Steuergutschrift für bezahlten Urlaub gemäß Section 45S: Ein Leitfaden für 2026 für kleine Arbeitgeber nach dem OBBBA
Wenn Sie Ihren Mitarbeitern bezahlten Familien- oder Krankheitsurlaub anbieten – oder auch nur darüber nachdenken, damit zu beginnen –, hat der Kongress Ihnen gerade eine dauerhafte Steuergutschrift gewährt, die zwischen 12,5 % und 25 % dieser Löhne wert ist. Jahrelang unterlag die Steuergutschrift nach Section 45S einer Auslaufklausel und sollte Ende 2025 auslaufen. Kleine Arbeitgeber ignorierten sie, weil sich die Erstellung einer konformen Richtlinie wie eine Wette auf eine Steuergutschrift anfühlte, die es im nächsten Jahr vielleicht nicht mehr geben würde. Der One Big Beautiful Bill Act (OBBBA) hat dieser Unsicherheit ein Ende gesetzt.
Beginnend mit Steuerjahren, die nach dem 31. Dezember 2025 anfangen, ist Section 45S dauerhaft, einfacher zu qualifizieren und – zum ersten Mal – auf Basis der von Ihnen gezahlten Versicherungsprämien verfügbar, statt nur auf Basis der tatsächlich in Anspruch genommenen Urlaubsvergütungen. Wenn Sie zwischen zwei und ein paar hundert Mitarbeiter haben, ist dies eine der am meisten übersehenen Steuergutschriften im Gesetz. Hier ist genau aufgeführt, was sich geändert hat, wer sich 2026 qualifiziert und wie man eine Richtlinie erstellt, die einer Prüfung standhält.
Was Section 45S Ihnen tatsächlich zahlt
Section 45S ist eine Bundessteuergutschrift für Arbeitgeber, die ihrer Belegschaft freiwillig bezahlten Familien- und Krankheitsurlaub (PFML) gewähren. Die Gutschrift entspricht einem Prozentsatz der Löhne, die Sie einem qualifizierten Mitarbeiter zahlen, während dieser aus einem nach dem FMLA definierten Grund beurlaubt ist.
Der anwendbare Prozentsatz beginnt bei 12,5 %, wenn Sie während des Urlaubs 50 % des normalen Lohns zahlen. Jeder Prozentpunkt über 50 % erhöht Ihre Gutschrift um 0,25 %, begrenzt auf maximal 25 %, wenn Sie 100 % des normalen Lohns zahlen. Die Gutschrift gilt für bis zu 12 Wochen Urlaub pro Mitarbeiter und Steuerjahr.
Ein Rechenbeispiel verdeutlicht dies. Angenommen, Sie haben einen festangestellten Mitarbeiter, der 60.000 pro Woche), und Ihre schriftliche Richtlinie sieht eine Lohnfortzahlung von 70 % des normalen Lohns während des Urlaubs vor. Der Mitarbeiter nimmt acht Wochen Urlaub für die Geburt eines Kindes.
- Während des Urlaubs gezahlte Löhne: 1.154
- Anwendbarer Prozentsatz: 12,5 % + (20 × 0,25 %) = 17,5 %
- Steuergutschrift nach Section 45S: 6.462 **
Diese Gutschrift fließt über Formular 8994 in das Formular 3800 (General Business Credit) ein und reduziert Ihre Bundeseinkommensteuer Dollar für Dollar. Der Kompromiss: Sie müssen Ihren Lohnabzug um den Betrag der Gutschrift kürzen, sodass der Nettonutzen von Ihrem Grenzsteuersatz abhängt. Für einen Kleinunternehmer mit einem Steuersatz von 24 % entspricht eine Gutschrift von 1.131 – aber es handelt sich um eine Steuergutschrift, nicht um einen Abzug, was wesentlich vorteilhafter ist.
Was der OBBBA für 2026 geändert hat
Mehrere Barrieren, die kleine Arbeitgeber bisher vom Programm abhielten, wurden beseitigt oder gelockert.
Die Steuergutschrift ist dauerhaft
Dies ist die wichtigste Änderung. Vor dem OBBBA sollte die Gutschrift nach dem 31. Dezember 2025 auslaufen. Jetzt ist sie ein fester Bestandteil des Steuerrechts. Sie können darauf basierend ein mehrjähriges Urlaubsprogramm aufbauen, ohne sich fragen zu müssen, ob sie bei der Steuererklärung noch existiert.
Mitarbeiter mit sechsmonatiger Betriebszugehörigkeit sind nun qualifiziert
Vor 2026 musste ein „qualifizierter Mitarbeiter“ mindestens ein Jahr lang auf Ihrer Gehaltsliste stehen. Der OBBBA verkürzt dies nach Wahl des Arbeitgebers auf sechs Monate. Wenn Sie Ihre Richtlinie so gestalten, dass die Urlaubsansprüche auf Mitarbeiter mit sechsmonatiger Betriebszugehörigkeit ausgeweitet werden, zählen diese Mitarbeiter für Ihre Steuergutschrift. Dies ist besonders wichtig für Branchen mit hoher Fluktuation – Einzelhandel, Gastgewerbe, Systemgastronomie –, in denen viele Arbeitnehmer nie das erste Dienstjubiläum erreichen.
Die Einkommensgrenze orientiert sich nun am HCE-Schwellenwert
Die Vorjahresvergütung eines qualifizierten Mitarbeiters darf 60 % des Schwellenwerts für hochbezahlte Angestellte (Highly Compensated Employee, HCE) gemäß Section 414(q)(1)(B) nicht überschreiten. Für 2026 bedeutet dies, dass Mitarbeiter, die im Jahr 2025 weniger als etwa 96.000 $ verdient haben, anspruchsberechtigt sind. Die Grenze steigt automatisch mit der Inflation – man muss nicht mehr warten, bis der Kongress sie anpasst.
Die neue Prämienmethode
Dies ist die größte praktische Verbesserung für kleine Arbeitgeber. Vor dem OBBBA konnte die Gutschrift nur für tatsächlich gezahlte Urlaubsvergütungen beansprucht werden. Wenn in einem Steuerjahr kein Mitarbeiter Urlaub nahm, betrug die Gutschrift null, selbst wenn Sie eine Leistung eingerichtet und finanziert hatten.
Ab 2026 können Arbeitgeber, die PFML über eine Versicherungspolice finanzieren, die Gutschrift auf die gezahlten Versicherungsprämien beanspruchen, unabhängig davon, ob jemand die Leistung während des Jahres in Anspruch genommen hat. Für einen kleinen Arbeitgeber wird aus einer bedingten Gutschrift so eine planbare Größe. Sie erhalten faktisch eine Subvention von 12,5 % bis 25 % auf die Kosten Ihrer PFML-Versicherung.
Koordinierung mit staatlich vorgeschriebenem Urlaub
Zuvor zählte Urlaub, der durch staatliches oder lokales Recht vorgeschrieben war, überhaupt nicht. Der OBBBA erlaubt es Arbeitgebern nun, die Gutschrift für Urlaub zu beanspruchen, der über staatliche oder lokale Vorschriften hinausgeht. Wenn Ihr Bundesstaat vier Wochen vorschreibt und Sie zwölf anbieten, können die acht zusätzlichen Wochen die Gutschrift generieren. Dies öffnet das Programm für Arbeitgeber in Bundesstaaten wie Kalifornien, Washington, Colorado und New York, die bereits PFML-Gesetze haben.
Checkliste für die Anspruchsberechtigung für 2026
Sie qualifizieren sich in einem gegebenen Steuerjahr für die Gutschrift, wenn alle folgenden Punkte zutreffen:
Schriftliche Richtlinie. Sie verfügen über eine schriftliche Richtlinie, die unterzeichnet und datiert ist, bevor Urlaub in Anspruch genommen wird (oder vor Jahresende für eine rückwirkende Richtlinie im ersten Jahr gemäß den Übergangsregeln). Die Richtlinie muss bestimmte Designanforderungen erfüllen, die unten erläutert werden.
Mindestens zwei Wochen. Die Richtlinie sieht mindestens zwei Wochen bezahlten Urlaub pro Jahr für jeden qualifizierten Vollzeitmitarbeiter vor, anteilig für Teilzeitkräfte (solche, die üblicherweise weniger als 30 Stunden pro Woche arbeiten, oder nach den neuen Regeln für die Zwei-Wochen-Mindestanforderung weniger als 20 Stunden).
Lohnfortzahlung von mindestens 50 %. Die Richtlinie zahlt während des Urlaubs mindestens 50 % des normalen Lohns des Mitarbeiters.
Nur FMLA-qualifizierende Gründe. Der Urlaub muss für einen oder mehrere der sechs FMLA-Gründe vorgesehen sein: Geburt und Bindung, Adoption oder Pflegeunterbringung, Pflege eines Familienmitglieds mit einer ernsten Erkrankung, eigene ernste Erkrankung des Mitarbeiters, Pflegeurlaub für Militärangehörige oder qualifizierende militärische Notwendigkeiten.
Nicht-Interferenz-Klausel. Die Richtlinie muss Formulierungen enthalten, die Vergeltungsmaßnahmen oder die Behinderung des Rechts eines Mitarbeiters auf Inanspruchnahme des Urlaubs verhindern.
Einkommensgrenze. Der qualifizierte Mitarbeiter hat im Vorjahr weniger als 60 % des HCE-Schwellenwerts verdient (96.000 $ für die Berechnungen von 2026).
Beschäftigungsdauer. Der Mitarbeiter steht seit mindestens 12 Monaten auf der Gehaltsliste – oder seit sechs Monaten, wenn Sie diesen niedrigeren Schwellenwert in Ihrer Richtlinie wählen.
Ein häufig übersehenes Detail: Es gibt keine Mindestgröße für Arbeitgeber. Sie können eine LLC mit vier Personen sein und sich qualifizieren, obwohl der FMLA selbst nur für Arbeitgeber mit mehr als 50 Mitarbeitern gilt. Section 45S übernimmt lediglich die FMLA-Definitionen für qualifizierende Urlaubsgründe – die Größenschwelle wird nicht übernommen.
Erstellung einer richtlinienkonformen Dokumentation für die Betriebsprüfung
Der häufigste Grund, warum kleine Arbeitgeber diese Steuergutschrift verlieren, ist nicht die Mathematik – sondern eine fehlerhafte schriftliche Richtlinie. Das IRS hat klargestellt, dass ein allgemeiner Abschnitt im Mitarbeiterhandbuch, der besagt, dass „PTO für jeden Zweck verwendet werden kann“, nicht ausreicht, unabhängig davon, wie großzügig die Vergütung während der Freistellung ist.
Eine konforme Richtlinie erfordert fünf Komponenten, die ineinandergreifen.
1. Eindeutige Zweckbindung
Die Richtlinie muss bezahlten Urlaub ausdrücklich für FMLA-qualifizierende Zwecke ausweisen. Ein kombinierter PTO-Topf, der Urlaub, Krankheit und Familienzeit vermischt, besteht diese Prüfung nicht. Wenn in Ihrem Handbuch steht: „Mitarbeiter sammeln 15 Tage PTO an, die für beliebige Zwecke verwendet werden können“, zählt nichts davon für die Steuergutschrift, selbst wenn ein Mitarbeiter sie für eine qualifizierende Geburt nutzt.
Die Lösung: Erstellen Sie eine separate Leistung für bezahlten Familien- und Krankheitsurlaub (Paid Family and Medical Leave). Diese kann parallel zum FMLA laufen und sich mit staatlichen PFML-Leistungen überschneiden, muss aber als eigenständige, benannte Leistung in der Richtlinie existieren.
2. Allgemeine Anwendung
Die Richtlinie muss einheitlich für alle qualifizierenden Mitarbeiter gelten. Sie können nicht den Managern 12 Wochen und dem Stundenpersonal zwei Wochen anbieten. Sie dürfen auch keine kompletten Berufsklassen ausschließen.
Sie können jedoch Teilzeitmitarbeiter anteilig (pro rata) berücksichtigen und die sechs- oder zwölfmonatige Betriebszugehörigkeit für alle gleichermaßen als Voraussetzung festlegen.
3. Mitteilungspflicht
Wenn Sie eine schriftliche Richtlinie haben, die Mitarbeiter aber nicht von deren Existenz wissen, behandelt das IRS den Urlaub so, als wäre er für Zwecke der Steuergutschrift nicht „bereitgestellt“ worden. Sie müssen die Richtlinie so kommunizieren, dass sie vernünftigerweise jeden qualifizierenden Mitarbeiter erreicht – Aktualisierungen des Handbuchs, E-Mails an alle Mitarbeiter oder ausgehängte Memos am Arbeitsplatz sind zulässig, sofern sie konsequent genutzt werden.
4. Klausel zur Nichtbehinderung
Ein einfacher Absatz, der besagt, dass der Arbeitgeber die Rechte des Arbeitnehmers aus dieser Richtlinie nicht behindern, einschränken oder verweigern wird und keinen Arbeitnehmer entlässt oder diskriminiert, der sich gegen einen Verstoß wehrt. Das IRS stellt in der Bekanntmachung (Notice) 2018-71 eine Musterformulierung zur Verfügung.
5. Datum des Inkrafttretens
Die Richtlinie muss schriftlich vorliegen und in Kraft sein, bevor der Urlaub angetreten wird. Es gibt eine eng gefasste Übergangsregelung für das erste Jahr, die eine rückwirkende Einführung erlaubt, aber Sie sollten sich bei der Planung nicht darauf verlassen. Wenn Sie erwägen, eine Richtlinie für 2026 einzuführen, lassen Sie diese bis zum Jahresende unterzeichnen und datieren.
Wie die Prämienmethode tatsächlich funktioniert
Die neue prämienbasierte Methode verdient einen genaueren Blick, da sie die Kalkulation verändert.
Wenn Sie eine PFML-Versicherungspolice bei einem kommerziellen Anbieter abschließen, entspricht Ihre Steuergutschrift dem anwendbaren Prozentsatz multipliziert mit der gezahlten Prämie – nicht den vom Versicherer ausgezahlten Löhnen. Der anwendbare Prozentsatz wird in diesem Fall durch die Ersatzrate der Versicherungspolice bestimmt, nicht durch das, was Sie einem Mitarbeiter ansonsten direkt zahlen würden.
Praktische Auswirkung: Ein kleiner Arbeitgeber ohne aktuelles Urlaubsprogramm kann 2026 eine PFML-Versicherung abschließen, eine Leistung erbringen, die er vorher nicht hatte, und 12,5 % bis 25 % der Prämienkosten als Bundesteuergutschrift zurückerhalten. Für ein Unternehmen mit 25 Mitarbeitern gleicht dies oft einen erheblichen Teil der Nettokosten des Programms aus.
Der Haken ist, dass noch keine detaillierten Vorschriften zur Prämienmethode veröffentlicht wurden. Das American Institute of CPAs hat förmlich um Leitlinien vom Finanzministerium gebeten, und mehrere Fragen bleiben offen – unter anderem, wie Policen zu handhaben sind, die sowohl qualifizierende als auch nicht qualifizierende Freistellungen abdecken, und wie Prämien aufgeteilt werden, wenn nur einige Mitarbeiter anspruchsberechtigt sind. Rechnen Sie mit Verordnungsvorschlägen im Laufe des Jahres 2026; bis dahin sollten Sie eng mit einem Steuerberater zusammenarbeiten und Ihre Annahmen dokumentieren.
Aufzeichnungspflicht: Was zu speichern ist und wie lange
Steuergutschriften ziehen Betriebsprüfungen förmlich an. Section 45S hat genug Verwirrung gestiftet, dass das IRS routinemäßig nach Unterlagen fragt. Bewahren Sie mindestens drei Jahre nach Abgabe der Steuererklärung folgende Unterlagen auf:
- Die unterzeichnete schriftliche Richtlinie und etwaige Änderungen mit dem Datum des Inkrafttretens
- Nachweise, dass die Richtlinie den Mitarbeitern mitgeteilt wurde (E-Mails, ausgehängte Memos, Bestätigungen zum Handbuch)
- Lohnabrechnungen, aus denen die während des Urlaubs gezahlten Löhne hervorgehen, getrennt vom regulären Lohn
- Für jeden Urlaubsfall: der qualifizierende FMLA-Grund, die Daten des Urlaubs und das Einstellungsdatum des Mitarbeiters
- Bei Ansprüchen nach der Prämienmethode: Versicherungsverträge, Prämienrechnungen und Zahlungsnachweise
- Arbeitsblätter zum Formular 8994 und der Vortragsplan zum Formular 3800
Die saubere Trennung dieser Unterlagen ist der Punkt, an dem die meisten kleinen Unternehmen scheitern. PFML-Löhne müssen in Ihrem Hauptbuch identifizierbar sein – nicht versteckt in einem allgemeinen „Lohnkonto“. Dasselbe gilt für Versicherungsprämien: Ein separates Aufwandskonto für die PFML-Versicherung vermeidet mühsame Abstimmungen im Nachhinein.
Hier zahlt sich eine sorgfältige Buchführung aus. Wenn Sie vom ersten Tag an dedizierte Konten für Urlaubslöhne, urlaubsbezogene Versicherungsprämien und die entsprechenden Steuergutschriften einrichten, können Sie die Zahlen beim Ausfüllen des Formulars 8994 in wenigen Minuten abrufen. Wenn nicht, verbringen Sie ein abrechenbares Wochenende damit, sie aus Bankbelegen zu rekonstruieren – und das, nachdem Sie bereits Ihren Steuerberater bezahlt haben.
Häufige Fehler, die die Steuergutschrift gefährden
Eine Handvoll Fehler ist für die meisten Ablehnungen von Steuergutschriften und Prüfungsanpassungen rund um Section 45S verantwortlich.
PTO in einem einzigen Topf zusammenfassen. Wie bereits erwähnt, besteht allgemeiner PTO, der für jeden Zweck verwendet werden kann, den Test der spezifischen Zweckbindung nicht. Weisen Sie PFML als eigenständige, benannte Leistung aus.
Staatlich vorgeschriebenen Urlaub doppelt zählen. Nach den neuen OBBBA-Regeln können Sie die Steuergutschrift nur für Beträge beanspruchen, die über die staatlichen oder lokalen Vorschriften hinausgehen, nicht für den gesetzlich vorgeschriebenen Teil. Doppelzählungen sind eine einfache Einladung für eine Prüfung.
Ignorieren der Einkommensgrenze. Mitarbeiter, die im Vorjahr die HCE-Schwelle (Highly Compensated Employee) überschritten haben, sind nicht qualifiziert. Erstellen Sie einen kurzen Vergütungsbericht für das Vorjahr, bevor Sie davon ausgehen, dass ein Urlaubsfall anrechenbar ist.
Vergessen der Kürzung des Betriebsausgabenabzugs. Ihr Lohnabzug muss um die von Ihnen beanspruchte Steuergutschrift gekürzt werden. Wenn Sie Buchhaltungssoftware verwenden, um die Steuererklärung vorzubereiten, wird diese Anpassung leicht übersehen.
Teilzeit- und Vollzeitmitarbeiter identisch behandeln. Teilzeitmitarbeiter müssen eine anteilige Leistung erhalten. Wenn keine anteilige Berechnung erfolgt, ist die Richtlinie oft großzügiger als erforderlich – was für die Mitarbeiter gut ist, aber Sie können die Gutschrift nur auf tatsächlich gezahlte Beträge beanspruchen.
Versäumen des Inkrafttretens der Richtlinie. Wenn die Richtlinie mitten im Jahr eingeführt wird, qualifiziert sich Urlaub, der vor der Einführung genommen wurde, nicht. Planen Sie im Voraus.
Sollten Sie für 2026 eine Richtlinie einführen?
Erstellen Sie eine kurze Schätzung, bevor Sie sich festlegen. Addieren Sie die Löhne, die Ihr Unternehmen bereits während informeller Freistellungen (Elternzeit, Krankheit, Trauerfall) zahlt, und wenden Sie die Steuergutschrift von 12,5 % bis 25 % an. Wenn das Ergebnis einen wesentlichen Anteil der Kosten für die Formalisierung des Programms deckt – oder wenn Sie in einem Bundesstaat ansässig sind, der bereits bezahlte Familien- und Krankheitszeit (PFML) vorschreibt und Sie das Programm ohnehin betreiben würden – lautet die Antwort in der Regel: Ja.
Für Arbeitgeber in Bundesstaaten mit PFML-Vorgaben ist die Rechnung besonders überzeugend. Sie führen das Programm bereits durch; OBBBA ermöglicht es Ihnen nun, einen Teil der Kosten für die Leistungen zurückzuerhalten, die Sie über dem staatlichen Minimum anbieten. Für Arbeitgeber in Bundesstaaten ohne solche Vorgaben ist die Prämienmethode der einfachste Weg: Schließen Sie eine PFML-Versicherung ab, machen Sie die Gutschrift auf die Prämie geltend und lassen Sie den Versicherer die Verwaltung übernehmen.
Die Steuergutschrift lässt sich zudem gut mit anderen Steuervorteilen für Kleinunternehmen kombinieren, wie der Steuergutschrift gemäß Section 45F für vom Arbeitgeber bereitgestellte Kinderbetreuung und dem Work Opportunity Tax Credit. Die Koordinierung dieser Vorteile in einem einzigen Jahr kann zu einer erheblichen Reduzierung der Steuerlast auf Bundesebene für ein kleines Unternehmen führen.
Halten Sie Ihre Steuergutschriften bereit für eine Betriebsprüfung
Section 45S belohnt Arbeitgeber, die bezahlten Urlaub als bewusstes, dokumentiertes Programm und nicht als informelle Praxis behandeln. Dasselbe Prinzip gilt für die Nachverfolgung der Gutschrift selbst: Saubere Bücher, getrennte Konten und versionskontrollierte Aufzeichnungen verwandeln eine stressige Betriebsprüfung in ein dreißigminütiges Gespräch. Beancount.io bietet Plain-Text-Accounting, das Ihnen vollständige Transparenz über Ihre Gehaltsabrechnung, Löhne während der Freistellung und Berechnungen der Steuergutschriften bietet – jede Buchung rückverfolgbar, jeder Bericht reproduzierbar. Beginnen Sie kostenlos und bauen Sie ein Finanzsystem auf, das für alle künftigen Anforderungen des IRS bereit ist.
