آیا نیاز به ارسال فرمهای ۱۰۹۹ دارم؟ کوییز و راهنمای کامل برای کسبوکارهای کوچک
سازمان IRS از کسبوکارها میخواهد که پرداختهای خاصی به افراد غیرکارمند را با استفاده از فرمهای ۱۰۹۹ گزارش دهند. عدم ارسال این مدارک میتواند منجر به جریمههایی از ۶۰ تا ۶۸۰ دلار برای هر فرم شود. با این حال، بسیاری از صاحبان کسبوکارهای کوچک هنوز در مورد زمان دقیق نیاز به ۱۰۹۹ سردرگم هستند.
این راهنما شما را از طریق سوالات کلیدی برای تعیین تعهدات ارسال ۱۰۹۹ هدایت میکند، تفاوتهای بین انواع فرمها را توضیح میدهد و آستانهها و مهلتهای سال ۲۰۲۶ را پوشش میدهد.
کوییز سریع: آیا نیاز به ارسال ۱۰۹۹ دارید؟
برای تعیین اینکه آیا تعهدات ارسال ۱۰۹۹ دارید یا خیر، به این پنج سوال پاسخ دهید:
سوال ۱: آیا به کسی که کارمند شما نیست بابت خدمات پولی پرداخت کردهاید؟
اگر به پیمانکاران مستقل، فریلنسرها، مشاوران یا سایر افراد غیرکارمند برای خدماتی که به کسبوکار شما ارائه دادهاند پولی پرداخت کردهاید، به احتمال زیاد تعهدات ۱۰۹۹ دارید. این شامل پرداخت برای خدمات حرفهای مانند حسابداری، کارهای حقوقی، طراحی، بازاریابی، تعمیرات یا هر خدمات دیگری میشود.
سوال ۲: آیا در طول سال ۶۰۰ دلار یا بیشتر به یک گیرنده واحد پرداخت کردهاید؟
برای سال مالیاتی ۲۰۲۵ (که در سال ۲۰۲۶ ارسال میشود)، آستانه ۶۰۰ دلار است. اگر به یک پیمانکار کمتر از این مقدار پرداخت کردهاید، نیازی به فرم ۱۰۹۹ برای آن گیرنده نیست. توجه: از سال مالیاتی ۲۰۲۶، این آستانه به ۲۰۰۰ دلار افزایش مییابد.
سوال ۳: آیا از طریق چک، نقد، ACH یا حواله بانکی پرداخت کردهاید؟
پرداختهایی که از طریق کارت اعتباری، کارت نقدی یا شبکههای پرداخت شخص ثالث مانند PayPal یا Venmo (در صورت استفاده از حسابهای تجاری) انجام میشوند، توسط پردازشگر پرداخت در فرم ۱۰۹۹-K گزارش میشوند. شما نیازی به صدور ۱۰۹۹-NEC برای این پرداختها ندارید.
سوال ۴: آیا به یک شرکت (Corporation) پولی پرداخت کردهاید؟
پرداختها به شرکتهای C و S عموماً نیازی به گزارش ۱۰۹۹ ندارند. با این حال، دو استثنای اصلی وجود دارد: پرداخت به وکلای دادگستری (صرف نظر از وضعیت شرکتی آنها) و پرداخت برای خدمات پزشکی یا مراقبتهای بهداشتی.
سوال ۵: آیا در حال فعالیت در یک حرفه یا کسبوکار هستید؟
پرداختهای شخصی نیازی به گزارش ۱۰۹۹ ندارند. اگر به کسی پول دادهاید تا روی محل سکونت شخصی شما به عنوان یک صاحبخانه کار کند، نیازی به ۱۰۹۹ نیست. اما اگر صاحبخانهای هستید که املاک اجارهای را به عنوان یک فعالیت تجاری مدیریت میکنید، آن پرداختها به پیمانکاران مشمول ارسال فرم ۱۰۹۹ هستند.
امتیازدهی:
- اگر به سوالات ۱، ۲، ۳ و ۵ پاسخ «بله» و به سوال ۴ پاسخ «خیر» دادهاید: شما باید فرمهای ۱۰۹۹ را ارسال کنید.
- اگر به هر یک از سوالات ۱، ۲ یا ۵ پاسخ «خیر» دادهاید: احتمالاً نیازی به ارسال ندارید.
- اگر به سوال ۴ پاسخ «بله» دادهاید (پرداخت به یک شرکت): نیازی به ۱۰۹۹ نیست مگر اینکه بابت خدمات حقوقی یا پزشکی باشد.
درک انواع مختلف فرمهای ۱۰۹۹
فرم ۱۰۹۹-NEC (دستمزد غیرکارمندان)
این رایجترین فرم برای کسبوکارهای کوچک است. از ۱۰۹۹-NEC برای گزارش موارد زیر استفاده کنید:
- پرداخت به پیمانکاران مستقل و فریلنسرها
- هزینههای خدمات حرفهای (حسابداران، معماران، مهندسان، مشاوران)
- حقالوکاله وکلا
- کمیسیون به افراد غیرکارمند
- هزینههای تقسیم شده یا هزینههای ارجاع بین متخصصان
تفاوت کلیدی: ۱۰۹۹-NEC پرداختهایی را پوشش میدهد که مشمول مالیات خویشفرما (Self-employment tax) هستند.
فرم ۱۰۹۹-MISC (متفرقه)
از ۱۰۹۹-MISC برای سایر انواع پرداختهایی که بابت خدمات نیستند استفاده کنید:
- پرداختهای اجاره برای فضای دفتر، تجهیزات یا ملک
- جوایز و پاداشها
- تسویهحسابهای حقوقی و خسارات
- پرداختهای حقالامتیاز (Royalty)
- پرداختهای پزشکی و مراقبتهای بهداشتی
فرم ۱۰۹۹-K
این فرم توسط پردازشگرهای پرداخت (شرکتهای کارت اعتباری، PayPal، Stripe) صادر میشود تا پرداختهای دریافت شده از طریق پلتفرمهای آنها را گزارش کند. شما به عنوان کسبوکاری که پرداخت را انجام میدهد، این فرم را پر نمیکنید؛ پردازشگر پرداخت این کار را انجام میدهد.
آستانهها و تغییرات ارسال در سال ۲۰۲۶
آستانههای فعلی (سال مالیاتی ۲۰۲۵، ارسال در ۲۰۲۶)
| نوع فرم | حداقل آستانه |
|---|---|
| ۱۰۹۹-NEC | ۶۰۰ دلار |
| ۱۰۹۹-MISC (بیشتر موارد) | ۶۰۰ دلار |
| ۱۰۹۹-MISC (حقالامتیاز) | ۱۰ دلار |
| ۱۰۹۹-K | ۲۰,۰۰۰ دلار و بیش از ۲۰۰ تراکنش |
آستانههای جدید از سال مالیاتی ۲۰۲۶
از سال مالیاتی ۲۰۲۶ (که در اوایل سال ۲۰۲۷ ارسال میشود)، IRS آستانه گزارشدهی را برای هر دو فرم ۱۰۹۹-NEC و ۱۰۹۹-MISC از ۶۰۰ دلار به ۲,۰۰۰ دلار افزایش میدهد. این آستانه در سالهای آینده بر اساس تورم تنظیم خواهد شد.
این بدان معناست که پیمانکارانی که سالانه بین ۶۰۰ تا ۱,۹۹۹ دلار دریافت میکنند، از سال ۲۰۲۶ دیگر فرم ۱۰۹۹ دریافت نخواهند کرد.
مهلتهای کلیدی برای سال ۲۰۲۶
از آنجایی که ۳۱ ژانویه ۲۰۲۶ در روز شنبه است، مهلتها به اولین روز کاری بعدی منتقل میشوند:
| اقدام | مهلت |
|---|---|
| ارائه ۱۰۹۹-NEC به گیرندگان | ۲ فوریه ۲۰۲۶ |
| ارسال ۱۰۹۹-NEC به IRS (کاغذی یا الکترونیکی) | ۲ فوریه ۲۰۲۶ |
| ارائه ۱۰۹۹-MISC به گیرندگان | ۲ فوریه ۲۰۲۶ |
| ارسال ۱۰۹۹-MISC به IRS (کاغذی) | ۲ مارس ۲۰۲۶ |
| ارسال ۱۰۹۹-MISC به IRS (الکترونیکی) | ۳۱ مارس ۲۰۲۶ |
توضیح سناریوهای رایج
سناریوی ۱: طراح فریلنسر
شما یک طراح گرافیک فریلنسر استخدام کردید که برای کار طراحی لوگو، مبلغ ۸۰۰ دلار برای شرکت LLC شما فاکتور صادر کرده است. شما هزینه را با چک تجاری پرداخت کردید.
نتیجه: فرم ۱۰۹۹-NEC را ارسال کنید. مبلغ پرداختی بیش از ۶۰۰ دلار بوده، بابت خدمات بوده و به یک شرکت (Corporation) پرداخت نشده است.
سناریوی ۲: اجاره دفتر کار
کسبوکار شما ماهیانه ۱,۵۰۰ دلار به یک موجر (شخص حقیقی، نه یک شرکت حقوقی) برای فضای دفتر پرداخت میکند.
نتیجه: فرم 1099-MISC را ارسال کنید. کل اجاره سالانه (۱۸,۰۰۰ دلار) را در کادر ۱ گزارش دهید. پرداختهای اجاره در فرم 1099-MISC گزارش میشوند، نه 1099-NEC.
سناریوی ۳: پرداخت با کارت اعتباری به پیمانکار
شما در طول سال ۵,۰۰۰ دلار به یک توسعهدهنده وب پرداخت کردهاید، اما تمام پرداختها از طریق کارت اعتباری انجام شده است.
نتیجه: نیازی به ارسال فرم 1099 از سوی شما نیست. پردازشگر کارت اعتباری یک فرم 1099-K برای پیمانکار صادر خواهد کرد.
سناریوی ۴: پرداخت به شرکت حقوقی (S-Corp)
شما ۳,۰۰۰ دلار هزینه حقوقی به یک شرکت حقوقی که در قالب شرکت اس (S-Corp) سازماندهی شده، پرداخت کردهاید.
نتیجه: فرم 1099-NEC را ارسال کنید. حقالزحمه وکیل، صرفنظر از وضعیت شرکتی آنها، همیشه باید گزارش شود.
سناریوی ۵: پرداخت مالک ملک به لولهکش
شما مالک سه ملک اجارهای هستید و در طول سال ۷۵۰ دلار به یک لولهکش برای تعمیرات در املاک خود پرداخت کردهاید.
نتیجه: فرم 1099-NEC را ارسال کنید. بهعنوان مالکی که یک کسبوکار اجاره ملک را اداره میکند، باید پرداختهای بیش از ۶۰۰ دلار به پیمانکاران را گزارش دهید. این کار همچنین به تثبیت فعالیت اجاره شما بهعنوان یک «کسبوکار» به جای «سرمایهگذاری» برای مقاصد مالیاتی کمک میکند.
سناریوی ۶: تعمیر خانه شخصی
شما ۹۰۰ دلار به یک تعمیرکار برای تعمیر محل سکونت شخصی خود (که ملک اجارهای نیست) پرداخت کردهاید.
نتیجه: نیازی به 1099 نیست. پرداختهای شخصی خارج از حوزه تجارت یا کسبوکار نیازی به گزارشدهی 1099 ندارند.
جریمههای عدم ارسال اظهارنامه
IRS انطباق با قوانین 1099 را جدی میگیرد. جریمهها بر اساس میزان تأخیر شما در ارسال افزایش مییابد:
| وضعیت ارسال | جریمه برای هر فرم |
|---|---|
| تا ۳۰ روز تأخیر | ۶۰ دلار |
| ۳۱ روز تأخیر تا ۱ آگوست | ۱۳۰ دلار |
| بعد از ۱ آگوست | ۳۴۰ دلار |
| بیتوجهی عمدی | ۶۸۰ دلار (بدون سقف) |
کسبوکارهای کوچک (با عایدی ناخالص ۵ میلیون دلار یا کمتر) با حداکثر جریمههای کمتری نسبت به کسبوکارهای بزرگتر روبرو هستند. با این حال، برای بیتوجهی عمدی — یعنی نادیده گرفتن آگاهانه وظایف ارسالی — هیچ محدودیتی برای حداکثر جریمه وجود ندارد.
فرآیند جمعآوری W-9
قبل از اینکه بتوانید فرمهای 1099 دقیق را ارسال کنید، به اطلاعات مودی مالیاتی از سوی گیرندگان وجه نیاز دارید. فرم W-9 این دادهها را جمعآوری میکند.
بهترین روشها برای جمعآوری W-9
زودتر اقدام کنید: پیش از انجام اولین پرداخت به هر پیمانکار، فرم W-9 را درخواست کنید. این کار را در فرآیند جذب (onboarding) پیمانکار بگنجانید.
تأیید اطلاعات: از سیستم تطبیق TIN سازمان IRS استفاده کنید تا مطمئن شوید شماره شناسایی مودی با نام ارائه شده مطابقت دارد. عدم تطابق میتواند منجر به صدور اخطاریه از سوی IRS شود.
بهروزرسانی منظم: هر یک یا دو سال یکبار درخواست W-9 بهروز کنید، بهویژه اگر پیمانکار ساختار کسبوکار، نام یا آدرس خود را تغییر داده باشد.
برخورد مناسب با امتناع: اگر پیمانکاری از ارائه شماره شناسایی مالیاتی (TIN) خود امتناع ورزید، شما موظف هستید ۲۴٪ از پرداختها را برای مالیات فدرال کسر کنید (backup withholding) و هنگام ارسال اظهارنامه، این امتناع را قید کنید.
نگهداری سوابق: فرمهای W-9 را حداقل تا چهار سال پس از صدور آخرین 1099 مربوطه در پرونده نگهداری کنید.
الزامات ارسال الکترونیکی (E-Filing)
اگر در طول سال تقویمی مجموعاً ۱۰ یا بیش از ۱۰ اظهارنامه اطلاعاتی (شامل W-2ها و تمام انواع 1099ها به صورت ترکیبی) ارسال میکنید، باید آنها را بهصورت الکترونیکی ثبت کنید. ارسال کاغذی در زمانی که ارسال الکترونیکی الزامی است، میتواند منجر به جریمههای اضافی شود.
اگر ارسال الکترونیکی واقعاً برای کسبوکار شما امکانپذیر نیست، میتوانید با استفاده از فرم ۸۵۰۸ درخواست معافیت به دلیل سختی شرایط (hardship waiver) بدهید.
استثناهای مهم
شرکتهای حقوقی (Corporations): بهطور کلی از گزارشدهی 1099 معاف هستند، بهجز در موارد زیر:
- حقالزحمه وکیل (همیشه گزارش شود)
- پرداختهای پزشکی و مراقبتهای بهداشتی (همیشه گزارش شود)
کارگران خارجی: اگر به یک غیر تبعه ایالات متحده که تمام کارهای خود را بهصورت دورکاری از خارج از ایالات متحده انجام میدهد پولی پرداخت میکنید، نیازی به 1099 نیست. با این حال، اگر هر بخشی از کار در داخل ایالات متحده انجام شود، گزارشدهی 1099 الزامی است.
فقط کالا: پرداخت برای خرید کالا بدون خدمات، نیازی به گزارشدهی 1099 ندارد. اگر از تأمینکنندهای محصولات میخرید که هیچ بخش خدماتی ندارد، 1099 لازم نیست.
تراکنشهای کارت اعتباری و شبکههای پرداخت: پردازشگر پرداخت مسئول گزارشدهی از طریق فرم 1099-K است.
چکلیست فصل ۱۰۹۹
از این چکلیست برای آمادهسازی جهت ارسال 1099 استفاده کنید:
- بررسی تمام پرداختها به فروشندگان در سال گذشته
- شناسایی پرداختهای بیش از ۶۰۰ دلار (یا ۲,۰۰۰ دلار برای سال مالیاتی ۲۰۲۶ و بعد از آن)
- تأیید داشتن فرمهای W-9 جاری برای تمام دریافتکنندگان مشمول گزارش
- تأیید مطابقت شمارههای TIN با نام گیرندگان با استفاده از سیستم تطبیق IRS
- تعیین نوع فرم صحیح (1099-NEC در مقابل 1099-MISC)
- حذف پرداختهای انجام شده از طریق کارت اعتباری یا شبکه پرداخت
- حذف پرداختها به شرکته ای حقوقی (بهجز وکلا و ارائهدهندگان خدمات پزشکی)
- تهیه و ارسال نسخههای مربوط به گیرندگان تا مهلت مقرر
- ارسال به IRS تا مهلت مقرر (بهصورت الکترونیکی اگر بیش از ۱۰ مورد باشد)
- نگهداری کپی تمام فرمها و W-9ها برای حداقل چهار سال
سادهسازی ردیابی ۱۰۹۹ شما
دفترداری صحیح در طول سال، فصل 1099 را ساده و بیدردسر میکند. وقتی هر پرداخت به پیمانکار بهدرستی با جزئیات فروشنده دستهبندی شده باشد، تولید فرمهای 1099 به جای یک کار طاقتفرسا، به یک گزارشگیری ساده تبدیل میشود.
Beancount.io حسابداری مبتنی بر متن ساده (plain-text) را ارائه میدهد که دید کاملی نسبت به دادههای مالیتان به شما میدهد. پرداختهای پیمانکاران را ردیابی کنید، هزینهها را دستهبندی نمایید و سوابق مورد نیاز برای ارسال دقیق 1099 را حفظ کنید — همگی در قالبی که میتوانید آن را کن ترل نسخه (version control) و تأیید کنید. رایگان شروع کنید و کنترل امور مالی کسبوکار خود را به دست بگیرید.
