• Quilometratge per viatges relacionats amb el negoci
• Subscripcions de programari (eines d'inventari, programari de comptabilitat, eines de recerca)

Escalar la teva comptabilitat a mesura que creixes

A mesura que el teu negoci a Amazon creixi, les teves necessitats comptables evolucionaran:

Menys de 100.000 $ en ingressos anuals: És possible que puguis gestionar la comptabilitat tu mateix amb processos disciplinats i bones eines. Inverteix temps a aprendre els conceptes fonamentals ara.

Entre 100.000 i 500.000 $ en ingressos anuals: Considera la possibilitat de contractar un comptable que entengui el comerç electrònic. La complexitat de la venda multicanal, la gestió de l'inventari i el compliment de l'impost sobre les vendes solen superar el que la majoria de venedors poden gestionar paral·lelament a la gestió del seu negoci.

Més de 500.000 $ en ingressos anuals: Probablement necessitaràs tant un comptable per al registre diari de transaccions com un CPA (comptable públic certificat) especialitzat en comerç electrònic per a l'estratègia i la planificació fiscal. En aquest nivell, les estratègies d'optimització fiscal —com ara canvis en l'estructura de l'entitat, aportacions a comptes de jubilació i segregació de costos— poden estalviar molts diners.

Venedors multicanal: Si vens a Shopify, Walmart, eBay o el teu propi lloc web a més d'Amazon, els informes financers consolidats es tornen crítics. El teu sistema comptable ha de fer un seguiment dels ingressos i les despeses per canal, alhora que ofereix una visió unificada del rendiment global del negoci.

Mantingues les teves finances organitzades des del primer dia

Tant si estàs llançant el teu primer producte com si gestiones un negoci a Amazon de set xifres, una comptabilitat neta és la base d'una presa de decisions intel·ligent. Cada dòlar rastrejat amb precisió és un dòlar que pots optimitzar, deduir o reinvertir amb confiança.

Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que et proporciona una transparència i un control totals sobre les teves dades financeres: sense caixes negres i sense dependència de proveïdors. Amb llibres majors controlats per versions i un enfocament dissenyat per a l'automatització, és el tipus d'eina que creix amb el teu negoci. Comença gratis i descobreix per què els desenvolupadors i els professionals de les finances confien en la comptabilitat en text pla per a les seves xifres més importants.