Die ultimative Checkliste für die Startup-Gründung

Verwenden Sie diesen Leitfaden, um schnell und korrekt ein sauberes, Venture-fähiges US-amerikanisches Unternehmen zu gründen. Diese Checkliste ist ein Startpunkt, keine Rechts- oder Steuerberatung. Passen Sie sie an Ihre spezifischen Bedürfnisse an und konsultieren Sie Rechts- und Steuerberater.

Die Gründung eines Startups ist ein Wirbelwind von Aktivitäten. Inmitten des Aufbaus eines Produkts und der Suche nach Kunden geraten die unternehmerischen, rechtlichen und finanziellen Grundlagen leicht ins Rutschen. Aber diese Details von Anfang an richtig zu machen, ist der Unterschied zwischen einem wachstumsstarken, finanzierbaren Unternehmen und einem Unternehmen voller Probleme, die Investoren abschrecken. Diese Checkliste führt Sie durch die wichtigsten Schritte, von der Ausrichtung der Mitgründer bis zum Aufbau eines Data Rooms für die Kapitalbeschaffung.

0. Ausrichtung mit Ihren Mitgründern 🤝​

Bevor Sie auch nur einen Dollar für die Gründung ausgeben, muss das Gründerteam vollständig aufeinander abgestimmt sein. Nicht übereinstimmende Erwartungen sind der häufigste Grund für das Scheitern von Unternehmen in der Frühphase. Dokumentieren Sie Ihre Vereinbarungen, um sicherzustellen, dass es später keine "Er sagte, sie sagte"-Momente gibt.

• Mission & Umfang: Definieren Sie klar, was Sie für v1 bauen und, was genauso wichtig ist, was Sie nicht bauen. Eine gemeinsame Vision verhindert Scope Creep und hält das Team fokussiert.
• Rollen & Entscheidungsbefugnisse: Wer ist der CEO? Wer ist der CTO? Wer hat das letzte Wort bei Produkt-, Engineering- oder Vertriebsentscheidungen? Definieren Sie diese Rollen, um klare Bahnen für Ausführung und Verantwortlichkeit zu schaffen.
• Prinzipien der Aktienverteilung: Dokumentieren Sie die Gründe für Ihre Aktienverteilung. Berücksichtigen Sie Faktoren wie das anfänglich investierte Kapital, das eingebrachte geistige Eigentum (IP), den Zeit- und Arbeitsaufwand, das eingegangene Risikoniveau und den Marktwert für den Ersatz der Fähigkeiten jedes Gründers.
• Kommunikations- & Exit-Normen: Wie oft werden Sie formelle Check-ins haben? Was passiert, wenn ein Gründer ausscheidet, bevor seine Aktien vollständig unverfallbar sind? Besprechen Sie den Verfall der Unverfallbarkeit und die Rückkaufsrechte des Unternehmens im Voraus.
• Namensprüfungen: Bevor Sie sich zu sehr daran gewöhnen, stellen Sie sicher, dass Ihr brillanter Firmenname verfügbar ist. Überprüfen Sie den Domainnamen, die Social-Media-Handles und potenzielle Markenkonflikte in den wichtigsten App-Stores und der USPTO-Datenbank.

1. Gründen Sie Ihr Unternehmen 🏛️​

Für die meisten Venture-finanzierten Startups in den USA ist der Standard eine Delaware C-Corporation. Diese Struktur wird von Investoren aufgrund ihres etablierten und vorhersehbaren Gesellschaftsrechts bevorzugt.

• Staat und Rechtsform wählen: Die Standardwahl ist Delaware für den Gründungsstaat und eine C-Corp für die Rechtsform.
• Firmennamen reservieren: Sobald Sie einen Namen gewählt haben, reservieren Sie ihn beim Delaware Secretary of State. Halten Sie einige Varianten bereit, falls Ihre erste Wahl vergeben ist.
• Gründungsurkunde einreichen: Dies ist das offizielle Dokument, das Ihr Unternehmen gründet. Genehmigen Sie eine große Anzahl von Stammaktien (z. B. 10-20 Millionen) mit einem sehr niedrigen Nennwert (z. B. 0,00001 USD), um die anfänglichen Kapitalisierungskosten minimal zu halten.
• Einen Registered Agent ernennen: Sie müssen einen Registered Agent in Delaware haben, um offizielle rechtliche und staatliche Korrespondenz zu empfangen. Dienste wie Stripe Atlas, Clerky oder spezialisierte Registered-Agent-Unternehmen können dies übernehmen.
• Satzung verabschieden & Zustimmungen unterzeichnen: Verabschieden Sie Ihre Unternehmenssatzung, die die Regeln für die Führung Ihres Unternehmens festlegt. Der Gründer und der erste Verwaltungsrat unterzeichnen Zustimmungen, um diese frühen Maßnahmen zu formalisieren.
• Vorstände ernennen: Ernennen Sie formell die ersten Vorstände, in der Regel einen CEO, Sekretär und Schatzmeister. Ein einzelner Gründer kann alle diese Titel innehaben.
• Eine EIN erhalten: Beantragen Sie eine Employer Identification Number (EIN) beim IRS. Sie benötigen diese, um ein Bankkonto zu eröffnen und Mitarbeiter einzustellen.
• Ein Bankkonto eröffnen: Eröffnen Sie ein Geschäftskonto, sobald Sie Ihre EIN haben. Legen Sie klare Richtlinien fest, wer Schecks unterschreiben oder Überweisungen autorisieren kann, idealerweise mit doppelten Kontrollen für große Zahlungen.
• Ausländische Qualifikation: Wenn Ihr Unternehmen in einem anderen Bundesstaat als Delaware tätig ist (z. B. Kalifornien oder New York), müssen Sie sich dort "ausländisch qualifizieren", um dort Geschäfte zu tätigen.
• Kalender für wichtige Fristen: Richten Sie sofort eine wiederkehrende Kalendererinnerung für den Delaware Annual Report & Franchise Tax ein, der jedes Jahr am 1. März fällig ist. Die Nichtzahlung kann zu Strafen und dem Verlust des guten Rufs führen. (Delaware Corporations, Division of Revenue)

2. Verwalten Sie Eigenkapital, Ihre Cap Table und Steuern 📈​

Das Eigenkapital Ihres Unternehmens ist seine wertvollste Währung. Es von Anfang an sauber zu verwalten, ist nicht verhandelbar.

• Cap Table Software einrichten: Verabschieden Sie sich sofort von der Tabellenkalkulation. Verwenden Sie eine spezielle Cap Table Software als einzige Quelle der Wahrheit für alle Eigenkapitalbeteiligungen.
• Gründeraktien ausgeben: Gründer kaufen ihre Stammaktien über eine Stock Purchase Agreement. Diese kann mit Bargeld oder der Einbringung von relevantem geistigem Eigentum bezahlt werden.
• Standard Vesting: Implementieren Sie einen Standard Vesting Schedule für alle Gründer, in der Regel 4 Jahre mit einer 1-Jahres-Cliff. Das bedeutet, dass Sie keine Aktien erhalten, bis Sie ein Jahr Betriebszugehörigkeit erreicht haben, danach erhalten Sie 25 %, wobei der Rest monatlich über die nächsten drei Jahre unverfallbar wird. Erwägen Sie, eine "Double-Trigger"-Beschleunigungsklausel für Kontrollwechsel hinzuzufügen.
• 83(b) Wahlen einreichen: Dies ist ÄUSSERST WICHTIG. Wenn Ihre Aktien der Unverfallbarkeit unterliegen, müssen Sie innerhalb von 30 Tagen nach der Aktienübertragung eine 83(b)-Wahl beim IRS einreichen. Dies ermöglicht es Ihnen, Steuern auf den Wert der Aktie am Zuteilungstag zu zahlen (wenn sie praktisch wertlos ist) und nicht, wenn sie unverfallbar wird (wenn sie viel mehr wert sein könnte). Das Versäumnis dieser 30-Tage-Frist kann schwerwiegende steuerliche Folgen haben. Bewahren Sie einen Nachweis über die rechtzeitige Einreichung auf. Der IRS erlaubt jetzt die Online-Einreichung für Formular 15620. (IRS, Goodwin Law Firm, Mintz)
• Einen Equity Incentive Plan erstellen: Um Aktienoptionen an Mitarbeiter und Berater zu vergeben, müssen Sie einen Equity Incentive Plan (oder "Option Pool") erstellen, der sowohl vom Vorstand als auch von den Aktionären genehmigt wird.
• Eine 409A-Bewertung einholen: Bevor Sie Aktienoptionen vergeben, müssen Sie eine 409A-Bewertung von einer unabhängigen Firma einholen, um den Fair Market Value (FMV) Ihrer Stammaktien zu bestimmen. Dies schützt Sie und Ihre Mitarbeiter vor negativen steuerlichen Folgen.
• Grant Templates vorbereiten: Lassen Sie Ihren Anwalt Vorlagen für Angebotsschreiben und Optionsvereinbarungen vorbereiten.
• Grant Types wählen: Entscheiden Sie, ob Sie früh ausübbare Optionen oder Restricted Stock Awards (RSAs) für frühe Teammitglieder anbieten möchten.
• Einen Option Pool festlegen: Dimensionieren Sie Ihren Option Pool basierend auf Ihrem Einstellungsplan für die nächsten 12-18 Monate. Ein Pool von 10-20 % des gesamten Eigenkapitals ist für ein Unternehmen in der Frühphase üblich.
• Finanzierungsdokumente auswählen: Standardisieren Sie für frühe Kapitalbeschaffung gut anerkannte Dokumente wie die Post-Money SAFEs von Y Combinator. Halten Sie eine Standard-Side-Letter-Vorlage für alle einzigartigen Investorenbedingungen bereit. (Y Combinator Documents)

3. Schützen Sie Ihr IP & Ihre Marke 🛡️​

Ihr geistiges Eigentum ist Ihr Kernvermögen. Schützen Sie es von Anfang an rigoros.

• PIIAs unterzeichnen: Jede einzelne Person, die zum Unternehmen beiträgt – Gründer, Mitarbeiter und Berater – muss eine Proprietary Information and Inventions Assignment (PIIA) Vereinbarung unterzeichnen. Dies stellt sicher, dass das Unternehmen und nicht die Einzelperson alle von ihnen geschaffenen IP besitzt.
• Contractor IP Assignment: Stellen Sie sicher, dass IP-Assignment-Klauseln direkt in Ihre Statements of Work (SOWs) oder Master Service Agreements (MSAs) mit allen Auftragnehmern eingebaut sind.
• Open-Source-Richtlinie: Legen Sie eine klare Richtlinie für die Verwendung von Open-Source-Software fest, die definiert, welche Lizenzen zulässig sind und wie mit den Anforderungen an die Namensnennung umgegangen wird.
• Digitale Assets sichern: Sperren Sie Ihren Domainnamen und alle Social-Media-Handles mit Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) beim Registrar.
• Marken & Patente: Führen Sie eine gründliche Markenrecherche durch. Sobald Ihr Name stabil ist, beantragen Sie Markenschutz. Für Kerntechnologien sollten Sie die Anmeldung eines vorläufigen Patents in Betracht ziehen, um ein frühes Prioritätsdatum festzulegen; andernfalls können Sie die Patentstrategie oft bis später aufschieben.

4. Bauen Sie Ihren Finanz-Stack auf 💰​

Dies ist der "Beancount"-Abschnitt – der Aufbau des finanziellen Nervensystems Ihres Unternehmens.

• Kontenplan: Richten Sie einen ordnungsgemäßen Kontenplan in Ihrer Buchhaltungssoftware ein, um Vermögenswerte, Schulden, Umsatzerlöse, Umsatzkosten (COGS), F&E, Customer Acquisition Cost (CAC) usw. zu verfolgen.
• Buchhaltungssystem: Schalten Sie Ihr Buchhaltungssystem sofort live. Verwenden Sie die periodengerechte Rechnungslegung und erstellen Sie eine Checkliste für Ihren monatlichen Abschlussprozess.
• Ausgaben & Gehaltsabrechnung: Implementieren Sie eine Ausgabenrichtlinie, einen Erstattungsprozess und ein Gehaltsabrechnungssystem. Stellen Sie sicher, dass Gründer auf der Gehaltsliste stehen, um die Arbeitsgesetze einzuhalten. Führen Sie alle erforderlichen staatlichen Gehaltsabrechnungsregistrierungen durch.
• Leistungen: Richten Sie Leistungen wie eine Krankenversicherung ein. Ein 401(k) kann später kommen.
• Firmenkreditkarten: Geben Sie Firmenkreditkarten mit klaren Ausgabenkontrollen und Anbieterkategorisierung aus, um die Buchhaltung zu erleichtern.
• Finanzkontrollen: Führen Sie doppelte Genehmigungsanforderungen für Zahlungen über einem bestimmten Schwellenwert ein und richten Sie Bankregeln ein, um unbefugte Transaktionen zu verhindern.
• Steuerkalender: Erstellen Sie einen Kalender für wichtige Steuertermine, einschließlich Schätzungen der Bundes- und Landessteuer und die Sammlung von W-9/W-8 Formularen für Anbieter und Auftragnehmer.
• Runway Model: Führen Sie ein einfaches Finanzmodell, das Ihr Cash-Out-Datum, Ihre monatliche Burn Rate und Ihren Einstellungsplan verfolgt.
• Board Package: Erstellen Sie eine Vorlage für Ihr Board Package, die Key Performance Indicators (KPIs), Finanzdaten, Cash Runway, Einstellungsfortschritt und wichtige Risiken enthält.

5. Stellen Sie Compliance & Good Governance sicher 📋​

Gute Corporate Hygiene hält Ihr Unternehmen sauber und vermeidet rechtliche Kopfschmerzen.

• Protokollbuch: Führen Sie ein organisiertes digitales Protokollbuch mit Ihrer Satzung, Satzung, Vorstand- und Aktionärszustimmungen und dem Aktienregister.
• Vorstandssitzungen: Legen Sie einen regelmäßigen Rhythmus für Vorstandssitzungen fest und protokollieren Sie sorgfältig Protokolle und formelle Beschlüsse.
• Versicherung: Staffeln Sie Ihren Versicherungsschutz:
  • Beginnen Sie mit: Allgemeine Haftpflicht, Arbeiterunfallversicherung und Cyberversicherung.
  • Fügen Sie vor einer Seed-Runde oder einem größeren Vertrag hinzu: Directors & Officers (D&O) und Tech Errors & Omissions (E&O) Versicherung.
• Datenschutz & Sicherheit: Entwerfen Sie Ihre Nutzungsbedingungen (ToS) und Datenschutzrichtlinie. Erstellen Sie eine Datenübersicht und stellen Sie sicher, dass Sie Data Processing Addendums (DPAs) mit Anbietern haben.
• Sanktionsprüfung: Wenn Sie in einer relevanten Branche tätig sind, implementieren Sie einen Prozess für die Prüfung gegen US-Sanktionslisten (OFAC).
• Lizenzen: Sichern Sie alle staatlichen oder branchenspezifischen Lizenzen, die für Ihr Unternehmen erforderlich sind (z. B. in den Bereichen Zahlungen, Gesundheit oder Bildung).
• CTA / BOI-Berichterstattung: Ab dem 26. März 2025 sind die meisten neuen in den USA gegründeten Unternehmen von der Beneficial Ownership Information (BOI)-Berichterstattung gemäß dem Corporate Transparency Act (CTA) ausgenommen. Bestimmte ausländische Unternehmen, die zur Geschäftstätigkeit in den USA registriert sind, müssen jedoch möglicherweise weiterhin Bericht erstatten. Bestätigen Sie den Status Ihres Unternehmens, bevor Sie Maßnahmen ergreifen. (FinCEN.gov)

6. Etablieren Sie People Operations 🧑‍💻​

Ihr Team ist Ihr größtes Kapital. Bauen Sie die Infrastruktur auf, um es von Anfang an zu unterstützen.

• Einstellungsplan: Entwickeln Sie einen Einstellungsplan mit klaren Job-Leveling- und Gehaltsbändern, um Fairness und Konsistenz zu gewährleisten.
• Einstellungsworkflow: Standardisieren Sie Ihren Prozess mit einer Angebotsschreiben-Vorlage, PIIA, Hintergrundüberprüfungen und einem I-9-Workflow. Verwenden Sie E-Verify, falls erforderlich.
• Auftragnehmer vs. W-2: Verstehen und wenden Sie die Regeln für die Einstufung von Arbeitnehmern entweder als unabhängige Auftragnehmer (1099) oder als Angestellte (W-2) korrekt an. Eine falsche Einstufung kann zu erheblichen Strafen führen.
• Mitarbeiterhandbuch: Erstellen Sie ein einfaches Handbuch, das wichtige Richtlinien zu IP, Vertraulichkeit, Gerätenutzung, sozialen Medien und bezahlter Freizeit (PTO) enthält.
• Equity Education: Entwickeln Sie Materialien, um neuen Mitarbeitern zu helfen, ihr Eigenkapital zu verstehen, einschließlich der Funktionsweise des Vestings, der Ausübung von Optionen und der potenziellen steuerlichen Auswirkungen.
• Sicherheit & Schulung: Implementieren Sie obligatorische Schulungen, falls erforderlich, z. B. Anti-Belästigungs-Schulungen in Bundesstaaten wie Kalifornien und New York.

7. Implementieren Sie Sicherheit & Operations frühzeitig 🔒​

Sicherheit ist keine nachträgliche Überlegung; sie ist eine grundlegende Voraussetzung für jedes moderne Unternehmen.

• Zugriffskontrolle: Erzwingen Sie die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) für alle Dienste und fordern Sie die Verwendung eines Passwortmanagers an. Implementieren Sie eine rollenbasierte Zugriffskontrolle basierend auf dem Prinzip der geringsten Privilegien. Führen Sie eine robuste Offboarding-Checkliste, um den Zugriff sofort zu widerrufen, wenn jemand ausscheidet.
• Geräteverwaltung: Verwenden Sie eine Mobile Device Management (MDM) Lösung, um die Festplattenverschlüsselung und automatische Sperrrichtlinien auf allen Unternehmensgeräten zu erzwingen.
• Backups & Überwachung: Stellen Sie sicher, dass kritische Daten regelmäßig gesichert werden, und testen Sie vor allem Ihren Wiederherstellungsprozess. Richten Sie grundlegende Protokollierung und Überwachung ein.
• Incident Response: Entwerfen Sie einen einfachen Incident Response Plan und halten Sie eine Breach Communications Vorlage bereit.
• Vendor Review: Implementieren Sie einen Prozess zur Überprüfung der Sicherheits- und Datenschutzpraktiken aller neuen Anbieter.

8. Pflegen Sie einen Fundraising-Ready Data Room ✅​

Seien Sie "immer bereit für die Kapitalbeschaffung". Ein sauberer, gut organisierter Data Room ermöglicht es Investoren, Due Diligence schnell durchzuführen, und signalisiert, dass Sie ein straffes Unternehmen führen.

Ihr Data Room sollte ein sicherer, freigegebener Ordner mit den folgenden Abschnitten sein:

• Corporate: Gründungsurkunde, Satzung, Vorstandszustimmungen, Protokollbuch und Cap Table.
• Equity: Founder Stock Purchase Agreements, Nachweis über 83(b)-Einreichungen, 409A-Bewertungsberichte und der Equity Incentive Plan.
• Finance: Historische Finanzdaten, Kontoauszüge, Forderungs-/Verbindlichkeitenalterung, Ihr Finanzmodell und wichtige Kennzahlen.
• Legal: Unterzeichnete PIIAs für alle, wichtige Kundenverträge, NDAs und Vendor DPAs.
• Compliance: Wichtige Richtlinien (Datenschutz, Sicherheit) und Versicherungsnachweise.
• Commercial: Kundenliste, Letters of Intent (LOIs), eine Sales Pipeline und Churn-/Retention-Daten.

9. Ihr Schnellstart für die ersten 30 Tage 🚀​

Kopieren Sie dies in Ihr Projektmanagement-Tool und weisen Sie Eigentümer und Fälligkeitstermine zu.

• Delaware Corporation anmelden, Satzung verabschieden und erste Vorstands-/Vorstandsmitglieder ernennen.
• EIN besorgen, Bankkonto eröffnen und Buchhaltungs- und Gehaltsabrechnungssysteme einrichten.
• Gründeraktien mit Vesting Schedules ausgeben.
• 83(B) WAHLEN INNERHALB VON 30 TAGEN EINREICHEN!
• Cap Table Software einrichten.
• Vorstand und Aktionäre genehmigen Equity Incentive Plan und anfänglichen Option Pool.
• Alle Gründer und Auftragnehmer unterzeichnen PIIA/Beratungsverträge.
• Entwurf der ersten Datenschutzrichtlinie und Nutzungsbedingungen.
• Sicherheitsbaseline implementieren (MFA, Passwortmanager).
• Angebote für wesentliche Versicherungen einholen.
• Domain sichern, Markenrecherche durchführen und Ihren Produktnamen sperren.
• Legen Sie eine Kalendererinnerung für den 1. März, den Stichtag für die Delaware Franchise Tax, fest. (Delaware Corporations)

10. Häufige Red Flags, die vor der Due Diligence behoben werden müssen 🚩​

Das Entdecken dieser Probleme während der Investor Due Diligence kann einen Deal verzögern oder sogar verhindern. Beheben Sie sie jetzt.

• Verspätete oder fehlende 83(b)-Quittungen: Dies ist oft das erste, was ein guter Anwalt überprüft. Es schafft eine massive potenzielle Steuerschuld.
• Keine 409A vor der Vergabe von Optionen: Die Vergabe von Optionen unterhalb des Fair Market Value kann für Mitarbeiter harte Steuerstrafen auslösen.
• Unvollständige IP-Übertragungen: Fehlende PIIAs von Ex-Gründern, frühen Auftragnehmern oder Beratern erzeugen eine Trübung Ihrer IP-Eigentumsrechte.
• Eine unordentliche Cap Table: Wenn Ihre Tabellenkalkulation nicht mit unterzeichneten Rechtsdokumenten übereinstimmt, ist dies eine große Red Flag.
• Fehlende Vorstands-/Aktionärsgenehmigungen: Alle Eigenkapitalvergaben und wichtigen Unternehmensmaßnahmen erfordern eine formelle Genehmigung.
• Keine Datenschutz- oder Sicherheitsrichtlinien: Dies signalisiert einen Mangel an operativer Reife und eine potenzielle Haftung.
• Versäumte Delaware Franchise Tax: Der Verlust des "Good Standing" in Delaware kann die Schließung einer Finanzierung verhindern.

Kurzübersicht​

• 83(b) Wahl: Eine kritische IRS-Einreichung, die innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt von Aktien, die unverfallbar werden, fällig ist. Verwenden Sie das IRS-Formular 15620. (IRS Link)
• 83(b) Online-Einreichung: Der IRS ermöglicht jetzt eine bequeme elektronische Einreichung. (Goodwin Law, Mintz)
• YC Post-Money SAFEs: Der Industriestandard für die Pre-Seed-Kapitalbeschaffung. (YC Documents)
• Delaware Franchise Tax: Jährlicher Bericht und Steuer fällig bis zum 1. März. (Delaware Corporations)
• BOI / CTA Update: Die meisten neuen US-Startups sind von der BOI-Berichterstattung ausgenommen, aber bestätigen Sie Ihren Status. (FinCEN.gov)

Abschließende Bemerkungen​

• Verwenden Sie Aufzählungszeichen, nicht Prosa, für Ihre internen Wikis und Projekt-Tracker. Weisen Sie jeder Aufgabe einen Eigentümer und einen Fälligkeitstermin zu.
• Überprüfen Sie diese Checkliste nach 30, 60 und 90 Tagen erneut. Ihre Bedürfnisse werden sich mit Ihrem Wachstum weiterentwickeln.
• Im Zweifelsfall schreiben Sie es auf. Dokumentieren Sie Genehmigungen, Richtlinien und Ausnahmen und halten Sie Ihre Dateistruktur sauber. Ein wenig Disziplin jetzt spart später viel Ärger.