Dois-je remplir des formulaires 1099 ? Quiz et guide complet pour petites entreprises

L'IRS exige que les entreprises déclarent certains paiements effectués à des non-salariés à l'aide des formulaires 1099. L'absence de ces déclarations peut entraîner des pénalités allant de 60 $à 680$ par formulaire. Pourtant, de nombreux propriétaires de petites entreprises ne savent toujours pas exactement quand les formulaires 1099 sont requis.

Ce guide vous présente les questions clés pour déterminer vos obligations de déclaration 1099, explique les différences entre les types de formulaires et couvre les seuils et les échéances pour 2026.

Le quiz rapide : Devez-vous remplir des formulaires 1099 ?

Répondez à ces cinq questions pour déterminer si vous avez des obligations de déclaration 1099 :

Question 1 : Avez-vous payé une personne qui n'est pas votre employé pour des services ?

Si vous avez payé des entrepreneurs indépendants, des freelances, des consultants ou d'autres non-salariés pour des services rendus à votre entreprise, vous avez probablement des obligations 1099. Cela inclut les paiements pour des services professionnels tels que la comptabilité, le travail juridique, le design, le marketing, les réparations ou tout autre service.

Question 2 : Avez-vous payé 600 $ ou plus à un seul bénéficiaire au cours de l'année ?

Pour l'année fiscale 2025 (déclarée en 2026), le seuil est de 600 $. Si vous avez payé un entrepreneur moins que ce montant, aucun 1099 n'est requis pour ce bénéficiaire. Remarque : À partir de l'année fiscale 2026, ce seuil passera à 2 000$.

Question 3 : Avez-vous payé par chèque, espèces, virement ACH ou virement bancaire ?

Les paiements effectués par carte de crédit, carte de débit ou via des réseaux de paiement tiers comme PayPal ou Venmo (lors de l'utilisation de comptes professionnels) sont déclarés par le processeur de paiement sur le formulaire 1099-K. Vous n'avez pas besoin d'émettre un formulaire 1099-NEC pour ces paiements.

Question 4 : Avez-vous payé une société (Corporation) ?

Les paiements aux sociétés de type C (C-corp) et S (S-corp) ne nécessitent généralement pas de déclaration 1099. Cependant, il existe deux exceptions majeures : les paiements aux avocats (quel que soit le statut de la société) et les paiements pour des services médicaux ou de santé.

Question 5 : Exercez-vous une activité commerciale ou professionnelle ?

Les paiements personnels ne nécessitent pas de déclaration 1099. Si vous avez payé quelqu'un pour effectuer des travaux dans votre résidence personnelle en tant que propriétaire individuel, aucun 1099 n'est nécessaire. Mais si vous êtes un propriétaire gérant des propriétés locatives en tant qu'activité commerciale, ces paiements aux entrepreneurs nécessitent des formulaires 1099.

Résultats :

• Si vous avez répondu OUI aux questions 1, 2, 3 et 5, et NON à la question 4 : Vous devez remplir des formulaires 1099.
• Si vous avez répondu NON à l'une des questions 1, 2 ou 5 : Vous n'avez probablement pas besoin de faire de déclaration.
• Si vous avez répondu OUI à la question 4 (paiement à une société) : Aucun 1099 n'est requis, sauf s'il s'agit de services juridiques ou médicaux.

Comprendre les différents formulaires 1099

Formulaire 1099-NEC (Rémunération des non-salariés)

C'est le formulaire le plus courant pour les petites entreprises. Utilisez le 1099-NEC pour déclarer :

• Les paiements aux entrepreneurs indépendants et aux freelances
• Les honoraires de services professionnels (comptables, architectes, ingénieurs, consultants)
• Les honoraires d'avocats
• Les commissions versées à des non-salariés
• Les partages d'honoraires ou les commissions d'apporteur d'affaires entre professionnels

La distinction clé : le 1099-NEC couvre les paiements pour des services qui sont soumis à l'impôt sur le travail indépendant (self-employment tax).

Formulaire 1099-MISC (Divers)

Utilisez le 1099-MISC pour d'autres types de paiements qui ne concernent pas des services :

• Paiements de loyers pour des bureaux, de l'équipement ou des biens immobiliers
• Prix et récompenses
• Règlements judiciaires et dommages-intérêts
• Paiements de redevances (royalties)
• Paiements médicaux et de soins de santé

Formulaire 1099-K

Ce formulaire est émis par les processeurs de paiement (sociétés de cartes de crédit, PayPal, Stripe) pour déclarer les paiements reçus via leurs plateformes. En tant qu'entreprise effectuant des paiements, vous ne remplissez pas ce formulaire — c'est le processeur de paiement qui s'en charge.

Seuils de déclaration et changements pour 2026

Seuils actuels (Année fiscale 2025, déclarée en 2026)

Type de formulaire	Seuil minimum
1099-NEC	600 $
1099-MISC (plupart des cases)	600 $
1099-MISC (redevances)	10 $
1099-K	20 000 $ ET plus de 200 transactions

Nouveaux seuils à partir de l'année fiscale 2026

À partir de l'année fiscale 2026 (déclarée début 2027), l'IRS relève le seuil de déclaration pour les formulaires 1099-NEC et 1099-MISC de 600 $à 2 000$. Ce seuil sera ensuite indexé sur l'inflation pour les années futures.

Cela signifie que les entrepreneurs recevant entre 600 $et 1 999$ par an ne recevront plus de formulaires 1099 à partir de 2026.

Échéances clés pour 2026

Comme le 31 janvier 2026 tombe un samedi, les échéances sont reportées au jour ouvrable suivant :

Action	Date limite
Fournir le 1099-NEC aux destinataires	2 février 2026
Déposer le 1099-NEC auprès de l'IRS (papier ou électronique)	2 février 2026
Fournir le 1099-MISC aux destinataires	2 février 2026
Déposer le 1099-MISC auprès de l'IRS (papier)	2 mars 2026
Déposer le 1099-MISC auprès de l'IRS (électronique)	31 mars 2026

Explication de scénarios courants

Scénario 1 : Designer freelance

Vous avez embauché un graphiste freelance qui facture 800 $ à votre LLC pour la création d'un logo. Vous avez payé par chèque professionnel.

Résultat : Déposez un formulaire 1099-NEC. Le paiement dépasse 600 $, concernait des services et n'a pas été effectué à une société.

Scénario 2 : Loyer des bureaux

Votre entreprise verse 1 500 $ par mois à un propriétaire (particulier, non une société) pour un espace de bureau.

Résultat : Déposez le formulaire 1099-MISC. Déclarez le loyer annuel total (18 000 $) dans la case 1. Les paiements de loyer figurent sur le formulaire 1099-MISC, et non sur le 1099-NEC.

Scénario 3 : Paiements par carte de crédit à un entrepreneur

Vous avez payé un développeur web 5 000 $ au cours de l'année, mais tous les paiements ont été effectués par carte de crédit.

Résultat : Aucun 1099 n'est requis de votre part. Le processeur de carte de crédit émettra un formulaire 1099-K à l'entrepreneur.

Scénario 4 : Paiement à un cabinet d'avocats (S-Corp)

Vous avez payé 3 000 $ de frais juridiques à un cabinet d'avocats structuré en tant que société de type S (S-Corp).

Résultat : Déposez le formulaire 1099-NEC. Les honoraires d'avocats doivent toujours être déclarés, quel que soit le statut de la société.

Scénario 5 : Propriétaire payant un plombier

Vous possédez trois propriétés locatives et avez payé 750 $ à un plombier pour des réparations effectuées dans vos propriétés au cours de l'année.

Résultat : Déposez le formulaire 1099-NEC. En tant que propriétaire exploitant une entreprise de location, vous devez déclarer les paiements aux entrepreneurs supérieurs à 600 $. Cela aide également à établir votre activité de location comme une entreprise plutôt que comme un investissement à des fins fiscales.

Scénario 6 : Réparation d'une résidence personnelle

Vous avez payé un bricoleur 900 $ pour réparer votre résidence personnelle (qui n'est pas une propriété locative).

Résultat : Aucun 1099 n'est requis. Les paiements personnels en dehors de toute activité commerciale ou professionnelle ne nécessitent pas de déclaration 1099.

Pénalités pour non-dépôt

L'IRS prend la conformité aux formulaires 1099 très au sérieux. Les pénalités augmentent en fonction du retard de dépôt :

Statut de dépôt	Pénalité par formulaire
Jusqu'à 30 jours de retard	60 $
De 31 jours de retard jusqu'au 1er août	130 $
Après le 1er août	340 $
Mépris intentionnel	680 $ (pas de plafond)

Les petites entreprises (recettes brutes de 5 millions de dollars ou moins) font face à des plafonds de pénalité inférieurs à ceux des grandes entreprises. Cependant, en cas de mépris intentionnel — ignorer délibérément vos obligations de dépôt — il n'y a pas de limite maximale aux pénalités.

Le processus de collecte du W-9

Avant de pouvoir déposer des 1099 exacts, vous devez obtenir les informations fiscales de vos bénéficiaires. Le formulaire W-9 permet de recueillir ces données.

Meilleures pratiques pour la collecte du W-9

Collectez tôt : Demandez les formulaires W-9 avant d'effectuer le premier paiement à un entrepreneur. Intégrez cette étape dans votre processus d'accueil des prestataires.

Vérifiez les informations : Utilisez le service de correspondance TIN de l'IRS pour vérifier que le numéro d'identification fiscale correspond au nom fourni. Les discordances peuvent déclencher des avis de l'IRS.

Mettez à jour régulièrement : Demandez des W-9 mis à jour tous les ans ou deux, surtout si un entrepreneur change sa structure commerciale, son nom ou son adresse.

Gérez les refus correctement : Si un entrepreneur refuse de fournir son TIN, vous êtes tenu de retenir 24 % des paiements pour l'impôt fédéral (retenue de substitution) et de noter le refus lors du dépôt.

Conservez les archives : Conservez les formulaires W-9 au dossier pendant au moins quatre ans après l'émission du dernier 1099 associé.

Exigences en matière de dépôt électronique

Si vous déposez un total de 10 déclarations d'information ou plus au cours de l'année civile (en incluant les W-2 et tous les types de 1099 combinés), vous devez les déposer par voie électronique. Le dépôt papier alors que le dépôt électronique est requis peut déclencher des pénalités supplémentaires.

Vous pouvez demander une dispense pour difficultés financières à l'aide du formulaire 8508 si le dépôt électronique est réellement impossible pour votre entreprise.

Exceptions à retenir

Sociétés (Corporations) : Généralement exemptées de la déclaration 1099, sauf pour :

• Les honoraires d'avocats (à déclarer systématiquement)
• Les paiements médicaux et de soins de santé (à déclarer systématiquement)

Travailleurs étrangers : Si vous payez un citoyen non américain qui effectue tout son travail à distance depuis l'extérieur des États-Unis, aucun 1099 n'est requis. Toutefois, si une partie du travail est effectuée aux États-Unis, la déclaration 1099 s'applique.

Marchandises uniquement : Les paiements pour des biens sans services ne nécessitent pas de déclaration 1099. Si vous achetez des produits auprès d'un fournisseur sans aucune composante de service, aucun 1099 n'est nécessaire.

Transactions par carte de crédit et réseaux de paiement : Le processeur de paiement gère la déclaration via le formulaire 1099-K.

Liste de vérification pour la saison des 1099

Utilisez cette liste pour préparer votre dépôt de 1099 :

• Examiner tous les paiements aux fournisseurs de l'année écoulée
• Identifier les paiements supérieurs à 600 $(ou 2 000$ pour l'année fiscale 2026 et suivantes)
• Confirmer que vous disposez des W-9 à jour pour tous les bénéficiaires déclarables
• Vérifier que les TIN correspondent aux noms des bénéficiaires via le service de l'IRS
• Déterminer le type de formulaire correct (1099-NEC vs 1099-MISC)
• Exclure les paiements effectués par carte de crédit ou réseau de paiement
• Exclure les paiements aux sociétés (sauf avocats et prestataires médicaux)
• Générer et envoyer les copies aux bénéficiaires avant la date limite
• Déposer auprès de l'IRS avant la date limite (par voie électronique si 10+ déclarations)
• Conserver des copies de tous les formulaires et des W-9 pendant au moins quatre ans

Simplifiez le suivi de vos 1099

Une comptabilité rigoureuse tout au long de l'année facilite la saison des 1099. Lorsque chaque paiement à un entrepreneur est catégorisé correctement avec les détails du fournisseur rattachés, la génération des 1099 devient un simple rapport plutôt qu'une course contre la montre.

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Sources

• IRS - Dois-je produire un formulaire 1099 ?
• IRS - Pénalités pour les déclarations de renseignements
• IRS - Instructions pour les formulaires 1099-MISC et 1099-NEC
• QuickBooks - Différences clés entre le 1099-MISC et le 1099-NEC
• 1800Accountant - Modifications des seuils de déclaration IRS 1099 pour 2026
• Tipalti - Règles de déclaration 1099 pour 2026