Príručka pre zakladateľov startupov k účtovnej osnove

Dobre štruktúrovaná účtovná osnova (COA) je základom finančného systému vášho startupu. Je to viac než len zoznam kategórií; je to rámec, ktorý rozpráva príbeh vášho podnikania. Táto príručka poskytuje čistú COA pripravenú na akruálne účtovníctvo, ktorú môžete priamo vložiť do účtovnej knihy Beancount. Je navrhnutá ako modulárna, čo vám umožní začať skromne a pridávať zložitosť len s tým, ako rastiete.

Vyhlásenie: Toto sú všeobecné informácie, nie právne, daňové alebo účtovné poradenstvo. Poraďte sa s odborníkom, aby ste sa uistili, že vaša COA spĺňa vaše špecifické požiadavky na dodržiavanie predpisov a vykazovanie.

Základné princípy pre škálovateľnú COA 🧾​

Predtým, ako sa ponoríme do samotných účtov, je dôležité pochopiť princípy, vďaka ktorým je COA efektívna pre rýchlo rastúci startup.

• Akruálne účtovníctvo ako prvé: Vytvorte si COA pre akruálne účtovníctvo od prvého dňa. To znamená používať účty ako Pohľadávky (AR), Záväzky (AP), Platené výdavky vopred a Odložené výnosy. Akruálne účtovníctvo poskytuje skutočný obraz o finančnom zdraví vašej spoločnosti, pričom spája výnosy a výdavky s obdobím, v ktorom sú zarobené alebo vynaložené, nie len vtedy, keď sa presúvajú peniaze.
• Udržujte to riedke: Odolajte pokušeniu vytvoriť účet pre každého jedného dodávateľa alebo menší výdavok. Nafúknutá COA sa ťažko spravuje a zakrýva prehľad. Pridajte nový účet, iba ak je to potrebné na dodržiavanie predpisov alebo ak to ovplyvňuje konkrétne obchodné rozhodnutie.
• Oddeľte COGS od OpEx: Toto je nevyhnutné pre pochopenie vašej ziskovosti. Náklady na predaný tovar (COGS) zahŕňajú výdavky, ktoré sa priamo úmerne zvyšujú s poskytovaním výnosov (napr. hosting pre zákazníkov, poplatky za spracovanie platieb). Všetko ostatné sú Prevádzkové náklady (OpEx). Toto oddelenie je kľúčom k výpočtu vašej hrubej marže.
• Používajte značky pre dimenzie: Nepoužívajte COA na sledovanie výdavkov oddelení, projektov alebo konkrétnych zákazníkov. Na to slúžia metadáta a značky. Transakciu pre nový server je možné zaúčtovať do Expenses:Cloud a označiť značkami #engineering a #project-phoenix. Týmto sa udržuje vaša COA čistá a zároveň umožňuje výkonné, viacrozmerné vykazovanie.
• Buďte konzistentní: Rozhodnite sa o svojich účtovných zásadách vopred a zdokumentujte ich. Napríklad, budete považovať SAFE (Simple Agreement for Future Equity) za záväzok alebo za vlastný kapitál? Vyberte si metódu, zapíšte si ju a držte sa jej. Konzistencia je kľúčom k presnému porovnávaniu medzi obdobiami.

Minimálna účtovná osnova pre fázu Seed 🌱​

Toto je štíhla COA priateľská k SaaS, ktorú môžete skopírovať a priamo vložiť do svojho súboru beancount. Pokrýva základné veci pre spoločnosť vo fáze pre-seed alebo seed.

; ===== Aktíva =====
1970-01-01 open Assets:Bank:Checking              USD
1970-01-01 open Assets:Bank:Savings               USD
1970-01-01 open Assets:AR                         USD              ; Pohľadávky
1970-01-01 open Assets:Clearing:Stripe            USD              ; Zúčtovacie účty pre výplaty
1970-01-01 open Assets:Clearing:PayPal            USD
1970-01-01 open Assets:Prepaid:Software           USD
1970-01-01 open Assets:Prepaid:Insurance          USD
1970-01-01 open Assets:Deposits                   USD              ; Zálohy na nájom/kaucie
1970-01-01 open Assets:Equipment                  USD
1970-01-01 open Assets:Intangibles                USD              ; Kapitalizovaný softvér/IP (ak sa používa)
1970-01-01 open Assets:Crypto:BTC                 BTC              ; Voliteľné

; ===== Záväzky =====
1970-01-01 open Liabilities:AP                     USD              ; Záväzky
1970-01-01 open Liabilities:DeferredRevenue        USD
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:Withholding    USD              ; Zrážky zamestnaneckých daní
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:EmployerTaxes  USD
1970-01-01 open Liabilities:SalesTax:CA            USD              ; Podúčty pre každý štát podľa potreby
1970-01-01 open Liabilities:SAFE                   USD              ; Ak sa klasifikuje ako záväzok
1970-01-01 open Liabilities:NotesPayable           USD
1970-01-01 open Liabilities:Accrued:Bonus          USD              ; Akruály (bonusy, právne služby atď.)
1970-01-01 open Liabilities:Accrued:Legal          USD

; ===== Vlastný kapitál =====
1970-01-01 open Equity:CommonStock                USD
1970-01-01 open Equity:APIC                       USD              ; Dodatočný vložený kapitál
1970-01-01 open Equity:SAFE                       USD              ; Ak sa SAFE klasifikuje ako vlastný kapitál
1970-01-01 open Equity:RetainedEarnings           USD
1970-01-01 open Equity:OpeningBalances            USD

; ===== Príjmy (kredity) =====
1970-01-01 open Income:Revenue:SaaS                USD
1970-01-01 open Income:Revenue:Services            USD
1970-01-01 open Income:Contra:Discounts            USD              ; Negatívny príjem (zľavy)
1970-01-01 open Income:Contra:RefundsChargebacks   USD
1970-01-01 open Income:Other:Interest              USD
1970-01-01 open Income:Other:FXGains               USD

; ===== Výdavky =====
1970-01-01 open Expenses:COGS:Hosting              USD              ; Variabilný cloud pre poskytovanie produktu
1970-01-01 open Expenses:COGS:PaymentProcessing    USD              ; Poplatky Stripe/PayPal
1970-01-01 open Expenses:Payroll:Wages             USD
1970-01-01 open Expenses:Payroll:EmployerTaxes     USD
1970-01-01 open Expenses:Benefits                  USD
1970-01-01 open Expenses:Contractors               USD
1970-01-01 open Expenses:Software:Subscriptions    USD
1970-01-01 open Expenses:Cloud                     USD              ; Interné nástroje/pracovné zaťaženia
1970-01-01 open Expenses:Rent                      USD
1970-01-01 open Expenses:EquipmentSmall            USD              ; < prah kapitalizácie
1970-01-01 open Expenses:Marketing:Paid            USD
1970-01-01 open Expenses:Marketing:Brand           USD
1970-01-01 open Expenses:Travel                    USD
1970-01-01 open Expenses:Meals                     USD
1970-01-01 open Expenses:Legal                     USD
1970-01-01 open Expenses:Accounting                USD
1970-01-01 open Expenses:Insurance                 USD
1970-01-01 open Expenses:BankFees                  USD
1970-01-01 open Expenses:Taxes:Income              USD
1970-01-01 open Expenses:Taxes:Sales               USD
1970-01-01 open Expenses:Depreciation              USD
1970-01-01 open Expenses:Amortization              USD
1970-01-01 open Expenses:Interest                  USD
1970-01-01 open Expenses:Other                     USD

Modulárne doplnky pre rast 📈​

Ako sa vyvíja váš obchodný model, môžete aktivovať nové sady účtov. Tu sú bežné moduly, ktoré môžete pridať s rastom.

SaaS Modul​

Aktivujte tieto, keď začnete fakturovať zákazníkom, najmä pre ročné plány.

• Detail príjmov: Income:Revenue:SaaS:Monthly, Income:Revenue:SaaS:Annual, Income:Contra:Credits
• Odloženia a pohľadávky: Liabilities:DeferredRevenue (pre peniaze prijaté vopred) a Assets:AR (pre odoslané faktúry).
• Kontrola procesora: Assets:Clearing:Stripe (na sledovanie výplat) a Expenses:COGS:PaymentProcessing.

Modul trhoviska / platieb​

Pridajte tieto, ak držíte alebo presúvate peniaze v mene používateľov.

• Hrubý/čistý model: Liabilities:MerchantPayable (peniaze dlžné predajcom) sú kritické. Váš príjem je Income:Revenue:MarketplaceFees, ktorý zarobíte.
• Rezervy: Liabilities:ProcessorReserves pre prostriedky zadržané platobnými partnermi.

Modul ľudí a miezd​

Keď máte zamestnancov, musíte dôkladne sledovať záväzky miezd.

• Záväzky: Liabilities:Payroll:Withholding (dane zamestnancov), Liabilities:Payroll:EmployerTaxes (váš podiel) a Liabilities:Payroll:BenefitsPayable.
• Výdavky: Pre prehľadnosť rozdeľte Expenses:Benefits:Health, Expenses:Benefits:401kMatch atď.
• Kompenzácia vlastného kapitálu: Ak uznávate kompenzáciu založenú na akciách, pridajte Expenses:StockComp.

Modul dane z predaja / DPH​

Keď začnete vyberať daň z predaja alebo DPH, vytvorte účty záväzkov pre každú jurisdikciu.

• Záväzky: Liabilities:SalesTax:CA, Liabilities:SalesTax:NY, Liabilities:SalesTax:EU:DE
• Aktíva: Assets:VATRecoverable:EU:DE, ak si môžete nárokovať odpočítanie vstupnej dane v režime DPH.

Klasifikačný ťahák: Kam to patrí?​

• COGS vs. OpEx
  • COGS: Náklady, ktoré sa priamo menia s poskytovaním produktu. Mám na mysli AWS hosting pre vašu produkčnú aplikáciu, poplatky Stripe a náklady na API tretích strán, ktoré sa menia s používaním.
  • OpEx: Fixné prevádzkové náklady. Mám na mysli AWS pre váš interný CI/CD pipeline, vaše predplatné Slack alebo GitHub a platy pre váš G&A personál.
• Kontrapríjmy vs. Výdavky
  • Kontrapríjmy: Všetko, čo priamo znižuje príjmy. Používajte Income:Contra:Discounts alebo Income:Contra:Refunds. Tým sa zabezpečí presné vyčíslenie vašich hrubých príjmov.
  • Výdavky: Náklady na podnikanie. Poplatky za platobnú bránu sú klasickým príkladom, ktorý patrí do Expenses:COGS:PaymentProcessing, nie ako položka kontrapríjmov.
• Platby vopred vs. Odloženia
  • Výdavky platené vopred: Zaplatili ste v hotovosti za niečo, z čoho budete mať úžitok v budúcnosti (napr. ročná poistná zmluva). Peniaze odchádzajú, sedia v Assets:Prepaid:Insurance a potom sa mesačne účtujú ako výdavky.
  • Odložené výnosy: Zákazník vám zaplatil za niečo, čo doručíte v budúcnosti (napr. ročný plán SaaS). Peniaze prichádzajú, sedia v Liabilities:DeferredRevenue a potom sa mesačne vykazujú ako príjem.

Príklady predvolieb pre bežné fázy startupu​

A) Predpríjmový SaaS pre dvoch zakladateľov (Ultraštíhly)​

Len začínate? Zahrňte minimálnu COA, ale zakomentujte účty, ktoré ešte nepotrebujete, ako napríklad Assets:AR a Liabilities:DeferredRevenue. Zamerajte sa na sledovanie hotovosti, záväzkov a základných prevádzkových výdavkov.

B) Seed SaaS so Stripe a ročnými plánmi​

Vezmite minimálnu COA a uistite sa, že tieto účty sú aktívne na zvládnutie vášho základného obchodného cyklu:

1970-01-01 open Assets:Clearing:Stripe           USD
1970-01-01 open Liabilities:DeferredRevenue        USD
1970-01-01 open Income:Contra:RefundsChargebacks   USD
1970-01-01 open Expenses:COGS:PaymentProcessing    USD

C) Marketplace Alpha (Tok podobný úschove)​

Okrem minimálnej COA absolútne potrebujete tieto účty na správu prostriedkov dlžných vašim predajcom:

1970-01-01 open Liabilities:MerchantPayable        USD
1970-01-01 open Income:Revenue:MarketplaceFees     USD
1970-01-01 open Liabilities:SalesTax:Marketplace    USD

Dokumentovanie zásad a čo nechať mimo​

Vložte svoje kľúčové účtovné zásady priamo do svojej účtovnej knihy ako komentáre. Tým sa vytvorí auditovateľný, samo-dokumentačný systém.

; Zásada: Akruálny základ; mesačné vykazovanie príjmov pre ročný SaaS.
; Zásada: Kapitalizujte vybavenie > 5 000 USD a odpisujte lineárne počas 3 rokov.
; Zásada: SAFEs sa klasifikujú ako záväzky až do konverzie na vlastný kapitál.
; Zásada: Používajte značky pre oddelenia (#eng #sales #g&a) a zákazníkov (#cust-acmeco).

Nakoniec si zapamätajte, čo nemáte dávať do svojej COA.

• ❌ Oddelenia a tímy: Používajte značky ako #engineering namiesto Expenses:Engineering:Software.
• ❌ Mená dodávateľov: Používajte pole payee: vo svojej transakcii, nie Expenses:Software:Slack.
• ❌ Dočasné zásuvky: Vyhnite sa vytváraniu účtov „Rôzne“ alebo „Dočasné“. Ak ladíte, použite Equity:Suspense a uistite sa, že je vynulovaný.