Ръководство за основатели за сметкоплана на стартъп

Добре структурираният сметкоплан (COA) е гръбнакът на финансовата система на вашия стартъп. Той е нещо повече от просто списък с категории; това е рамка, която разказва историята на вашия бизнес. Това ръководство предоставя чист, готов за начисляване сметкоплан, който можете да поставите директно в Beancount ledger. Той е проектиран да бъде модулен, което ви позволява да започнете икономично и да добавяте сложност само когато растете.

Отказ от отговорност: Това е обща информация, а не правни, данъчни или счетоводни съвети. Консултирайте се с професионалист, за да се уверите, че вашият сметкоплан отговаря на вашите специфични нужди за съответствие и отчитане.

Основни принципи за мащабируем сметкоплан 🧾​

Преди да се потопите в самите сметки, е изключително важно да разберете принципите, които правят сметкоплана ефективен за бързо развиващ се стартъп.

• Начисляване на първо място: Изградете своя сметкоплан за счетоводство на базата на начисляване от първия ден. Това означава използване на сметки като Сметки за вземания (AR), Сметки за плащания (AP), Предплатени разходи и Отсрочени приходи. Счетоводството на базата на начисляване дава реална картина на финансовото състояние на вашата компания, съпоставяйки приходите и разходите с периода, в който са спечелени или направени, а не само когато се движат пари.
• Поддържайте го оскъден: Устойте на изкушението да създадете сметка за всеки отделен доставчик или незначителен разход. Раздут сметкоплан е труден за управление и замъглява прозренията. Добавете нова сметка само ако е необходима за спазване на изискванията или стимулира конкретно бизнес решение.
• Разделете себестойността на продажбите от оперативните разходи: Това е задължително, за да разберете вашата рентабилност. Себестойността на продажбите (COGS) включва разходи, които се увеличават директно с доставката на приходи (напр. хостинг за клиенти, такси за обработка на плащания). Всичко останало е Оперативен разход (OpEx). Това разделяне е ключът към изчисляването на вашия брутен марж.
• Използвайте тагове за измерения: Не използвайте сметкоплана за проследяване на разходите по отдели, проекти или конкретни клиенти. За това са предназначени метаданните и таговете. Транзакция за нов сървър може да бъде осчетоводена в Expenses:Cloud и маркирана с #engineering и #project-phoenix. Това поддържа вашия сметкоплан чист, като същевременно позволява мощно, многоизмерно отчитане.
• Бъдете последователни: Решете предварително вашите счетоводни политики и ги документирайте. Например, ще третирате ли SAFE (Simple Agreement for Future Equity) като пасив или като собствен капитал? Изберете метод, запишете го и се придържайте към него. Последователността е от ключово значение за точните сравнения от период на период.

Минималният сметкоплан за начален етап 🌱​

Това е икономичен, SaaS-съвместим сметкоплан, който можете да копирате и поставите директно във вашия beancount файл. Той покрива основните неща за компания в предварителен или начален етап.

; ===== Активи =====
1970-01-01 open Assets:Bank:Checking              USD
1970-01-01 open Assets:Bank:Savings               USD
1970-01-01 open Assets:AR                         USD              ; Сметки за вземания
1970-01-01 open Assets:Clearing:Stripe            USD              ; Клирингови сметки за плащания
1970-01-01 open Assets:Clearing:PayPal            USD
1970-01-01 open Assets:Prepaid:Software           USD
1970-01-01 open Assets:Prepaid:Insurance          USD
1970-01-01 open Assets:Deposits                   USD              ; Депозити за наем/гаранция
1970-01-01 open Assets:Equipment                  USD
1970-01-01 open Assets:Intangibles                USD              ; Капитализиран софтуер/IP (ако се използва)
1970-01-01 open Assets:Crypto:BTC                 BTC              ; По избор

; ===== Пасиви =====
1970-01-01 open Liabilities:AP                     USD              ; Сметки за плащания
1970-01-01 open Liabilities:DeferredRevenue        USD
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:Withholding    USD              ; Удържани данъци на служителите
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:EmployerTaxes  USD
1970-01-01 open Liabilities:SalesTax:CA            USD              ; Подсметки за всеки щат, ако е необходимо
1970-01-01 open Liabilities:SAFE                   USD              ; Ако се класифицира като пасив
1970-01-01 open Liabilities:NotesPayable           USD
1970-01-01 open Liabilities:Accrued:Bonus          USD              ; Начисления (бонуси, правни и т.н.)
1970-01-01 open Liabilities:Accrued:Legal          USD

; ===== Собствен капитал =====
1970-01-01 open Equity:CommonStock                USD
1970-01-01 open Equity:APIC                       USD              ; Допълнително внесен капитал
1970-01-01 open Equity:SAFE                       USD              ; Ако се класифицира SAFE като собствен капитал
1970-01-01 open Equity:RetainedEarnings           USD
1970-01-01 open Equity:OpeningBalances            USD

; ===== Приходи (кредити) =====
1970-01-01 open Income:Revenue:SaaS                USD
1970-01-01 open Income:Revenue:Services            USD
1970-01-01 open Income:Contra:Discounts            USD              ; Отрицателен приход (отстъпки)
1970-01-01 open Income:Contra:RefundsChargebacks   USD
1970-01-01 open Income:Other:Interest              USD
1970-01-01 open Income:Other:FXGains               USD

; ===== Разходи =====
1970-01-01 open Expenses:COGS:Hosting              USD              ; Променлив облак за доставка на продукта
1970-01-01 open Expenses:COGS:PaymentProcessing    USD              ; Такси Stripe/PayPal
1970-01-01 open Expenses:Payroll:Wages             USD
1970-01-01 open Expenses:Payroll:EmployerTaxes     USD
1970-01-01 open Expenses:Benefits                  USD
1970-01-01 open Expenses:Contractors               USD
1970-01-01 open Expenses:Software:Subscriptions    USD
1970-01-01 open Expenses:Cloud                     USD              ; Вътрешни инструменти/натоварвания
1970-01-01 open Expenses:Rent                      USD
1970-01-01 open Expenses:EquipmentSmall            USD              ; < праг на капитализация
1970-01-01 open Expenses:Marketing:Paid            USD
1970-01-01 open Expenses:Marketing:Brand           USD
1970-01-01 open Expenses:Travel                    USD
1970-01-01 open Expenses:Meals                     USD
1970-01-01 open Expenses:Legal                     USD
1970-01-01 open Expenses:Accounting                USD
1970-01-01 open Expenses:Insurance                 USD
1970-01-01 open Expenses:BankFees                  USD
1970-01-01 open Expenses:Taxes:Income              USD
1970-01-01 open Expenses:Taxes:Sales               USD
1970-01-01 open Expenses:Depreciation              USD
1970-01-01 open Expenses:Amortization              USD
1970-01-01 open Expenses:Interest                  USD
1970-01-01 open Expenses:Other                     USD

Модулни добавки за растеж 📈​

С развитието на вашия бизнес модел можете да активирате нови набори от сметки. Ето често срещани модули, които да добавите, докато се разраствате.

SaaS модул​

Активирайте ги, когато започнете да фактурирате клиенти, особено за годишни планове.

• Детайли за приходите: Income:Revenue:SaaS:Monthly, Income:Revenue:SaaS:Annual, Income:Contra:Credits
• Отсрочвания и вземания: Liabilities:DeferredRevenue (за пари, получени предварително) и Assets:AR (за изпратени фактури).
• Контрол на процесора: Assets:Clearing:Stripe (за проследяване на плащанията) и Expenses:COGS:PaymentProcessing.

Модул за пазар/плащания​

Добавете ги, ако държите или прехвърляте пари от името на потребители.

• Брутен/Нетен модел: Liabilities:MerchantPayable (пари, дължими на продавачите) е от решаващо значение. Вашите приходи са Income:Revenue:MarketplaceFees, които печелите.
• Резерви: Liabilities:ProcessorReserves за средства, задържани от партньори за плащане.

Модул за хора и заплати​

След като имате служители, трябва да проследявате щателно задълженията за заплати.

• Пасиви: Liabilities:Payroll:Withholding (данъци на служителите), Liabilities:Payroll:EmployerTaxes (вашият дял) и Liabilities:Payroll:BenefitsPayable.
• Разходи: Разделете Expenses:Benefits:Health, Expenses:Benefits:401kMatch и т.н. за яснота.
• Компенсация на собствения капитал: Ако признаете компенсация на базата на акции, добавете Expenses:StockComp.

Модул за данък върху продажбите/ДДС​

Когато започнете да събирате данък върху продажбите или ДДС, създайте сметки за пасиви за всяка юрисдикция.

• Пасиви: Liabilities:SalesTax:CA, Liabilities:SalesTax:NY, Liabilities:SalesTax:EU:DE
• Активи: Assets:VATRecoverable:EU:DE, ако можете да поискате данъчни кредити за входящ ДДС в режим на ДДС.

Матрица за класификация: Къде отива?​

• Себестойност на продажбите срещу Оперативни разходи
  • Себестойност на продажбите: Разходи, които варират директно с доставката на продукта. Помислете за AWS хостинг за вашето производствено приложение, такси Stripe и разходи за API на трети страни, които се увеличават с използването.
  • Оперативни разходи: Фиксирани оперативни разходи. Помислете за AWS за вашия вътрешен CI/CD тръбопровод, вашия абонамент за Slack или GitHub и заплатите на вашия G&A персонал.
• Контра-приходи срещу Разходи
  • Контра-приходи: Всичко, което директно намалява приходите от продажби. Използвайте Income:Contra:Discounts или Income:Contra:Refunds. Това гарантира, че вашите брутни приходи са точно посочени.
  • Разход: Разход за извършване на бизнес. Таксите за платежни шлюзове са класически пример, който принадлежи към Expenses:COGS:PaymentProcessing, не като елемент от контра-приходите.
• Предплатени срещу Отсрочвания
  • Предплатен разход: Платихте пари за нещо, от което ще се възползвате в бъдеще (напр. годишна застрахователна полица). Парите излизат, седят в Assets:Prepaid:Insurance и след това се отчитат като разход месечно.
  • Отсрочени приходи: Клиент ви е платил за нещо, което ще доставите в бъдеще (напр. годишен SaaS план). Парите влизат, седят в Liabilities:DeferredRevenue и след това се признават като приход месечно.

Примерни предварителни настройки за често срещани етапи на стартиране​

A) Предварителни приходи, SaaS с двама основатели (Ултра-икономичен)​

Едва започвате? Включете минималния сметкоплан, но коментирайте сметките, от които все още не се нуждаете, като Assets:AR и Liabilities:DeferredRevenue. Съсредоточете се върху проследяването на пари, задължения и основни оперативни разходи.

Б) Seed SaaS със Stripe и годишни планове​

Вземете минималния сметкоплан и се уверете, че тези сметки са активни, за да обработвате основния си бизнес цикъл:

1970-01-01 open Assets:Clearing:Stripe           USD
1970-01-01 open Liabilities:DeferredRevenue        USD
1970-01-01 open Income:Contra:RefundsChargebacks   USD
1970-01-01 open Expenses:COGS:PaymentProcessing    USD

В) Marketplace Alpha (Поток, подобен на ескроу)​

В допълнение към минималния сметкоплан, абсолютно се нуждаете от тези сметки, за да управлявате средствата, дължими на вашите продавачи:

1970-01-01 open Liabilities:MerchantPayable        USD
1970-01-01 open Income:Revenue:MarketplaceFees     USD
1970-01-01 open Liabilities:SalesTax:Marketplace    USD

Документиране на политики и какво да се изключи​

Поставете вашите ключови счетоводни политики директно във вашия ledger като коментари. Това създава одитируема, самодокументираща се система.

; Policy: На базата на начисляване; месечно признаване на приходите за годишен SaaS.
; Policy: Капитализиране на оборудване > $5000 и амортизация по линейна схема за 3 години.
; Policy: SAFEs се класифицират като пасиви до конвертиране в собствен капитал.
; Policy: Използвайте тагове за отдели (#eng #sales #g&a) и клиенти (#cust-acmeco).

Накрая, запомнете какво не трябва да поставяте във вашия сметкоплан.

• ❌ Отдели и екипи: Използвайте тагове като #engineering вместо Expenses:Engineering:Software.
• ❌ Имена на доставчици: Използвайте полето payee: във вашата транзакция, а не Expenses:Software:Slack.
• ❌ Временни заместители: Избягвайте създаването на сметки "Разни" или "Временни". Ако отстранявате грешки, използвайте Equity:Suspense и се уверете, че е изчистен до нула.