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Whether you’re running a side hustle from your laptop or scaling a fast-growing startup, you have a few reliable paths to keeping clean, accurate books. But which one is right for you? The best solution depends on your budget, your technical comfort, and how much control you want over your financial data.

Here’s a clear-eyed guide to the seven most common accounting options—what they’re good at, where they struggle, and when a modern solution like Beancount.io is the perfect fit.

1) Excel​

This is often the first stop on the accounting journey for its sheer simplicity and universal availability.

• Good for: Builders and DIY founders who love total control and already know their way around a spreadsheet.
• Pros: The barrier to entry is practically zero, and thousands of free templates are available online. Its flexibility allows you to build custom financial models and track unique workflows that off-the-shelf software can't handle.
• Cons: The biggest drawback is the immense manual workload. Every transaction must be entered and reconciled by hand, which is a massive time sink. Worse, it’s dangerously easy to introduce silent formula errors or typos with no guardrails to catch them. Collaboration and maintaining a clear audit trail are clunky without rigorous discipline.
• Best if… you want a quick, no-frills start for a very simple business and you are exceptionally meticulous.

2) Google Sheets​

The cloud-native cousin of Excel, Google Sheets offers the same core functionality with a collaborative twist.

• Good for: Teams that need simple, shared spreadsheets for tracking income and expenses.
• Pros: Built-in cloud backups and dead-simple sharing are the main advantages. You can work from any device with a web browser, making it accessible for teams on the go.
• Cons: It suffers from the same fundamental flaws as Excel: a heavy manual workload and a high risk of user error. You may also run into compatibility quirks with certain templates and add-ons designed for the Microsoft ecosystem.
• Best if… your team already runs on Google Workspace and you’re willing to accept the trade-offs of a manual system.

3) QuickBooks Online​

For decades, QuickBooks has been the default choice for small businesses looking for dedicated accounting software.

• Good for: Small businesses that want a "classic" SMB software experience with a large ecosystem of integrations.
• Pros: Its signature feature is bank feeds, which automatically pull in transactions from your bank and credit card accounts, drastically reducing manual data entry. It provides a wide range of financial reports out of the box and is supported by a massive community of accountants and app developers.
• Cons: While transactions are imported automatically, the system still requires your weekly attention to categorize expenses and reconcile accounts correctly. The interface can have a steep learning curve, and the cost can grow with add-on features. Most importantly, it creates vendor lock-in, making it difficult to export your financial history if you ever decide to leave.
• Notes & Sources: As QuickBooks promotes, automated bank feeds are a core feature, but you’ll still be responsible for the review and categorization needed to keep your books accurate.

4) Xero​

A popular, modern alternative to QuickBooks, Xero offers similar capabilities with a focus on clean design and user experience.

• Good for: Business owners who prefer a more modern UI but need the same core capabilities as QuickBooks Online.
• Pros: Xero also has robust bank feeds and powerful reconciliation tools that make matching transactions straightforward. Its clean design is often praised by users, and a large number of accountants are fluent in the platform.
• Cons: The lower-priced tiers can have feature gaps (like limits on invoices or bills) that push you toward more expensive plans, and add-ons increase the total cost. And just like QBO, it faces the same "you still do the work" reality when it comes to the final categorization and review.
• Notes & Sources: According to Xero, its automated bank feeds connect to thousands of financial institutions worldwide to power its core reconciliation workflows.

5) Accountants (CPAs)​

Certified Public Accountants are highly trained financial experts who provide strategic advice, tax planning, and compliance services.

• Good for: Tax strategy, navigating complex financial situations, handling audits, and getting one-off advisory.
• Pros: A good CPA provides expert guidance on critical decisions like entity structure, tax optimization, and complex accounting treatments. Their oversight significantly reduces your risk on high-stakes financial matters.
• Cons: Hiring a CPA firm for day-to-day bookkeeping is prohibitively expensive for most small businesses. To be effective, they still need you to provide timely, organized financial records.
• What’s the difference from bookkeepers? In short, bookkeepers record and organize historical transactions, while accountants and CPAs interpret, report, and advise based on that data. (Investopedia, Intuit)

6) Traditional Bookkeepers​

A bookkeeper is a professional responsible for the weekly or monthly task of recording and reconciling your financial transactions.

• Good for: Business owners who want a dedicated person handling the weekly grind of bookkeeping.
• Pros: Human oversight greatly reduces common categorization errors that software alone can miss. At the end of each month, they produce a clean set of financial statements for you to review.
• Cons: This option is costlier than DIY software, with monthly retainers often starting in the hundreds of dollars. The turnaround time for reports and answers depends on your bookkeeper's availability and process.
• Reality Check: For many small businesses, the combination of a great bookkeeper for weekly tasks and periodic CPA support for tax and strategy is a durable and effective combo. (Pioneer Accounting Group)

7) Beancount.io (Plain-Text Accounting, Supercharged)​

This modern approach combines the control of spreadsheets with the automation of software and the precision of double-entry accounting.

• Good for: Developers, finance pros, and detail-oriented founders who demand precision, transparency, and automation without black boxes.
• What it is: Beancount.io is a platform built on the open-source Beancount methodology. Your entire financial ledger lives as human-readable plain text, which the platform transforms into real-time analysis, hosted Fava dashboards, and AI-assisted workflows.
• Why teams choose it:
  • Scriptable & Auditable: Version-control your books with Git. Every single change is reviewable in a diff, just like code.
  • Hosted Fava UI: Instantly generate income statements, balance sheets, and interactive charts directly from your text-based ledger. No manual report building.
  • AI Assistance: Speed up transaction categorization and anomaly detection while keeping humans in the loop for final approval.
  • True Portability: Your core data is a simple text file. You can export it anytime. There is zero vendor lock-in.
• Tradeoffs: There is a learning curve if you’ve never used double-entry accounting in a plain-text format. It's best suited for those who value absolute accuracy and control over the illusion of "push-button" convenience.

Prefer pure open source and self-hosting?​

You can always run the Beancount open-source engine on your own machine and use Fava as the web UI. It’s incredibly powerful and free, but you will be responsible for managing the setup, backups, and data integrations yourself. Beancount.io handles all of that for you.

Quick Comparison (At a Glance)​

How to Choose​

• Want maximum control, auditability, and developer-grade workflows? Choose Beancount.io. You get hosted Fava dashboards, AI assistance, and the freedom of plain-text portability.
• Want someone to “just handle it”? Hire a bookkeeper and keep a CPA on call for taxes and strategic questions.
• Comfortable in traditional SMB software ecosystems? QuickBooks or Xero are fine choices—just be sure to budget time each week to review and reconcile your transactions.
• Just testing the waters on a tight budget? Spreadsheets can work for a short time. Treat them as a stepping stone to a real system, not the final destination.

Why Plain-Text Accounting is Having a Moment​

Plain-text accounting (PTA) tools like Beancount are gaining traction because they emphasize reproducibility, version control, and transparency. These are values that resonate deeply with engineers, data scientists, and finance pros. If you believe your company's books should be as clear and reviewable as your code, you’re in the right place. (plaintextaccounting.org)

Ready to see your ledger come alive?​

Spin up a free Beancount.io workspace, import a small sample of last month’s transactions, and open the hosted Fava dashboard. You'll see your income statement and balance sheet appear instantly—then you can refine your categories with AI assistance.

Quand vos marges se jouent sur des centimes, la précision l'emporte sur l'approximation.

Vendre sur Amazon est un jeu de volume et de vitesse. Mais derrière la ruée des ventes et des expéditions se cache un réseau complexe de frais, de retours, de mouvements de stocks et d'obligations fiscales. Les logiciels de comptabilité standard ont souvent du mal à saisir ces nuances, laissant les vendeurs avec une image floue de leur rentabilité réelle.

C'est là qu'un système de comptabilité en texte brut comme Beancount brille. En vous donnant un contrôle total sur la façon dont vous enregistrez les transactions, vous pouvez construire une source de vérité financière qui modélise parfaitement les défis uniques du marché Amazon. Ce guide fournit un flux de travail étape par étape pour vous permettre de garder une longueur d'avance sur les frais, les taxes et les maux de tête liés aux stocks.

Pourquoi la comptabilité Amazon est différente​

Si vous avez déjà essayé de rapprocher un paiement Amazon avec votre relevé bancaire, vous savez déjà que ce n'est pas simple. La réalité financière d'une entreprise Amazon est cachée derrière des couches d'abstraction.

• Paiements forfaitaires bihebdomadaires : Amazon ne vous envoie pas les revenus de chaque vente. Au lieu de cela, il envoie un seul dépôt toutes les deux semaines. Ce montant forfaitaire est un chiffre net, avec des ventes brutes réduites par les frais de recommandation, les frais FBA, les coûts publicitaires, les retours et autres retenues. Pour comprendre votre entreprise, vous devez décomposer ce chiffre unique en ses parties constituantes. (doola : A Business-in-a-Box™)
• Stocks partout : Vos stocks sont constamment en mouvement - de votre fournisseur, à un centre de préparation, à divers centres de distribution FBA à travers le pays, et enfin au client. Le suivi précis de votre coût des marchandises vendues (COGS) nécessite de savoir quel lot de stock (à quel coût) a été utilisé pour chaque vente. (Bean Ninjas)
• Frais et promotions du marché : Une partie importante de vos revenus est immédiatement consommée par les frais : frais de recommandation, frais d'emballage et d'expédition FBA, frais de stockage mensuels et coûts publicitaires. Le suivi séparé de chacune de ces catégories de dépenses est le seul moyen de calculer votre marge brute réelle et de déterminer la rentabilité réelle d'un produit. (Profitwise Accounting)
• Patchwork de taxes de vente : Bien que les lois sur les facilitateurs de marché d'Amazon gèrent la collecte et le versement des taxes de vente dans la plupart des États, ce n'est pas une solution complète. Le stockage de stocks dans les entrepôts FBA peut créer un « nexus » (une présence commerciale), vous obligeant potentiellement à vous enregistrer et à produire des déclarations dans ces États, même si aucune taxe n'est due. Il s'agit d'un domaine de conformité complexe qui exige un suivi attentif. (TaxDo)
• Seuils 1099-K plus bas : Avec le seuil de déclaration pour le formulaire 1099-K passant de 20 000 $à 5 000$ en 2024 (et devant tomber à seulement 600 $ à partir de 2026), presque tous les vendeurs sérieux recevront un formulaire d'Amazon déclarant leur volume de transactions brut à l'IRS. Vos livres doivent pouvoir se rapprocher parfaitement de ce nombre. (IRS)

Plan en sept étapes avec Beancount​

Ce plan exploite la précision de Beancount pour s'attaquer de front à la complexité d'Amazon.

1. Séparer les canaux dès le début​

Si vous vendez sur plusieurs plateformes, gardez votre comptabilité pour chacune d'elles séparée. Dans un seul fichier Beancount pour votre entité juridique, créez des comptes hiérarchiques dédiés pour chaque marché. Cette structure simplifie l'analyse et facilite la génération des annexes fiscales.

2025-07-22 open Income:Amazon               USD
2025-07-22 open Expenses:Amazon:FBAFee      USD
2025-07-22 open Assets:Amazon:Payouts       USD

2. Décomposer chaque paiement​

C'est l'habitude la plus critique. N'enregistrez jamais un dépôt Amazon comme une seule ligne de revenu. Téléchargez plutôt le rapport de règlement « Toutes les transactions » de Seller Central pour la période correspondante. Utilisez ce rapport pour créer une seule transaction Beancount qui décompose le paiement en ses composants.

Le dépôt que vous recevez à la banque est l'écriture de contrepartie. Les ventes brutes sont créditées sur Income, tandis que tous les frais et remboursements sont débités de leurs comptes Expenses respectifs.

; paiement bihebdomadaire du rapport de règlement
2025-07-14 * "Règlement Amazon #4361"
  Assets:Bank:Operating            8432.17 USD
  Income:Amazon:Sales            -12274.50 USD
  Expenses:Amazon:FBAFee           2454.80 USD
  Expenses:Amazon:Adverts          1012.06 USD
  Expenses:Amazon:Refunds           375.47 USD
  Assets:Amazon:Reserve            -100.00 USD

3. Suivre les stocks et le COGS avec des lots​

Beancount dispose d'un système de première classe pour le suivi des stocks appelé « lots ». Lorsque vous achetez des stocks, vous enregistrez le nombre d'unités et leur coût spécifique. Lorsqu'une unité est vendue, vous pouvez comptabiliser ce coût exact, ce qui vous donne un calcul parfait du coût des marchandises vendues (COGS).

; Achat de 1 000 unités auprès d'un fournisseur
2025-07-01 * "Bon de commande fournisseur PO-7421"
  Assets:Inventory:WidgetA     1000 WidgetA {@ 4.20 USD}
  Assets:Bank:Operating

; Plus tard, enregistrez le coût d'une seule vente
2025-07-16 * "Vente FBA WidgetA | COGS"
  Expenses:COGS                1 WidgetA {4.20 USD}
  Assets:Inventory:WidgetA

4. Choisir la méthode de la comptabilité d'exercice pour plus de clarté​

Pour toute entreprise basée sur les stocks, la méthode de la comptabilité d'exercice est supérieure. Une approche de la comptabilité de caisse afficherait une dépense massive au cours du mois où vous achetez des stocks et des bénéfices artificiellement élevés au cours des mois où vous les vendez, ce qui déformerait vos performances. La comptabilité d'exercice fait correspondre correctement le coût des marchandises vendues (COGS) aux revenus de cette vente au cours de la même période, offrant une image beaucoup plus claire de votre bénéfice brut. (Bean Ninjas)

5. Automatiser les importations​

La saisie manuelle des rapports de règlement est instructive au début, mais elle n'est pas évolutive. L'écosystème du texte brut excelle dans l'automatisation :

• Utilisez bean-extract pour extraire les données des fichiers CSV formatés exportés par des services comme A2X.
• Écrivez des scripts Python simples pour extraire les données directement de l'API SP d'Amazon.
• Utilisez les importateurs existants pour extraire les fichiers CSV bancaires afin de rapprocher les dépôts et les frais facturés directement sur les cartes de crédit.

6. Rapprocher chaque semaine​

Prenez l'habitude de vérifier vos chiffres. Utilisez les puissants outils de ligne de commande de Beancount pour valider rapidement les soldes et examiner les performances.

# Vérifiez vos quantités et la valeur actuelle de vos stocks
bean-balance books.bean "Assets:Inventory" "2025-07-21"

# Générer un compte de résultat pour la dernière période
bean-report books.bean income_statement -e 2025-07-21

7. Archiver les documents sources​

Pour chaque transaction majeure, créez un lien vers le document source. Joignez le PDF officiel du règlement Amazon, la facture du fournisseur pour un achat de stock ou un reçu d'expédition à l'aide de la syntaxe des métadonnées de Beancount (document:). Cela crée un enregistrement financier autonome et prêt pour l'audit.

Liste de contrôle des taxes de vente et de la conformité​

• Lois sur les facilitateurs de marché : Comprenez que même si Amazon verse la taxe de vente en votre nom dans la plupart des États, le stockage de stocks dans des États comme la Californie, le Texas ou la Pennsylvanie peut toujours créer un lien économique, vous obligeant potentiellement à y enregistrer votre entreprise. (TaxGPT)
• Rapprochement 1099-K : Assurez-vous que le total que vous enregistrez dans Income:Amazon:Sales pour l'année correspond au montant brut déclaré sur votre formulaire 1099-K au centime près. Tout écart est un signal d'audit. (IRS)
• Taxe de vente directe : Si vous vendez par le biais d'autres canaux non couverts par un facilitateur, maintenez une sous-arborescence de compte Liabilities:SalesTaxPayable:State pour suivre les taxes que vous devez directement.

Pièges courants (et solutions)​

• Piège : Enregistrer uniquement le dépôt net d'Amazon.
  • Solution : Décomposez toujours les paiements à l'aide du rapport de règlement complet.
• Piège : Ignorer les retours remboursés ou les marchandises endommagées.
  • Solution : Enregistrez à la fois la dépense de remboursement initiale et le remboursement ultérieur d'Amazon comme un crédit distinct.
• Piège : Oublier les réserves renouvelables.
  • Solution : Amazon retient souvent un solde de « réserve » sur les paiements, en particulier pour les nouveaux comptes. Suivez cet argent qui vous est dû dans un compte dédié Assets:Amazon:Reserve.
• Piège : Ne pas faire correspondre les alias SKU entre votre système et celui d'Amazon.
  • Solution : Normalisez tous les codes SKU dans vos scripts d'importation pour vous assurer que les recherches COGS ne échouent pas.

Démarrage rapide à faire​

• Activez et téléchargez votre premier rapport de règlement dans Seller Central.
• Clonez un référentiel de démarrage Beancount et créez un plan comptable spécifique à Amazon.
• Écrivez un petit script d'importation qui convertit un fichier CSV de règlement en une transaction Beancount (fichier .txn).
• Planifiez un rappel hebdomadaire pour extraire les nouveaux rapports et exécuter bean-check pour vous assurer que vos fichiers sont valides.
• Examinez votre compte de résultat mensuellement pour prendre des décisions basées sur les données concernant les dépenses publicitaires, les prix et les stocks.

Lectures complémentaires​

• Amazon Seller Central → FAQ 1099-K
• Avis IRS 2024-85 sur les seuils du formulaire 1099-K
• Guide COGS de Bean Ninjas pour les vendeurs Amazon

Expédiez plus, stressez moins - gardez vos beans équilibrés. Bonnes ventes !

En tant que fondateur, vous portez toutes les casquettes : PDG, vendeur, chef de produit et, oui, comptable. Mais à mesure que votre entreprise se développe, les heures passées à rapprocher les transactions commencent à ressembler moins à un amorçage judicieux qu'à une distraction coûteuse. Alors, quel est le bon moment pour confier les comptes ?

La réponse ne consiste pas à abandonner le contrôle, mais à prendre une décision fondée sur des données. Voici comment utiliser votre grand livre Beancount pour décider s'il faut continuer à gérer la comptabilité soi-même ou embaucher un professionnel.

En bref : Si vous facturez votre temps à 85 $/heure et que vous ne consacrez que quatre heures par mois à la comptabilité, ce travail vous coûte 340$ en perte de revenus. Un comptable à distance typique commence à environ 249 $/mois, en plus de vous libérer du temps pour réellement développer votre entreprise.

1. Évaluer le prix de votre temps​

La mesure la plus importante dans cette décision est votre propre coût d'opportunité. Chaque heure que vous passez à catégoriser les dépenses est une heure que vous ne consacrez pas aux ventes, au développement de produits ou à la stratégie.

Le calcul est simple :

1. Suivez le nombre d'heures que vous consacrez aux tâches comptables chaque mois (rapprochement, codification, correction des erreurs).
2. Multipliez ces heures par votre taux horaire effectif.
3. Comparez ce chiffre aux honoraires mensuels d'un comptable externe (un taux de départ typique est d'environ 249 $/mois).

Si le coût de votre temps est plus élevé, vous avez une opportunité de délégation évidente. Vous pouvez même suivre cela directement dans Beancount.

; Suivre le coût d'opportunité de votre temps
2025-07-31 * "Temps de comptabilité de juillet"
  Expenses:Admin:BookkeepingTime      4.00 H   ; Votre unité personnalisée pour les heures
  Equity:OwnerTime                   -340.00 USD
  ; metadata: rate:85

Ici, H est une devise personnalisée pour « Heures ». Vous pouvez comptabiliser le temps directement et utiliser un script ou une directive price pour lui attribuer sa valeur en dollars, faisant du coût de votre propre travail une partie explicite de vos rapports financiers.

2. Comptabiliser les coûts cachés de la gestion autonome​

Le coût de votre temps n'est pas le seul facteur. La tenue des comptes soi-même comporte des risques qui peuvent être beaucoup plus coûteux qu'un forfait mensuel.

• Erreurs fiscales : Une comptabilité désordonnée est un cauchemar pour les préparateurs de déclarations de revenus. Un expert-comptable peut facturer entre 150 et 400 $ de l'heure juste pour mettre de l'ordre dans vos dossiers avant même de commencer à travailler sur la déclaration de revenus.
• Déductions manquées et amendes de l'IRS : De petites erreurs involontaires, comme une mauvaise classification d'une dépense ou l'oubli d'enregistrer une transaction en espèces, peuvent s'accumuler au fil du temps, entraînant des pénalités, des intérêts et une facture d'impôt plus élevée.
• Épuisement professionnel du fondateur : Le fardeau mental des rapprochements tard le soir est réel. Il draine la concentration et l'énergie qui devraient être consacrées à des activités à fort effet de levier comme les ventes et l'innovation produit.

Atténuation avec Beancount : Vous pouvez réduire les erreurs en ajoutant un hook Git pre-commit qui refuse de valider les modifications si bean-check échoue ou si les transactions n'ont pas de balise de catégorie. Cela impose une discipline, même lorsque vous êtes fatigué.

3. Trois façons dont un comptable (ou la discipline Beancount) permet d'économiser de l'argent​

Que vous embauchiez un professionnel ou que vous amélioriez simplement votre propre processus, une bonne tenue des comptes est rentable.

1. Déclaration de revenus plus propre : Des comptes organisés et précis signifient moins d'heures d'expert-comptable consacrées au nettoyage, ce qui se traduit directement par une facture moins élevée.
2. Aperçu des liquidités en temps réel : Connaître votre position de trésorerie exacte vous aide à éviter les frais de découvert coûteux et le besoin d'un financement de dernière minute à taux d'intérêt élevé.
3. Tampon contre le stress : Des opérations financières stables et prévisibles réduisent le stress du fondateur, ce qui conduit à une meilleure prise de décision et à une culture d'entreprise plus saine.

4. Quand ne pas encore embaucher​

L'embauche d'un comptable n'est pas toujours la bonne décision. Dans certains cas, la gestion autonome reste le choix financier le plus judicieux.

• Vous n'avez pas encore de revenus ou vos flux de trésorerie sont très faibles. À ce stade, chaque dollar devrait être consacré aux ventes et à l'acquisition de clients. Concentrez-vous d'abord sur la génération de revenus.
• Vos finances sont simples. Si vous avez un compte bancaire, un flux Stripe et moins de ~60 transactions par mois, vous pouvez probablement tout gérer dans Beancount et Fava en moins d'une heure par semaine.

5. L'option hybride : votre grand livre Beancount « prêt pour un comptable »​

La meilleure solution est souvent une solution hybride. Utilisez Beancount pour faire le gros du travail vous-même, mais gardez vos comptes si propres qu'un professionnel peut intervenir pour les tâches à forte valeur ajoutée.

• Automatiser l'intégration : Configurez bean-extract pour qu'il s'exécute la nuit, en extrayant automatiquement les nouvelles transactions.
• Standardiser votre plan comptable : Utilisez des noms de comptes conventionnels (Expenses:Software, Assets:Bank:Checking) afin que tout professionnel puisse comprendre votre grand livre instantanément.
• Joindre les documents sources : Pour chaque dépense supérieure à 75 $, utilisez les métadonnées link: pour joindre un PDF du reçu ou de la facture.
• Suivre une liste de contrôle de clôture mensuelle :
  1. Rapprocher tous les comptes bancaires et de cartes de crédit.
  2. Exécuter bean-check pour s'assurer qu'il n'y a pas d'erreurs.
  3. Exporter les relevés PDF avec bean-report balance_sheet et bean-report income_statement.
• Effectuer un transfert trimestriel : Donnez à votre comptable ou à votre expert-comptable une balise Git ou une simple archive (books-Q3-2025.tar.gz). Ils peuvent vérifier votre travail, ajouter des écritures d'ajustement complexes (comme les charges à payer et l'amortissement) et préparer les dossiers fiscaux.

Ce modèle maintient vos coûts bas car le professionnel ne touche que des données propres et vérifiées, tandis que vous bénéficiez toujours des avantages des états financiers de niveau professionnel.

6. Matrice de décision rapide​

7. Étapes suivantes​

1. Enregistrer votre temps. Pour votre prochaine session de comptabilité, suivez chaque minute que vous y consacrez.
2. Faire les calculs. Multipliez ce temps par votre taux horaire et comparez-le aux taux du marché ci-dessus.
3. Choisir votre voie. Soit resserrer votre flux de travail Beancount en utilisant le modèle hybride, soit commencer à interviewer des comptables qui sont à l'aise pour travailler à partir d'un grand livre en texte brut.

Dans tous les cas, une tenue des comptes intentionnelle est toujours moins chère que l'improvisation. Avec Beancount comme source de vérité immuable, vous saurez exactement quand l'aide professionnelle est rentable et quand elle ne l'est pas.