پرش به محتوای اصلی

راهنمای بنیان‌گذاران برای چارت حساب‌های استارتاپی

یک چارت حساب‌های (COA) خوش‌ساختار، ستون فقرات سیستم مالی استارتاپ شما است. این چیزی بیشتر از یک لیست از دسته‌بندی‌ها است؛ بلکه یک چارچوبی است که داستان کسب‌وکار شما را روایت می‌کند. این راهنما یک COA تمیز و آماده برای حسابداری تعهدی را ارائه می‌دهد که می‌توانید مستقیماً در دفتر Beancount خود قرار دهید. این COA به صورت ماژولار طراحی شده است و به شما این امکان را می‌دهد تا با یک ساختار ساده شروع کرده و تنها با رشد کسب‌وکارتان، پیچیدگی آن را افزایش دهید.

سلب مسئولیت: این اطلاعات عمومی است و به منزله مشاوره حقوقی، مالیاتی یا حسابداری نیست. برای اطمینان از اینکه COA شما نیازهای انطباق و گزارش‌دهی خاص شما را برآورده می‌کند، با یک متخصص مشورت کنید.

startup-chart-of-accounts

اصول اصلی برای یک COA مقیاس‌پذیر 🧾

قبل از پرداختن به خود حساب‌ها، درک اصولی که یک COA را برای یک استارتاپ با رشد بالا موثر می‌سازد، بسیار مهم است.

  • تعهدی در اولویت: COA خود را از همان ابتدا برای حسابداری بر مبنای تعهدی بسازید. این بدان معناست که از حساب‌هایی مانند حساب‌های دریافتنی (AR)، حساب‌های پرداختنی (AP)، هزینه‌های پیش‌پرداخت شده و درآمدهای انتقالی استفاده کنید. حسابداری تعهدی تصویر واقعی از سلامت مالی شرکت شما ارائه می‌دهد و درآمدها و هزینه‌ها را با دوره‌ای که در آن کسب شده یا متحمل شده‌اند، مطابقت می‌دهد، نه فقط زمانی که پول نقد جابجا می‌شود.
  • ساده نگه دارید: در برابر وسوسه ایجاد یک حساب برای هر فروشنده یا هزینه جزئی مقاومت کنید. یک COA متورم، مدیریت را دشوار کرده و بینش‌ها را پنهان می‌کند. فقط در صورتی یک حساب جدید اضافه کنید که برای انطباق لازم باشد یا یک تصمیم تجاری خاص را هدایت کند.
  • بهای تمام‌شده کالای فروش رفته (COGS) را از هزینه‌های عملیاتی (OpEx) جدا کنید: این برای درک سودآوری شما غیرقابل مذاکره است. بهای تمام‌شده کالای فروش رفته (COGS) شامل هزینه‌هایی است که مستقیماً با ارائه درآمد مقیاس می‌یابند (به عنوان مثال، میزبانی برای مشتریان، هزینه‌های پردازش پرداخت). هر چیز دیگری یک هزینه عملیاتی (OpEx) است. این جداسازی کلید محاسبه حاشیه سود ناخالص شما است.
  • از تگ‌ها برای ابعاد استفاده کنید: از COA برای ردیابی هزینه‌های دپارتمانی، پروژه‌ها یا مشتریان خاص استفاده نکنید. این همان چیزی است که فراداده و تگ‌ها برای آن وجود دارند. یک تراکنش برای یک سرور جدید را می‌توان به Expenses:Cloud ثبت کرد و با #engineering و #project-phoenix تگ کرد. این کار COA شما را تمیز نگه می‌دارد و در عین حال امکان گزارش‌دهی چندبعدی و قدرتمند را فراهم می‌کند.
  • سازگار باشید: در مورد سیاست‌های حسابداری خود از قبل تصمیم بگیرید و آنها را مستند کنید. به عنوان مثال، آیا با یک SAFE (توافق ساده برای سهام آتی) به عنوان بدهی رفتار خواهید کرد یا به عنوان سهام؟ یک روش را انتخاب کنید، آن را یادداشت کنید و به آن پایبند باشید. سازگاری کلید مقایسه‌های دقیق دوره به دوره است.

حداقل چارت حساب‌ها در مرحله بذری 🌱

این یک COA ساده و سازگار با SaaS است که می‌توانید مستقیماً آن را در فایل beancount خود کپی و جایگذاری کنید. این COA موارد ضروری برای یک شرکت در مرحله پیش بذری یا بذری را پوشش می‌دهد.

; ===== Assets =====
1970-01-01 open Assets:Bank:Checking USD
1970-01-01 open Assets:Bank:Savings USD
1970-01-01 open Assets:AR USD ; Accounts Receivable
1970-01-01 open Assets:Clearing:Stripe USD ; Payout clearing accounts
1970-01-01 open Assets:Clearing:PayPal USD
1970-01-01 open Assets:Prepaid:Software USD
1970-01-01 open Assets:Prepaid:Insurance USD
1970-01-01 open Assets:Deposits USD ; Rent/security deposits
1970-01-01 open Assets:Equipment USD
1970-01-01 open Assets:Intangibles USD ; Capitalized software/IP (if used)
1970-01-01 open Assets:Crypto:BTC BTC ; Optional

; ===== Liabilities =====
1970-01-01 open Liabilities:AP USD ; Accounts Payable
1970-01-01 open Liabilities:DeferredRevenue USD
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:Withholding USD ; Employee taxes withheld
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:EmployerTaxes USD
1970-01-01 open Liabilities:SalesTax:CA USD ; Per-state subaccounts as needed
1970-01-01 open Liabilities:SAFE USD ; If classifying as liability
1970-01-01 open Liabilities:NotesPayable USD
1970-01-01 open Liabilities:Accrued:Bonus USD ; Accruals (bonuses, legal, etc.)
1970-01-01 open Liabilities:Accrued:Legal USD

; ===== Equity =====
1970-01-01 open Equity:CommonStock USD
1970-01-01 open Equity:APIC USD ; Additional Paid-in Capital
1970-01-01 open Equity:SAFE USD ; If classifying SAFE as equity
1970-01-01 open Equity:RetainedEarnings USD
1970-01-01 open Equity:OpeningBalances USD

; ===== Income (credits) =====
1970-01-01 open Income:Revenue:SaaS USD
1970-01-01 open Income:Revenue:Services USD
1970-01-01 open Income:Contra:Discounts USD ; Negative revenue (discounts)
1970-01-01 open Income:Contra:RefundsChargebacks USD
1970-01-01 open Income:Other:Interest USD
1970-01-01 open Income:Other:FXGains USD

; ===== Expenses =====
1970-01-01 open Expenses:COGS:Hosting USD ; Variable cloud for product delivery
1970-01-01 open Expenses:COGS:PaymentProcessing USD ; Stripe/PayPal fees
1970-01-01 open Expenses:Payroll:Wages USD
1970-01-01 open Expenses:Payroll:EmployerTaxes USD
1970-01-01 open Expenses:Benefits USD
1970-01-01 open Expenses:Contractors USD
1970-01-01 open Expenses:Software:Subscriptions USD
1970-01-01 open Expenses:Cloud USD ; Internal tooling/workloads
1970-01-01 open Expenses:Rent USD
1970-01-01 open Expenses:EquipmentSmall USD ; < capitalization threshold
1970-01-01 open Expenses:Marketing:Paid USD
1970-01-01 open Expenses:Marketing:Brand USD
1970-01-01 open Expenses:Travel USD
1970-01-01 open Expenses:Meals USD
1970-01-01 open Expenses:Legal USD
1970-01-01 open Expenses:Accounting USD
1970-01-01 open Expenses:Insurance USD
1970-01-01 open Expenses:BankFees USD
1970-01-01 open Expenses:Taxes:Income USD
1970-01-01 open Expenses:Taxes:Sales USD
1970-01-01 open Expenses:Depreciation USD
1970-01-01 open Expenses:Amortization USD
1970-01-01 open Expenses:Interest USD
1970-01-01 open Expenses:Other USD

افزونه‌های ماژولار برای رشد 📈

همزمان با تکامل مدل کسب‌وکار خود، می‌توانید مجموعه‌های جدیدی از حساب‌ها را فعال کنید. در اینجا ماژول‌های رایجی وجود دارد که می‌توانید با مقیاس‌بندی، آنها را اضافه کنید.

ماژول SaaS

هنگامی که شروع به صدور فاکتور برای مشتریان می‌کنید، به ویژه برای برنامه‌های سالانه، این ماژول‌ها را فعال کنید.

  • جزئیات درآمد: Income:Revenue:SaaS:Monthly, Income:Revenue:SaaS:Annual, Income:Contra:Credits
  • انتقال‌ها و دریافتنی‌ها: Liabilities:DeferredRevenue (برای پول نقد دریافت شده در ابتدا) و Assets:AR (برای فاکتورهای ارسال شده).
  • کنترل پردازشگر: Assets:Clearing:Stripe (برای پیگیری پرداخت‌ها) و Expenses:COGS:PaymentProcessing.

ماژول بازار / پرداخت

اگر به نمایندگی از کاربران، پول را نگه می‌دارید یا جابجا می‌کنید، این موارد را اضافه کنید.

  • مدل ناخالص/خالص: Liabilities:MerchantPayable (پولی که به فروشندگان بدهکار هستید) بسیار مهم است. درآمد شما Income:Revenue:MarketplaceFees است که به دست می‌آورید.
  • ذخایر: Liabilities:ProcessorReserves برای وجوهی که توسط شرکای پرداخت نگهداری می‌شوند.

ماژول پرسنل و حقوق و دستمزد

هنگامی که کارمند دارید، باید بدهی‌های حقوق و دستمزد را به دقت پیگیری کنید.

  • بدهی‌ها: Liabilities:Payroll:Withholding (مالیات کارکنان)، Liabilities:Payroll:EmployerTaxes (سهم شما) و Liabilities:Payroll:BenefitsPayable.
  • هزینه‌ها: برای وضوح بیشتر، Expenses:Benefits:Health, Expenses:Benefits:401kMatch و غیره را جدا کنید.
  • جبران خسارت سهام: اگر جبران خسارت مبتنی بر سهام را تشخیص می‌دهید، Expenses:StockComp را اضافه کنید.

ماژول مالیات بر فروش / مالیات بر ارزش افزوده

هنگامی که شروع به جمع آوری مالیات بر فروش یا مالیات بر ارزش افزوده می‌کنید، برای هر حوزه قضایی حساب‌های بدهی ایجاد کنید.

  • بدهی‌ها: Liabilities:SalesTax:CA, Liabilities:SalesTax:NY, Liabilities:SalesTax:EU:DE
  • دارایی‌ها: Assets:VATRecoverable:EU:DE اگر بتوانید اعتبار مالیات ورودی را در رژیم مالیات بر ارزش افزوده مطالبه کنید.

برگه تقلب طبقه‌بندی: کجا قرار می‌گیرد؟

  • بهای تمام‌شده کالای فروش رفته در مقابل هزینه‌های عملیاتی
    • بهای تمام‌شده کالای فروش رفته: هزینه‌هایی که مستقیماً با ارائه محصول متفاوت هستند. به میزبانی AWS برای برنامه تولیدی خود، هزینه‌های Stripe و هزینه‌های API شخص ثالث که با میزان استفاده مقیاس می‌شوند، فکر کنید.
    • هزینه‌های عملیاتی: هزینه‌های عملیاتی ثابت. به AWS برای خط لوله CI/CD داخلی خود، اشتراک شما در Slack یا GitHub و حقوق کارکنان G&A خود فکر کنید.
  • درآمد کاهنده در مقابل هزینه
    • درآمد کاهنده: هر چیزی که مستقیماً درآمد ناخالص را کاهش می‌دهد. از Income:Contra:Discounts یا Income:Contra:Refunds استفاده کنید. این اطمینان می‌دهد که درآمد ناخالص شما به طور دقیق بیان شده است.
    • هزینه: هزینه انجام تجارت. هزینه‌های درگاه پرداخت یک مثال کلاسیک است که متعلق به Expenses:COGS:PaymentProcessing است، نه به عنوان یک مورد درآمد کاهنده.
  • پیش‌پرداخت‌ها در مقابل انتقال‌ها
    • هزینه پیش‌پرداخت شده: شما برای چیزی پول پرداخت کرده‌اید که در آینده از آن بهره‌مند خواهید شد (به عنوان مثال، یک بیمه نامه سالانه). پول نقد خارج می‌شود، در Assets:Prepaid:Insurance قرار می‌گیرد و سپس به صورت ماهانه به عنوان هزینه ثبت می‌شود.
    • درآمد انتقالی: مشتری برای چیزی به شما پول پرداخت کرده است که در آینده ارائه خواهید داد (به عنوان مثال، یک طرح SaaS سالانه). پول نقد وارد می‌شود، در Liabilities:DeferredRevenue قرار می‌گیرد و سپس به صورت ماهانه به عنوان درآمد شناسایی می‌شود.

نمونه پیش‌تنظیم‌ها برای مراحل رایج استارتاپ

الف) SaaS قبل از درآمد، دو بنیان‌گذار (بسیار ساده)

تازه شروع کرده‌اید؟ COA حداقلی را وارد کنید، اما حساب‌هایی را که هنوز به آنها نیاز ندارید، مانند Assets:AR و Liabilities:DeferredRevenue را کامنت کنید. بر ردیابی پول نقد، پرداختنی‌ها و هزینه‌های عملیاتی اساسی تمرکز کنید.

ب) SaaS مرحله بذری با Stripe و برنامه‌های سالانه

COA حداقلی را بردارید و اطمینان حاصل کنید که این حساب‌ها برای رسیدگی به حلقه اصلی کسب‌وکار شما فعال هستند:

1970-01-01 open Assets:Clearing:Stripe           USD
1970-01-01 open Liabilities:DeferredRevenue USD
1970-01-01 open Income:Contra:RefundsChargebacks USD
1970-01-01 open Expenses:COGS:PaymentProcessing USD

ج) آلفای بازار (جریان مانند وجه‌الضمان)

علاوه بر COA حداقلی، شما مطلقاً به این حساب‌ها برای مدیریت وجوه بدهکار به فروشندگان خود نیاز دارید:

1970-01-01 open Liabilities:MerchantPayable        USD
1970-01-01 open Income:Revenue:MarketplaceFees USD
1970-01-01 open Liabilities:SalesTax:Marketplace USD

مستندسازی سیاست‌ها و مواردی که باید حذف شوند

سیاست‌های حسابداری کلیدی خود را مستقیماً به عنوان نظر در دفتر خود قرار دهید. این یک سیستم قابل ممیزی و خود-مستند ایجاد می‌کند.

; Policy: Accrual basis; monthly revenue recognition for annual SaaS.
; Policy: Capitalize equipment > $5000 and depreciate straight-line over 3 years.
; Policy: SAFEs classified as Liabilities until conversion to equity.
; Policy: Use tags for departments (#eng #sales #g&a) and customers (#cust-acmeco).

در نهایت، به یاد داشته باشید که چه چیزی را نباید در COA خود قرار دهید.

  • ❌ دپارتمان‌ها و تیم‌ها: به جای Expenses:Engineering:Software از تگ‌هایی مانند #engineering استفاده کنید.
  • ❌ نام فروشندگان: به جای Expenses:Software:Slack از فیلد payee: در تراکنش خود استفاده کنید.
  • ❌ پلاگ‌های موقت: از ایجاد حساب‌های "متفرقه" یا "موقت" خودداری کنید. اگر در حال اشکال‌زدایی هستید، از Equity:Suspense استفاده کنید و اطمینان حاصل کنید که به صفر می‌رسد.