Руководство для основателя стартапа по плану счетов

Хорошо структурированный план счетов (COA) является основой финансовой системы вашего стартапа. Это больше, чем просто список категорий; это структура, которая рассказывает историю вашего бизнеса. Это руководство предоставляет понятный, готовый к начислению план счетов, который вы можете напрямую добавить в реестр Beancount. Он разработан как модульный, что позволяет вам начать с малого и добавлять сложность только по мере роста.

Отказ от ответственности: Это общая информация, а не юридическая, налоговая или бухгалтерская консультация. Проконсультируйтесь со специалистом, чтобы убедиться, что ваш план счетов соответствует вашим конкретным требованиям соответствия и отчетности.

Основные принципы масштабируемого плана счетов 🧾​

Прежде чем углубляться в сами счета, важно понять принципы, которые делают план счетов эффективным для быстрорастущего стартапа.

• Сначала начисления: Создайте свой план счетов для учета по методу начислений с первого дня. Это означает использование таких счетов, как счета к получению (AR), счета к оплате (AP), предоплаченные расходы и отложенная выручка. Учет по методу начислений дает истинную картину финансового состояния вашей компании, сопоставляя доходы и расходы с периодом, в котором они были заработаны или понесены, а не только тогда, когда движутся денежные средства.
• Сохраняйте простоту: Сопротивляйтесь искушению создать учетную запись для каждого отдельного поставщика или незначительного расхода. Раздутый план счетов трудно управляется и скрывает аналитические данные. Добавляйте новую учетную запись, только если это требуется для соблюдения нормативных требований или для принятия конкретного бизнес-решения.
• Разделяйте себестоимость проданных товаров (COGS) и операционные расходы (OpEx): Это обязательно для понимания вашей прибыльности. Себестоимость проданных товаров (COGS) включает расходы, которые масштабируются непосредственно с доставкой дохода (например, хостинг для клиентов, комиссии за обработку платежей). Все остальное — это операционные расходы (OpEx). Это разделение является ключом к расчету вашей валовой прибыли.
• Используйте теги для измерений: Не используйте план счетов для отслеживания расходов по отделам, проектам или конкретным клиентам. Для этого предназначены метаданные и теги. Транзакция для нового сервера может быть забронирована в Expenses:Cloud и помечена тегами #engineering и #project-phoenix. Это обеспечивает чистоту вашего плана счетов, обеспечивая при этом мощную многомерную отчетность.
• Будьте последовательны: Определитесь со своей учетной политикой заранее и задокументируйте ее. Например, будете ли вы рассматривать SAFE (Simple Agreement for Future Equity) как обязательство или как капитал? Выберите метод, запишите его и придерживайтесь его. Последовательность является ключом к точному сравнению периодов.

Минимальный план счетов для посевной стадии 🌱​

Это простой, удобный для SaaS план счетов, который вы можете скопировать и вставить непосредственно в свой файл beancount. Он охватывает основные потребности компании на предпосевной или посевной стадии.

; ===== Активы =====
1970-01-01 open Assets:Bank:Checking              USD
1970-01-01 open Assets:Bank:Savings               USD
1970-01-01 open Assets:AR                         USD              ; Дебиторская задолженность
1970-01-01 open Assets:Clearing:Stripe            USD              ; Клиринговые счета выплат
1970-01-01 open Assets:Clearing:PayPal            USD
1970-01-01 open Assets:Prepaid:Software           USD
1970-01-01 open Assets:Prepaid:Insurance          USD
1970-01-01 open Assets:Deposits                   USD              ; Арендные/страховые депозиты
1970-01-01 open Assets:Equipment                  USD
1970-01-01 open Assets:Intangibles                USD              ; Капитализированное программное обеспечение/IP (если используется)
1970-01-01 open Assets:Crypto:BTC                 BTC              ; Опционально

; ===== Обязательства =====
1970-01-01 open Liabilities:AP                     USD              ; Кредиторская задолженность
1970-01-01 open Liabilities:DeferredRevenue        USD              ; Отложенный доход
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:Withholding    USD              ; Удержанный налог с сотрудников
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:EmployerTaxes  USD
1970-01-01 open Liabilities:SalesTax:CA            USD              ; Субсчета по штатам по мере необходимости
1970-01-01 open Liabilities:SAFE                   USD              ; Если классифицируется как обязательство
1970-01-01 open Liabilities:NotesPayable           USD
1970-01-01 open Liabilities:Accrued:Bonus          USD              ; Начисления (бонусы, юридические и т. д.)
1970-01-01 open Liabilities:Accrued:Legal          USD

; ===== Капитал =====
1970-01-01 open Equity:CommonStock                USD
1970-01-01 open Equity:APIC                       USD              ; Добавочный капитал
1970-01-01 open Equity:SAFE                       USD              ; Если классифицируется SAFE как капитал
1970-01-01 open Equity:RetainedEarnings           USD              ; Нераспределенная прибыль
1970-01-01 open Equity:OpeningBalances            USD

; ===== Доходы (кредиты) =====
1970-01-01 open Income:Revenue:SaaS                USD
1970-01-01 open Income:Revenue:Services            USD
1970-01-01 open Income:Contra:Discounts            USD              ; Отрицательный доход (скидки)
1970-01-01 open Income:Contra:RefundsChargebacks   USD
1970-01-01 open Income:Other:Interest              USD
1970-01-01 open Income:Other:FXGains               USD

; ===== Расходы =====
1970-01-01 open Expenses:COGS:Hosting              USD              ; Переменное облако для доставки продукта
1970-01-01 open Expenses:COGS:PaymentProcessing    USD              ; Комиссии Stripe/PayPal
1970-01-01 open Expenses:Payroll:Wages             USD
1970-01-01 open Expenses:Payroll:EmployerTaxes     USD
1970-01-01 open Expenses:Benefits                  USD
1970-01-01 open Expenses:Contractors               USD
1970-01-01 open Expenses:Software:Subscriptions    USD
1970-01-01 open Expenses:Cloud                     USD              ; Внутренние инструменты/нагрузки
1970-01-01 open Expenses:Rent                      USD
1970-01-01 open Expenses:EquipmentSmall            USD              ; < порога капитализации
1970-01-01 open Expenses:Marketing:Paid            USD
1970-01-01 open Expenses:Marketing:Brand           USD
1970-01-01 open Expenses:Travel                    USD
1970-01-01 open Expenses:Meals                     USD
1970-01-01 open Expenses:Legal                     USD
1970-01-01 open Expenses:Accounting                USD
1970-01-01 open Expenses:Insurance                 USD
1970-01-01 open Expenses:BankFees                  USD
1970-01-01 open Expenses:Taxes:Income              USD
1970-01-01 open Expenses:Taxes:Sales               USD
1970-01-01 open Expenses:Depreciation              USD
1970-01-01 open Expenses:Amortization              USD
1970-01-01 open Expenses:Interest                  USD
1970-01-01 open Expenses:Other                     USD

Модульные дополнения для роста 📈​

По мере развития вашей бизнес-модели вы можете активировать новые наборы учетных записей. Вот общие модули, которые можно добавить по мере масштабирования.

SaaS модуль​

Активируйте их, когда начнете выставлять счета клиентам, особенно за годовые планы.

• Детализация дохода: Income:Revenue:SaaS:Monthly, Income:Revenue:SaaS:Annual, Income:Contra:Credits
• Отсрочки и дебиторская задолженность: Liabilities:DeferredRevenue (для денежных средств, полученных авансом) и Assets:AR (для отправленных счетов).
• Управление процессором: Assets:Clearing:Stripe (для отслеживания выплат) и Expenses:COGS:PaymentProcessing.

Модуль Marketplace / Payments​

Добавьте их, если вы храните или перемещаете деньги от имени пользователей.

• Модель Gross/Net: Liabilities:MerchantPayable (деньги, причитающиеся продавцам) имеет решающее значение. Ваш доход — это Income:Revenue:MarketplaceFees, который вы зарабатываете.
• Резервы: Liabilities:ProcessorReserves для средств, удерживаемых платежными партнерами.

Модуль People & Payroll​

После того как у вас появятся сотрудники, вам необходимо тщательно отслеживать обязательства по заработной плате.

• Обязательства: Liabilities:Payroll:Withholding (налоги с сотрудников), Liabilities:Payroll:EmployerTaxes (ваша доля) и Liabilities:Payroll:BenefitsPayable.
• Расходы: Для ясности выделите Expenses:Benefits:Health, Expenses:Benefits:401kMatch и т. д.
• Компенсация акциями: Если вы признаете компенсацию на основе акций, добавьте Expenses:StockComp.

Модуль налога с продаж / НДС​

Когда вы начнете взимать налог с продаж или НДС, создайте счета обязательств для каждой юрисдикции.

• Обязательства: Liabilities:SalesTax:CA, Liabilities:SalesTax:NY, Liabilities:SalesTax:EU:DE
• Активы: Assets:VATRecoverable:EU:DE, если вы можете потребовать налоговые кредиты на входящий НДС в режиме НДС.

Классификационная шпаргалка: Куда это идет?​

• Себестоимость проданных товаров (COGS) против операционных расходов (OpEx)
  • COGS: Затраты, которые напрямую зависят от доставки продукта. Подумайте о хостинге AWS для вашего производственного приложения, комиссиях Stripe и сторонних затратах на API, которые масштабируются в зависимости от использования.
  • OpEx: Постоянные операционные расходы. Подумайте об AWS для вашего внутреннего конвейера CI/CD, вашей подписке на Slack или GitHub и заработной плате вашего персонала G&A.
• Контра-доход против расходов
  • Контра-доход: Все, что напрямую уменьшает выручку. Используйте Income:Contra:Discounts или Income:Contra:Refunds. Это гарантирует точное указание вашей валовой выручки.
  • Расход: Затраты на ведение бизнеса. Комиссии платежного шлюза — классический пример, который относится к Expenses:COGS:PaymentProcessing, а не как статья контра-дохода.
• Предоплаты против отсрочек
  • Предоплаченный расход: Вы заплатили наличными за то, от чего получите выгоду в будущем (например, годовой страховой полис). Наличные уходят, хранятся в Assets:Prepaid:Insurance, а затем ежемесячно учитываются в расходах.
  • Отложенный доход: Клиент заплатил вам за то, что вы поставите в будущем (например, годовой план SaaS). Наличные поступают, хранятся в Liabilities:DeferredRevenue, а затем ежемесячно признаются как доход.

Пример предустановок для общих этапов стартапа​

A) Pre-Revenue, SaaS с двумя основателями (сверхэкономичный)​

Только начинаете? Включите минимальный план счетов, но закомментируйте счета, которые вам еще не нужны, например Assets:AR и Liabilities:DeferredRevenue. Сосредоточьтесь на отслеживании денежных средств, кредиторской задолженности и основных операционных расходов.

B) Seed SaaS со Stripe и годовыми планами​

Возьмите минимальный план счетов и убедитесь, что эти счета активны для обработки вашего основного бизнес-цикла:

1970-01-01 open Assets:Clearing:Stripe           USD
1970-01-01 open Liabilities:DeferredRevenue        USD
1970-01-01 open Income:Contra:RefundsChargebacks   USD
1970-01-01 open Expenses:COGS:PaymentProcessing    USD

C) Marketplace Alpha (поток, похожий на Escrow)​

В дополнение к минимальному плану счетов вам абсолютно необходимы эти счета для управления средствами, причитающимися вашим продавцам:

1970-01-01 open Liabilities:MerchantPayable        USD
1970-01-01 open Income:Revenue:MarketplaceFees     USD
1970-01-01 open Liabilities:SalesTax:Marketplace    USD

Документирование политик и что следует исключить​

Включите свои ключевые учетные политики непосредственно в свой реестр в качестве комментариев. Это создает проверяемую самодокументирующуюся систему.

; Policy: Accrual basis; monthly revenue recognition for annual SaaS.
; Policy: Capitalize equipment > $5000 and depreciate straight-line over 3 years.
; Policy: SAFEs classified as Liabilities until conversion to equity.
; Policy: Use tags for departments (#eng #sales #g&a) and customers (#cust-acmeco).

Наконец, помните, что не следует включать в свой план счетов.

• ❌ Отделы и команды: Используйте теги, такие как #engineering, вместо Expenses:Engineering:Software.
• ❌ Имена поставщиков: Используйте поле payee: в своей транзакции, а не Expenses:Software:Slack.
• ❌ Временные заглушки: Избегайте создания учетных записей "Misc" или "Temporary". Если вы отлаживаете, используйте Equity:Suspense и убедитесь, что он обнулен.