Crédito por Licencia Pagada de la Sección 45S: Una Guía de 2026 para Pequeños Empleadores tras la OBBBA

Si ofrece licencia familiar o médica pagada a sus empleados —o incluso si está pensando en empezar a hacerlo—, el Congreso acaba de otorgarle un crédito fiscal permanente que equivale a entre el 12.5% y el 25% de esos salarios. Durante años, el crédito de la Sección 45S estuvo sujeto a una cláusula de caducidad, programada para expirar a finales de 2025. Los pequeños empleadores lo ignoraron porque redactar una política que cumpliera con los requisitos se sentía como apostar por un crédito que podría no existir el próximo año. La Ley One Big Beautiful Bill (OBBBA) puso fin a esa incertidumbre.

A partir de los años fiscales que comiencen después del 31 de diciembre de 2025, la Sección 45S es permanente, es más fácil calificar para ella y —por primera vez— está disponible en función de las primas de seguro que pague, en lugar de solo los salarios por licencia realmente utilizados. Si tiene entre dos y unos pocos cientos de empleados, este es uno de los créditos fiscales más pasados por alto en el código. Aquí explicamos exactamente qué cambió, quién califica en 2026 y cómo establecer una política que sobreviva a una auditoría.

Lo que realmente le paga la Sección 45S

La Sección 45S es un crédito fiscal federal para empleadores que proporcionan voluntariamente licencia familiar y médica pagada (PFML) a su fuerza laboral. El crédito equivale a un porcentaje de los salarios que usted paga a un empleado que califica mientras este se encuentra de licencia por un motivo definido por la FMLA.

El porcentaje aplicable comienza en el 12.5% si usted paga el 50% de los salarios normales durante la licencia. Cada punto porcentual por encima del 50% añade un 0.25% a su crédito, con un tope del 25% cuando paga el 100% de los salarios normales. El crédito se aplica a un máximo de 12 semanas de licencia por empleado, por año fiscal.

Un ejemplo práctico hace que esto sea concreto. Supongamos que tiene un empleado asalariado que gana $60,000 al año (aproximadamente $1,154 por semana) y su política por escrito establece el pago del 70% de los salarios normales durante la licencia. El empleado toma ocho semanas de licencia por el nacimiento de un hijo.

• Salarios pagados durante la licencia: $1,154 × 0.70 × 8 = $6,462
• Porcentaje aplicable: 12.5% + (20 × 0.25%) = 17.5%
• Crédito de la Sección 45S: $6,462 × 0.175 = $1,131

Ese crédito fluye a través del Formulario 8994 al Formulario 3800 (Crédito General para Empresas) y reduce su impuesto federal sobre la renta dólar por dólar. La contrapartida: debe reducir su deducción salarial por el monto del crédito, por lo que el beneficio neto depende de su tasa marginal. Para el propietario de una pequeña empresa que tributa al 24%, un crédito de $1,131 equivale aproximadamente a una deducción salarial de $800; pero es un crédito, no una deducción, lo cual es materialmente mejor.

Qué cambió con la OBBBA para 2026

Varias barreras que mantenían a los pequeños empleadores fuera del programa han desaparecido o se han flexibilizado.

El crédito es permanente

Este es el cambio más importante. Antes de la OBBBA, el crédito estaba programado para desaparecer después del 31 de diciembre de 2025. Ahora es una característica fija del código tributario. Puede crear un programa de licencias plurianual basado en él sin preguntarse si existirá cuando presente su declaración.

Los empleados con seis meses de antigüedad ahora califican

Antes de 2026, un "empleado calificado" debía haber estado en su nómina durante al menos un año. La OBBBA reduce ese plazo a seis meses, a elección del empleador. Si redacta su política para ampliar la elegibilidad de la licencia a los empleados con seis meses de antigüedad, esos empleados contarán para su crédito. Esto es importante para industrias con alta rotación —comercio minorista, hotelería, servicios de alimentación— donde muchos trabajadores nunca llegan a cumplir el primer año.

El límite de ingresos ahora sigue el umbral de HCE

La compensación del año anterior de un empleado calificado no puede exceder el 60% del umbral de empleado altamente compensado (HCE) bajo la Sección 414(q)(1)(B). Para 2026, esto significa que los empleados que ganaron menos de aproximadamente $96,000 en 2025 son elegibles. El límite aumenta automáticamente con la inflación; ya no habrá que preguntarse cuándo el Congreso lo indexará.

El nuevo método de primas

Esta es la mejora práctica más importante para los pequeños empleadores. Antes de la OBBBA, solo se podía reclamar el crédito sobre los salarios por licencia realmente pagados. Si ningún empleado tomaba licencia en un año fiscal, su crédito era cero, incluso si usted había creado y financiado un beneficio.

A partir de 2026, los empleadores que financien la PFML a través de una póliza de seguro pueden reclamar el crédito sobre las primas de seguro pagadas, independientemente de si alguien utilizó el beneficio durante el año. Para un pequeño empleador, esto convierte un crédito contingente en uno predecible. Efectivamente, está recibiendo un subsidio del 12.5% al 25% sobre el costo de su seguro de PFML.

Coordinación con la licencia exigida por el estado

Anteriormente, la licencia requerida por una ley estatal o local no contaba en absoluto. La OBBBA ahora permite a los empleadores reclamar el crédito por la licencia que exceda los mandatos estatales o locales. Si su estado exige cuatro semanas y usted ofrece doce, las ocho semanas adicionales pueden generar el crédito. Esto abre el programa para empleadores en estados como California, Washington, Colorado y Nueva York que ya tienen leyes de PFML vigentes.

Lista de verificación de elegibilidad para 2026

Usted califica para el crédito en un año fiscal determinado si se cumple todo lo siguiente:

Política por escrito. Tiene una política por escrito, firmada y fechada, antes de que se tome cualquier licencia (o antes del final del año para una política retroactiva de primer año bajo las reglas de transición). La política debe cumplir con los requisitos de diseño específicos que se explican a continuación.

Mínimo de dos semanas. La política proporciona al menos dos semanas de licencia pagada por año a cada empleado calificado de tiempo completo, prorrateada para los trabajadores a tiempo parcial (aquellos que habitualmente trabajan menos de 30 horas por semana, o menos de 20 horas bajo las nuevas reglas para el requisito mínimo de dos semanas).

Mínimo del 50% de reemplazo salarial. La política paga al menos el 50% de los salarios normales del empleado durante la licencia.

Solo motivos que califican bajo la FMLA. La licencia debe estar designada por uno o más de los seis motivos de la FMLA: nacimiento y vinculación afectiva, adopción o colocación en hogares de acogida, cuidado de un familiar con una condición de salud grave, la propia condición de salud grave del empleado, licencia para el cuidado de un militar o exigencia militar calificada.

Lenguaje de no interferencia. La política debe incluir un lenguaje que evite las represalias o la interferencia con el derecho de un empleado a utilizar la licencia.

Límite de ingresos. El empleado calificado ganó menos del 60% del umbral de HCE en el año anterior ($96,000 para los cálculos de 2026).

Duración del empleo. El empleado ha estado en nómina durante al menos 12 meses (o seis meses, si elige ese umbral más bajo en su política).

Un detalle que se pasa por alto con frecuencia: no hay un tamaño mínimo de empleador. Puede ser una LLC de cuatro personas y calificar, a pesar de que la FMLA en sí solo se aplica a empleadores con más de 50 empleados. La Sección 45S simplemente toma prestadas las definiciones de los motivos de licencia calificados de la FMLA; no toma prestado el umbral de tamaño.

Cómo redactar una política que supere una auditoría

La razón más común por la que los pequeños empleadores pierden este crédito no es el cálculo matemático, sino una política escrita defectuosa. El IRS ha sido claro al señalar que una sección genérica del manual que indique que "el PTO puede usarse por cualquier motivo" no califica, independientemente de la generosidad del pago durante la licencia.

Una política que cumpla con los requisitos necesita cinco elementos trabajando en conjunto.

1. Designación específica

La política debe designar específicamente la licencia remunerada para fines que califiquen bajo la FMLA (Ley de Ausencia Familiar y Médica). Un fondo de PTO combinado que mezcle vacaciones, días por enfermedad y licencia familiar no supera esta prueba. Si su manual dice que "los empleados acumulan 15 días de PTO que pueden usarse para cualquier propósito", nada de eso cuenta para el crédito, incluso si un empleado lo utiliza para un nacimiento calificado.

La solución: establecer un beneficio de licencia médica y familiar remunerada por separado. Puede ejecutarse simultáneamente con la FMLA y solaparse con la PFML (Licencia Familiar y Médica Remunerada) estatal cuando corresponda, pero debe existir como un beneficio distinto y nombrado en la política.

2. Aplicación universal

La política debe aplicarse de manera uniforme a todos los empleados que califiquen. No puede ofrecer 12 semanas a los gerentes y dos semanas al personal pagado por horas. Tampoco puede excluir clasificaciones de puestos completas.

Sin embargo, sí puede prorratear a los empleados a tiempo parcial e imponer el requisito de seis o doce meses de empleo a todos por igual.

3. Requisito de comunicación

Si tiene una política escrita pero los empleados no saben que existe, el IRS considera que la licencia no ha sido "proporcionada" para fines del crédito. Debe comunicar la política de una manera razonablemente diseñada para llegar a cada empleado calificado: las actualizaciones del manual, los correos electrónicos generales a toda la plantilla o los memorandos impresos colocados en el lugar de trabajo califican si se utilizan de manera consistente.

4. Cláusulas de no interferencia

Un párrafo sencillo que establezca que el empleador no interferirá, restringirá ni denegará los derechos de un empleado bajo la política, y que no despedirá ni discriminará a ningún empleado por oponerse a una infracción. El IRS proporciona un modelo de lenguaje en el Aviso 2018-71.

5. Fecha de entrada en vigor

La política debe constar por escrito y estar en vigor antes de que se tome la licencia. Existe una regla de transición estrecha para el primer año que permite la adopción retroactiva, pero no puede confiar en ella como herramienta de planificación. Si está considerando adoptar una política para 2026, asegúrese de que esté firmada y fechada antes de que termine el año.

Cómo funciona realmente el método de primas

Vale la pena analizar a fondo el nuevo método basado en primas, ya que cambia los cálculos de planificación.

Si usted adquiere una póliza de seguro de PFML de una compañía comercial, su crédito fiscal es igual al porcentaje aplicable multiplicado por la prima pagada, no por los salarios pagados por la aseguradora. El porcentaje aplicable en este caso se determina por la tasa de reemplazo ofrecida por la póliza de seguro, no por lo que usted pagaría directamente a un empleado.

Implicación práctica: un pequeño empleador sin un programa de licencias actual puede comprar una póliza de seguro de PFML en 2026, ofrecer un beneficio que antes no tenía y recuperar entre el 12.5% y el 25% del costo de la prima como crédito fiscal federal. Para una empresa de 25 empleados, esto a menudo compensa una parte significativa del costo neto del programa.

El inconveniente es que aún no se han emitido regulaciones detalladas sobre el método de primas. El American Institute of CPAs (AICPA) ha solicitado formalmente orientación al Tesoro y varias preguntas siguen abiertas, incluyendo cómo manejar las pólizas que cubren tanto licencias calificadas como no calificadas, y cómo asignar las primas cuando solo algunos empleados son elegibles para el crédito. Se esperan propuestas de regulación durante 2026; hasta entonces, trabaje estrechamente con un asesor fiscal y documente sus supuestos.

Mantenimiento de registros: qué guardar y por cuánto tiempo

Los créditos fiscales son imanes para las auditorías. La Sección 45S ha generado suficiente confusión como para que el IRS solicite documentación de rutina. Como mínimo, conserve durante al menos tres años después de presentar la declaración:

• La política escrita firmada y cualquier enmienda, con sus fechas de entrada en vigor.
• Evidencia de que la política fue comunicada a los empleados (correos electrónicos, memorandos publicados, acuses de recibo del manual).
• Registros de nómina que muestren los salarios pagados durante la licencia, separados de los salarios regulares.
• Para cada caso de licencia: el motivo calificado de FMLA, las fechas de la licencia y la fecha de inicio de empleo del empleado.
• Para reclamaciones bajo el método de primas: contratos de seguro, facturas de primas y comprobantes de pago.
• Hojas de trabajo del Formulario 8994 y el programa de transferencia del Formulario 3800.

Mantener estos registros claramente separados es donde la mayoría de las pequeñas empresas fallan. Los salarios de PFML deben ser identificables dentro de su libro mayor, no enterrados en una cuenta genérica de "nómina". Lo mismo se aplica a las primas de seguro: una cuenta de gastos separada para el seguro de PFML evita una conciliación dolorosa más adelante.

Aquí es también donde la contabilidad cuidadosa se paga sola. Configurar cuentas dedicadas para los salarios de licencia, las primas de seguro relacionadas con la licencia y los créditos fiscales correspondientes desde el primer día significa que, cuando presente el Formulario 8994, podrá obtener las cifras en minutos. Cuando no puede, termina pasando un fin de semana facturable reconstruyéndolas a partir de estados de cuenta bancarios, y eso después de haber pagado ya a su contador.

Errores comunes que anulan el crédito

Un puñado de errores representa la mayoría de las denegaciones de crédito y ajustes de auditoría en torno a la Sección 45S.

Combinar el PTO en un solo fondo. Como se mencionó, el PTO genérico que puede usarse para cualquier propósito no supera la prueba de designación específica. Separe la PFML como un beneficio específico con nombre propio.

Contabilizar dos veces la licencia exigida por el estado. Bajo las nuevas reglas de la OBBBA, puede reclamar el crédito sobre los montos que excedan los mandatos estatales o locales, no sobre la parte obligatoria. Contar doble es una forma fácil de atraer una inspección.

Ignorar el límite de ingresos. Los empleados que superaron el umbral de HCE (empleados altamente remunerados) en el año anterior no califican. Realice un informe rápido de compensación del año anterior antes de asumir que un caso de licencia es acreditable.

Olvidar la reducción de la deducción. Su deducción salarial debe reducirse por el monto del crédito que reclame. Si utiliza un software de contabilidad para redactar el Anexo C o su declaración comercial, este ajuste es fácil de pasar por alto.

Tratar a los empleados de tiempo parcial y de tiempo completo de forma idéntica. Los empleados a tiempo parcial deben recibir un beneficio prorrateado. No prorratear a menudo significa que la política es más generosa de lo requerido, lo cual es bueno para los empleados, pero usted solo puede reclamar el crédito sobre los montos realmente pagados.

Omitir la fecha de entrada en vigor de la política. Adoptar la política a mitad de año significa que las licencias tomadas antes de la adopción no califican. Planifique con anticipación.

¿Debería adoptar una política para 2026?

Realice una estimación rápida antes de comprometerse. Sume los salarios que su empresa ya paga durante las licencias informales (parentales, médicas, por duelo) y aplique el crédito del 12,5%–25%. Si el resultado cubre una parte significativa del costo de formalizar el programa —o si se encuentra en un estado que ya exige el PFML y de todos modos operaría el programa—, la respuesta suele ser afirmativa.

Para los empleadores en estados con mandatos de PFML, los cálculos son especialmente convincentes. Usted ya está ejecutando el programa; la OBBBA ahora le permite recuperar una parte del costo de los beneficios que ofrece por encima del mínimo estatal. Para los empleadores en estados sin mandatos, el método de la prima es el camino más sencillo: contrate una póliza de seguro de PFML, reclame el crédito sobre la prima y deje que la aseguradora se encargue de la administración.

El crédito también se complementa bien con otros beneficios fiscales para pequeñas empresas, como el crédito por cuidado infantil proporcionado por el empleador de la Sección 45F y el Crédito Fiscal por Oportunidad de Trabajo. Coordinar estos en un solo año puede producir reducciones sustanciales en la responsabilidad fiscal federal para una pequeña empresa.

Mantenga sus créditos fiscales listos para una auditoría

La Sección 45S recompensa a los empleadores que tratan la licencia paga como un programa deliberado y documentado en lugar de una práctica informal. El mismo principio se aplica al seguimiento del crédito en sí: una contabilidad limpia, cuentas separadas y registros con control de versiones convierten una auditoría estresante en una conversación de treinta minutos. Beancount.io ofrece contabilidad en texto plano que le brinda una transparencia total sobre su nómina, los salarios por licencia y los cálculos de créditos fiscales: cada asiento es rastreable y cada informe es reproducible. Comience gratis y cree un sistema financiero que esté preparado para lo que sea que el IRS solicite a continuación.