Preciso Preencher os Formulários 1099? Um Quiz e Guia Completo para Pequenas Empresas
O IRS exige que as empresas relatem certos pagamentos feitos a não funcionários usando os formulários 1099. A ausência dessas declarações pode resultar em multas que variam de $60 a $680 por formulário. No entanto, muitos proprietários de pequenas empresas ainda têm dúvidas sobre quando os 1099 são realmente necessários.
Este guia orienta você através das principais perguntas para determinar suas obrigações de declaração do 1099, explica as diferenças entre os tipos de formulário e aborda os limites e prazos para 2026.
O Quiz Rápido: Você precisa declarar formulários 1099?
Responda a estas cinco perguntas para determinar se você tem obrigações de declaração do 1099:
Pergunta 1: Você pagou a alguém que não seja seu funcionário por serviços prestados?
Se você pagou a prestadores de serviços independentes, freelancers, consultores ou outros não funcionários por serviços prestados à sua empresa, é provável que você tenha obrigações de 1099. Isso inclui pagamentos por serviços profissionais como contabilidade, jurídico, design, marketing, reparos ou qualquer outro serviço.
Pergunta 2: Você pagou $600 ou mais a um único beneficiário durante o ano?
Para o ano fiscal de 2025 (declarado em 2026), o limite é de $600. Se você pagou a um contratado menos do que esse valor, nenhum 1099 é necessário para esse beneficiário. Observação: a partir do ano fiscal de 2026, esse limite aumentará para $2.000.
Pergunta 3: Você pagou em cheque, dinheiro, ACH ou transferência bancária?
Pagamentos feitos via cartão de crédito, cartão de débito ou redes de pagamento de terceiros, como PayPal ou Venmo (ao usar contas comerciais), são relatados pelo processador de pagamento no Formulário 1099-K. Você não precisa emitir um 1099-NEC para esses pagamentos.
Pergunta 4: Você pagou a uma corporação?
Pagamentos a C corporations e S corporations geralmente não exigem declaração de 1099. No entanto, existem duas exceções importantes: pagamentos a advogados (independentemente do status corporativo) e pagamentos por serviços médicos ou de saúde.
Pergunta 5: Você está operando um negócio ou atividade comercial?
Pagamentos pessoais não exigem declaração de 1099. Se você pagou a alguém para realizar um trabalho em sua residência pessoal como proprietário individual, nenhum 1099 é necessário. Mas se você é um proprietário que gerencia imóveis para aluguel como uma atividade comercial, esses pagamentos a prestadores de serviços exigem o 1099.
Pontuação:
- Se você respondeu SIM às perguntas 1, 2, 3 e 5, e NÃO à pergunta 4: Você precisa declarar formulários 1099.
- Se você respondeu NÃO a qualquer uma das perguntas 1, 2 ou 5: É provável que você não precise declarar.
- Se você respondeu SIM à pergunta 4 (pagou a uma corporação): Nenhum 1099 é necessário, a menos que seja para serviços jurídicos ou médicos.
Entendendo os Diferentes Formulários 1099
Formulário 1099-NEC (Remuneração de Não Funcionários)
Este é o formulário mais comum para pequenas empresas. Use o 1099-NEC para relatar:
- Pagamentos a prestadores de serviços independentes e freelancers
- Honorários por serviços profissionais (contadores, arquitetos, engenheiros, consultores)
- Honorários advocatícios
- Comissões a não funcionários
- Divisão de honorários ou taxas de indicação entre profissionais
A distinção fundamental: o 1099-NEC cobre pagamentos por serviços que estão sujeitos ao imposto sobre trabalho autônomo (self-employment tax).
Formulário 1099-MISC (Diversos)
Use o 1099-MISC para outros tipos de pagamentos que não sejam por serviços:
- Pagamentos de aluguel de escritórios, equipamentos ou propriedades
- Prêmios e premiações
- Acordos judiciais e indenizações
- Pagamentos de royalties
- Pagamentos médicos e de saúde
Formulário 1099-K
Este formulário é emitido por processadores de pagamento (empresas de cartão de crédito, PayPal, Stripe) para relatar pagamentos recebidos por meio de suas plataformas. Como uma empresa que faz pagamentos, você não declara este formulário — o processador de pagamento o faz.
Limites de Declaração e Mudanças para 2026
Limites Atuais (Ano Fiscal 2025, Declarado em 2026)
| Tipo de Formulário | Limite Mínimo |
|---|---|
| 1099-NEC | $600 |
| 1099-MISC (maioria dos campos) | $600 |
| 1099-MISC (royalties) | $10 |
| 1099-K | $20.000 E mais de 200 transações |
Novos Limites a Partir do Ano Fiscal 2026
A partir do ano fiscal de 2026 (declarado no início de 2027), o IRS aumentará o limite de declaração tanto para o Formulário 1099-NEC quanto para o Formulário 1099-MISC de $600 para $2.000. Esse limite será então indexado pela inflação nos anos futuros.
Isso significa que prestadores de serviços que recebem entre $600 e $1.999 anualmente não receberão mais formulários 1099 a partir de 2026.
Prazos Principais para 2026
Como 31 de janeiro de 2026 cai em um sábado, os prazos passam para o próximo dia útil:
| Ação | Prazo |
|---|---|
| Fornecer 1099-NEC aos destinatários | 2 de fevereiro de 2026 |
| Declarar 1099-NEC ao IRS (papel ou eletrônico) | 2 de fevereiro de 2026 |
| Fornecer 1099-MISC aos destinatários | 2 de fevereiro de 2026 |
| Declarar 1099-MISC ao IRS (papel) | 2 de março de 2026 |
| Declarar 1099-MISC ao IRS (eletrônico) | 31 de março de 2026 |
Cenários Comuns Explicados
Cenário 1: Designer Freelancer
Você contratou um designer gráfico freelancer que fatura $800 para sua LLC por um trabalho de design de logotipo. Você pagou com cheque comercial.
Resultado: Declare o Formulário 1099-NEC. O pagamento excede $600, foi por serviços e não foi feito a uma corporação.
Cenário 2: Aluguel de Escritório
Sua empresa paga US$ 1.500 mensais a um locador (pessoa física, não uma empresa) por um espaço de escritório.
Resultado: Envie o Formulário 1099-MISC. Informe o aluguel anual total (US$ 18.000) no Campo 1 (Box 1). Os pagamentos de aluguel entram no 1099-MISC, não no 1099-NEC.
Cenário 3: Pagamentos com Cartão de Crédito a Prestador de Serviços
Você pagou US$ 5.000 a um desenvolvedor web ao longo do ano, mas todos os pagamentos foram feitos via cartão de crédito.
Resultado: Não é necessário o envio do 1099 por sua parte. A operadora do cartão de crédito emitirá um 1099-K para o prestador.
Cenário 4: Pagamento a Escritório de Advocacia (S-Corp)
Você pagou US$ 3.000 em honorários advocatícios a um escritório de advocacia estruturado como uma S corporation.
Resultado: Envie o Formulário 1099-NEC. Os honorários advocatícios são sempre declaráveis, independentemente do status societário.
Cenário 5: Proprietário de Imóvel Pagando Encanador
Você possui três imóveis para aluguel e pagou US$ 750 a um encanador por reparos em suas propriedades durante o ano.
Resultado: Envie o Formulário 1099-NEC. Como proprietário que opera um negócio de aluguel, você deve declarar pagamentos a prestadores acima de US$ 600. Isso também ajuda a estabelecer sua atividade de aluguel como um negócio, em vez de um investimento, para fins fiscais.
Cenário 6: Reparo em Residência Pessoal
Você pagou US$ 900 a um faz-tudo para consertar sua residência pessoal (não um imóvel de aluguel).
Resultado: Não é necessário o 1099. Pagamentos pessoais fora do âmbito comercial ou empresarial não exigem a declaração do 1099.
Penalidades por Não Envio
O IRS leva a sério a conformidade com o 1099. As penalidades aumentam com base no atraso do envio:
| Status de Envio | Penalidade por Formulário |
|---|---|
| Até 30 dias de atraso | US$ 60 |
| De 31 dias de atraso até 1º de agosto | US$ 130 |
| Após 1º de agosto | US$ 340 |
| Desrespeito intencional | US$ 680 (sem limite máximo) |
Pequenas empresas (receita bruta de US$ 5 milhões ou menos) enfrentam penalidades máximas menores do que empresas de grande porte. No entanto, para o desrespeito intencional — ignorar deliberadamente suas obrigações de envio — não há limite máximo para as penalidades.
O Processo de Coleta do W-9
Antes de poder enviar 1099s precisos, você precisa das informações fiscais de seus beneficiários. O Formulário W-9 coleta esses dados.
Melhores Práticas para Coleta do W-9
Colete antecipadamente: Solicite os W-9s antes de fazer o primeiro pagamento a qualquer prestador de serviços. Inclua isso no seu processo de integração de prestadores.
Verifique as informações: Use a ferramenta de correspondência de TIN do IRS para verificar se o número de identificação do contribuinte (TIN) coincide com o nome fornecido. Divergências podem gerar avisos do IRS.
Atualize regularmente: Solicite W-9s atualizados a cada um ou dois anos, especialmente se um prestador mudar sua estrutura empresarial, nome ou endereço.
Lide com recusas adequadamente: Se um prestador se recusar a fornecer seu TIN, você é obrigado a reter 24% dos pagamentos para impostos federais (backup withholding) e observar a recusa ao fazer a declaração.
Mantenha registros: Guarde os formulários W-9 em arquivo por pelo menos quatro anos após a emissão do último 1099 relacionado.
Requisitos de Envio Eletrônico
Se você estiver enviando 10 ou mais declarações informativas no total durante o ano civil (incluindo W-2s e todos os tipos de 1099 combinados), você deve enviar eletronicamente. O envio em papel quando o envio eletrônico é obrigatório pode gerar penalidades adicionais.
Você pode solicitar uma isenção por dificuldade usando o Formulário 8508 se o envio eletrônico for genuinamente impossível para o seu negócio.
Exceções a Lembrar
Corporações: Geralmente isentas de declaração de 1099, exceto para:
- Honorários advocatícios (sempre declarar)
- Pagamentos médicos e de assistência à saúde (sempre declarar)
Trabalhadores estrangeiros: Se você pagar a um cidadão não americano que realiza todo o trabalho remotamente de fora dos Estados Unidos, nenhum 1099 é necessário. No entanto, se qualquer parte do trabalho for realizada dentro dos EUA, a declaração do 1099 se aplica.
Apenas mercadorias: Pagamentos por bens sem serviços não exigem declaração de 1099. Se você estiver comprando produtos de um fornecedor sem componente de serviço, nenhum 1099 é necessário.
Transações com cartão de crédito e redes de pagamento: O processador de pagamento cuida da declaração via 1099-K.
Checklist para a Temporada de 1099
Use este checklist para se preparar para o envio do 1099:
- Revisar todos os pagamentos a fornecedores do último ano
- Identificar pagamentos acima de US 2.000 para o ano fiscal de 2026 em diante)
- Confirmar que possui W-9s atualizados para todos os beneficiários declaráveis
- Verificar se os TINs coincidem com os nomes dos beneficiários usando a correspondência de TIN do IRS
- Determinar o tipo correto de formulário (1099-NEC vs 1099-MISC)
- Excluir pagamentos feitos por cartão de crédito ou rede de pagamento
- Excluir pagamentos a corporações (exceto advogados e provedores médicos)
- Gerar e enviar as cópias dos destinatários dentro do prazo
- Enviar ao IRS dentro do prazo (eletronicamente se forem 10+ declarações)
- Guardar cópias de todos os formulários e W-9s por pelo menos quatro anos
Simplifique o seu Rastreamento de 1099
Uma contabilidade adequada ao longo do ano torna a temporada de 1099 direta. Quando cada pagamento de prestador é categorizado corretamente com detalhes do fornecedor anexados, a geração de 1099s torna-se um relatório simples, em vez de uma correria.
O Beancount.io oferece contabilidade em texto simples que oferece visibilidade total de seus dados financeiros. Rastreie pagamentos de prestadores, categorize despesas e mantenha os registros necessários para um envio preciso de 1099 — tudo em um formato que você pode controlar a versão e verificar. Comece gratuitamente e assuma o controle das finanças do seu negócio.
Fontes
- IRS - Sou obrigado a declarar um Formulário 1099?
- IRS - Penalidades por Declarações Informativas
- IRS - Instruções para os Formulários 1099-MISC e 1099-NEC
- QuickBooks - Principais Diferenças entre 1099-MISC e 1099-NEC
- 1800Accountant - Mudanças nos Limites de Declaração do IRS 1099 para 2026
- Tipalti - Regras de Declaração do 1099 para 2026
