Guia do Fundador para o Plano de Contas de uma Startup

Um Plano de Contas (COA) bem estruturado é a espinha dorsal do sistema financeiro da sua startup. É mais do que apenas uma lista de categorias; é uma estrutura que conta a história do seu negócio. Este guia fornece um COA limpo, pronto para o regime de competência, que você pode inserir diretamente em um razão Beancount. Ele foi projetado para ser modular, permitindo que você comece enxuto e adicione complexidade somente à medida que cresce.

Aviso: Estas são informações gerais, não conselhos jurídicos, fiscais ou contábeis. Consulte um profissional para garantir que seu COA atenda às suas necessidades específicas de conformidade e relatórios.

Princípios Fundamentais para um COA Escalável 🧾​

Antes de mergulhar nas contas em si, é crucial entender os princípios que tornam um COA eficaz para uma startup de alto crescimento.

• Regime de Competência Primeiro: Construa seu COA para a contabilidade de regime de competência desde o primeiro dia. Isso significa usar contas como Contas a Receber (AR), Contas a Pagar (AP), Despesas Pagas Antecipadamente e Receita Diferida. A contabilidade de regime de competência fornece uma imagem real da saúde financeira da sua empresa, combinando receitas e despesas ao período em que são ganhas ou incorridas, e não apenas quando o dinheiro se move.
• Mantenha-o Esparso: Resista à tentação de criar uma conta para cada fornecedor ou despesa menor. Um COA inchado é difícil de gerenciar e obscurece insights. Adicione uma nova conta somente se for exigido para conformidade ou impulsionar uma decisão de negócios específica.
• Separe CPV de Despesas Operacionais: Isso é não negociável para entender sua lucratividade. O Custo dos Produtos Vendidos (CPV) inclui despesas que escalam diretamente com a entrega da receita (por exemplo, hospedagem para clientes, taxas de processamento de pagamentos). Todo o resto é uma Despesa Operacional (OpEx). Essa separação é a chave para calcular sua margem bruta.
• Use Tags para Dimensões: Não use o COA para rastrear gastos departamentais, projetos ou clientes específicos. É para isso que servem metadados e tags. Uma transação para um novo servidor pode ser lançada em Expenses:Cloud e marcada com #engineering e #project-phoenix. Isso mantém seu COA limpo, permitindo relatórios poderosos e multidimensionais.
• Seja Consistente: Decida suas políticas contábeis antecipadamente e documente-as. Por exemplo, você tratará um SAFE (Simple Agreement for Future Equity) como um passivo ou como patrimônio líquido? Escolha um método, anote-o e siga-o. A consistência é fundamental para comparações precisas entre períodos.

O Plano de Contas Mínimo para a Fase Seed 🌱​

Este é um COA enxuto e amigável para SaaS que você pode copiar e colar diretamente no seu arquivo beancount. Ele cobre o essencial para uma empresa em fase pré-seed ou seed.

; ===== Ativos =====
1970-01-01 open Assets:Bank:Checking              USD
1970-01-01 open Assets:Bank:Savings               USD
1970-01-01 open Assets:AR                         USD              ; Contas a Receber
1970-01-01 open Assets:Clearing:Stripe            USD              ; Contas de compensação de pagamento
1970-01-01 open Assets:Clearing:PayPal            USD
1970-01-01 open Assets:Prepaid:Software           USD
1970-01-01 open Assets:Prepaid:Insurance          USD
1970-01-01 open Assets:Deposits                   USD              ; Depósitos de aluguel/segurança
1970-01-01 open Assets:Equipment                  USD
1970-01-01 open Assets:Intangibles                USD              ; Software/IP capitalizado (se usado)
1970-01-01 open Assets:Crypto:BTC                 BTC              ; Opcional

; ===== Passivos =====
1970-01-01 open Liabilities:AP                     USD              ; Contas a Pagar
1970-01-01 open Liabilities:DeferredRevenue        USD
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:Withholding    USD              ; Impostos retidos de funcionários
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:EmployerTaxes  USD
1970-01-01 open Liabilities:SalesTax:CA            USD              ; Subcontas por estado, conforme necessário
1970-01-01 open Liabilities:SAFE                   USD              ; Se classificado como passivo
1970-01-01 open Liabilities:NotesPayable           USD
1970-01-01 open Liabilities:Accrued:Bonus          USD              ; Apropriações (bônus, jurídico, etc.)
1970-01-01 open Liabilities:Accrued:Legal          USD

; ===== Patrimônio Líquido =====
1970-01-01 open Equity:CommonStock                USD
1970-01-01 open Equity:APIC                       USD              ; Capital Adicional Integralizado
1970-01-01 open Equity:SAFE                       USD              ; Se classificado SAFE como patrimônio líquido
1970-01-01 open Equity:RetainedEarnings           USD
1970-01-01 open Equity:OpeningBalances            USD

; ===== Receitas (créditos) =====
1970-01-01 open Income:Revenue:SaaS                USD
1970-01-01 open Income:Revenue:Services            USD
1970-01-01 open Income:Contra:Discounts            USD              ; Receita negativa (descontos)
1970-01-01 open Income:Contra:RefundsChargebacks   USD
1970-01-01 open Income:Other:Interest              USD
1970-01-01 open Income:Other:FXGains               USD

; ===== Despesas =====
1970-01-01 open Expenses:COGS:Hosting              USD              ; Nuvem variável para entrega do produto
1970-01-01 open Expenses:COGS:PaymentProcessing    USD              ; Taxas de Stripe/PayPal
1970-01-01 open Expenses:Payroll:Wages             USD
1970-01-01 open Expenses:Payroll:EmployerTaxes     USD
1970-01-01 open Expenses:Benefits                  USD
1970-01-01 open Expenses:Contractors               USD
1970-01-01 open Expenses:Software:Subscriptions    USD
1970-01-01 open Expenses:Cloud                     USD              ; Ferramentas/cargas de trabalho internas
1970-01-01 open Expenses:Rent                      USD
1970-01-01 open Expenses:EquipmentSmall            USD              ; < limite de capitalização
1970-01-01 open Expenses:Marketing:Paid            USD
1970-01-01 open Expenses:Marketing:Brand           USD
1970-01-01 open Expenses:Travel                    USD
1970-01-01 open Expenses:Meals                     USD
1970-01-01 open Expenses:Legal                     USD
1970-01-01 open Expenses:Accounting                USD
1970-01-01 open Expenses:Insurance                 USD
1970-01-01 open Expenses:BankFees                  USD
1970-01-01 open Expenses:Taxes:Income              USD
1970-01-01 open Expenses:Taxes:Sales               USD
1970-01-01 open Expenses:Depreciation              USD
1970-01-01 open Expenses:Amortization              USD
1970-01-01 open Expenses:Interest                  USD
1970-01-01 open Expenses:Other                     USD

Add-ons Modulares para Crescimento 📈​

À medida que seu modelo de negócios evolui, você pode ativar novos conjuntos de contas. Aqui estão os módulos comuns para adicionar à medida que você escala.

Módulo SaaS​

Ative-os quando você começar a faturar clientes, especialmente para planos anuais.

• Detalhe da Receita: Income:Revenue:SaaS:Monthly, Income:Revenue:SaaS:Annual, Income:Contra:Credits
• Diferimentos e Contas a Receber: Liabilities:DeferredRevenue (para dinheiro recebido adiantado) e Assets:AR (para faturas enviadas).
• Controle do Processador: Assets:Clearing:Stripe (para rastrear pagamentos) e Expenses:COGS:PaymentProcessing.

Módulo de Marketplace / Pagamentos​

Adicione-os se você detiver ou movimentar dinheiro em nome dos usuários.

• Modelo Bruto/Líquido: Liabilities:MerchantPayable (dinheiro devido aos vendedores) é crítico. Sua receita é o Income:Revenue:MarketplaceFees que você ganha.
• Reservas: Liabilities:ProcessorReserves para fundos retidos por parceiros de pagamento.

Módulo de Pessoas e Folha de Pagamento​

Depois de ter funcionários, você precisa rastrear meticulosamente os passivos da folha de pagamento.

• Passivos: Liabilities:Payroll:Withholding (impostos dos funcionários), Liabilities:Payroll:EmployerTaxes (sua parte) e Liabilities:Payroll:BenefitsPayable.
• Despesas: Divida Expenses:Benefits:Health, Expenses:Benefits:401kMatch, etc., para maior clareza.
• Compensação de Ações: Se você reconhecer a compensação baseada em ações, adicione Expenses:StockComp.

Módulo de Imposto sobre Vendas / IVA​

Quando você começar a coletar imposto sobre vendas ou IVA, crie contas de passivo para cada jurisdição.

• Passivos: Liabilities:SalesTax:CA, Liabilities:SalesTax:NY, Liabilities:SalesTax:EU:DE
• Ativos: Assets:VATRecoverable:EU:DE se você puder reivindicar créditos de imposto sobre insumos em um regime de IVA.

Guia Rápido de Classificação: Onde Colocar?​

• CPV vs. Despesas Operacionais
  • CPV: Custos que variam diretamente com a entrega do produto. Pense na hospedagem AWS para seu aplicativo de produção, taxas de Stripe e custos de API de terceiros que escalam com o uso.
  • OpEx: Custos operacionais fixos. Pense na AWS para seu pipeline interno de CI/CD, sua assinatura do Slack ou GitHub e salários para sua equipe de G&A.
• Contrarreceita vs. Despesa
  • Contrarreceita: Qualquer coisa que reduza diretamente a receita bruta. Use Income:Contra:Discounts ou Income:Contra:Refunds. Isso garante que sua receita bruta seja declarada com precisão.
  • Despesa: Um custo de fazer negócios. As taxas de gateway de pagamento são um exemplo clássico que pertence a Expenses:COGS:PaymentProcessing, não como um item de contrarreceita.
• Pagamentos Antecipados vs. Diferimentos
  • Despesa Paga Antecipadamente: Você pagou em dinheiro por algo que se beneficiará no futuro (por exemplo, uma apólice de seguro anual). O dinheiro sai, fica em Assets:Prepaid:Insurance e é então despesado mensalmente.
  • Receita Diferida: Um cliente pagou por algo que você entregará no futuro (por exemplo, um plano SaaS anual). O dinheiro entra, fica em Liabilities:DeferredRevenue e é então reconhecido como receita mensalmente.

Predefinições de Exemplo para Estágios Comuns de Startup​

A) SaaS Pré-Receita, com Dois Fundadores (Ultra Enxuto)​

Está apenas começando? Inclua o COA mínimo, mas comente as contas que você ainda não precisa, como Assets:AR e Liabilities:DeferredRevenue. Concentre-se em rastrear dinheiro, contas a pagar e despesas operacionais básicas.

B) SaaS Seed com Stripe e Planos Anuais​

Pegue o COA mínimo e garanta que essas contas estejam ativas para lidar com seu ciclo de negócios principal:

1970-01-01 open Assets:Clearing:Stripe           USD
1970-01-01 open Liabilities:DeferredRevenue        USD
1970-01-01 open Income:Contra:RefundsChargebacks   USD
1970-01-01 open Expenses:COGS:PaymentProcessing    USD

C) Alfa de Marketplace (Fluxo do Tipo Escrow)​

Além do COA mínimo, você precisa absolutamente dessas contas para gerenciar os fundos devidos aos seus vendedores:

1970-01-01 open Liabilities:MerchantPayable        USD
1970-01-01 open Income:Revenue:MarketplaceFees     USD
1970-01-01 open Liabilities:SalesTax:Marketplace    USD

Documentando Políticas e o Que Manter Fora​

Insira suas principais políticas contábeis diretamente em seu razão como comentários. Isso cria um sistema auditável e auto documentado.

; Política: Regime de competência; reconhecimento mensal de receita para SaaS anual.
; Política: Capitalizar equipamentos > $5000 e depreciar em linha reta em 3 anos.
; Política: SAFEs classificados como Passivos até a conversão em Patrimônio Líquido.
; Política: Use tags para departamentos (#eng #sales #g&a) e clientes (#cust-acmeco).

Finalmente, lembre-se do que não colocar em seu COA.

• ❌ Departamentos e Equipes: Use tags como #engineering em vez de Expenses:Engineering:Software.
• ❌ Nomes de Fornecedores: Use o campo payee: em sua transação, não Expenses:Software:Slack.
• ❌ Plugs Temporários: Evite criar contas "Diversas" ou "Temporárias". Se você estiver depurando, use Equity:Suspense e certifique-se de que esteja zerado.