Crèdit fiscal per baixa pagada de la Secció 45S: Una guia del 2026 per a petites empreses després de l'OBBBA
Si oferiu baixes familiars o mèdiques remunerades als vostres empleats —o fins i tot si esteu pensant a començar a fer-ho—, el Congrés us acaba de concedir un crèdit fiscal permanent d'entre el 12,5% i el 25% d'aquests salaris. Durant anys, el crèdit de la Secció 45S va estar subjecte a una clàusula de caducitat, amb data d'expiració a finals de 2025. Els petits empresaris el van ignorar perquè redactar una política que en complís els requisits semblava apostar per un crèdit que podria no existir l'any següent. La Llei One Big Beautiful Bill (OBBBA) ha posat fi a aquesta incertesa.
A partir dels exercicis fiscals que comencin després del 31 de desembre de 2025, la Secció 45S és permanent, més fàcil d'obtenir i —per primera vegada— està disponible en funció de les primes d'assegurança que pagueu, i no només dels salaris per baixa realment utilitzats. Si teniu entre dos i uns quants centenars d'empleats, aquest és un dels crèdits fiscals més passats per alt del codi. Aquí teniu exactament què ha canviat, qui compleix els requisits el 2026 i com configurar una política que superi una auditoria.
Què us paga realment la Secció 45S
La Secció 45S és un crèdit fiscal federal per als empresaris que ofereixen voluntàriament baixes familiars i mèdiques remunerades (PFML) a la seva plantilla. El crèdit equival a un percentatge dels salaris que pagueu a un empleat apte mentre està de baixa per un motiu definit per la FMLA.
El percentatge aplicable comença en el 12,5% si pagueu el 50% dels salaris habituals durant la baixa. Cada punt percentual per sobre del 50% afegeix un 0,25% al vostre crèdit, amb un límit del 25% quan pagueu el 100% dels salaris habituals. El crèdit s'aplica fins a un màxim de 12 setmanes de baixa per empleat i per exercici fiscal.
Un exemple pràctic ho fa més concret. Suposem que teniu un empleat assalariat que guanya 60.000 per setmana) i la vostra política escrita estableix que pagueu el 70% dels salaris habituals durant la baixa. L'empleat agafa vuit setmanes de baixa pel naixement d'un fill.
- Salaris pagats durant la baixa: 1.154
- Percentatge aplicable: 12,5% + (20 × 0,25%) = 17,5%
- Crèdit de la Secció 45S: 6.462 **
Aquest crèdit es trasllada del Formulari 8994 al Formulari 3800 (Crèdit Empresarial General) i redueix el vostre impost federal sobre la renda dòlar per dòlar. El compromís: heu de reduir la vostra deducció salarial per l'import del crèdit, de manera que el benefici net depèn del vostre tipus marginal. Per al propietari d'una petita empresa gravat al 24%, un crèdit de 1.131 equival aproximadament a una deducció salarial de 800 \, però és un crèdit, no una deducció, cosa que és substancialment millor.
Què ha canviat amb l'OBBBA per al 2026
Diverses barreres que mantenien els petits empresaris fora del programa han desaparegut o s'han flexibilitzat.
El crèdit és permanent
Aquest és el canvi més gran. Abans de l'OBBBA, el crèdit estava programat per desaparèixer després del 31 de desembre de 2025. Ara és una característica fixa del codi fiscal. Podeu crear un programa de baixes plurianual basat en aquest crèdit sense haver de preguntar-vos si encara existirà quan feu la declaració.
Els empleats amb sis mesos d'antiguitat ara compleixen els requisits
Abans del 2026, un "empleat apte" havia de portar a la nòmina almenys un any. L'OBBBA redueix aquest termini a sis mesos a elecció de l'empresari. Si redacteu la vostra política per ampliar l'elegibilitat de la baixa als empleats amb sis mesos d'antiguitat, aquests empleats comptaran per al vostre crèdit. Això és important per a sectors amb molta rotació —comerç al detall, hostaleria, restauració— on molts treballadors mai arriben al primer aniversari.
El límit d'ingressos ara segueix el llindar d'HCE
La compensació de l'any anterior d'un empleat apte no pot superar el 60% del llindar d'empleat altament remunerat (HCE) segons la Secció 414(q)(1)(B). Per al 2026, això significa que els empleats que hagin guanyat menys d'aproximadament 96.000 $ el 2025 són elegibles. El límit augmenta automàticament amb la inflació; ja no cal preguntar-se quan el Congrés l'indexarà.
El nou mètode de primes
Aquesta és la millora pràctica més important per als petits empresaris. Abans de l'OBBBA, només podíeu reclamar el crèdit sobre els salaris de baixa realment pagats. Si cap empleat agafava la baixa en un exercici fiscal, el vostre crèdit era zero, fins i tot si haguéssiu creat i finançat una prestació.
A partir del 2026, els empresaris que financin la BFMR mitjançant una pòlissa d'assegurança poden reclamar el crèdit sobre les primes d'assegurança pagades, independentment de si algú ha utilitzat la prestació durant l'any. Per a un petit empresari, això converteix un crèdit contingent en un de previsible. Efectivament, esteu rebent una subvenció del 12,5% al 25% sobre el cost de la vostra assegurança de BFMR.
Coordinació amb les baixes obligatòries per l'estat
Anteriorment, les baixes exigides per una llei estatal o local no comptaven en absolut. L'OBBBA ara permet als empresaris reclamar el crèdit per les baixes que superin els mandats estatals o locals. Si el vostre estat exigeix quatre setmanes i vosaltres n'oferiu dotze, les vuit setmanes addicionals poden generar crèdit. Això obre el programa als empresaris d'estats com Califòrnia, Washington, Colorado i Nova York que ja tenen lleis de BFMR vigents.
Llista de verificació d'elegibilitat per al 2026
Teniu dret al crèdit en un exercici fiscal determinat si es compleixen tots els punts següents.
Política escrita. Teniu una política escrita, signada i datada abans que s'agafi qualsevol baixa (o abans de final d'any per a una política retroactiva de primer any sota les regles de transició). La política ha de complir els requisits de disseny específics que s'expliquen a continuació.
Mínim de dues setmanes. La política ofereix almenys dues setmanes de baixa remunerada a l'any a cada empleat a temps complet apte, prorratejada per als treballadors a temps parcial (aquells que habitualment treballen menys de 30 hores a la setmana, o menys de 20 hores segons les noves regles per al requisit del mínim de dues setmanes).
Sòl de substitució salarial del 50%. La política paga almenys el 50% dels salaris habituals de l'empleat durant la baixa.
Només motius aptes per la FMLA. La baixa s'ha de designar per un o més dels sis motius de la FMLA: naixement i vinculació, adopció o acolliment familiar, cura d'un familiar amb una malaltia greu, malaltia greu de l'empleat, baixa per cura de familiars militars o exigència militar qualificada.
Clàusula de no interferència. La política ha d'incloure llenguatge que impedeixi les represàlies o la interferència amb el dret d'un empleat a utilitzar la baixa.
Límit d'ingressos. L'empleat apte va guanyar menys del 60% del llindar d'HCE l'any anterior (96.000 $ per als càlculs del 2026).
Durada de l'ocupació. L'empleat ha estat a la nòmina durant almenys 12 mesos —o sis mesos, si trieu aquest llindar inferior a la vostra política.
Un detall que sovint es passa per alt: no hi ha una mida mínima de l'empresa. Podeu ser una LLC de quatre persones i complir els requisits, tot i que la pròpia FMLA només s'aplica a empreses de més de 50 empleats. La Secció 45S simplement manlleva les definicions dels motius de baixa aptes de la FMLA; no en manlleva el llindar de mida.
Redactar una política que superi una auditoria
El motiu més habitual pel qual els petits empresaris perden aquest crèdit no són les matemàtiques, sinó una política escrita defectuosa. L'IRS ha deixat clar que una secció genèrica del manual de l'empleat que digui que "el temps lliure remunerat (PTO) es pot utilitzar per qualsevol motiu" no és vàlida, independentment de la generositat del pagament durant la baixa.
Una política que compleixi els requisits necessita cinc elements que funcionin conjuntament.
1. Designació específica
La política ha de designar específicament la baixa remunerada per a finalitats que compleixin els requisits de la FMLA. Una bossa combinada de PTO que barregi vacances, malaltia i baixa familiar no supera aquesta prova. Si el vostre manual diu que "els empleats meriten 15 dies de PTO que es poden utilitzar per a qualsevol propòsit", res d'això compta per al crèdit, fins i tot si un empleat l'utilitza per a un naixement elegible.
La solució: desglossar un benefici separat de baixa familiar i mèdica remunerada. Pot transcórrer simultàniament amb la FMLA i solapar-se amb la PFML estatal on sigui pertinent, però ha d'existir com un benefici separat i amb nom propi en la política.
2. Aplicació universal
La política s'ha d'aplicar de manera uniforme a tots els empleats que compleixin els requisits. No podeu oferir 12 setmanes als directius i dues setmanes al personal per hores. Tampoc podeu excloure classificacions professionals sencereres.
Tanmateix, podeu prorratejar els empleats a temps parcial i imposar el requisit d'antiguitat de sis o dotze mesos a tothom per igual.
3. Requisit de comunicació
Si teniu una política escrita però els empleats no saben que existeix, l'IRS considera que la baixa no ha estat "proporcionada" a efectes del crèdit. Heu de comunicar la política de manera que estigui raonablement dissenyada per arribar a tots els empleats elegibles: les actualitzacions del manual, els correus electrònics a tota la plantilla o les circulars impreses penjades al lloc de treball són vàlides si s'utilitzen de manera coherent.
4. Clàusula de no interferència
Un paràgraf senzill que indiqui que l'empresari no interferirà, restringirà ni denegarà els drets d'un empleat sota aquesta política, i que no acomiadarà ni discriminarà cap empleat per oposar-se a una infracció. L'IRS proporciona un model de redacció en l'Avís 2018-71.
5. Data de vigència
La política ha de ser per escrit i estar en vigor abans que es prengui la baixa. Hi ha una norma de transició estricta per al primer any que permet l'adopció retroactiva, però no podeu confiar-hi com a eina de planificació. Si esteu considerant adoptar una política per al 2026, assegureu-vos que estigui signada i datada abans de final d'any.
Com funciona realment el mètode de la prima
El nou mètode basat en la prima mereix una anàlisi més profunda perquè canvia els càlculs de planificació.
Si contracteu una pòlissa d'assegurança PFML amb una entitat comercial, el vostre crèdit fiscal equival al percentatge aplicable multiplicat per la prima pagada, no pels salaris pagats per l'asseguradora. El percentatge aplicable en aquest cas es determina per la taxa de substitució que ofereix la pòlissa d'assegurança, no pel que pagaríeu directament a un empleat d'una altra manera.
Implicació pràctica: un petit empresari que actualment no tingui cap programa de baixes pot contractar una pòlissa d'assegurança PFML el 2026, oferir un benefici que no tenia abans i recuperar entre el 12,5% i el 25% del cost de la prima com a crèdit fiscal federal. Per a una empresa de 25 empleats, això sovint compensa una part significativa del cost net del programa.
L'inconvenient és que encara no s'han publicat reglaments detallats sobre el mètode de la prima. L'American Institute of CPAs ha sol·licitat formalment orientació al Tresor, i diverses preguntes romanen obertes, incloent-hi com gestionar les pòlisses que cobreixen tant baixes elegibles com no elegibles, i com assignar les primes quan només alguns empleats són aptes per al crèdit. S'esperen propostes de reglament durant el 2026; fins aleshores, treballeu estretament amb un assessor fiscal i documenteu les vostres hipòtesis.
Registre de dades: Què cal guardar i durant quant de temps
Els crèdits fiscals són imants per a les auditories. La Secció 45S ha generat prou confusió perquè l'IRS demani documentació de manera rutinària. Com a mínim, conserveu durant almenys tres anys després de presentar la declaració:
- La política escrita signada i qualsevol esmena, amb les dates de vigència.
- Evidència que la política es va comunicar als empleats (correus electrònics, circulars penjades, acusaments de recepció del manual).
- Registres de nòmines que mostrin els salaris pagats durant la baixa, separats dels salaris ordinaris.
- Per a cada cas de baixa: el motiu elegible de la FMLA, les dates de la baixa i la data d'inici de la relació laboral de l'empleat.
- Per a les reclamacions pel mètode de la prima: contractes d'assegurança, factures de les primes i justificants de pagament.
- Fulls de treball del Formulari 8994 i el calendari de transferències del Formulari 3800.
Mantenir aquests registres netament separats és on la majoria de petites empreses s'equivoquen. Els salaris de la PFML han de ser identificables dins del vostre llibre major, no enterrats en un compte genèric de "nòmines". El mateix s'aplica a les primes d'assegurança: un compte de despeses separat per a l'assegurança PFML evita una conciliació dolorosa més endavant.
Aquí és també on una comptabilitat acurada es paga per si mateixa. Configurar comptes dedicats per als salaris de baixa, les primes d'assegurança relacionades amb la baixa i els corresponents crèdits fiscals des del primer dia significa que, quan presenteu el Formulari 8994, podreu obtenir les xifres en qüestió de minuts. Quan no ho feu, passareu un cap de setmana facturable reconstruint-les a partir dels extractes bancaris, i això després d'haver pagat ja al vostre comptable.
Errors comuns que anul·len el crèdit
Uns quants errors representen la majoria de les denegacions de crèdit i els ajustos d'auditoria al voltant de la Secció 45S.
Agrupar el PTO en una única bossa. Com s'ha indicat, el PTO genèric que es pot utilitzar per a qualsevol propòsit no supera la prova de designació específica. Cal separar la PFML com un benefici amb nom propi.
Comptar dues vegades la baixa obligatòria per l'estat. Segons les noves regles de l'OBBBA, podeu reclamar el crèdit sobre les quantitats que excedeixin els mandats estatals o locals, no sobre la part obligatòria. Comptar-ho dues vegades és una manera fàcil de convidar a una inspecció.
Ignorar el límit d'ingressos. Els empleats que van superar el llindar d'empleat altament remunerat (HCE) l'any anterior no són elegibles. Feu un informe ràpid de compensació de l'any anterior abans d'assumir que una baixa és acreditable.
Oblidar la reducció de la deducció. La vostra deducció salarial s'ha de reduir en la quantia del crèdit que reclameu. Si utilitzeu programari de comptabilitat per elaborar l'Annex C o la declaració de la vostra empresa, aquest ajust és fàcil de passar per alt.
Tractar el temps parcial i el temps complet de la mateixa manera. Els empleats a temps parcial han de rebre un benefici prorratejat. No prorratejar sovint significa que la política és més generosa del requerit, la qual cosa és positiu per als empleats, però només podeu reclamar el crèdit sobre les quantitats realment pagades.
Ometre la data de vigència de la política. Adoptar la política a meitat d'any significa que les baixes preses abans de l'adopció no són elegibles. Planifiqueu amb antelació.
Hauríeu d'adoptar una política per al 2026?
Feu una estimació ràpida abans de comprometre-us. Sumeu els salaris que la vostra empresa ja paga durant els permisos informals (parentals, mèdics, per dol) i apliqueu el crèdit del 12,5%–25%. Si el resultat cobreix una part significativa del cost de formalitzar el programa —o si us trobeu en un estat que ja exigeix el PFML i ja estaríeu operant el programa de totes maneres—, la resposta sol ser que sí.
Per als ocupadors en estats amb mandat de PFML, els càlculs són especialment convincents. Ja esteu executant el programa; l'OBBBA ara us permet recuperar una part del cost dels beneficis que oferiu per sobre del mínim estatal. Per als ocupadors en estats sense mandat, el mètode de la prima és el camí més net: contracteu una pòlissa d'assegurança PFML, sol·liciteu el crèdit sobre la prima i deixeu que l'asseguradora s'encarregui de l'administració.
El crèdit també és acumulable amb altres beneficis fiscals per a petites empreses, com el crèdit per cura de fills proporcionat per l'ocupador de la Secció 45F i el Crèdit Fiscal per Oportunitats de Treball (WOTC). Coordinar aquests en un sol any pot produir reduccions substancials en la responsabilitat fiscal federal d'una petita empresa.
Mantingueu els vostres crèdits fiscals a punt per a una auditoria
La Secció 45S recompensa els ocupadors que tracten els permisos pagats com un programa deliberat i documentat, en lloc d'una pràctica informal. El mateix principi s'aplica al seguiment del crèdit mateix: una comptabilitat neta, comptes separats i registres amb control de versions converteixen una auditoria estressant en una conversa de trenta minuts. Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que us proporciona una transparència total sobre les vostres nòmines, els salaris per permisos i els càlculs de crèdits fiscals: cada entrada és traçable i cada informe és reproduïble. Comenceu de franc i construïu un sistema financer que estigui preparat per al que l'IRS demani a continuació.
