Uw volledige belastingkalender voor kleine bedrijven voor 2026

Het missen van een belastingdeadline kan uw bedrijf duizenden euro's aan boetes en rente kosten. Toch moeten elk jaar kleine ondernemers zich haasten om deadlines te halen waarvan ze het bestaan niet wisten, terwijl ze koortsachtig zoeken naar documenten die ze maanden geleden hadden moeten organiseren. Het verschil tussen een soepel belastingseizoen en een stressvolle nachtmerrie komt vaak neer op één ding: het hebben van een uitgebreide belastingkalender en u daaraan houden.

Of u nu een solo-ondernemer bent die aangifte doet als eenmanszaak, een LLC runt of een S-corporation beheert, het begrijpen van de belangrijkste data en vereisten voor uw bedrijfsstructuur is essentieel. Deze gids biedt alles wat u nodig heeft om gedurende 2026 en daarna aan uw belastingverplichtingen te voldoen.

Waarom een belastingkalender belangrijk is voor kleine bedrijven

Belastingnaleving is geen eenmalige gebeurtenis per jaar. Het is een voortdurende verantwoordelijkheid die het hele jaar door aandacht vereist. Een goed onderhouden belastingkalender helpt u om:

• Kostbare boetes te vermijden: Boetes voor te late indiening kunnen oplopen tot 5% van de onbetaalde belastingen per maand, tot 25% van het totaal verschuldigde bedrag
• Cashflow te behouden: Weten wanneer betalingen verschuldigd zijn, stelt u in staat uw financiën dienovereenkomstig te plannen
• Stress te verminderen: Geen last-minute gehaast meer of noodbezoeken aan de accountant
• Aftrekposten te maximaliseren: Een juiste timing van uitgaven en aankopen van apparatuur kan uw belastingdruk aanzienlijk verlagen
• Klaar te blijven voor controles: Georganiseerde gegevens gedurende het hele jaar maken controles veel minder pijnlijk

De IRS geeft er niet om of u een deadline bent vergeten of niet op de hoogte was van een vereiste. Onwetendheid is geen verdediging, en de boetes zijn reëel. Maar met een solide belastingkalender wordt u nooit verrast.

Belangrijkste belastingdeadlines per bedrijfstype

Verschillende bedrijfsstructuren hebben verschillende indieningsdeadlines. Zorg ervoor dat u weet in welke categorie uw bedrijf valt.

Maatschappen en S-corporations

Als u opereert als een maatschap (Formulier 1065) of S-corporation (Formulier 1120-S), is uw belastingaangifte verschuldigd op 16 maart 2026. Deze datum is verschoven van 15 maart omdat deze in het weekend valt.

Deze pass-through entiteiten betalen zelf geen belasting—in plaats daarvan vloeien inkomsten en verliezen door naar de persoonlijke belastingaangiften van de eigenaren. U moet echter nog steeds een informatieaangifte indienen die de financiële activiteiten van het bedrijf en het aandeel van elke partner of aandeelhouder in de inkomsten en verliezen laat zien.

Als u deze deadline mist, moet u uitstel aanvragen, waardoor u tot 15 september 2026 de tijd heeft om uw aangifte in te dienen. Uitstel geldt echter alleen voor het indienen van papierwerk—alle verschuldigde belastingen moeten nog steeds voor de oorspronkelijke deadline worden betaald.

C-corporations

C-corporations moeten Formulier 1120 indienen voor 15 april 2026. In tegenstelling tot pass-through entiteiten betalen C-corporations belasting op bedrijfsniveau voordat er uitkeringen aan aandeelhouders plaatsvinden.

Als u meer tijd nodig heeft, kunt u voor 15 april Formulier 7004 indienen om een automatisch uitstel van zes maanden te krijgen, waardoor uw indieningsdeadline verschuift naar 15 oktober 2026. Onthoud ook hier dat uitstel van indiening geen uitstel van betaling is—als u belasting verschuldigd bent, krijgt u te maken met boetes en rente over elk bedrag dat niet voor 15 april is betaald.

Eenmanszaken en Single-Member LLC's

Als u een eenmanszaak bent of een Single-Member LLC exploiteert (die voor belastingdoeleinden als een 'disregarded entity' wordt beschouwd), rapporteert u uw bedrijfsinkomsten op uw persoonlijke belastingaangifte met behulp van Schedule C. Uw uiterste inleverdatum is 15 april 2026—hetzelfde als voor individuele belastingaangiften.

Deze structuur is de eenvoudigste vanuit fiscaal oogpunt, maar het betekent ook dat uw zakelijke belastingen direct gekoppeld zijn aan uw persoonlijke aangifte. U dient Formulier 1040 in met Schedule C als bijlage, waarin alle bedrijfsinkomsten en -uitgaven worden gerapporteerd.

Deadlines voor geschatte kwartaalbetalingen in 2026

Een van de grootste verrassingen voor nieuwe ondernemers is de vereiste om elk kwartaal geschatte belastingbetalingen te doen. In tegenstelling tot werknemers bij wie de belasting van elk loonstrookje wordt ingehouden, moeten zelfstandigen en ondernemers het hele jaar door proactief belasting betalen.

Wie kwartaalbelastingen moet betalen

U bent verplicht om elk kwartaal geschatte belastingbetalingen te doen als aan beide volgende voorwaarden wordt voldaan:

1. U verwacht voor het jaar ten minste $ 1.000 aan federale belasting verschuldigd te zijn na aftrek van bronheffing en terugvorderbare kredieten
2. Uw bronheffing en kredieten zullen minder zijn dan 90% van de belasting die u voor het lopende jaar verschuldigd bent of 100% van de belasting op uw aangifte van het voorgaande jaar (110% als uw gecorrigeerd bruto-inkomen bepaalde drempels overschreed)

In de praktijk betekent dit dat als u zelfstandige bent, een maatschap exploiteert of een S-corporation of C-corporation runt, u deze betalingen waarschijnlijk moet doen.

Vervaldatums voor kwartaalbetalingen 2026

Noteer deze vier data in uw kalender—ze zijn onvermijbaar:

• 15 april 2026: Betaling eerste kwartaal (over de periode 1 januari - 31 maart)
• 15 juni 2026: Betaling tweede kwartaal (over de periode 1 april - 31 mei)
• 15 september 2026: Betaling derde kwartaal (over de periode 1 juni - 31 augustus)
• 15 januari 2027: Betaling vierde kwartaal (over de periode 1 september - 31 december)

Merk op dat de betaling voor het vierde kwartaal verschuldigd is in januari van het volgende jaar. Deze timing verrast mensen vaak, vooral in combinatie met de uitgaven voor de feestdagen aan het einde van het jaar.

Hoeveel u moet betalen

De IRS verwacht dat u ofwel 90% van uw belastingplicht voor het huidige jaar betaalt, of 100% van de belastingplicht van vorig jaar, afhankelijk van welke van de twee het laagste is (110% van vorig jaar als uw gecorrigeerd bruto-inkomen meer dan $150.000 bedroeg, of $75.000 voor gehuwden die afzonderlijk aangifte doen).

Als uw inkomen gedurende het jaar aanzienlijk fluctueert, kunt u de geannualiseerde inkomens-termijnregeling gebruiken om betalingen aan te passen op basis van wanneer u daadwerkelijk inkomen heeft genoten. Dit voorkomt dat u aan het begin van het jaar te veel betaalt als het grootste deel van uw inkomen pas later binnenkomt.

Belastingformulieren voor werknemers en contractanten

Als u werknemers in dienst heeft of met onafhankelijke contractanten werkt, heeft u aanvullende belastingverplichtingen en deadlines om bij te houden.

W-2 en 1099 formulieren

U moet W-2-formulieren naar werknemers sturen en 1099-formulieren naar onafhankelijke contractanten vóór 2 februari 2026 (uitgesteld van 31 januari omdat dit op een zaterdag valt). Dit geeft werknemers de tijd om hun persoonlijke belastingaangiften voor te bereiden met nauwkeurige inkomensinformatie.

Dezelfde formulieren moeten bij de IRS worden ingediend vóór deze deadlines:

• 2 februari 2026: W-2-formulieren (zowel op papier als elektronisch)
• 28 februari 2026: 1099-formulieren op papier ingediend
• 31 maart 2026: 1099-formulieren elektronisch ingediend

Elektronisch indienen wordt sterk aanbevolen, vooral als u meerdere formulieren moet indienen. De IRS verwerkt elektronisch ingediende formulieren sneller en u ontvangt een ontvangstbevestiging.

Driemaandelijkse loonbelastingaangiften

Als u werknemers heeft, moet u vier keer per jaar Formulier 941 (Employer's Quarterly Federal Tax Return) indienen. De deadlines voor 2026 zijn:

• 30 april 2026: Eerste kwartaal (voor de periode 1 januari - 31 maart)
• 31 juli 2026: Tweede kwartaal (voor de periode 1 april - 30 juni)
• 2 november 2026: Derde kwartaal (voor de periode 1 juli - 30 september)
• 1 februari 2027: Vierde kwartaal (voor de periode 1 oktober - 31 december)

Deze deadlines verschuiven licht wanneer ze in het weekend of op feestdagen vallen. Formulier 941 rapporteert betaalde lonen, door werknemers ontvangen fooien, en zowel het werknemers- als werkgeversaandeel van de sociale zekerheids- en Medicare-belastingen.

Belastingplanningsstrategieën voor het einde van het jaar

Slimme ondernemers wachten niet tot het belastingseizoen om over belastingen na te denken. Het laatste kwartaal van het jaar is cruciaal voor het implementeren van strategieën die uw belastingaanslag aanzienlijk kunnen verlagen.

Aankopen van apparatuur en activa

Artikel 179 staat bedrijven toe om aankopen van apparatuur onmiddellijk als onkosten af te trekken in plaats van ze over meerdere jaren af te schrijven. Voor het belastingjaar 2026 kunnen bedrijven tot $2,56 miljoen aan kwalificerende aankopen onmiddellijk aftrekken, tegenover $1,25 miljoen in 2025. De aftrek wordt geleidelijk afgebouwd zodra de totale uitgaven de $4,09 miljoen overschrijden.

Bovendien is de 100% bonusafschrijving hersteld voor gekwalificeerde eigendommen die zijn verworven en in gebruik zijn genomen na 19 januari 2025. Dit betekent dat u de volledige kosten van in aanmerking komende activa kunt aftrekken in het jaar waarin u ze aanschaft.

Als u overweegt computers, machines, voertuigen of andere apparatuur te kopen, kan een aankoop vóór 31 december aanzienlijke belastingbesparingen opleveren. Koop echter geen apparatuur die u niet nodig heeft alleen voor de belastingaftrek — de uitgave moet zakelijk zinvol zijn, ongeacht de belastingvoordelen.

Timing van inkomsten en uitgaven

Een van de meest effectieve belastingstrategieën is het versnellen van uitgaven naar het huidige jaar, terwijl inkomsten worden uitgesteld naar het volgende jaar. Als u rekeningen moet betalen, voorraden moet inslaan of diensten moet afnemen, overweeg dan om die betalingen vóór 31 december te doen.

Op dezelfde manier kunt u, als u het factureren van cliënten of klanten kunt uitstellen tot eind december (zodat ze in januari betalen), dat inkomen naar het volgende belastingjaar verschuiven, waardoor de belastingplicht wordt uitgesteld.

Deze strategie werkt het best als u verwacht volgend jaar in dezelfde of een lagere belastingschijf te vallen. Als u volgend jaar aanzienlijk hogere inkomsten verwacht, kan de tegenovergestelde aanpak zinvol zijn.

Aftrekposten voor onderzoek en ontwikkeling (R&D)

Onder recente wijzigingen in de belastingwetgeving kunnen belastingbetalers nu binnenlandse uitgaven voor onderzoek en ontwikkeling die na 31 december 2024 zijn gemaakt, onmiddellijk aftrekken. Voor in aanmerking komende kleine bedrijven kan deze wijziging met terugwerkende kracht worden toegepast op 2022-2024.

Als uw bedrijf investeert in de ontwikkeling van nieuwe producten, processen of software, zorg er dan voor dat u R&D-uitgaven afzonderlijk bijhoudt en overleg met een belastingadviseur over het claimen van deze aftrek.

Pensioenbijdragen

Bijdragen aan pensioenrekeningen verlagen uw belastbaar inkomen terwijl u bouwt aan uw financiële toekomst. Voor 2026 kunt u bijdragen:

• Tot $23.500 aan een 401(k)-plan (plus $7.500 inhaalbijdrage als u 50 jaar of ouder bent)
• Tot $17.000 aan een SEP-IRA (vereenvoudigd werknemerspensioen)
• Tot $16.500 aan een SIMPLE IRA

Deze bijdragen moeten over het algemeen uiterlijk 31 december zijn gedaan om mee te tellen voor het huidige belastingjaar, hoewel SEP-IRA-bijdragen kunnen worden gedaan tot de uiterste datum voor het indienen van uw belastingaangifte (inclusief uitstel).

Giften aan goede doelen

Als u regelmatig aftrekposten specificeert en aan goede doelen schenkt, wees u er dan van bewust dat er in 2026 grote wijzigingen in de belastingaftrek voor giften aan goede doelen aankomen als gevolg van recente belastingwetgeving. Als u gewoonlijk aanzienlijke bedragen schenkt, overweeg dan om een Donor-Advised Fund (DAF) op te richten en strategisch voor meerdere jaren aan giften te doen voordat de wetten wijzigen.

Met deze strategie kunt u nu een grote aftrekpost nemen terwijl u de fondsen over meerdere jaren aan goede doelen verdeelt.

Essentiële Checklist voor Belastingdocumenten

Een goede voorbereiding is het halve werk als het gaat om het belastingseizoen. Door al uw documenten georganiseerd te hebben voordat u aan de aangifte begint (of uw accountant ontmoet), bespaart u tijd, vermindert u fouten en minimaliseert u stress.

Persoonlijke en Bedrijfsinformatie

• Volledige wettelijke namen, burgerservicenummers (BSN/SSN) en adressen voor u, uw echtgeno(o)t(e), gezinsleden ten laste en zakenpartners
• Eigendomspercentages en data voor alle eigenaren van het bedrijf
• Belastingaangiften van het voorgaande jaar (zowel privé als zakelijk)
• Employer Identification Number (EIN) of KvK/BTW-nummer van uw bedrijf

Financiële Overzichten en Administratie

• Winst-en-verliesrekeningen over het volledige jaar
• Balansen met een overzicht van activa, passiva en eigen vermogen
• Bankafschriften van alle zakelijke rekeningen
• Creditcardafschriften voor zakelijke uitgaven
• Journaalposten en het grootboek
• Overzichten van debiteuren en crediteuren

Inkomensdocumentatie

• Alle ontvangen 1099-formulieren (1099-NEC, 1099-K, 1099-MISC, etc.)
• W-2 formulieren als u ook inkomsten uit loondienst heeft
• Verkoopoverzichten en facturen
• Registratie van alle contante transacties
• Documentatie van eventuele ruilhandel of cryptocurrency-transacties

Uitgavenoverzichten en Bonnen

• Bonnen voor alle zakelijke uitgaven
• Rittenregistratie indien u aanspraak maakt op kilometervergoeding of -aftrek
• Documentatie voor werkkamer aan huis (oppervlakte, percentage van de woning dat zakelijk wordt gebruikt)
• Overzicht van zakelijke maaltijden en representatiekosten
• Reisuitgaven en ondersteunende documentatie
• Professionele honoraria (juridisch, boekhoudkundig, consultancy)
• Verzekeringspremies
• Advertentie- en marketingkosten
• Aankopen van kantoorbenodigdheden en apparatuur

Personeelsadministratie

• Formulieren ter verificatie van de bevoegdheid van werknemers om te werken
• W-4 formulieren of loonbelastingverklaringen voor inhoudingen
• Salarisadministratie inclusief brutoloon, inhoudingen en nettoloon
• Overzicht van verstrekte secundaire arbeidsvoorwaarden (ziektekostenverzekering, pensioenbijdragen)
• Overeenkomsten met onafhankelijke opdrachtnemers (ZZP'ers) en betalingsoverzichten

Activa- en Afschrijvingsgegevens

• Aankoopbewijzen voor apparatuur, voertuigen en onroerend goed
• Afschrijvingsschema's van voorgaande jaren
• Gegevens over activa die tijdens het jaar zijn verkocht of buitengebruik zijn gesteld
• Gegevens over Section 179-verkiezingen (indien van toepassing)

Uw Systeem voor Belastingbeheer Inrichten

Het maken van een belastingkalender is slechts de eerste stap. U heeft systemen nodig om ervoor te zorgen dat u die deadlines daadwerkelijk haalt en over de benodigde documentatie beschikt.

Maandelijkse Belastingtaken

• Bank- en creditcardafschriften afstemmen (reconciliëren)
• Uitgaven beoordelen en categoriseren
• Uw boekhoudsoftware bijwerken
• Geld opzijzetten voor driemaandelijkse geschatte belastingen (voorlopige aanslag)
• Winst-en-verliesrekeningen beoordelen om prestaties te volgen

Driemaandelijkse Belastingtaken

• Geschatte belastingen berekenen en betalen
• Geschatte belastingbetalingen herzien en aanpassen als het inkomen aanzienlijk is veranderd
• Driemaandelijkse loonbelastingaangiften indienen als u personeel heeft
• Financiële prestaties van het huidige jaar tot nu toe beoordelen
• Overleggen met uw accountant of boekhouder om eventuele problemen aan te pakken

Jaarlijkse Belastingtaken

• W-2's en 1099's versturen voor het einde van januari
• Alle belastingdocumenten verzamelen en de administratie organiseren
• Potentiële aftrekposten en belastingbesparende strategieën beoordelen
• Uw belastingaangifte indienen of samenwerken met een professional
• Plannen voor de geschatte belastingen van volgend jaar op basis van de resultaten van het huidige jaar

Technologische Hulpmiddelen

Moderne boekhoudsoftware maakt naleving van de belastingwetgeving veel eenvoudiger dan handmatige registratie. Overweeg het gebruik van:

• Cloudgebaseerde boekhoudsoftware die transacties automatisch categoriseert
• Apps voor het scannen van bonnen die papieren bewijzen digitaliseren
• Apps voor rittenregistratie voor het automatisch loggen van voertuigkosten
• Salarisadministratiediensten die belastingberekeningen en aangiften afhandelen
• Documentopslagsystemen die belastinggegevens georganiseerd en toegankelijk houden

Veel van deze tools kunnen met elkaar gekoppeld worden, waardoor een naadloze workflow ontstaat van het bijhouden van uitgaven tot de belastingaangifte.

Veelvoorkomende Belastingfouten om te Vermijden

Zelfs met een gedetailleerde kalender maken eigenaren van kleine bedrijven vaak vermijdbare fouten die geld kosten of controles uitlokken.

Privé- en Zakelijke Uitgaven Mengen

Het gebruik van dezelfde bankrekening of creditcard voor zowel privé- als zakelijke uitgaven maakt de boekhouding een nachtmerrie en roept vragen op bij de belastingdienst. Open aparte rekeningen voor uw bedrijf en gebruik deze uitsluitend voor zakelijke transacties.

Geschatte Belastingbetalingen Missen

Het overslaan van driemaandelijkse geschatte belastingbetalingen leidt tot boetes voor te lage betaling en een hoge belastingaanslag in april. Zet elke maand 25-30% van uw netto-inkomen opzij om ervoor te zorgen dat u contant geld beschikbaar heeft voor de kwartaalbetalingen.

Onterechte Aftrekposten Claimen

De belastingdienst kent de typische uitgavenpatronen voor verschillende soorten bedrijven. Het claimen van 100% zakelijk gebruik van een voertuig dat u ook privé gebruikt, of het aftrekken van excessieve maaltijden en representatiekosten, nodigt uit tot controle. Trek alleen legitieme zakelijke uitgaven af die u kunt onderbouwen met documentatie.

Gebrekkige Verslaglegging

"Ik weet dat ik die bon ergens heb" werkt niet bij de belastingdienst. Als u een uitgave niet kunt bewijzen, kunt u deze niet aftrekken. Implementeer systemen om bonnen vast te leggen en op te slaan zodra de uitgaven plaatsvinden.

Verkeerde Classificatie van Werknemers

Het behandelen van werknemers als onafhankelijke opdrachtnemers (ZZP'ers) om loonbelasting te vermijden, is een van de topprioriteiten van de belastingdienst bij controles. Begrijp het verschil tussen werknemers en opdrachtnemers en classificeer werknemers correct.

Geen professional raadplegen

Belastingwetgeving verandert voortdurend en de kosten van een fout overstijgen meestal ruimschoots de kosten van professionele begeleiding. Werk samen met een gekwalificeerde accountant of belastingadviseur, vooral als uw bedrijf complexe transacties heeft, in meerdere staten actief is of een aanzienlijke groei doormaakt.

Vereenvoudig uw financieel beheer

Terwijl u het hele jaar door uw belastingverplichtingen beheert, is het essentieel om duidelijke en nauwkeurige financiële overzichten bij te houden. Beancount.io biedt plain-text accounting die u volledige transparantie en controle geeft over uw financiële gegevens. In tegenstelling tot traditionele boekhoudsoftware zitten uw gegevens niet vast in eigen formaten—u kunt uw boeken beheren met versiebeheer, aangepaste rapporten scripten en heeft altijd volledige toegang tot uw financiële informatie. Ga gratis aan de slag en ontdek waarom ontwikkelaars en financiële professionals overstappen op plain-text accounting.

Belangrijkste leerpunten

Een uitgebreide belastingkalender verandert het belastingseizoen van een stressvolle chaos in een beheersbare routine. Onthoud deze cruciale punten:

1. Ken uw deadlines voor aangifte op basis van uw ondernemingsvorm
2. Voer driemaandelijkse geschatte belastingbetalingen op tijd uit om boetes te voorkomen
3. Verstuur formulieren voor werknemers en contractanten vóór de deadline van februari
4. Implementeer fiscale eindejaarsstrategieën vóór 31 december
5. Houd het hele jaar door een georganiseerde administratie bij
6. Gebruik technologie om tracking en herinneringen te automatiseren
7. Raadpleeg belastingadviseurs voor complexe situaties

Naleving van de belastingregels hoeft niet overweldigend te zijn. Met een goede planning, de juiste systemen en de inzet om georganiseerd te blijven, kunt u het belastingseizoen met vertrouwen tegemoet treden en potentieel aanzienlijk geld besparen door slimme planning.

Begin met het downloaden of maken van uw belastingkalender voor 2026, markeer alle deadlines die van toepassing zijn op uw bedrijf en stel automatische herinneringen in. Uw toekomstige zelf zal u dankbaar zijn wanneer het belastingseizoen aanbreekt en u voorbereid bent in plaats van in paniek.