Посібник для засновника зі створення плану рахунків для стартапу

Добре структурований план рахунків (COA) є основою фінансової системи вашого стартапу. Це більше, ніж просто перелік категорій; це структура, яка розповідає історію вашого бізнесу. Цей посібник надає чіткий, готовий до нарахування план рахунків, який ви можете безпосередньо додати до бухгалтерської книги Beancount. Він розроблений як модульний, що дозволяє вам почати з малого і додавати складність лише в міру зростання.

Відмова від відповідальності: Це загальна інформація, а не юридична, податкова чи бухгалтерська консультація. Проконсультуйтеся з професіоналом, щоб переконатися, що ваш план рахунків відповідає вашим конкретним потребам у відповідності та звітності.

Основні принципи масштабованого плану рахунків 🧾​

Перш ніж заглиблюватися в самі рахунки, важливо зрозуміти принципи, які роблять план рахунків ефективним для стартапу з високим темпом зростання.

• Нарахування на першому місці: Створіть свій план рахунків для обліку за методом нарахувань з першого дня. Це означає використання таких рахунків, як дебіторська заборгованість (AR), кредиторська заборгованість (AP), передоплачені витрати та відстрочений дохід. Облік за методом нарахувань дає правдиву картину фінансового стану вашої компанії, зіставляючи доходи та витрати з періодом, в якому вони були отримані або понесені, а не лише тоді, коли рухаються грошові кошти.
• Тримайте його стислим: Уникайте спокуси створити рахунок для кожного окремого постачальника або незначної витрати. Роздутий план рахунків важко керувати, і він затьмарює розуміння. Додавайте новий рахунок лише тоді, коли це потрібно для відповідності вимогам або для прийняття конкретного бізнес-рішення.
• Відокремлюйте собівартість (COGS) від операційних витрат (OpEx): Це обов'язково для розуміння вашої прибутковості. Собівартість проданих товарів (COGS) включає витрати, які масштабуються безпосередньо з наданням доходу (наприклад, хостинг для клієнтів, комісії за обробку платежів). Все інше є Операційними витратами (OpEx). Це розділення є ключем до розрахунку вашої валової маржі.
• Використовуйте теги для вимірів: Не використовуйте план рахунків для відстеження витрат відділів, проектів або конкретних клієнтів. Для цього існують метадані та теги. Транзакцію для нового сервера можна занести до Expenses:Cloud і позначити тегами #engineering і #project-phoenix. Це зберігає ваш план рахунків чистим, забезпечуючи при цьому потужну, багатовимірну звітність.
• Будьте послідовними: Визначтеся зі своєю обліковою політикою заздалегідь і задокументуйте її. Наприклад, чи будете ви розглядати SAFE (Simple Agreement for Future Equity) як зобов'язання чи як власний капітал? Оберіть метод, запишіть його та дотримуйтеся його. Послідовність є ключем до точного порівняння періодів.

Мінімальний план рахунків для початкової стадії 🌱​

Це стислий план рахунків, зручний для SaaS, який ви можете скопіювати та вставити безпосередньо у свій файл beancount. Він охоплює основні потреби компанії на стадії pre-seed або seed.

; ===== Активи =====
1970-01-01 open Assets:Bank:Checking              USD
1970-01-01 open Assets:Bank:Savings               USD
1970-01-01 open Assets:AR                         USD              ; Дебіторська заборгованість
1970-01-01 open Assets:Clearing:Stripe            USD              ; Клірингові рахунки виплат
1970-01-01 open Assets:Clearing:PayPal            USD
1970-01-01 open Assets:Prepaid:Software           USD
1970-01-01 open Assets:Prepaid:Insurance          USD
1970-01-01 open Assets:Deposits                   USD              ; Депозити за оренду/забезпечення
1970-01-01 open Assets:Equipment                  USD
1970-01-01 open Assets:Intangibles                USD              ; Капіталізоване програмне забезпечення/IP (якщо використовується)
1970-01-01 open Assets:Crypto:BTC                 BTC              ; Необов'язково

; ===== Зобов'язання =====
1970-01-01 open Liabilities:AP                     USD              ; Кредиторська заборгованість
1970-01-01 open Liabilities:DeferredRevenue        USD
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:Withholding    USD              ; Утримані податки з працівників
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:EmployerTaxes  USD
1970-01-01 open Liabilities:SalesTax:CA            USD              ; Субрахунки для кожного штату за потреби
1970-01-01 open Liabilities:SAFE                   USD              ; Якщо класифікується як зобов'язання
1970-01-01 open Liabilities:NotesPayable           USD
1970-01-01 open Liabilities:Accrued:Bonus          USD              ; Нарахування (бонуси, юридичні послуги тощо)
1970-01-01 open Liabilities:Accrued:Legal          USD

; ===== Власний капітал =====
1970-01-01 open Equity:CommonStock                USD
1970-01-01 open Equity:APIC                       USD              ; Додатковий оплачений капітал
1970-01-01 open Equity:SAFE                       USD              ; Якщо класифікується SAFE як власний капітал
1970-01-01 open Equity:RetainedEarnings           USD
1970-01-01 open Equity:OpeningBalances            USD

; ===== Дохід (кредити) =====
1970-01-01 open Income:Revenue:SaaS                USD
1970-01-01 open Income:Revenue:Services            USD
1970-01-01 open Income:Contra:Discounts            USD              ; Негативний дохід (знижки)
1970-01-01 open Income:Contra:RefundsChargebacks   USD
1970-01-01 open Income:Other:Interest              USD
1970-01-01 open Income:Other:FXGains               USD

; ===== Витрати =====
1970-01-01 open Expenses:COGS:Hosting              USD              ; Змінна хмара для надання продукту
1970-01-01 open Expenses:COGS:PaymentProcessing    USD              ; Комісії Stripe/PayPal
1970-01-01 open Expenses:Payroll:Wages             USD
1970-01-01 open Expenses:Payroll:EmployerTaxes     USD
1970-01-01 open Expenses:Benefits                  USD
1970-01-01 open Expenses:Contractors               USD
1970-01-01 open Expenses:Software:Subscriptions    USD
1970-01-01 open Expenses:Cloud                     USD              ; Внутрішні інструменти/навантаження
1970-01-01 open Expenses:Rent                      USD
1970-01-01 open Expenses:EquipmentSmall            USD              ; < поріг капіталізації
1970-01-01 open Expenses:Marketing:Paid            USD
1970-01-01 open Expenses:Marketing:Brand           USD
1970-01-01 open Expenses:Travel                    USD
1970-01-01 open Expenses:Meals                     USD
1970-01-01 open Expenses:Legal                     USD
1970-01-01 open Expenses:Accounting                USD
1970-01-01 open Expenses:Insurance                 USD
1970-01-01 open Expenses:BankFees                  USD
1970-01-01 open Expenses:Taxes:Income              USD
1970-01-01 open Expenses:Taxes:Sales               USD
1970-01-01 open Expenses:Depreciation              USD
1970-01-01 open Expenses:Amortization              USD
1970-01-01 open Expenses:Interest                  USD
1970-01-01 open Expenses:Other                     USD

Модульні доповнення для зростання 📈​

У міру розвитку вашої бізнес-моделі ви можете активувати нові набори рахунків. Ось поширені модулі, які можна додати в міру масштабування.

Модуль SaaS​

Активуйте їх, коли почнете виставляти рахунки клієнтам, особливо для річних планів.

• Деталізація доходу: Income:Revenue:SaaS:Monthly, Income:Revenue:SaaS:Annual, Income:Contra:Credits
• Відстрочення та дебіторська заборгованість: Liabilities:DeferredRevenue (для готівки, отриманої наперед) і Assets:AR (для надісланих рахунків).
• Контроль процесора: Assets:Clearing:Stripe (для відстеження виплат) і Expenses:COGS:PaymentProcessing.

Модуль Marketplace / Payments​

Додайте їх, якщо ви зберігаєте або переміщуєте гроші від імені користувачів.

• Модель валового/чистого прибутку: Liabilities:MerchantPayable (гроші, які винні продавцям) є критично важливим. Ваш дохід - це Income:Revenue:MarketplaceFees, який ви отримуєте.
• Резерви: Liabilities:ProcessorReserves для коштів, утриманих платіжними партнерами.

Модуль People & Payroll​

Коли у вас з'являються працівники, вам потрібно ретельно відстежувати зобов'язання з виплати заробітної плати.

• Зобов'язання: Liabilities:Payroll:Withholding (податки з працівників), Liabilities:Payroll:EmployerTaxes (ваша частка) і Liabilities:Payroll:BenefitsPayable.
• Витрати: Розбийте Expenses:Benefits:Health, Expenses:Benefits:401kMatch тощо для ясності.
• Компенсація акціями: Якщо ви визнаєте компенсацію на основі акцій, додайте Expenses:StockComp.

Модуль Sales Tax / VAT​

Коли ви почнете збирати податок з продажів або ПДВ, створіть рахунки зобов'язань для кожної юрисдикції.

• Зобов'язання: Liabilities:SalesTax:CA, Liabilities:SalesTax:NY, Liabilities:SalesTax:EU:DE
• Активи: Assets:VATRecoverable:EU:DE, якщо ви можете вимагати податкові кредити на вхідний ПДВ в режимі ПДВ.

Шпаргалка з класифікації: Куди це йде?​

• COGS vs. OpEx
  • COGS: Витрати, які змінюються безпосередньо з наданням продукту. Подумайте про хостинг AWS для вашого виробничого додатку, комісії Stripe та витрати на API третіх сторін, які масштабуються з використанням.
  • OpEx: Фіксовані операційні витрати. Подумайте про AWS для вашого внутрішнього конвеєра CI/CD, вашу підписку на Slack або GitHub та зарплати вашого персоналу G&A.
• Contra-Revenue vs. Expense
  • Contra-Revenue: Все, що безпосередньо зменшує дохід. Використовуйте Income:Contra:Discounts або Income:Contra:Refunds. Це гарантує точне зазначення вашого валового доходу.
  • Expense: Вартість ведення бізнесу. Плата за платіжний шлюз є класичним прикладом, який належить до Expenses:COGS:PaymentProcessing, а не як стаття contra-revenue.
• Prepaids vs. Deferrals
  • Prepaid Expense: Ви заплатили готівкою за те, від чого отримаєте вигоду в майбутньому (наприклад, річний страховий поліс). Готівка виходить, вона знаходиться в Assets:Prepaid:Insurance, а потім щомісяця відноситься на витрати.
  • Deferred Revenue: Клієнт заплатив вам за те, що ви надасте в майбутньому (наприклад, річний план SaaS). Готівка надходить, вона знаходиться в Liabilities:DeferredRevenue, а потім щомісяця визнається як дохід.

Приклади пресетів для типових етапів стартапу​

A) Pre-Revenue, SaaS для двох засновників (Ultra-Lean)​

Тільки починаєте? Включіть мінімальний план рахунків, але закоментуйте рахунки, які вам ще не потрібні, наприклад Assets:AR і Liabilities:DeferredRevenue. Зосередьтеся на відстеженні готівки, кредиторської заборгованості та основних операційних витрат.

B) Seed SaaS зі Stripe та річними планами​

Візьміть мінімальний план рахунків і переконайтеся, що ці рахунки активні для обробки вашого основного бізнес-циклу:

1970-01-01 open Assets:Clearing:Stripe           USD
1970-01-01 open Liabilities:DeferredRevenue        USD
1970-01-01 open Income:Contra:RefundsChargebacks   USD
1970-01-01 open Expenses:COGS:PaymentProcessing    USD

C) Marketplace Alpha (Escrow-like Flow)​

На додаток до мінімального плану рахунків, вам абсолютно потрібні ці рахунки для управління коштами, які винні вашим продавцям:

1970-01-01 open Liabilities:MerchantPayable        USD
1970-01-01 open Income:Revenue:MarketplaceFees     USD
1970-01-01 open Liabilities:SalesTax:Marketplace    USD

Документування політики та що не слід включати​

Додайте свою ключову облікову політику безпосередньо до своєї бухгалтерської книги як коментарі. Це створює систему, яка самодокументується та підлягає аудиту.

; Policy: Accrual basis; monthly revenue recognition for annual SaaS.
; Policy: Capitalize equipment > $5000 and depreciate straight-line over 3 years.
; Policy: SAFEs classified as Liabilities until conversion to equity.
; Policy: Use tags for departments (#eng #sales #g&a) and customers (#cust-acmeco).

Нарешті, пам'ятайте, що не слід включати до свого плану рахунків.

• ❌ Відділи та команди: Використовуйте теги, такі як #engineering, замість Expenses:Engineering:Software.
• ❌ Назви постачальників: Використовуйте поле payee: у своїй транзакції, а не Expenses:Software:Slack.
• ❌ Тимчасові заглушки: Уникайте створення рахунків "Misc" або "Temporary". Якщо ви налагоджуєте, використовуйте Equity:Suspense і переконайтеся, що його очищено до нуля.