¿Necesito presentar los formularios 1099? Un cuestionario y guía completa para pequeñas empresas
El IRS exige que las empresas informen sobre ciertos pagos a personas que no son empleados utilizando los formularios 1099. No presentar estas declaraciones puede dar lugar a multas que oscilan entre $60 y $680 por formulario. Sin embargo, muchos propietarios de pequeñas empresas siguen confundidos sobre cuándo se requieren realmente los 1099.
Esta guía le guiará a través de las preguntas clave para determinar sus obligaciones de presentación del 1099, explicará las diferencias entre los tipos de formularios y cubrirá los umbrales y plazos para 2026.
El cuestionario rápido: ¿Necesita presentar el formulario 1099?
Responda a estas cinco preguntas para determinar si tiene obligaciones de presentación del 1099:
Pregunta 1: ¿Pagó a alguien que no es su empleado por servicios?
Si pagó a contratistas independientes, trabajadores autónomos (freelancers), consultores u otras personas que no son empleados por servicios prestados a su negocio, es probable que tenga obligaciones de 1099. Esto incluye pagos por servicios profesionales como contabilidad, trabajo legal, diseño, marketing, reparaciones o cualquier otro servicio.
Pregunta 2: ¿Pagó $600 o más a un solo beneficiario durante el año?
Para el año fiscal 2025 (presentado en 2026), el umbral es de $600. Si pagó a un contratista menos de esta cantidad, no se requiere el 1099 para ese beneficiario. Nota: A partir del año fiscal 2026, este umbral aumenta a $2,000.
Pregunta 3: ¿Pagó mediante cheque, efectivo, ACH o transferencia bancaria?
Los pagos realizados a través de tarjeta de crédito, tarjeta de débito o redes de pago de terceros como PayPal o Venmo (cuando se usan cuentas comerciales) son informados por el procesador de pagos en el Formulario 1099-K. No es necesario emitir un 1099-NEC por estos pagos.
Pregunta 4: ¿Pagó a una corporación?
Los pagos a corporaciones C y corporaciones S generalmente no requieren informes 1099. Sin embargo, existen dos excepciones importantes: los pagos a abogados (independientemente de su estatus corporativo) y los pagos por servicios médicos o de atención médica.
Pregunta 5: ¿Está operando una actividad comercial o negocio?
Los pagos personales no requieren informes 1099. Si pagó a alguien para que hiciera un trabajo en su residencia personal como propietario individual, no se necesita el 1099. Pero si usted es un propietario que administra propiedades de alquiler como una actividad comercial, esos pagos a contratistas sí requieren el formulario 1099.
Puntuación:
- Si respondió SÍ a las preguntas 1, 2, 3 y 5, y NO a la pregunta 4: Necesita presentar los formularios 1099.
- Si respondió NO a cualquiera de las preguntas 1, 2 o 5: Es probable que no necesite presentarlos.
- Si respondió SÍ a la pregunta 4 (pagó a una corporación): No se requiere 1099 a menos que sea por servicios legales o médicos.
Comprensión de los diferentes formularios 1099
Formulario 1099-NEC (Compensación para personas que no son empleados)
Este es el formulario más común para las pequeñas empresas. Utilice el 1099-NEC para informar:
- Pagos a contratistas independientes y trabajadores autónomos
- Honorarios por servicios profesionales (contadores, arquitectos, ingenieros, consultores)
- Honorarios de abogados
- Comisiones a personas que no son empleados
- División de honorarios o comisiones por recomendación entre profesionales
La distinción clave: el 1099-NEC cubre pagos por servicios que están sujetos al impuesto sobre el trabajo por cuenta propia.
Formulario 1099-MISC (Misceláneo)
Utilice el 1099-MISC para otros tipos de pagos que no sean por servicios:
- Pagos de alquiler de espacio de oficina, equipo o propiedad
- Premios y galardones
- Acuerdos legales y daños
- Pagos de regalías
- Pagos médicos y de atención médica
Formulario 1099-K
Este formulario es emitido por los procesadores de pagos (compañías de tarjetas de crédito, PayPal, Stripe) para informar los pagos recibidos a través de sus plataformas. Como empresa que realiza pagos, usted no presenta este formulario; el procesador de pagos lo hace.
Umbrales y cambios de presentación para 2026
Umbrales actuales (Año fiscal 2025, presentado en 2026)
| Tipo de formulario | Umbral mínimo |
|---|---|
| 1099-NEC | $600 |
| 1099-MISC (mayoría de las casillas) | $600 |
| 1099-MISC (regalías) | $10 |
| 1099-K | $20,000 Y más de 200 transacciones |
Nuevos umbrales a partir del año fiscal 2026
A partir del año fiscal 2026 (presentado a principios de 2027), el IRS aumentará el umbral de información tanto para el Formulario 1099-NEC como para el Formulario 1099-MISC de $600 a $2,000. Este umbral se ajustará por inflación en años futuros.
Esto significa que los contratistas que reciban entre $600 y $1,999 anualmente ya no recibirán formularios 1099 a partir de 2026.
Fechas límite clave para 2026
Dado que el 31 de enero de 2026 cae en sábado, los plazos se trasladan al siguiente día hábil:
| Acción | Fecha límite |
|---|---|
| Entregar el 1099-NEC a los destinatarios | 2 de febrero de 2026 |
| Presentar el 1099-NEC ante el IRS (papel o electrónico) | 2 de febrero de 2026 |
| Entregar el 1099-MISC a los destinatarios | 2 de febrero de 2026 |
| Presentar el 1099-MISC ante el IRS (papel) | 2 de marzo de 2026 |
| Presentar el 1099-MISC ante el IRS (electrónico) | 31 de marzo de 2026 |
Escenarios comunes explicados
Escenario 1: Diseñador Freelance
Usted contrató a un diseñador gráfico independiente que factura a su LLC $800 por el trabajo de diseño de un logotipo. Usted pagó con un cheque comercial.
Resultado: Presente el Formulario 1099-NEC. El pago supera los $600, fue por servicios y no se realizó a una corporación.
Escenario 2: Alquiler de oficina
Su empresa paga $1,500 mensuales a un arrendador (persona física, no una corporación) por un espacio de oficina.
Resultado: Presente el Formulario 1099-MISC. Reporte el alquiler anual total ($18,000) en el Cuadro 1. Los pagos de alquiler se declaran en la 1099-MISC, no en la 1099-NEC.
Escenario 3: Pagos con tarjeta de crédito a un contratista
Usted pagó a un desarrollador web $5,000 durante el año, pero todos los pagos se realizaron mediante tarjeta de crédito.
Resultado: No se requiere que usted presente una 1099. El procesador de la tarjeta de crédito emitirá una 1099-K al contratista.
Escenario 4: Pago a un bufete de abogados (S-Corp)
Usted pagó $3,000 en honorarios legales a un bufete de abogados estructurado como una corporación de tipo S (S-Corp).
Resultado: Presente el Formulario 1099-NEC. Los honorarios de abogados siempre deben reportarse, independientemente de su estructura corporativa.
Escenario 5: Arrendador pagando a un plomero
Usted posee tres propiedades de alquiler y pagó a un plomero $750 por reparaciones realizadas en sus propiedades durante el año.
Resultado: Presente el Formulario 1099-NEC. Como arrendador que opera un negocio de alquiler, debe reportar los pagos a contratistas que superen los $600. Esto también ayuda a establecer su actividad de alquiler como un negocio en lugar de una inversión para fines fiscales.
Escenario 6: Reparación en vivienda personal
Usted pagó a un trabajador de mantenimiento (handyman) $900 para reparar su residencia personal (no una propiedad de alquiler).
Resultado: No se requiere 1099. Los pagos personales fuera del giro comercial o de negocios no requieren el reporte de la 1099.
Penalizaciones por no presentar la declaración
El IRS se toma muy en serio el cumplimiento de la 1099. Las multas aumentan según el retraso en la presentación:
| Estado de la declaración | Multa por formulario |
|---|---|
| Hasta 30 días de retraso | $60 |
| De 31 días de retraso hasta el 1 de agosto | $130 |
| Después del 1 de agosto | $340 |
| Incumplimiento intencional | $680 (sin máximo) |
Las pequeñas empresas (con ingresos brutos de $5 millones o menos) enfrentan multas máximas más bajas que las empresas más grandes. Sin embargo, en caso de incumplimiento intencional —ignorar deliberadamente sus obligaciones de presentación— no hay un límite máximo para las penalizaciones.
El proceso de recopilación del W-9
Antes de poder presentar formularios 1099 precisos, necesita la información del contribuyente de sus beneficiarios. El Formulario W-9 recopila estos datos.
Mejores prácticas para la recopilación del W-9
Recopile temprano: Solicite los W-9 antes de realizar el primer pago a cualquier contratista. Inclúyalo en su proceso de incorporación de contratistas.
Verifique la información: Utilice el cotejo de TIN del IRS para verificar que el número de identificación del contribuyente coincida con el nombre proporcionado. Las discrepancias pueden generar avisos del IRS.
Actualice regularmente: Solicite formularios W-9 actualizados cada año o dos, especialmente si un contratista cambia su estructura empresarial, nombre o dirección.
Gestione los rechazos adecuadamente: Si un contratista se niega a proporcionar su TIN, usted está obligado a retener el 24% de los pagos para impuestos federales (retención adicional) y anotar la negativa al presentar la declaración.
Mantenga registros: Conserve los formularios W-9 en sus archivos durante al menos cuatro años después de emitir la última 1099 relacionada.
Requisitos de presentación electrónica (E-Filing)
Si presenta un total de 10 o más declaraciones informativas durante el año calendario (incluyendo los formularios W-2 y todos los tipos de 1099 combinados), debe realizar la presentación de forma electrónica. Presentar en papel cuando se requiere el envío electrónico puede acarrear penalizaciones adicionales.
Puede solicitar una exención por dificultades económicas utilizando el Formulario 8508 si la presentación electrónica es realmente imposible para su empresa.
Excepciones a recordar
Corporaciones: Generalmente exentas de reportar la 1099, excepto por:
- Honorarios de abogados (siempre reportar)
- Pagos médicos y de atención de salud (siempre reportar)
Trabajadores extranjeros: Si paga a un ciudadano no estadounidense que realiza todo el trabajo de forma remota desde fuera de los Estados Unidos, no se requiere la 1099. Sin embargo, si alguna parte del trabajo se realiza dentro de los EE. UU., se aplica el reporte de la 1099.
Solo mercancías: Los pagos por bienes sin servicios no requieren el reporte de la 1099. Si compra productos a un proveedor sin ningún componente de servicio, no es necesaria la 1099.
Transacciones con tarjeta de crédito y redes de pago: El procesador de pagos se encarga del reporte a través de la 1099-K.
Lista de verificación para la temporada de la 1099
Use esta lista de verificación para prepararse para la presentación de la 1099:
- Revisar todos los pagos a proveedores del año pasado
- Identificar pagos superiores a $600 (o $2,000 para el año fiscal 2026 y posteriores)
- Confirmar que tiene los formularios W-9 actuales de todos los beneficiarios reportables
- Verificar que los TIN coincidan con los nombres de los beneficiarios usando el cotejo de TIN del IRS
- Determinar el tipo de formulario correcto (1099-NEC frente a 1099-MISC)
- Excluir pagos realizados con tarjeta de crédito o red de pago
- Excluir pagos a corporaciones (excepto abogados y proveedores médicos)
- Generar y enviar copias a los destinatarios antes de la fecha límite
- Presentar ante el IRS antes de la fecha límite (electrónicamente si son más de 10 declaraciones)
- Conservar copias de todos los formularios y W-9 durante al menos cuatro años
Simplifique su seguimiento de la 1099
Una contabilidad adecuada durante todo el año hace que la temporada de la 1099 sea sencilla. Cuando cada pago a un contratista se categoriza correctamente con los detalles del proveedor adjuntos, generar las 1099 se convierte en un simple informe en lugar de una tarea caótica de último momento.
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Fuentes
- IRS - ¿Estoy obligado a presentar un Formulario 1099?
- IRS - Penalidades por declaraciones de información
- IRS - Instrucciones para los Formularios 1099-MISC y 1099-NEC
- QuickBooks - Diferencias clave entre 1099-MISC y 1099-NEC
- 1800Accountant - Cambios en los umbrales de declaración del IRS 1099 para 2026
- Tipalti - Reglas de presentación del 1099 para 2026
