Guia do Fundador para o Plano de Contas de uma Startup
Um Plano de Contas (COA) bem estruturado é a espinha dorsal do sistema financeiro da sua startup. É mais do que apenas uma lista de categorias; é uma estrutura que conta a história do seu negócio. Este guia fornece um COA limpo, pronto para o regime de competência, que você pode inserir diretamente em um razão Beancount. Ele foi projetado para ser modular, permitindo que você comece enxuto e adicione complexidade somente à medida que cresce.
Aviso: Estas são informações gerais, não conselhos jurídicos, fiscais ou contábeis. Consulte um profissional para garantir que seu COA atenda às suas necessidades específicas de conformidade e relatórios.
Princípios Fundamentais para um COA Escalável 🧾
Antes de mergulhar nas contas em si, é crucial entender os princípios que tornam um COA eficaz para uma startup de alto crescimento.
- Regime de Competência Primeiro: Construa seu COA para a contabilidade de regime de competência desde o primeiro dia. Isso significa usar contas como Contas a Receber (AR), Contas a Pagar (AP), Despesas Pagas Antecipadamente e Receita Diferida. A contabilidade de regime de competência fornece uma imagem real da saúde financeira da sua empresa, combinando receitas e despesas ao período em que são ganhas ou incorridas, e não apenas quando o dinheiro se move.
- Mantenha-o Esparso: Resista à tentação de criar uma conta para cada fornecedor ou despesa menor. Um COA inchado é difícil de gerenciar e obscurece insights. Adicione uma nova conta somente se for exigido para conformidade ou impulsionar uma decisão de negócios específica.
- Separe CPV de Despesas Operacionais: Isso é não negociável para entender sua lucratividade. O Custo dos Produtos Vendidos (CPV) inclui despesas que escalam diretamente com a entrega da receita (por exemplo, hospedagem para clientes, taxas de processamento de pagamentos). Todo o resto é uma Despesa Operacional (OpEx). Essa separação é a chave para calcular sua margem bruta.
- Use Tags para Dimensões: Não use o COA para rastrear gastos departamentais, projetos ou clientes específicos. É para isso que servem metadados e tags. Uma transação para um novo servidor pode ser lançada em
Expenses:Cloud
e marcada com#engineering
e#project-phoenix
. Isso mantém seu COA limpo, permitindo relatórios poderosos e multidimensionais. - Seja Consistente: Decida suas políticas contábeis antecipadamente e documente-as. Por exemplo, você tratará um SAFE (Simple Agreement for Future Equity) como um passivo ou como patrimônio líquido? Escolha um método, anote-o e siga-o. A consistência é fundamental para comparações precisas entre períodos.
O Plano de Contas Mínimo para a Fase Seed 🌱
Este é um COA enxuto e amigável para SaaS que você pode copiar e colar diretamente no seu arquivo beancount
. Ele cobre o essencial para uma empresa em fase pré-seed ou seed.
; ===== Ativos =====
1970-01-01 open Assets:Bank:Checking USD
1970-01-01 open Assets:Bank:Savings USD
1970-01-01 open Assets:AR USD ; Contas a Receber
1970-01-01 open Assets:Clearing:Stripe USD ; Contas de compensação de pagamento
1970-01-01 open Assets:Clearing:PayPal USD
1970-01-01 open Assets:Prepaid:Software USD
1970-01-01 open Assets:Prepaid:Insurance USD
1970-01-01 open Assets:Deposits USD ; Depósitos de aluguel/segurança
1970-01-01 open Assets:Equipment USD
1970-01-01 open Assets:Intangibles USD ; Software/IP capitalizado (se usado)
1970-01-01 open Assets:Crypto:BTC BTC ; Opcional
; ===== Passivos =====
1970-01-01 open Liabilities:AP USD ; Contas a Pagar
1970-01-01 open Liabilities:DeferredRevenue USD
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:Withholding USD ; Impostos retidos de funcionários
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:EmployerTaxes USD
1970-01-01 open Liabilities:SalesTax:CA USD ; Subcontas por estado, conforme necessário
1970-01-01 open Liabilities:SAFE USD ; Se classificado como passivo
1970-01-01 open Liabilities:NotesPayable USD
1970-01-01 open Liabilities:Accrued:Bonus USD ; Apropriações (bônus, jurídico, etc.)
1970-01-01 open Liabilities:Accrued:Legal USD
; ===== Patrimônio Líquido =====
1970-01-01 open Equity:CommonStock USD
1970-01-01 open Equity:APIC USD ; Capital Adicional Integralizado
1970-01-01 open Equity:SAFE USD ; Se classificado SAFE como patrimônio líquido
1970-01-01 open Equity:RetainedEarnings USD
1970-01-01 open Equity:OpeningBalances USD
; ===== Receitas (créditos) =====
1970-01-01 open Income:Revenue:SaaS USD
1970-01-01 open Income:Revenue:Services USD
1970-01-01 open Income:Contra:Discounts USD ; Receita negativa (descontos)
1970-01-01 open Income:Contra:RefundsChargebacks USD
1970-01-01 open Income:Other:Interest USD
1970-01-01 open Income:Other:FXGains USD
; ===== Despesas =====
1970-01-01 open Expenses:COGS:Hosting USD ; Nuvem variável para entrega do produto
1970-01-01 open Expenses:COGS:PaymentProcessing USD ; Taxas de Stripe/PayPal
1970-01-01 open Expenses:Payroll:Wages USD
1970-01-01 open Expenses:Payroll:EmployerTaxes USD
1970-01-01 open Expenses:Benefits USD
1970-01-01 open Expenses:Contractors USD
1970-01-01 open Expenses:Software:Subscriptions USD
1970-01-01 open Expenses:Cloud USD ; Ferramentas/cargas de trabalho internas
1970-01-01 open Expenses:Rent USD
1970-01-01 open Expenses:EquipmentSmall USD ; < limite de capitalização
1970-01-01 open Expenses:Marketing:Paid USD
1970-01-01 open Expenses:Marketing:Brand USD
1970-01-01 open Expenses:Travel USD
1970-01-01 open Expenses:Meals USD
1970-01-01 open Expenses:Legal USD
1970-01-01 open Expenses:Accounting USD
1970-01-01 open Expenses:Insurance USD
1970-01-01 open Expenses:BankFees USD
1970-01-01 open Expenses:Taxes:Income USD
1970-01-01 open Expenses:Taxes:Sales USD
1970-01-01 open Expenses:Depreciation USD
1970-01-01 open Expenses:Amortization USD
1970-01-01 open Expenses:Interest USD
1970-01-01 open Expenses:Other USD
Add-ons Modulares para Crescimento 📈
À medida que seu modelo de negócios evolui, você pode ativar novos conjuntos de contas. Aqui estão os módulos comuns para adicionar à medida que você escala.
Módulo SaaS
Ative-os quando você começar a faturar clientes, especialmente para planos anuais.
- Detalhe da Receita:
Income:Revenue:SaaS:Monthly
,Income:Revenue:SaaS:Annual
,Income:Contra:Credits
- Diferimentos e Contas a Receber:
Liabilities:DeferredRevenue
(para dinheiro recebido adiantado) eAssets:AR
(para faturas enviadas). - Controle do Processador:
Assets:Clearing:Stripe
(para rastrear pagamentos) eExpenses:COGS:PaymentProcessing
.
Módulo de Marketplace / Pagamentos
Adicione-os se você detiver ou movimentar dinheiro em nome dos usuários.
- Modelo Bruto/Líquido:
Liabilities:MerchantPayable
(dinheiro devido aos vendedores) é crítico. Sua receita é oIncome:Revenue:MarketplaceFees
que você ganha. - Reservas:
Liabilities:ProcessorReserves
para fundos retidos por parceiros de pagamento.
Módulo de Pessoas e Folha de Pagamento
Depois de ter funcionários, você precisa rastrear meticulosamente os passivos da folha de pagamento.
- Passivos:
Liabilities:Payroll:Withholding
(impostos dos funcionários),Liabilities:Payroll:EmployerTaxes
(sua parte) eLiabilities:Payroll:BenefitsPayable
. - Despesas: Divida
Expenses:Benefits:Health
,Expenses:Benefits:401kMatch
, etc., para maior clareza. - Compensação de Ações: Se você reconhecer a compensação baseada em ações, adicione
Expenses:StockComp
.
Módulo de Imposto sobre Vendas / IVA
Quando você começar a coletar imposto sobre vendas ou IVA, crie contas de passivo para cada jurisdição.
- Passivos:
Liabilities:SalesTax:CA
,Liabilities:SalesTax:NY
,Liabilities:SalesTax:EU:DE
- Ativos:
Assets:VATRecoverable:EU:DE
se você puder reivindicar créditos de imposto sobre insumos em um regime de IVA.
Guia Rápido de Classificação: Onde Colocar?
- CPV vs. Despesas Operacionais
- CPV: Custos que variam diretamente com a entrega do produto. Pense na hospedagem AWS para seu aplicativo de produção, taxas de Stripe e custos de API de terceiros que escalam com o uso.
- OpEx: Custos operacionais fixos. Pense na AWS para seu pipeline interno de CI/CD, sua assinatura do Slack ou GitHub e salários para sua equipe de G&A.
- Contrarreceita vs. Despesa
- Contrarreceita: Qualquer coisa que reduza diretamente a receita bruta. Use
Income:Contra:Discounts
ouIncome:Contra:Refunds
. Isso garante que sua receita bruta seja declarada com precisão. - Despesa: Um custo de fazer negócios. As taxas de gateway de pagamento são um exemplo clássico que pertence a
Expenses:COGS:PaymentProcessing
, não como um item de contrarreceita.
- Contrarreceita: Qualquer coisa que reduza diretamente a receita bruta. Use
- Pagamentos Antecipados vs. Diferimentos
- Despesa Paga Antecipadamente: Você pagou em dinheiro por algo que se beneficiará no futuro (por exemplo, uma apólice de seguro anual). O dinheiro sai, fica em
Assets:Prepaid:Insurance
e é então despesado mensalmente. - Receita Diferida: Um cliente pagou por algo que você entregará no futuro (por exemplo, um plano SaaS anual). O dinheiro entra, fica em
Liabilities:DeferredRevenue
e é então reconhecido como receita mensalmente.
- Despesa Paga Antecipadamente: Você pagou em dinheiro por algo que se beneficiará no futuro (por exemplo, uma apólice de seguro anual). O dinheiro sai, fica em
Predefinições de Exemplo para Estágios Comuns de Startup
A) SaaS Pré-Receita, com Dois Fundadores (Ultra Enxuto)
Está apenas começando? Inclua o COA mínimo, mas comente as contas que você ainda não precisa, como Assets:AR
e Liabilities:DeferredRevenue
. Concentre-se em rastrear dinheiro, contas a pagar e despesas operacionais básicas.
B) SaaS Seed com Stripe e Planos Anuais
Pegue o COA mínimo e garanta que essas contas estejam ativas para lidar com seu ciclo de negócios principal:
1970-01-01 open Assets:Clearing:Stripe USD
1970-01-01 open Liabilities:DeferredRevenue USD
1970-01-01 open Income:Contra:RefundsChargebacks USD
1970-01-01 open Expenses:COGS:PaymentProcessing USD
C) Alfa de Marketplace (Fluxo do Tipo Escrow)
Além do COA mínimo, você precisa absolutamente dessas contas para gerenciar os fundos devidos aos seus vendedores:
1970-01-01 open Liabilities:MerchantPayable USD
1970-01-01 open Income:Revenue:MarketplaceFees USD
1970-01-01 open Liabilities:SalesTax:Marketplace USD
Documentando Políticas e o Que Manter Fora
Insira suas principais políticas contábeis diretamente em seu razão como comentários. Isso cria um sistema auditável e auto documentado.
; Política: Regime de competência; reconhecimento mensal de receita para SaaS anual.
; Política: Capitalizar equipamentos > $5000 e depreciar em linha reta em 3 anos.
; Política: SAFEs classificados como Passivos até a conversão em Patrimônio Líquido.
; Política: Use tags para departamentos (#eng #sales #g&a) e clientes (#cust-acmeco).
Finalmente, lembre-se do que não colocar em seu COA.
- ❌ Departamentos e Equipes: Use tags como
#engineering
em vez deExpenses:Engineering:Software
. - ❌ Nomes de Fornecedores: Use o campo
payee:
em sua transação, nãoExpenses:Software:Slack
. - ❌ Plugs Temporários: Evite criar contas "Diversas" ou "Temporárias". Se você estiver depurando, use
Equity:Suspense
e certifique-se de que esteja zerado.