Een Handleiding voor Oprichters: Het Rekeningschema voor Startups

Een goed gestructureerd Rekeningschema (COA) is de ruggengraat van het financiële systeem van je startup. Het is meer dan alleen een lijst met categorieën; het is een raamwerk dat het verhaal van je bedrijf vertelt. Deze handleiding biedt een schoon, op transactiebasis gereed COA dat je direct in een Beancount grootboek kunt plaatsen. Het is ontworpen om modulair te zijn, waardoor je lean kunt beginnen en pas complexiteit toevoegt naarmate je groeit.

Disclaimer: Dit is algemene informatie, geen juridisch, fiscaal of boekhoudkundig advies. Raadpleeg een professional om ervoor te zorgen dat je COA voldoet aan je specifieke compliance- en rapportagebehoeften.

Kernprincipes voor een Schaalbaar COA 🧾​

Voordat we in de accounts zelf duiken, is het cruciaal om de principes te begrijpen die een COA effectief maken voor een snelgroeiende startup.

• Transactie Eerst: Bouw je COA vanaf dag één voor transactiegebaseerde accounting. Dit betekent dat je accounts gebruikt zoals Debiteuren (AR), Crediteuren (AP), Vooruitbetaalde Kosten en Uitgestelde Opbrengsten. Transactie-accounting geeft een getrouw beeld van de financiële gezondheid van je bedrijf, waarbij opbrengsten en kosten worden afgestemd op de periode waarin ze zijn verdiend of gemaakt, niet alleen wanneer er cash in beweging is.
• Houd Het Spaarzaam: Weersta de verleiding om een account te maken voor elke afzonderlijke leverancier of kleine uitgave. Een opgeblazen COA is moeilijk te beheren en verdoezelt inzichten. Voeg alleen een nieuwe account toe als dit vereist is voor compliance of een specifieke zakelijke beslissing stimuleert.
• Scheid COGS van OpEx: Dit is niet onderhandelbaar voor het begrijpen van je winstgevendheid. Cost of Goods Sold (COGS) omvat kosten die direct schalen met de levering van opbrengsten (bijv. hosting voor klanten, kosten voor betalingsverwerking). Al het andere is een Operating Expense (OpEx). Deze scheiding is de sleutel tot het berekenen van je brutomarge.
• Gebruik Tags voor Dimensies: Gebruik het COA niet om afdelingsuitgaven, projecten of specifieke klanten te volgen. Daar zijn metadata en tags voor. Een transactie voor een nieuwe server kan worden geboekt op Expenses:Cloud en worden getagd met #engineering en #project-phoenix. Dit houdt je COA schoon en maakt tegelijkertijd krachtige, multi-dimensionale rapportage mogelijk.
• Wees Consistent: Beslis vooraf over je accountingbeleid en documenteer dit. Bijvoorbeeld, behandel je een SAFE (Simple Agreement for Future Equity) als een verplichting of als eigen vermogen? Kies een methode, schrijf het op en houd je eraan. Consistentie is essentieel voor nauwkeurige vergelijkingen van periode tot periode.

Het Minimale, Seed-Stage Rekeningschema 🌱​

Dit is een lean, SaaS-vriendelijk COA dat je direct in je beancount-bestand kunt kopiëren en plakken. Het behandelt de essentials voor een pre-seed of seed-stage bedrijf.

; ===== Activa =====
1970-01-01 open Assets:Bank:Checking              USD
1970-01-01 open Assets:Bank:Savings               USD
1970-01-01 open Assets:AR                         USD              ; Debiteuren
1970-01-01 open Assets:Clearing:Stripe            USD              ; Payout clearing accounts
1970-01-01 open Assets:Clearing:PayPal            USD
1970-01-01 open Assets:Prepaid:Software           USD
1970-01-01 open Assets:Prepaid:Insurance          USD
1970-01-01 open Assets:Deposits                   USD              ; Huur/waarborgsommen
1970-01-01 open Assets:Equipment                  USD
1970-01-01 open Assets:Intangibles                USD              ; Gekapitaliseerde software/IP (indien gebruikt)
1970-01-01 open Assets:Crypto:BTC                 BTC              ; Optioneel

; ===== Passiva =====
1970-01-01 open Liabilities:AP                     USD              ; Crediteuren
1970-01-01 open Liabilities:DeferredRevenue        USD
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:Withholding    USD              ; Ingehouden loonbelasting
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:EmployerTaxes  USD
1970-01-01 open Liabilities:SalesTax:CA            USD              ; Per-staat subaccounts indien nodig
1970-01-01 open Liabilities:SAFE                   USD              ; Indien geclassificeerd als verplichting
1970-01-01 open Liabilities:NotesPayable           USD
1970-01-01 open Liabilities:Accrued:Bonus          USD              ; Mutaties (bonussen, juridisch, etc.)
1970-01-01 open Liabilities:Accrued:Legal          USD

; ===== Eigen Vermogen =====
1970-01-01 open Equity:CommonStock                USD
1970-01-01 open Equity:APIC                       USD              ; Aanvullend gestort kapitaal
1970-01-01 open Equity:SAFE                       USD              ; Indien SAFE geclassificeerd als eigen vermogen
1970-01-01 open Equity:RetainedEarnings           USD
1970-01-01 open Equity:OpeningBalances            USD

; ===== Inkomen (credits) =====
1970-01-01 open Income:Revenue:SaaS                USD
1970-01-01 open Income:Revenue:Services            USD
1970-01-01 open Income:Contra:Discounts            USD              ; Negatieve omzet (kortingen)
1970-01-01 open Income:Contra:RefundsChargebacks   USD
1970-01-01 open Income:Other:Interest              USD
1970-01-01 open Income:Other:FXGains               USD

; ===== Kosten =====
1970-01-01 open Expenses:COGS:Hosting              USD              ; Variabele cloud voor productlevering
1970-01-01 open Expenses:COGS:PaymentProcessing    USD              ; Stripe/PayPal kosten
1970-01-01 open Expenses:Payroll:Wages             USD
1970-01-01 open Expenses:Payroll:EmployerTaxes     USD
1970-01-01 open Expenses:Benefits                  USD
1970-01-01 open Expenses:Contractors               USD
1970-01-01 open Expenses:Software:Subscriptions    USD
1970-01-01 open Expenses:Cloud                     USD              ; Interne tooling/workloads
1970-01-01 open Expenses:Rent                      USD
1970-01-01 open Expenses:EquipmentSmall            USD              ; < kapitalisatiedrempel
1970-01-01 open Expenses:Marketing:Paid            USD
1970-01-01 open Expenses:Marketing:Brand           USD
1970-01-01 open Expenses:Travel                    USD
1970-01-01 open Expenses:Meals                     USD
1970-01-01 open Expenses:Legal                     USD
1970-01-01 open Expenses:Accounting                USD
1970-01-01 open Expenses:Insurance                 USD
1970-01-01 open Expenses:BankFees                  USD
1970-01-01 open Expenses:Taxes:Income              USD
1970-01-01 open Expenses:Taxes:Sales               USD
1970-01-01 open Expenses:Depreciation              USD
1970-01-01 open Expenses:Amortization              USD
1970-01-01 open Expenses:Interest                  USD
1970-01-01 open Expenses:Other                     USD

Modulaire Add-Ons voor Groei 📈​

Naarmate je bedrijfsmodel evolueert, kun je nieuwe sets accounts activeren. Hier zijn veelvoorkomende modules om toe te voegen naarmate je schaalt.

SaaS Module​

Activeer deze wanneer je klanten begint te factureren, vooral voor jaarabonnementen.

• Revenue Detail: Income:Revenue:SaaS:Monthly, Income:Revenue:SaaS:Annual, Income:Contra:Credits
• Deferrals & Receivables: Liabilities:DeferredRevenue (voor vooraf ontvangen cash) en Assets:AR (voor verzonden facturen).
• Processor Control: Assets:Clearing:Stripe (om uitbetalingen te volgen) en Expenses:COGS:PaymentProcessing.

Marketplace / Payments Module​

Voeg deze toe als je geld vasthoudt of verplaatst namens gebruikers.

• Gross/Net Model: Liabilities:MerchantPayable (geld verschuldigd aan verkopers) is cruciaal. Je omzet is de Income:Revenue:MarketplaceFees die je verdient.
• Reserves: Liabilities:ProcessorReserves voor fondsen die worden ingehouden door betalingspartners.

People & Payroll Module​

Zodra je werknemers hebt, moet je de loonverplichtingen nauwkeurig bijhouden.

• Liabilities: Liabilities:Payroll:Withholding (loonbelasting werknemers), Liabilities:Payroll:EmployerTaxes (jouw aandeel) en Liabilities:Payroll:BenefitsPayable.
• Expenses: Splits Expenses:Benefits:Health, Expenses:Benefits:401kMatch, enz. uit voor de duidelijkheid.
• Equity Comp: Als je op aandelen gebaseerde beloning herkent, voeg dan Expenses:StockComp toe.

Sales Tax / VAT Module​

Wanneer je omzetbelasting of btw begint te innen, maak je verplichtingsaccounts voor elk rechtsgebied.

• Liabilities: Liabilities:SalesTax:CA, Liabilities:SalesTax:NY, Liabilities:SalesTax:EU:DE
• Assets: Assets:VATRecoverable:EU:DE als je voorbelasting kunt terugvorderen in een btw-regime.

Classificatie Spiekbriefje: Waar Hoort Het Thuis?​

• COGS vs. OpEx
  • COGS: Kosten die direct variëren met de productlevering. Denk aan AWS-hosting voor je productie-app, Stripe-kosten en API-kosten van derden die schalen met het gebruik.
  • OpEx: Vaste operationele kosten. Denk aan AWS voor je interne CI/CD-pipeline, je abonnement op Slack of GitHub en salarissen voor je G&A-personeel.
• Contra-Omzet vs. Kosten
  • Contra-Omzet: Alles wat de bruto-omzet direct vermindert. Gebruik Income:Contra:Discounts of Income:Contra:Refunds. Dit zorgt ervoor dat je bruto-omzet nauwkeurig wordt weergegeven.
  • Kosten: Een kost om zaken te doen. Kosten voor betalingsgateways zijn een klassiek voorbeeld dat thuishoort in Expenses:COGS:PaymentProcessing, niet als een contra-omzetpost.
• Vooruitbetalingen vs. Uitstel
  • Vooruitbetaalde Kosten: Je hebt cash betaald voor iets waar je in de toekomst van zult profiteren (bijv. een jaarlijkse verzekeringspolis). De cash gaat eruit, het staat in Assets:Prepaid:Insurance en wordt vervolgens maandelijks als kosten geboekt.
  • Uitgestelde Omzet: Een klant heeft je betaald voor iets dat je in de toekomst zult leveren (bijv. een jaarlijks SaaS-abonnement). De cash komt binnen, het staat in Liabilities:DeferredRevenue en wordt vervolgens maandelijks als omzet verantwoord.

Voorbeeld Presets voor Veelvoorkomende Startup Stadia​

A) Pre-Revenue, Twee-Oprichters SaaS (Ultra-Lean)​

Net begonnen? Neem het minimale COA op, maar zet accounts die je nog niet nodig hebt in commentaar, zoals Assets:AR en Liabilities:DeferredRevenue. Focus op het bijhouden van cash, crediteuren en elementaire operationele kosten.

B) Seed SaaS met Stripe & Jaarabonnementen​

Neem het minimale COA en zorg ervoor dat deze accounts actief zijn om je core business loop af te handelen:

1970-01-01 open Assets:Clearing:Stripe           USD
1970-01-01 open Liabilities:DeferredRevenue        USD
1970-01-01 open Income:Contra:RefundsChargebacks   USD
1970-01-01 open Expenses:COGS:PaymentProcessing    USD

C) Marketplace Alpha (Escrow-achtige Flow)​

Naast het minimale COA heb je deze accounts absoluut nodig om het geld te beheren dat aan je verkopers verschuldigd is:

1970-01-01 open Liabilities:MerchantPayable        USD
1970-01-01 open Income:Revenue:MarketplaceFees     USD
1970-01-01 open Liabilities:SalesTax:Marketplace    USD

Documenteer Beleid & Wat Buiten Te Houden​

Plaats je belangrijkste accountingbeleid direct als commentaar in je grootboek. Dit creëert een controleerbaar, zelfdocumenterend systeem.

; Beleid: Transactiebasis; maandelijkse omzetverantwoording voor jaarlijkse SaaS.
; Beleid: Kapitaliseer apparatuur > $ 5000 en schrijf lineair af over 3 jaar.
; Beleid: SAFEs geclassificeerd als Passiva tot omzetting in eigen vermogen.
; Beleid: Gebruik tags voor afdelingen (#eng #sales #g&a) en klanten (#cust-acmeco).

Vergeet ten slotte wat je niet in je COA moet zetten.

• ❌ Afdelingen en Teams: Gebruik tags zoals #engineering in plaats van Expenses:Engineering:Software.
• ❌ Leveranciersnamen: Gebruik het veld payee: in je transactie, niet Expenses:Software:Slack.
• ❌ Tijdelijke Plugs: Vermijd het maken van "Misc" of "Temporary" accounts. Als je aan het debuggen bent, gebruik dan Equity:Suspense en zorg ervoor dat deze op nul wordt gezet.