Ein Leitfaden für Gründer zum Kontenrahmen für Startups
Ein gut strukturierter Kontenrahmen (COA, Chart of Accounts) ist das Rückgrat des Finanzsystems Ihres Startups. Er ist mehr als nur eine Liste von Kategorien; er ist ein Rahmen, der die Geschichte Ihres Unternehmens erzählt. Dieser Leitfaden bietet einen sauberen, periodengerechten COA, den Sie direkt in ein Beancount-Hauptbuch einfügen können. Er ist modular aufgebaut, sodass Sie schlank starten und die Komplexität erst mit dem Wachstum erhöhen können.
Haftungsausschluss: Dies sind allgemeine Informationen und keine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung. Wenden Sie sich an einen Fachmann, um sicherzustellen, dass Ihr COA Ihren spezifischen Compliance- und Berichtsanforderungen entspricht.
Kernprinzipien für einen skalierbaren COA 🧾
Bevor wir uns mit den Konten selbst befassen, ist es wichtig, die Prinzipien zu verstehen, die einen COA für ein wachstumsstarkes Startup effektiv machen.
- Periodengerechtigkeit zuerst: Erstellen Sie Ihren COA von Anfang an für die periodengerechte Buchführung (Accrual Basis). Das bedeutet, dass Sie Konten wie Forderungen (AR, Accounts Receivable), Verbindlichkeiten (AP, Accounts Payable), Vorauszahlungen und abgegrenzte Erträge verwenden. Die periodengerechte Buchführung vermittelt ein echtes Bild der finanziellen Gesundheit Ihres Unternehmens, indem sie Erträge und Aufwendungen der Periode zuordnet, in der sie erwirtschaftet oder entstanden sind, und nicht nur, wenn Geld fließt.
- Halten Sie ihn schlank: Widerstehen Sie der Versuchung, für jeden einzelnen Lieferanten oder jede geringfügige Ausgabe ein Konto zu erstellen. Ein aufgeblähter COA ist schwer zu verwalten und verdeckt Erkenntnisse. Fügen Sie nur dann ein neues Konto hinzu, wenn es für die Einhaltung von Vorschriften erforderlich ist oder eine bestimmte Geschäftsentscheidung vorantreibt.
- COGS von OpEx trennen: Dies ist nicht verhandelbar, um Ihre Rentabilität zu verstehen. Cost of Goods Sold (COGS) beinhaltet Aufwendungen, die direkt mit der Umsatzgenerierung skalieren (z. B. Hosting für Kunden, Gebühren für die Zahlungsabwicklung). Alles andere sind Operating Expenses (OpEx). Diese Trennung ist der Schlüssel zur Berechnung Ihrer Bruttomarge.
- Verwenden Sie Tags für Dimensionen: Verwenden Sie den COA nicht, um Abteilungsausgaben, Projekte oder bestimmte Kunden zu verfolgen. Dafür sind Metadaten und Tags gedacht. Eine Transaktion für einen neuen Server kann auf
Expenses:Cloud
gebucht und mit#engineering
und#project-phoenix
getaggt werden. Dies hält Ihren COA sauber und ermöglicht gleichzeitig eine leistungsstarke, multidimensionale Berichterstattung. - Seien Sie konsistent: Legen Sie Ihre Buchhaltungsrichtlinien im Voraus fest und dokumentieren Sie sie. Beispielsweise, ob Sie einen SAFE (Simple Agreement for Future Equity) als Verbindlichkeit oder als Eigenkapital behandeln. Wählen Sie eine Methode, schreiben Sie sie auf und halten Sie sich daran. Konsistenz ist der Schlüssel für genaue Vergleiche von Periode zu Periode.
Der minimale Kontenrahmen für die Seed-Phase 🌱
Dies ist ein schlanker, SaaS-freundlicher COA, den Sie direkt in Ihre beancount
-Datei kopieren und einfügen können. Er deckt das Wesentliche für ein Pre-Seed- oder Seed-Stage-Unternehmen ab.
; ===== Assets =====
1970-01-01 open Assets:Bank:Checking USD
1970-01-01 open Assets:Bank:Savings USD
1970-01-01 open Assets:AR USD ; Accounts Receivable
1970-01-01 open Assets:Clearing:Stripe USD ; Payout clearing accounts
1970-01-01 open Assets:Clearing:PayPal USD
1970-01-01 open Assets:Prepaid:Software USD
1970-01-01 open Assets:Prepaid:Insurance USD
1970-01-01 open Assets:Deposits USD ; Rent/security deposits
1970-01-01 open Assets:Equipment USD
1970-01-01 open Assets:Intangibles USD ; Capitalized software/IP (if used)
1970-01-01 open Assets:Crypto:BTC BTC ; Optional
; ===== Liabilities =====
1970-01-01 open Liabilities:AP USD ; Accounts Payable
1970-01-01 open Liabilities:DeferredRevenue USD
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:Withholding USD ; Employee taxes withheld
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:EmployerTaxes USD
1970-01-01 open Liabilities:SalesTax:CA USD ; Per-state subaccounts as needed
1970-01-01 open Liabilities:SAFE USD ; If classifying as liability
1970-01-01 open Liabilities:NotesPayable USD
1970-01-01 open Liabilities:Accrued:Bonus USD ; Accruals (bonuses, legal, etc.)
1970-01-01 open Liabilities:Accrued:Legal USD
; ===== Equity =====
1970-01-01 open Equity:CommonStock USD
1970-01-01 open Equity:APIC USD ; Additional Paid-in Capital
1970-01-01 open Equity:SAFE USD ; If classifying SAFE as equity
1970-01-01 open Equity:RetainedEarnings USD
1970-01-01 open Equity:OpeningBalances USD
; ===== Income (credits) =====
1970-01-01 open Income:Revenue:SaaS USD
1970-01-01 open Income:Revenue:Services USD
1970-01-01 open Income:Contra:Discounts USD ; Negative revenue (discounts)
1970-01-01 open Income:Contra:RefundsChargebacks USD
1970-01-01 open Income:Other:Interest USD
1970-01-01 open Income:Other:FXGains USD
; ===== Expenses =====
1970-01-01 open Expenses:COGS:Hosting USD ; Variable cloud for product delivery
1970-01-01 open Expenses:COGS:PaymentProcessing USD ; Stripe/PayPal fees
1970-01-01 open Expenses:Payroll:Wages USD
1970-01-01 open Expenses:Payroll:EmployerTaxes USD
1970-01-01 open Expenses:Benefits USD
1970-01-01 open Expenses:Contractors USD
1970-01-01 open Expenses:Software:Subscriptions USD
1970-01-01 open Expenses:Cloud USD ; Internal tooling/workloads
1970-01-01 open Expenses:Rent USD
1970-01-01 open Expenses:EquipmentSmall USD ; < capitalization threshold
1970-01-01 open Expenses:Marketing:Paid USD
1970-01-01 open Expenses:Marketing:Brand USD
1970-01-01 open Expenses:Travel USD
1970-01-01 open Expenses:Meals USD
1970-01-01 open Expenses:Legal USD
1970-01-01 open Expenses:Accounting USD
1970-01-01 open Expenses:Insurance USD
1970-01-01 open Expenses:BankFees USD
1970-01-01 open Expenses:Taxes:Income USD
1970-01-01 open Expenses:Taxes:Sales USD
1970-01-01 open Expenses:Depreciation USD
1970-01-01 open Expenses:Amortization USD
1970-01-01 open Expenses:Interest USD
1970-01-01 open Expenses:Other USD
Modulare Add-ons für Wachstum 📈
Wenn sich Ihr Geschäftsmodell weiterentwickelt, können Sie neue Kontensätze aktivieren. Hier sind gängige Module, die Sie bei der Skalierung hinzufügen können.
SaaS-Modul
Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie mit der Rechnungsstellung an Kunden beginnen, insbesondere für Jahrespläne.
- Ertragsdetails:
Income:Revenue:SaaS:Monthly
,Income:Revenue:SaaS:Annual
,Income:Contra:Credits
- Abgrenzungen & Forderungen:
Liabilities:DeferredRevenue
(für im Voraus erhaltene Zahlungen) undAssets:AR
(für gesendete Rechnungen). - Prozessorsteuerung:
Assets:Clearing:Stripe
(zur Verfolgung von Auszahlungen) undExpenses:COGS:PaymentProcessing
.
Marktplatz-/Zahlungsmodul
Fügen Sie diese hinzu, wenn Sie im Namen von Benutzern Geld halten oder bewegen.
- Brutto-/Netto-Modell:
Liabilities:MerchantPayable
(Geld, das Verkäufern geschuldet wird) ist entscheidend. Ihr Umsatz sind dieIncome:Revenue:MarketplaceFees
, die Sie erzielen. - Reserven:
Liabilities:ProcessorReserves
für Gelder, die von Zahlungspartnern zurückgehalten werden.
Personal- und Gehaltsabrechnungsmodul
Sobald Sie Mitarbeiter haben, müssen Sie die Gehaltsabrechnungsverbindlichkeiten sorgfältig verfolgen.
- Verbindlichkeiten:
Liabilities:Payroll:Withholding
(Lohnsteuer),Liabilities:Payroll:EmployerTaxes
(Ihr Anteil) undLiabilities:Payroll:BenefitsPayable
. - Ausgaben: Gliedern Sie
Expenses:Benefits:Health
,Expenses:Benefits:401kMatch
usw. zur Verdeutlichung auf. - Equity Comp: Wenn Sie aktienbasierte Vergütungen erfassen, fügen Sie
Expenses:StockComp
hinzu.
Umsatzsteuer-/Mehrwertsteuermodul
Wenn Sie mit der Erhebung von Umsatzsteuer oder Mehrwertsteuer beginnen, erstellen Sie für jede Gerichtsbarkeit Verbindlichkeitskonten.
- Verbindlichkeiten:
Liabilities:SalesTax:CA
,Liabilities:SalesTax:NY
,Liabilities:SalesTax:EU:DE
- Vermögenswerte:
Assets:VATRecoverable:EU:DE
, wenn Sie in einem Mehrwertsteuersystem Vorsteuer geltend machen können.
Klassifizierungs-Spickzettel: Wohin gehört was?
- COGS vs. OpEx
- COGS: Kosten, die direkt mit der Produktbereitstellung variieren. Denken Sie an AWS-Hosting für Ihre Produktionsanwendung, Stripe-Gebühren und API-Kosten von Drittanbietern, die mit der Nutzung skalieren.
- OpEx: Fixe Betriebskosten. Denken Sie an AWS für Ihre interne CI/CD-Pipeline, Ihr Abonnement für Slack oder GitHub und Gehälter für Ihre G&A-Mitarbeiter.
- Contra-Revenue vs. Expense
- Contra-Revenue: Alles, was den Umsatz direkt reduziert. Verwenden Sie
Income:Contra:Discounts
oderIncome:Contra:Refunds
. Dies stellt sicher, dass Ihr Bruttoumsatz korrekt ausgewiesen wird. - Expense: Ein Kostenfaktor für die Geschäftstätigkeit. Zahlungs-Gateway-Gebühren sind ein klassisches Beispiel, das in
Expenses:COGS:PaymentProcessing
gehört, nicht als Contra-Revenue-Posten.
- Contra-Revenue: Alles, was den Umsatz direkt reduziert. Verwenden Sie
- Prepaids vs. Deferrals
- Prepaid Expense: Sie haben für etwas bezahlt, wovon Sie in Zukunft profitieren werden (z. B. eine jährliche Versicherungspolice). Das Geld fließt ab, liegt in
Assets:Prepaid:Insurance
und wird dann monatlich als Aufwand verbucht. - Deferred Revenue: Ein Kunde hat Sie für etwas bezahlt, das Sie in Zukunft liefern werden (z. B. ein jährlicher SaaS-Plan). Das Geld kommt herein, liegt in
Liabilities:DeferredRevenue
und wird dann monatlich als Ertrag erfasst.
- Prepaid Expense: Sie haben für etwas bezahlt, wovon Sie in Zukunft profitieren werden (z. B. eine jährliche Versicherungspolice). Das Geld fließt ab, liegt in
Beispiel-Presets für gängige Startup-Phasen
A) Pre-Revenue, SaaS mit zwei Gründern (Ultra-Lean)
Fangen Sie gerade erst an? Fügen Sie den minimalen COA hinzu, kommentieren Sie jedoch Konten aus, die Sie noch nicht benötigen, wie z. B. Assets:AR
und Liabilities:DeferredRevenue
. Konzentrieren Sie sich auf die Verfolgung von Bargeld, Verbindlichkeiten und grundlegenden Betriebsausgaben.
B) Seed-SaaS mit Stripe & Jahresplänen
Nehmen Sie den minimalen COA und stellen Sie sicher, dass diese Konten aktiv sind, um Ihren Kerngeschäftszyklus abzuwickeln:
1970-01-01 open Assets:Clearing:Stripe USD
1970-01-01 open Liabilities:DeferredRevenue USD
1970-01-01 open Income:Contra:RefundsChargebacks USD
1970-01-01 open Expenses:COGS:PaymentProcessing USD
C) Marktplatz-Alpha (Escrow-ähnlicher Ablauf)
Zusätzlich zum minimalen COA benötigen Sie unbedingt diese Konten, um die Ihren Verkäufern geschuldeten Gelder zu verwalten:
1970-01-01 open Liabilities:MerchantPayable USD
1970-01-01 open Income:Revenue:MarketplaceFees USD
1970-01-01 open Liabilities:SalesTax:Marketplace USD
Dokumentieren von Richtlinien & Was man nicht aufnehmen sollte
Fügen Sie Ihre wichtigsten Buchhaltungsrichtlinien direkt als Kommentare in Ihr Hauptbuch ein. Dadurch entsteht ein prüfbares, selbstdokumentierendes System.
; Policy: Accrual basis; monthly revenue recognition for annual SaaS.
; Policy: Capitalize equipment > $5000 and depreciate straight-line over 3 years.
; Policy: SAFEs classified as Liabilities until conversion to equity.
; Policy: Use tags for departments (#eng #sales #g&a) and customers (#cust-acmeco).
Denken Sie schließlich daran, was nicht in Ihren COA gehört.
- ❌ Abteilungen und Teams: Verwenden Sie Tags wie
#engineering
anstelle vonExpenses:Engineering:Software
. - ❌ Lieferantennamen: Verwenden Sie das Feld
payee:
in Ihrer Transaktion, nichtExpenses:Software:Slack
. - ❌ Temporäre Platzhalter: Vermeiden Sie das Erstellen von "Misc"- oder "Temporary"-Konten. Wenn Sie debuggen, verwenden Sie
Equity:Suspense
und stellen Sie sicher, dass es auf Null gesetzt wird.