Guide d'un Fondateur pour le Plan Comptable d'une Startup

Un Plan Comptable (COA) bien structuré est la colonne vertébrale du système financier de votre startup. C'est plus qu'une simple liste de catégories ; c'est un cadre qui raconte l'histoire de votre entreprise. Ce guide fournit un COA clair, prêt pour la comptabilité d'exercice, que vous pouvez directement intégrer dans un grand livre Beancount. Il est conçu pour être modulaire, vous permettant de démarrer léger et d'ajouter de la complexité uniquement au fur et à mesure de votre croissance.

Avertissement : Ceci est une information générale, pas un conseil juridique, fiscal ou comptable. Consultez un professionnel pour vous assurer que votre COA répond à vos besoins spécifiques en matière de conformité et de reporting.

Principes de base pour un COA évolutif 🧾​

Avant de plonger dans les comptes eux-mêmes, il est essentiel de comprendre les principes qui rendent un COA efficace pour une startup à forte croissance.

• Priorité à la comptabilité d'exercice : Construisez votre COA pour la comptabilité d'exercice dès le premier jour. Cela signifie utiliser des comptes tels que les créances clients (AR), les dettes fournisseurs (AP), les charges payées d'avance et les revenus différés. La comptabilité d'exercice donne une image fidèle de la santé financière de votre entreprise, en faisant correspondre les revenus et les dépenses à la période au cours de laquelle ils sont gagnés ou encourus, et pas seulement lorsque les liquidités sont transférées.
• Restez épuré : Résistez à la tentation de créer un compte pour chaque fournisseur ou dépense mineure. Un COA gonflé est difficile à gérer et obscurcit les informations. N'ajoutez un nouveau compte que s'il est requis pour la conformité ou s'il motive une décision commerciale spécifique.
• Séparez le COGS des OpEx : Ceci est non négociable pour comprendre votre rentabilité. Le Coût des marchandises vendues (COGS) comprend les dépenses qui augmentent directement avec la livraison des revenus (par exemple, l'hébergement pour les clients, les frais de traitement des paiements). Tout le reste est une Dépense d'exploitation (OpEx). Cette séparation est la clé du calcul de votre marge brute.
• Utilisez des étiquettes pour les dimensions : N'utilisez pas le COA pour suivre les dépenses par département, projet ou client spécifique. C'est à cela que servent les métadonnées et les étiquettes. Une transaction pour un nouveau serveur peut être comptabilisée dans Expenses:Cloud et étiquetée avec #engineering et #project-phoenix. Cela maintient votre COA propre tout en permettant un reporting puissant et multidimensionnel.
• Soyez cohérent : Décidez de vos politiques comptables à l'avance et documentez-les. Par exemple, traiterez-vous un SAFE (Simple Agreement for Future Equity) comme une dette ou comme des capitaux propres ? Choisissez une méthode, écrivez-la et respectez-la. La cohérence est essentielle pour des comparaisons précises d'une période à l'autre.

Le Plan Comptable Minimal pour une Startup en Amorçage 🌱​

Voici un COA simplifié, adapté aux SaaS, que vous pouvez copier-coller directement dans votre fichier beancount. Il couvre l'essentiel pour une entreprise en pré-amorçage ou en amorçage.

; ===== Actifs =====
1970-01-01 open Assets:Bank:Checking              USD
1970-01-01 open Assets:Bank:Savings               USD
1970-01-01 open Assets:AR                         USD              ; Créances clients
1970-01-01 open Assets:Clearing:Stripe            USD              ; Comptes de compensation des paiements
1970-01-01 open Assets:Clearing:PayPal            USD
1970-01-01 open Assets:Prepaid:Software           USD
1970-01-01 open Assets:Prepaid:Insurance          USD
1970-01-01 open Assets:Deposits                   USD              ; Dépôts de garantie/loyer
1970-01-01 open Assets:Equipment                  USD
1970-01-01 open Assets:Intangibles                USD              ; Logiciels/PI capitalisés (si utilisés)
1970-01-01 open Assets:Crypto:BTC                 BTC              ; Optionnel

; ===== Passifs =====
1970-01-01 open Liabilities:AP                     USD              ; Dettes fournisseurs
1970-01-01 open Liabilities:DeferredRevenue        USD              ; Revenus différés
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:Withholding    USD              ; Retenues d'impôt des employés
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:EmployerTaxes  USD              ; Charges sociales de l'employeur
1970-01-01 open Liabilities:SalesTax:CA            USD              ; Sous-comptes par état, au besoin
1970-01-01 open Liabilities:SAFE                   USD              ; Si classé comme passif
1970-01-01 open Liabilities:NotesPayable           USD              ; Effets à payer
1970-01-01 open Liabilities:Accrued:Bonus          USD              ; Charges à payer (primes, frais juridiques, etc.)
1970-01-01 open Liabilities:Accrued:Legal          USD

; ===== Capitaux propres =====
1970-01-01 open Equity:CommonStock                USD
1970-01-01 open Equity:APIC                       USD              ; Prime d'émission
1970-01-01 open Equity:SAFE                       USD              ; Si SAFE classé comme capitaux propres
1970-01-01 open Equity:RetainedEarnings           USD              ; Bénéfices non répartis
1970-01-01 open Equity:OpeningBalances            USD              ; Soldes d'ouverture

; ===== Revenus (crédits) =====
1970-01-01 open Income:Revenue:SaaS                USD
1970-01-01 open Income:Revenue:Services            USD
1970-01-01 open Income:Contra:Discounts            USD              ; Revenus négatifs (rabais)
1970-01-01 open Income:Contra:RefundsChargebacks   USD
1970-01-01 open Income:Other:Interest              USD
1970-01-01 open Income:Other:FXGains               USD              ; Gains de change

; ===== Dépenses =====
1970-01-01 open Expenses:COGS:Hosting              USD              ; Cloud variable pour la livraison du produit
1970-01-01 open Expenses:COGS:PaymentProcessing    USD              ; Frais Stripe/PayPal
1970-01-01 open Expenses:Payroll:Wages             USD
1970-01-01 open Expenses:Payroll:EmployerTaxes     USD
1970-01-01 open Expenses:Benefits                  USD              ; Avantages sociaux
1970-01-01 open Expenses:Contractors               USD              ; Contractuels
1970-01-01 open Expenses:Software:Subscriptions    USD              ; Abonnements logiciels
1970-01-01 open Expenses:Cloud                     USD              ; Outils/charges de travail internes
1970-01-01 open Expenses:Rent                      USD
1970-01-01 open Expenses:EquipmentSmall            USD              ; < seuil de capitalisation
1970-01-01 open Expenses:Marketing:Paid            USD              ; Marketing payant
1970-01-01 open Expenses:Marketing:Brand           USD              ; Image de marque
1970-01-01 open Expenses:Travel                    USD
1970-01-01 open Expenses:Meals                     USD              ; Repas
1970-01-01 open Expenses:Legal                     USD
1970-01-01 open Expenses:Accounting                USD
1970-01-01 open Expenses:Insurance                 USD
1970-01-01 open Expenses:BankFees                  USD              ; Frais bancaires
1970-01-01 open Expenses:Taxes:Income              USD              ; Impôts sur le revenu
1970-01-01 open Expenses:Taxes:Sales               USD              ; Taxes de vente
1970-01-01 open Expenses:Depreciation              USD              ; Amortissement
1970-01-01 open Expenses:Amortization              USD              ; Amortissement des actifs incorporels
1970-01-01 open Expenses:Interest                  USD
1970-01-01 open Expenses:Other                     USD

Modules complémentaires pour la croissance 📈​

Au fur et à mesure que votre modèle économique évolue, vous pouvez activer de nouveaux ensembles de comptes. Voici les modules courants à ajouter à mesure que vous évoluez.

Module SaaS​

Activez ces modules lorsque vous commencez à facturer vos clients, en particulier pour les plans annuels.

• Détail des revenus : Income:Revenue:SaaS:Monthly, Income:Revenue:SaaS:Annual, Income:Contra:Credits
• Reports & Créances : Liabilities:DeferredRevenue (pour l'argent reçu à l'avance) et Assets:AR (pour les factures envoyées).
• Contrôle du processeur : Assets:Clearing:Stripe (pour suivre les paiements) et Expenses:COGS:PaymentProcessing.

Module Place de Marché/Paiements​

Ajoutez ces éléments si vous détenez ou transférez de l'argent au nom des utilisateurs.

• Modèle brut/net : Liabilities:MerchantPayable (argent dû aux vendeurs) est essentiel. Vos revenus sont les Income:Revenue:MarketplaceFees que vous gagnez.
• Réserves : Liabilities:ProcessorReserves pour les fonds retenus par les partenaires de paiement.

Module Personnel et Paie​

Une fois que vous avez des employés, vous devez suivre méticuleusement les passifs salariaux.

• Passifs : Liabilities:Payroll:Withholding (impôts des employés), Liabilities:Payroll:EmployerTaxes (votre part) et Liabilities:Payroll:BenefitsPayable.
• Dépenses : Décomposez Expenses:Benefits:Health, Expenses:Benefits:401kMatch, etc., pour plus de clarté.
• Rémunération en actions : Si vous comptabilisez une rémunération à base d'actions, ajoutez Expenses:StockComp.

Module Taxe de Vente/TVA​

Lorsque vous commencez à percevoir la taxe de vente ou la TVA, créez des comptes de passifs pour chaque juridiction.

• Passifs : Liabilities:SalesTax:CA, Liabilities:SalesTax:NY, Liabilities:SalesTax:EU:DE
• Actifs : Assets:VATRecoverable:EU:DE si vous pouvez réclamer des crédits d'impôt en amont dans un régime de TVA.

Aide-mémoire de classification : Où cela va-t-il ?​

• COGS vs. OpEx
  • COGS : Coûts qui varient directement avec la livraison du produit. Pensez à l'hébergement AWS pour votre application de production, aux frais Stripe et aux coûts d'API tiers qui évoluent avec l'utilisation.
  • OpEx : Coûts d'exploitation fixes. Pensez à AWS pour votre pipeline CI/CD interne, à votre abonnement à Slack ou GitHub, et aux salaires de votre personnel G&A.
• Contre-revenus vs. Dépenses
  • Contre-revenus : Tout ce qui réduit directement le chiffre d'affaires. Utilisez Income:Contra:Discounts ou Income:Contra:Refunds. Cela garantit que votre chiffre d'affaires brut est exact.
  • Dépenses : Un coût pour faire des affaires. Les frais de passerelle de paiement sont un exemple classique qui appartient à Expenses:COGS:PaymentProcessing, pas en tant qu'élément de contre-revenu.
• Charges payées d'avance vs. Reports
  • Charge payée d'avance : Vous avez payé en espèces pour quelque chose dont vous bénéficierez à l'avenir (par exemple, une police d'assurance annuelle). L'argent sort, il est conservé dans Assets:Prepaid:Insurance, puis il est comptabilisé en charges mensuellement.
  • Revenu différé : Un client vous a payé pour quelque chose que vous livrerez à l'avenir (par exemple, un plan SaaS annuel). L'argent entre, il est conservé dans Liabilities:DeferredRevenue, puis il est comptabilisé comme revenu mensuellement.

Exemples de préréglages pour les étapes courantes d'une startup​

A) SaaS pré-revenus, à deux fondateurs (ultra-lean)​

Vous débutez ? Incluez le COA minimal, mais mettez en commentaire les comptes dont vous n'avez pas encore besoin, comme Assets:AR et Liabilities:DeferredRevenue. Concentrez-vous sur le suivi de la trésorerie, des créditeurs et des dépenses d'exploitation de base.

B) Seed SaaS avec Stripe et plans annuels​

Prenez le COA minimal et assurez-vous que ces comptes sont actifs pour gérer votre boucle commerciale principale :

1970-01-01 open Assets:Clearing:Stripe           USD
1970-01-01 open Liabilities:DeferredRevenue        USD
1970-01-01 open Income:Contra:RefundsChargebacks   USD
1970-01-01 open Expenses:COGS:PaymentProcessing    USD

C) Alpha Place de Marché (Flux de type séquestre)​

En plus du COA minimal, vous avez absolument besoin de ces comptes pour gérer les fonds dus à vos vendeurs :

1970-01-01 open Liabilities:MerchantPayable        USD
1970-01-01 open Income:Revenue:MarketplaceFees     USD
1970-01-01 open Liabilities:SalesTax:Marketplace    USD

Documenter les politiques et ce qu'il faut exclure​

Déposez vos principales politiques comptables directement dans votre grand livre sous forme de commentaires. Cela crée un système auditable et auto-documenté.

; Politique : Base de la comptabilité d'exercice ; comptabilisation mensuelle des revenus pour SaaS annuel.
; Politique : Capitaliser les équipements > 5000 $ et amortir linéairement sur 3 ans.
; Politique : Les SAFE sont classés comme des passifs jusqu'à la conversion en capitaux propres.
; Politique : Utiliser des étiquettes pour les départements (#ing #ventes #g&a) et les clients (#cust-acmeco).

Enfin, rappelez-vous ce qu'il ne faut pas mettre dans votre COA.

• ❌ Départements et équipes : Utilisez des étiquettes comme #engineering au lieu de Expenses:Engineering:Software.
• ❌ Noms des fournisseurs : Utilisez le champ payee: dans votre transaction, pas Expenses:Software:Slack.
• ❌ Bouchons temporaires : Évitez de créer des comptes "Divers" ou "Temporaire". Si vous déboguez, utilisez Equity:Suspense et assurez-vous qu'il est remis à zéro.