Ein Leitfaden für Gründer zum Kontenrahmen für Startups

Ein gut strukturierter Kontenrahmen (COA, Chart of Accounts) ist das Rückgrat des Finanzsystems Ihres Startups. Er ist mehr als nur eine Liste von Kategorien; er ist ein Rahmen, der die Geschichte Ihres Unternehmens erzählt. Dieser Leitfaden bietet einen sauberen, periodengerechten COA, den Sie direkt in ein Beancount-Hauptbuch einfügen können. Er ist modular aufgebaut, sodass Sie schlank starten und die Komplexität erst mit dem Wachstum erhöhen können.

Haftungsausschluss: Dies sind allgemeine Informationen und keine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung. Wenden Sie sich an einen Fachmann, um sicherzustellen, dass Ihr COA Ihren spezifischen Compliance- und Berichtsanforderungen entspricht.

Kernprinzipien für einen skalierbaren COA 🧾​

Bevor wir uns mit den Konten selbst befassen, ist es wichtig, die Prinzipien zu verstehen, die einen COA für ein wachstumsstarkes Startup effektiv machen.

• Periodengerechtigkeit zuerst: Erstellen Sie Ihren COA von Anfang an für die periodengerechte Buchführung (Accrual Basis). Das bedeutet, dass Sie Konten wie Forderungen (AR, Accounts Receivable), Verbindlichkeiten (AP, Accounts Payable), Vorauszahlungen und abgegrenzte Erträge verwenden. Die periodengerechte Buchführung vermittelt ein echtes Bild der finanziellen Gesundheit Ihres Unternehmens, indem sie Erträge und Aufwendungen der Periode zuordnet, in der sie erwirtschaftet oder entstanden sind, und nicht nur, wenn Geld fließt.
• Halten Sie ihn schlank: Widerstehen Sie der Versuchung, für jeden einzelnen Lieferanten oder jede geringfügige Ausgabe ein Konto zu erstellen. Ein aufgeblähter COA ist schwer zu verwalten und verdeckt Erkenntnisse. Fügen Sie nur dann ein neues Konto hinzu, wenn es für die Einhaltung von Vorschriften erforderlich ist oder eine bestimmte Geschäftsentscheidung vorantreibt.
• COGS von OpEx trennen: Dies ist nicht verhandelbar, um Ihre Rentabilität zu verstehen. Cost of Goods Sold (COGS) beinhaltet Aufwendungen, die direkt mit der Umsatzgenerierung skalieren (z. B. Hosting für Kunden, Gebühren für die Zahlungsabwicklung). Alles andere sind Operating Expenses (OpEx). Diese Trennung ist der Schlüssel zur Berechnung Ihrer Bruttomarge.
• Verwenden Sie Tags für Dimensionen: Verwenden Sie den COA nicht, um Abteilungsausgaben, Projekte oder bestimmte Kunden zu verfolgen. Dafür sind Metadaten und Tags gedacht. Eine Transaktion für einen neuen Server kann auf Expenses:Cloud gebucht und mit #engineering und #project-phoenix getaggt werden. Dies hält Ihren COA sauber und ermöglicht gleichzeitig eine leistungsstarke, multidimensionale Berichterstattung.
• Seien Sie konsistent: Legen Sie Ihre Buchhaltungsrichtlinien im Voraus fest und dokumentieren Sie sie. Beispielsweise, ob Sie einen SAFE (Simple Agreement for Future Equity) als Verbindlichkeit oder als Eigenkapital behandeln. Wählen Sie eine Methode, schreiben Sie sie auf und halten Sie sich daran. Konsistenz ist der Schlüssel für genaue Vergleiche von Periode zu Periode.

Der minimale Kontenrahmen für die Seed-Phase 🌱​

Dies ist ein schlanker, SaaS-freundlicher COA, den Sie direkt in Ihre beancount-Datei kopieren und einfügen können. Er deckt das Wesentliche für ein Pre-Seed- oder Seed-Stage-Unternehmen ab.

; ===== Assets =====
1970-01-01 open Assets:Bank:Checking              USD
1970-01-01 open Assets:Bank:Savings               USD
1970-01-01 open Assets:AR                         USD              ; Accounts Receivable
1970-01-01 open Assets:Clearing:Stripe            USD              ; Payout clearing accounts
1970-01-01 open Assets:Clearing:PayPal            USD
1970-01-01 open Assets:Prepaid:Software           USD
1970-01-01 open Assets:Prepaid:Insurance          USD
1970-01-01 open Assets:Deposits                   USD              ; Rent/security deposits
1970-01-01 open Assets:Equipment                  USD
1970-01-01 open Assets:Intangibles                USD              ; Capitalized software/IP (if used)
1970-01-01 open Assets:Crypto:BTC                 BTC              ; Optional

; ===== Liabilities =====
1970-01-01 open Liabilities:AP                     USD              ; Accounts Payable
1970-01-01 open Liabilities:DeferredRevenue        USD
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:Withholding    USD              ; Employee taxes withheld
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:EmployerTaxes  USD
1970-01-01 open Liabilities:SalesTax:CA            USD              ; Per-state subaccounts as needed
1970-01-01 open Liabilities:SAFE                   USD              ; If classifying as liability
1970-01-01 open Liabilities:NotesPayable           USD
1970-01-01 open Liabilities:Accrued:Bonus          USD              ; Accruals (bonuses, legal, etc.)
1970-01-01 open Liabilities:Accrued:Legal          USD

; ===== Equity =====
1970-01-01 open Equity:CommonStock                USD
1970-01-01 open Equity:APIC                       USD              ; Additional Paid-in Capital
1970-01-01 open Equity:SAFE                       USD              ; If classifying SAFE as equity
1970-01-01 open Equity:RetainedEarnings           USD
1970-01-01 open Equity:OpeningBalances            USD

; ===== Income (credits) =====
1970-01-01 open Income:Revenue:SaaS                USD
1970-01-01 open Income:Revenue:Services            USD
1970-01-01 open Income:Contra:Discounts            USD              ; Negative revenue (discounts)
1970-01-01 open Income:Contra:RefundsChargebacks   USD
1970-01-01 open Income:Other:Interest              USD
1970-01-01 open Income:Other:FXGains               USD

; ===== Expenses =====
1970-01-01 open Expenses:COGS:Hosting              USD              ; Variable cloud for product delivery
1970-01-01 open Expenses:COGS:PaymentProcessing    USD              ; Stripe/PayPal fees
1970-01-01 open Expenses:Payroll:Wages             USD
1970-01-01 open Expenses:Payroll:EmployerTaxes     USD
1970-01-01 open Expenses:Benefits                  USD
1970-01-01 open Expenses:Contractors               USD
1970-01-01 open Expenses:Software:Subscriptions    USD
1970-01-01 open Expenses:Cloud                     USD              ; Internal tooling/workloads
1970-01-01 open Expenses:Rent                      USD
1970-01-01 open Expenses:EquipmentSmall            USD              ; < capitalization threshold
1970-01-01 open Expenses:Marketing:Paid            USD
1970-01-01 open Expenses:Marketing:Brand           USD
1970-01-01 open Expenses:Travel                    USD
1970-01-01 open Expenses:Meals                     USD
1970-01-01 open Expenses:Legal                     USD
1970-01-01 open Expenses:Accounting                USD
1970-01-01 open Expenses:Insurance                 USD
1970-01-01 open Expenses:BankFees                  USD
1970-01-01 open Expenses:Taxes:Income              USD
1970-01-01 open Expenses:Taxes:Sales               USD
1970-01-01 open Expenses:Depreciation              USD
1970-01-01 open Expenses:Amortization              USD
1970-01-01 open Expenses:Interest                  USD
1970-01-01 open Expenses:Other                     USD

Modulare Add-ons für Wachstum 📈​

Wenn sich Ihr Geschäftsmodell weiterentwickelt, können Sie neue Kontensätze aktivieren. Hier sind gängige Module, die Sie bei der Skalierung hinzufügen können.

SaaS-Modul​

Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie mit der Rechnungsstellung an Kunden beginnen, insbesondere für Jahrespläne.

• Ertragsdetails: Income:Revenue:SaaS:Monthly, Income:Revenue:SaaS:Annual, Income:Contra:Credits
• Abgrenzungen & Forderungen: Liabilities:DeferredRevenue (für im Voraus erhaltene Zahlungen) und Assets:AR (für gesendete Rechnungen).
• Prozessorsteuerung: Assets:Clearing:Stripe (zur Verfolgung von Auszahlungen) und Expenses:COGS:PaymentProcessing.

Marktplatz-/Zahlungsmodul​

Fügen Sie diese hinzu, wenn Sie im Namen von Benutzern Geld halten oder bewegen.

• Brutto-/Netto-Modell: Liabilities:MerchantPayable (Geld, das Verkäufern geschuldet wird) ist entscheidend. Ihr Umsatz sind die Income:Revenue:MarketplaceFees, die Sie erzielen.
• Reserven: Liabilities:ProcessorReserves für Gelder, die von Zahlungspartnern zurückgehalten werden.

Personal- und Gehaltsabrechnungsmodul​

Sobald Sie Mitarbeiter haben, müssen Sie die Gehaltsabrechnungsverbindlichkeiten sorgfältig verfolgen.

• Verbindlichkeiten: Liabilities:Payroll:Withholding (Lohnsteuer), Liabilities:Payroll:EmployerTaxes (Ihr Anteil) und Liabilities:Payroll:BenefitsPayable.
• Ausgaben: Gliedern Sie Expenses:Benefits:Health, Expenses:Benefits:401kMatch usw. zur Verdeutlichung auf.
• Equity Comp: Wenn Sie aktienbasierte Vergütungen erfassen, fügen Sie Expenses:StockComp hinzu.

Umsatzsteuer-/Mehrwertsteuermodul​

Wenn Sie mit der Erhebung von Umsatzsteuer oder Mehrwertsteuer beginnen, erstellen Sie für jede Gerichtsbarkeit Verbindlichkeitskonten.

• Verbindlichkeiten: Liabilities:SalesTax:CA, Liabilities:SalesTax:NY, Liabilities:SalesTax:EU:DE
• Vermögenswerte: Assets:VATRecoverable:EU:DE, wenn Sie in einem Mehrwertsteuersystem Vorsteuer geltend machen können.

Klassifizierungs-Spickzettel: Wohin gehört was?​

• COGS vs. OpEx
  • COGS: Kosten, die direkt mit der Produktbereitstellung variieren. Denken Sie an AWS-Hosting für Ihre Produktionsanwendung, Stripe-Gebühren und API-Kosten von Drittanbietern, die mit der Nutzung skalieren.
  • OpEx: Fixe Betriebskosten. Denken Sie an AWS für Ihre interne CI/CD-Pipeline, Ihr Abonnement für Slack oder GitHub und Gehälter für Ihre G&A-Mitarbeiter.
• Contra-Revenue vs. Expense
  • Contra-Revenue: Alles, was den Umsatz direkt reduziert. Verwenden Sie Income:Contra:Discounts oder Income:Contra:Refunds. Dies stellt sicher, dass Ihr Bruttoumsatz korrekt ausgewiesen wird.
  • Expense: Ein Kostenfaktor für die Geschäftstätigkeit. Zahlungs-Gateway-Gebühren sind ein klassisches Beispiel, das in Expenses:COGS:PaymentProcessing gehört, nicht als Contra-Revenue-Posten.
• Prepaids vs. Deferrals
  • Prepaid Expense: Sie haben für etwas bezahlt, wovon Sie in Zukunft profitieren werden (z. B. eine jährliche Versicherungspolice). Das Geld fließt ab, liegt in Assets:Prepaid:Insurance und wird dann monatlich als Aufwand verbucht.
  • Deferred Revenue: Ein Kunde hat Sie für etwas bezahlt, das Sie in Zukunft liefern werden (z. B. ein jährlicher SaaS-Plan). Das Geld kommt herein, liegt in Liabilities:DeferredRevenue und wird dann monatlich als Ertrag erfasst.

Beispiel-Presets für gängige Startup-Phasen​

A) Pre-Revenue, SaaS mit zwei Gründern (Ultra-Lean)​

Fangen Sie gerade erst an? Fügen Sie den minimalen COA hinzu, kommentieren Sie jedoch Konten aus, die Sie noch nicht benötigen, wie z. B. Assets:AR und Liabilities:DeferredRevenue. Konzentrieren Sie sich auf die Verfolgung von Bargeld, Verbindlichkeiten und grundlegenden Betriebsausgaben.

B) Seed-SaaS mit Stripe & Jahresplänen​

Nehmen Sie den minimalen COA und stellen Sie sicher, dass diese Konten aktiv sind, um Ihren Kerngeschäftszyklus abzuwickeln:

1970-01-01 open Assets:Clearing:Stripe           USD
1970-01-01 open Liabilities:DeferredRevenue        USD
1970-01-01 open Income:Contra:RefundsChargebacks   USD
1970-01-01 open Expenses:COGS:PaymentProcessing    USD

C) Marktplatz-Alpha (Escrow-ähnlicher Ablauf)​

Zusätzlich zum minimalen COA benötigen Sie unbedingt diese Konten, um die Ihren Verkäufern geschuldeten Gelder zu verwalten:

1970-01-01 open Liabilities:MerchantPayable        USD
1970-01-01 open Income:Revenue:MarketplaceFees     USD
1970-01-01 open Liabilities:SalesTax:Marketplace    USD

Dokumentieren von Richtlinien & Was man nicht aufnehmen sollte​

Fügen Sie Ihre wichtigsten Buchhaltungsrichtlinien direkt als Kommentare in Ihr Hauptbuch ein. Dadurch entsteht ein prüfbares, selbstdokumentierendes System.

; Policy: Accrual basis; monthly revenue recognition for annual SaaS.
; Policy: Capitalize equipment > $5000 and depreciate straight-line over 3 years.
; Policy: SAFEs classified as Liabilities until conversion to equity.
; Policy: Use tags for departments (#eng #sales #g&a) and customers (#cust-acmeco).

Denken Sie schließlich daran, was nicht in Ihren COA gehört.

• ❌ Abteilungen und Teams: Verwenden Sie Tags wie #engineering anstelle von Expenses:Engineering:Software.
• ❌ Lieferantennamen: Verwenden Sie das Feld payee: in Ihrer Transaktion, nicht Expenses:Software:Slack.
• ❌ Temporäre Platzhalter: Vermeiden Sie das Erstellen von "Misc"- oder "Temporary"-Konten. Wenn Sie debuggen, verwenden Sie Equity:Suspense und stellen Sie sicher, dass es auf Null gesetzt wird.