Ръководство за основатели за сметкоплана на стартъп
Добре структурираният сметкоплан (COA) е гръбнакът на финансовата система на вашия стартъп. Той е нещо повече от просто списък с категории; това е рамка, която разказва историята на вашия бизнес. Това ръководство предоставя чист, готов за начисляване сметкоплан, който можете да поставите директно в Beancount ledger. Той е проектиран да бъде модулен, което ви позволява да започнете икономично и да добавяте сложност само когато растете.
Отказ от отговорност: Това е обща информация, а не правни, данъчни или счетоводни съвети. Консултирайте се с професионалист, за да се уверите, че вашият сметкоплан отговаря на вашите специфични нужди за съответствие и отчитане.
Основни принципи за мащабируем сметкоплан 🧾
Преди да се потопите в самите сметки, е изключително важно да разберете принципите, които правят сметкоплана ефективен за бързо развиващ се стартъп.
- Начисляване на първо място: Изградете своя сметкоплан за счетоводство на базата на начисляване от първия ден. Това означава използване на сметки като Сметки за вземания (AR), Сметки за плащания (AP), Предплатени разходи и Отсрочени приходи. Счетоводството на базата на начисляване дава реална картина на финансовото състояние на вашата компания, съпоставяйки приходите и разходите с периода, в който са спечелени или направени, а не само когато се движат пари.
- Поддържайте го оскъден: Устойте на изкушението да създадете сметка за всеки отделен доставчик или незначителен разход. Раздут сметкоплан е труден за управление и замъглява прозренията. Добавете нова сметка само ако е необходима за спазване на изискванията или стимулира конкретно бизнес решение.
- Разделете себестойността н а продажбите от оперативните разходи: Това е задължително, за да разберете вашата рентабилност. Себестойността на продажбите (COGS) включва разходи, които се увеличават директно с доставката на приходи (напр. хостинг за клиенти, такси за обработка на плащания). Всичко останало е Оперативен разход (OpEx). Това разделяне е ключът към изчисляването на вашия брутен марж.
- Използвайте тагове за измерения: Не използвайте сметкоплана за проследяване на разходите по отдели, проекти или конкретни клиенти. За това са предназначени метаданните и таговете. Транзакция за нов сървър може да бъде осчетоводена в
Expenses:Cloud
и маркирана с#engineering
и#project-phoenix
. Това поддържа вашия сметкоплан чист, като същевременно позволява мощно, многоизмерно отчитане. - Бъдете последователни: Решете предварително вашите счетоводни политики и ги документирайте. Например, ще третирате ли SAFE (Simple Agreement for Future Equity) като пасив или като собствен капитал? Изберете метод, запишете го и се придържайте към него. Последователността е от ключово значение за точните сравнения от период на период.
Минималният сметкоплан за начален етап 🌱
Това е икономичен, SaaS-съвместим сметкоплан, който можете да копирате и поставите директно във вашия beancount
файл. Той покрива основните неща за компания в предварителен или начален етап.
; ===== Активи =====
1970-01-01 open Assets:Bank:Checking USD
1970-01-01 open Assets:Bank:Savings USD
1970-01-01 open Assets:AR USD ; Сметки за вземания
1970-01-01 open Assets:Clearing:Stripe USD ; Клирингови сметки за плащания
1970-01-01 open Assets:Clearing:PayPal USD
1970-01-01 open Assets:Prepaid:Software USD
1970-01-01 open Assets:Prepaid:Insurance USD
1970-01-01 open Assets:Deposits USD ; Депозити за наем/гаранция
1970-01-01 open Assets:Equipment USD
1970-01-01 open Assets:Intangibles USD ; Капитализиран софтуер/IP (ако се използва)
1970-01-01 open Assets:Crypto:BTC BTC ; По избор
; ===== Пасиви =====
1970-01-01 open Liabilities:AP USD ; Сметки за плащания
1970-01-01 open Liabilities:DeferredRevenue USD
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:Withholding USD ; Удържани данъци на служителите
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:EmployerTaxes USD
1970-01-01 open Liabilities:SalesTax:CA USD ; Подсметки за всеки щат, ако е необходимо
1970-01-01 open Liabilities:SAFE USD ; Ако се класифицира като пасив
1970-01-01 open Liabilities:NotesPayable USD
1970-01-01 open Liabilities:Accrued:Bonus USD ; Начисления (бонуси, правни и т.н.)
1970-01-01 open Liabilities:Accrued:Legal USD
; ===== Собствен капитал =====
1970-01-01 open Equity:CommonStock USD
1970-01-01 open Equity:APIC USD ; Допълнително внесен капитал
1970-01-01 open Equity:SAFE USD ; Ако се класифицира SAFE като собствен капитал
1970-01-01 open Equity:RetainedEarnings USD
1970-01-01 open Equity:OpeningBalances USD
; ===== Приходи (кредити) =====
1970-01-01 open Income:Revenue:SaaS USD
1970-01-01 open Income:Revenue:Services USD
1970-01-01 open Income:Contra:Discounts USD ; Отрицателен приход (отстъпки)
1970-01-01 open Income:Contra:RefundsChargebacks USD
1970-01-01 open Income:Other:Interest USD
1970-01-01 open Income:Other:FXGains USD
; ===== Разходи =====
1970-01-01 open Expenses:COGS:Hosting USD ; Променлив облак за доставка на продукта
1970-01-01 open Expenses:COGS:PaymentProcessing USD ; Такси Stripe/PayPal
1970-01-01 open Expenses:Payroll:Wages USD
1970-01-01 open Expenses:Payroll:EmployerTaxes USD
1970-01-01 open Expenses:Benefits USD
1970-01-01 open Expenses:Contractors USD
1970-01-01 open Expenses:Software:Subscriptions USD
1970-01-01 open Expenses:Cloud USD ; Вътрешни инструменти/натоварвания
1970-01-01 open Expenses:Rent USD
1970-01-01 open Expenses:EquipmentSmall USD ; < праг на капитализация
1970-01-01 open Expenses:Marketing:Paid USD
1970-01-01 open Expenses:Marketing:Brand USD
1970-01-01 open Expenses:Travel USD
1970-01-01 open Expenses:Meals USD
1970-01-01 open Expenses:Legal USD
1970-01-01 open Expenses:Accounting USD
1970-01-01 open Expenses:Insurance USD
1970-01-01 open Expenses:BankFees USD
1970-01-01 open Expenses:Taxes:Income USD
1970-01-01 open Expenses:Taxes:Sales USD
1970-01-01 open Expenses:Depreciation USD
1970-01-01 open Expenses:Amortization USD
1970-01-01 open Expenses:Interest USD
1970-01-01 open Expenses:Other USD
Модулни добавки за растеж 📈
С развитието на вашия бизнес модел можете да активирате нови набори от сметки. Ето често срещани модули, които да добавите, докато се разраствате.
SaaS модул
Активирайте ги, когато започнете да фактурирате клиенти, особено за годишни планове.
- Детайли за приходите:
Income:Revenue:SaaS:Monthly
,Income:Revenue:SaaS:Annual
,Income:Contra:Credits
- Отсрочвания и вземания:
Liabilities:DeferredRevenue
(за пари, получени предварително) иAssets:AR
(за изпратени фактури). - Контрол на процесора:
Assets:Clearing:Stripe
(за проследяване на плащанията) иExpenses:COGS:PaymentProcessing
.
Модул за пазар/плащания
Добавете ги, ако държите или прехвърляте пари от името на потребители.
- Брутен/Нетен модел:
Liabilities:MerchantPayable
(пари, дължими на продавачите) е от решаващо значение. Вашите приходи саIncome:Revenue:MarketplaceFees
, които печелите. - Резерви:
Liabilities:ProcessorReserves
за средства, задържани от партньори за плащане.
Модул за хора и заплати
След като имате служители, трябва да проследявате щателно задълженията за заплати.
- Пасиви:
Liabilities:Payroll:Withholding
(данъци на служителите),Liabilities:Payroll:EmployerTaxes
(вашият дял) иLiabilities:Payroll:BenefitsPayable
. - Разходи: Разделете
Expenses:Benefits:Health
,Expenses:Benefits:401kMatch
и т.н. за яснота. - Компенсация на собствения капитал: Ако признаете компенсация на базата на акции, добавете
Expenses:StockComp
.
Модул за данък върху продажбите/ДДС
Когато започнете да събирате данък върху продажбите или ДДС, създайте сметки за пасиви за всяка юрисдикция.
- Пасиви:
Liabilities:SalesTax:CA
,Liabilities:SalesTax:NY
,Liabilities:SalesTax:EU:DE
- Активи:
Assets:VATRecoverable:EU:DE
, ако можете да поискате данъчни кредити за входящ ДДС в режим на ДДС.
Матрица за класификация: Къде отива?
- Себестойност на продажбите срещу Оперативни разходи
- Себестойност на продажбите: Разходи, които варират директно с доставката на продукта. Помислете за AWS хостинг за вашето производствено приложение, такси Stripe и разходи за API на трети страни, които се увеличават с използването.
- Оперативни разходи: Фиксирани оперативни разходи. Помислете за AWS за вашия вътрешен CI/CD тръбопровод, вашия абонамент за Slack или GitHub и заплатите на вашия G&A персонал.
- Контра-приходи срещу Разходи
- Контра-приходи: Всичко, което директно намалява приходите от продажби. Използвайте
Income:Contra:Discounts
илиIncome:Contra:Refunds
. Това гарантира, че вашите брутни приходи са точно посочени. - Разход: Разход за извършване на бизнес. Таксите за платежни шлюзове са класически пример, който принадлежи към
Expenses:COGS:PaymentProcessing
, не като елемент от контра-приходите.
- Контра-приходи: Всичко, което директно намалява приходите от продажби. Използвайте
- Предплатени срещу Отсрочвания
- Предплатен разход: Платихте пари за нещо, от което ще се възползвате в бъдеще (напр. годишна застрахователна полица). Парите излизат, седят в
Assets:Prepaid:Insurance
и след това се отчитат като разход месечно. - Отсрочени приходи: Клиент ви е платил за нещо, което ще доставите в бъдеще (напр. годишен SaaS план). Парите влизат, седят в
Liabilities:DeferredRevenue
и след това се признават като приход месечно.
- Предплатен разход: Платихте пари за нещо, от което ще се възползвате в бъдеще (напр. годишна застрахователна полица). Парите излизат, седят в
Примерни предварителни настройки за често срещани етапи на стартиране
A) Предварителни приходи, SaaS с двама основатели (Ултра-икономичен)
Едва започвате? Включете минималния сметкоплан, но коментирайте сметките, от които все още не се нуждаете, като Assets:AR
и Liabilities:DeferredRevenue
. Съсредоточете се върху проследяването на пари, задължения и основни оперативни разходи.
Б) Seed SaaS със Stripe и годишни планове
Вземете минималния сметкоплан и се уверете, че тези сметки са активни, за да обработвате основния си бизнес цикъл:
1970-01-01 open Assets:Clearing:Stripe USD
1970-01-01 open Liabilities:DeferredRevenue USD
1970-01-01 open Income:Contra:RefundsChargebacks USD
1970-01-01 open Expenses:COGS:PaymentProcessing USD
В) Marketplace Alpha (Поток, подобен на ескроу)
В допълнение към минималния сметкоплан, абсолютно се нуждаете от тези сметки, за да управлявате средствата, дължими на вашите продавачи:
1970-01-01 open Liabilities:MerchantPayable USD
1970-01-01 open Income:Revenue:MarketplaceFees USD
1970-01-01 open Liabilities:SalesTax:Marketplace USD
Документиране на политики и какво да се изключи
Поставете вашите ключови счетоводни политики директно във вашия ledger като коментари. Това създава одитируема, самодокументираща се система.
; Policy: На базата на начисляване; месечно признаване на приходите за годишен SaaS.
; Policy: Капитализиране на оборудване > $5000 и амортизация по линейна схема за 3 години.
; Policy: SAFEs се класифицират като пасиви до конвертиране в собствен капитал.
; Policy: Използвайте тагове за отдели (#eng #sales #g&a) и клиенти (#cust-acmeco).
Накрая, запомнете какво не трябва да поставяте във вашия сметкоплан.
- ❌ Отдели и екипи: Използвайте тагове като
#engineering
вместоExpenses:Engineering:Software
. - ❌ Имена на доставчици: Използвайте полето
payee:
във вашата транзакция, а неExpenses:Software:Slack
. - ❌ Временни заместители: Избягвайте създаването на сметки "Разни" или "Временни". Ако отстранявате грешки, използвайте
Equity:Suspense
и се уверете, че е изчистен до нула.