Перейти до основного вмісту

Посібник для засновника зі створення плану рахунків для стартапу

Добре структурований план рахунків (COA) є основою фінансової системи вашого стартапу. Це більше, ніж просто перелік категорій; це структура, яка розповідає історію вашого бізнесу. Цей посібник надає чіткий, готовий до нарахування план рахунків, який ви можете безпосередньо додати до бухгалтерської книги Beancount. Він розроблений як модульний, що дозволяє вам почати з малого і додавати складність лише в міру зростання.

Відмова від відповідальності: Це загальна інформація, а не юридична, податкова чи бухгалтерська консультація. Проконсультуйтеся з професіоналом, щоб переконатися, що ваш план рахунків відповідає вашим конкретним потребам у відповідності та звітності.

startup-chart-of-accounts

Основні принципи масштабованого плану рахунків 🧾

Перш ніж заглиблюватися в самі рахунки, важливо зрозуміти принципи, які роблять план рахунків ефективним для стартапу з високим темпом зростання.

  • Нарахування на першому місці: Створіть свій план рахунків для обліку за методом нарахувань з першого дня. Це означає використання таких рахунків, як дебіторська заборгованість (AR), кредиторська заборгованість (AP), передоплачені витрати та відстрочений дохід. Облік за методом нарахувань дає правдиву картину фінансового стану вашої компанії, зіставляючи доходи та витрати з періодом, в якому вони були отримані або понесені, а не лише тоді, коли рухаються грошові кошти.
  • Тримайте його стислим: Уникайте спокуси створити рахунок для кожного окремого постачальника або незначної витрати. Роздутий план рахунків важко керувати, і він затьмарює розуміння. Додавайте новий рахунок лише тоді, коли це потрібно для відповідності вимогам або для прийняття конкретного бізнес-рішення.
  • Відокремлюйте собівартість (COGS) від операційних витрат (OpEx): Це обов'язково для розуміння вашої прибутковості. Собівартість проданих товарів (COGS) включає витрати, які масштабуються безпосередньо з наданням доходу (наприклад, хостинг для клієнтів, комісії за обробку платежів). Все інше є Операційними витратами (OpEx). Це розділення є ключем до розрахунку вашої валової маржі.
  • Використовуйте теги для вимірів: Не використовуйте план рахунків для відстеження витрат відділів, проектів або конкретних клієнтів. Для цього існують метадані та теги. Транзакцію для нового сервера можна занести до Expenses:Cloud і позначити тегами #engineering і #project-phoenix. Це зберігає ваш план рахунків чистим, забезпечуючи при цьому потужну, багатовимірну звітність.
  • Будьте послідовними: Визначтеся зі своєю обліковою політикою заздалегідь і задокументуйте її. Наприклад, чи будете ви розглядати SAFE (Simple Agreement for Future Equity) як зобов'язання чи як власний капітал? Оберіть метод, запишіть його та дотримуйтеся його. Послідовність є ключем до точного порівняння періодів.

Мінімальний план рахунків для початкової стадії 🌱

Це стислий план рахунків, зручний для SaaS, який ви можете скопіювати та вставити безпосередньо у свій файл beancount. Він охоплює основні потреби компанії на стадії pre-seed або seed.

; ===== Активи =====
1970-01-01 open Assets:Bank:Checking USD
1970-01-01 open Assets:Bank:Savings USD
1970-01-01 open Assets:AR USD ; Дебіторська заборгованість
1970-01-01 open Assets:Clearing:Stripe USD ; Клірингові рахунки виплат
1970-01-01 open Assets:Clearing:PayPal USD
1970-01-01 open Assets:Prepaid:Software USD
1970-01-01 open Assets:Prepaid:Insurance USD
1970-01-01 open Assets:Deposits USD ; Депозити за оренду/забезпечення
1970-01-01 open Assets:Equipment USD
1970-01-01 open Assets:Intangibles USD ; Капіталізоване програмне забезпечення/IP (якщо використовується)
1970-01-01 open Assets:Crypto:BTC BTC ; Необов'язково

; ===== Зобов'язання =====
1970-01-01 open Liabilities:AP USD ; Кредиторська заборгованість
1970-01-01 open Liabilities:DeferredRevenue USD
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:Withholding USD ; Утримані податки з працівників
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:EmployerTaxes USD
1970-01-01 open Liabilities:SalesTax:CA USD ; Субрахунки для кожного штату за потреби
1970-01-01 open Liabilities:SAFE USD ; Якщо класифікується як зобов'язання
1970-01-01 open Liabilities:NotesPayable USD
1970-01-01 open Liabilities:Accrued:Bonus USD ; Нарахування (бонуси, юридичні послуги тощо)
1970-01-01 open Liabilities:Accrued:Legal USD

; ===== Власний капітал =====
1970-01-01 open Equity:CommonStock USD
1970-01-01 open Equity:APIC USD ; Додатковий оплачений капітал
1970-01-01 open Equity:SAFE USD ; Якщо класифікується SAFE як власний капітал
1970-01-01 open Equity:RetainedEarnings USD
1970-01-01 open Equity:OpeningBalances USD

; ===== Дохід (кредити) =====
1970-01-01 open Income:Revenue:SaaS USD
1970-01-01 open Income:Revenue:Services USD
1970-01-01 open Income:Contra:Discounts USD ; Негативний дохід (знижки)
1970-01-01 open Income:Contra:RefundsChargebacks USD
1970-01-01 open Income:Other:Interest USD
1970-01-01 open Income:Other:FXGains USD

; ===== Витрати =====
1970-01-01 open Expenses:COGS:Hosting USD ; Змінна хмара для надання продукту
1970-01-01 open Expenses:COGS:PaymentProcessing USD ; Комісії Stripe/PayPal
1970-01-01 open Expenses:Payroll:Wages USD
1970-01-01 open Expenses:Payroll:EmployerTaxes USD
1970-01-01 open Expenses:Benefits USD
1970-01-01 open Expenses:Contractors USD
1970-01-01 open Expenses:Software:Subscriptions USD
1970-01-01 open Expenses:Cloud USD ; Внутрішні інструменти/навантаження
1970-01-01 open Expenses:Rent USD
1970-01-01 open Expenses:EquipmentSmall USD ; < поріг капіталізації
1970-01-01 open Expenses:Marketing:Paid USD
1970-01-01 open Expenses:Marketing:Brand USD
1970-01-01 open Expenses:Travel USD
1970-01-01 open Expenses:Meals USD
1970-01-01 open Expenses:Legal USD
1970-01-01 open Expenses:Accounting USD
1970-01-01 open Expenses:Insurance USD
1970-01-01 open Expenses:BankFees USD
1970-01-01 open Expenses:Taxes:Income USD
1970-01-01 open Expenses:Taxes:Sales USD
1970-01-01 open Expenses:Depreciation USD
1970-01-01 open Expenses:Amortization USD
1970-01-01 open Expenses:Interest USD
1970-01-01 open Expenses:Other USD

Модульні доповнення для зростання 📈

У міру розвитку вашої бізнес-моделі ви можете активувати нові набори рахунків. Ось поширені модулі, які можна додати в міру масштабування.

Модуль SaaS

Активуйте їх, коли почнете виставляти рахунки клієнтам, особливо для річних планів.

  • Деталізація доходу: Income:Revenue:SaaS:Monthly, Income:Revenue:SaaS:Annual, Income:Contra:Credits
  • Відстрочення та дебіторська заборгованість: Liabilities:DeferredRevenue (для готівки, отриманої наперед) і Assets:AR (для надісланих рахунків).
  • Контроль процесора: Assets:Clearing:Stripe (для відстеження виплат) і Expenses:COGS:PaymentProcessing.

Модуль Marketplace / Payments

Додайте їх, якщо ви зберігаєте або переміщуєте гроші від імені користувачів.

  • Модель валового/чистого прибутку: Liabilities:MerchantPayable (гроші, які винні продавцям) є критично важливим. Ваш дохід - це Income:Revenue:MarketplaceFees, який ви отримуєте.
  • Резерви: Liabilities:ProcessorReserves для коштів, утриманих платіжними партнерами.

Модуль People & Payroll

Коли у вас з'являються працівники, вам потрібно ретельно відстежувати зобов'язання з виплати заробітної плати.

  • Зобов'язання: Liabilities:Payroll:Withholding (податки з працівників), Liabilities:Payroll:EmployerTaxes (ваша частка) і Liabilities:Payroll:BenefitsPayable.
  • Витрати: Розбийте Expenses:Benefits:Health, Expenses:Benefits:401kMatch тощо для ясності.
  • Компенсація акціями: Якщо ви визнаєте компенсацію на основі акцій, додайте Expenses:StockComp.

Модуль Sales Tax / VAT

Коли ви почнете збирати податок з продажів або ПДВ, створіть рахунки зобов'язань для кожної юрисдикції.

  • Зобов'язання: Liabilities:SalesTax:CA, Liabilities:SalesTax:NY, Liabilities:SalesTax:EU:DE
  • Активи: Assets:VATRecoverable:EU:DE, якщо ви можете вимагати податкові кредити на вхідний ПДВ в режимі ПДВ.

Шпаргалка з класифікації: Куди це йде?

  • COGS vs. OpEx
    • COGS: Витрати, які змінюються безпосередньо з наданням продукту. Подумайте про хостинг AWS для вашого виробничого додатку, комісії Stripe та витрати на API третіх сторін, які масштабуються з використанням.
    • OpEx: Фіксовані операційні витрати. Подумайте про AWS для вашого внутрішнього конвеєра CI/CD, вашу підписку на Slack або GitHub та зарплати вашого персоналу G&A.
  • Contra-Revenue vs. Expense
    • Contra-Revenue: Все, що безпосередньо зменшує дохід. Використовуйте Income:Contra:Discounts або Income:Contra:Refunds. Це гарантує точне зазначення вашого валового доходу.
    • Expense: Вартість ведення бізнесу. Плата за платіжний шлюз є класичним прикладом, який належить до Expenses:COGS:PaymentProcessing, а не як стаття contra-revenue.
  • Prepaids vs. Deferrals
    • Prepaid Expense: Ви заплатили готівкою за те, від чого отримаєте вигоду в майбутньому (наприклад, річний страховий поліс). Готівка виходить, вона знаходиться в Assets:Prepaid:Insurance, а потім щомісяця відноситься на витрати.
    • Deferred Revenue: Клієнт заплатив вам за те, що ви надасте в майбутньому (наприклад, річний план SaaS). Готівка надходить, вона знаходиться в Liabilities:DeferredRevenue, а потім щомісяця визнається як дохід.

Приклади пресетів для типових етапів стартапу

A) Pre-Revenue, SaaS для двох засновників (Ultra-Lean)

Тільки починаєте? Включіть мінімальний план рахунків, але закоментуйте рахунки, які вам ще не потрібні, наприклад Assets:AR і Liabilities:DeferredRevenue. Зосередьтеся на відстеженні готівки, кредиторської заборгованості та основних операційних витрат.

B) Seed SaaS зі Stripe та річними планами

Візьміть мінімальний план рахунків і переконайтеся, що ці рахунки активні для обробки вашого основного бізнес-циклу:

1970-01-01 open Assets:Clearing:Stripe           USD
1970-01-01 open Liabilities:DeferredRevenue USD
1970-01-01 open Income:Contra:RefundsChargebacks USD
1970-01-01 open Expenses:COGS:PaymentProcessing USD

C) Marketplace Alpha (Escrow-like Flow)

На додаток до мінімального плану рахунків, вам абсолютно потрібні ці рахунки для управління коштами, які винні вашим продавцям:

1970-01-01 open Liabilities:MerchantPayable        USD
1970-01-01 open Income:Revenue:MarketplaceFees USD
1970-01-01 open Liabilities:SalesTax:Marketplace USD

Документування політики та що не слід включати

Додайте свою ключову облікову політику безпосередньо до своєї бухгалтерської книги як коментарі. Це створює систему, яка самодокументується та підлягає аудиту.

; Policy: Accrual basis; monthly revenue recognition for annual SaaS.
; Policy: Capitalize equipment > $5000 and depreciate straight-line over 3 years.
; Policy: SAFEs classified as Liabilities until conversion to equity.
; Policy: Use tags for departments (#eng #sales #g&a) and customers (#cust-acmeco).

Нарешті, пам'ятайте, що не слід включати до свого плану рахунків.

  • ❌ Відділи та команди: Використовуйте теги, такі як #engineering, замість Expenses:Engineering:Software.
  • ❌ Назви постачальників: Використовуйте поле payee: у своїй транзакції, а не Expenses:Software:Slack.
  • ❌ Тимчасові заглушки: Уникайте створення рахунків "Misc" або "Temporary". Якщо ви налагоджуєте, використовуйте Equity:Suspense і переконайтеся, що його очищено до нуля.