راهنمای بنیان‌گذاران برای چارت حساب‌های استارتاپی

یک چارت حساب‌های (COA) خوش‌ساختار، ستون فقرات سیستم مالی استارتاپ شما است. این چیزی بیشتر از یک لیست از دسته‌بندی‌ها است؛ بلکه یک چارچوبی است که داستان کسب‌وکار شما را روایت می‌کند. این راهنما یک COA تمیز و آماده برای حسابداری تعهدی را ارائه می‌دهد که می‌توانید مستقیماً در دفتر Beancount خود قرار دهید. این COA به صورت ماژولار طراحی شده است و به شما این امکان را می‌دهد تا با یک ساختار ساده شروع کرده و تنها با رشد کسب‌وکارتان، پیچیدگی آن را افزایش دهید.

سلب مسئولیت: این اطلاعات عمومی است و به منزله مشاوره حقوقی، مالیاتی یا حسابداری نیست. برای اطمینان از اینکه COA شما نیازهای انطباق و گزارش‌دهی خاص شما را برآورده می‌کند، با یک متخصص مشورت کنید.

اصول اصلی برای یک COA مقیاس‌پذیر 🧾​

قبل از پرداختن به خود حساب‌ها، درک اصولی که یک COA را برای یک استارتاپ با رشد بالا موثر می‌سازد، بسیار مهم است.

• تعهدی در اولویت: COA خود را از همان ابتدا برای حسابداری بر مبنای تعهدی بسازید. این بدان معناست که از حساب‌هایی مانند حساب‌های دریافتنی (AR)، حساب‌های پرداختنی (AP)، هزینه‌های پیش‌پرداخت شده و درآمدهای انتقالی استفاده کنید. حسابداری تعهدی تصویر واقعی از سلامت مالی شرکت شما ارائه می‌دهد و درآمدها و هزینه‌ها را با دوره‌ای که در آن کسب شده یا متحمل شده‌اند، مطابقت می‌دهد، نه فقط زمانی که پول نقد جابجا می‌شود.
• ساده نگه دارید: در برابر وسوسه ایجاد یک حساب برای هر فروشنده یا هزینه جزئی مقاومت کنید. یک COA متورم، مدیریت را دشوار کرده و بینش‌ها را پنهان می‌کند. فقط در صورتی یک حساب جدید اضافه کنید که برای انطباق لازم باشد یا یک تصمیم تجاری خاص را هدایت کند.
• بهای تمام‌شده کالای فروش رفته (COGS) را از هزینه‌های عملیاتی (OpEx) جدا کنید: این برای درک سودآوری شما غیرقابل مذاکره است. بهای تمام‌شده کالای فروش رفته (COGS) شامل هزینه‌هایی است که مستقیماً با ارائه درآمد مقیاس می‌یابند (به عنوان مثال، میزبانی برای مشتریان، هزینه‌های پردازش پرداخت). هر چیز دیگری یک هزینه عملیاتی (OpEx) است. این جداسازی کلید محاسبه حاشیه سود ناخالص شما است.
• از تگ‌ها برای ابعاد استفاده کنید: از COA برای ردیابی هزینه‌های دپارتمانی، پروژه‌ها یا مشتریان خاص استفاده نکنید. این همان چیزی است که فراداده و تگ‌ها برای آن وجود دارند. یک تراکنش برای یک سرور جدید را می‌توان به Expenses:Cloud ثبت کرد و با #engineering و #project-phoenix تگ کرد. این کار COA شما را تمیز نگه می‌دارد و در عین حال امکان گزارش‌دهی چندبعدی و قدرتمند را فراهم می‌کند.
• سازگار باشید: در مورد سیاست‌های حسابداری خود از قبل تصمیم بگیرید و آنها را مستند کنید. به عنوان مثال، آیا با یک SAFE (توافق ساده برای سهام آتی) به عنوان بدهی رفتار خواهید کرد یا به عنوان سهام؟ یک روش را انتخاب کنید، آن را یادداشت کنید و به آن پایبند باشید. سازگاری کلید مقایسه‌های دقیق دوره به دوره است.

حداقل چارت حساب‌ها در مرحله بذری 🌱​

این یک COA ساده و سازگار با SaaS است که می‌توانید مستقیماً آن را در فایل beancount خود کپی و جایگذاری کنید. این COA موارد ضروری برای یک شرکت در مرحله پیش بذری یا بذری را پوشش می‌دهد.

; ===== Assets =====
1970-01-01 open Assets:Bank:Checking              USD
1970-01-01 open Assets:Bank:Savings               USD
1970-01-01 open Assets:AR                         USD              ; Accounts Receivable
1970-01-01 open Assets:Clearing:Stripe            USD              ; Payout clearing accounts
1970-01-01 open Assets:Clearing:PayPal            USD
1970-01-01 open Assets:Prepaid:Software           USD
1970-01-01 open Assets:Prepaid:Insurance          USD
1970-01-01 open Assets:Deposits                   USD              ; Rent/security deposits
1970-01-01 open Assets:Equipment                  USD
1970-01-01 open Assets:Intangibles                USD              ; Capitalized software/IP (if used)
1970-01-01 open Assets:Crypto:BTC                 BTC              ; Optional

; ===== Liabilities =====
1970-01-01 open Liabilities:AP                     USD              ; Accounts Payable
1970-01-01 open Liabilities:DeferredRevenue        USD
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:Withholding    USD              ; Employee taxes withheld
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:EmployerTaxes  USD
1970-01-01 open Liabilities:SalesTax:CA            USD              ; Per-state subaccounts as needed
1970-01-01 open Liabilities:SAFE                   USD              ; If classifying as liability
1970-01-01 open Liabilities:NotesPayable           USD
1970-01-01 open Liabilities:Accrued:Bonus          USD              ; Accruals (bonuses, legal, etc.)
1970-01-01 open Liabilities:Accrued:Legal          USD

; ===== Equity =====
1970-01-01 open Equity:CommonStock                USD
1970-01-01 open Equity:APIC                       USD              ; Additional Paid-in Capital
1970-01-01 open Equity:SAFE                       USD              ; If classifying SAFE as equity
1970-01-01 open Equity:RetainedEarnings           USD
1970-01-01 open Equity:OpeningBalances            USD

; ===== Income (credits) =====
1970-01-01 open Income:Revenue:SaaS                USD
1970-01-01 open Income:Revenue:Services            USD
1970-01-01 open Income:Contra:Discounts            USD              ; Negative revenue (discounts)
1970-01-01 open Income:Contra:RefundsChargebacks   USD
1970-01-01 open Income:Other:Interest              USD
1970-01-01 open Income:Other:FXGains               USD

; ===== Expenses =====
1970-01-01 open Expenses:COGS:Hosting              USD              ; Variable cloud for product delivery
1970-01-01 open Expenses:COGS:PaymentProcessing    USD              ; Stripe/PayPal fees
1970-01-01 open Expenses:Payroll:Wages             USD
1970-01-01 open Expenses:Payroll:EmployerTaxes     USD
1970-01-01 open Expenses:Benefits                  USD
1970-01-01 open Expenses:Contractors               USD
1970-01-01 open Expenses:Software:Subscriptions    USD
1970-01-01 open Expenses:Cloud                     USD              ; Internal tooling/workloads
1970-01-01 open Expenses:Rent                      USD
1970-01-01 open Expenses:EquipmentSmall            USD              ; < capitalization threshold
1970-01-01 open Expenses:Marketing:Paid            USD
1970-01-01 open Expenses:Marketing:Brand           USD
1970-01-01 open Expenses:Travel                    USD
1970-01-01 open Expenses:Meals                     USD
1970-01-01 open Expenses:Legal                     USD
1970-01-01 open Expenses:Accounting                USD
1970-01-01 open Expenses:Insurance                 USD
1970-01-01 open Expenses:BankFees                  USD
1970-01-01 open Expenses:Taxes:Income              USD
1970-01-01 open Expenses:Taxes:Sales               USD
1970-01-01 open Expenses:Depreciation              USD
1970-01-01 open Expenses:Amortization              USD
1970-01-01 open Expenses:Interest                  USD
1970-01-01 open Expenses:Other                     USD

افزونه‌های ماژولار برای رشد 📈​

همزمان با تکامل مدل کسب‌وکار خود، می‌توانید مجموعه‌های جدیدی از حساب‌ها را فعال کنید. در اینجا ماژول‌های رایجی وجود دارد که می‌توانید با مقیاس‌بندی، آنها را اضافه کنید.

ماژول SaaS​

هنگامی که شروع به صدور فاکتور برای مشتریان می‌کنید، به ویژه برای برنامه‌های سالانه، این ماژول‌ها را فعال کنید.

• جزئیات درآمد: Income:Revenue:SaaS:Monthly, Income:Revenue:SaaS:Annual, Income:Contra:Credits
• انتقال‌ها و دریافتنی‌ها: Liabilities:DeferredRevenue (برای پول نقد دریافت شده در ابتدا) و Assets:AR (برای فاکتورهای ارسال شده).
• کنترل پردازشگر: Assets:Clearing:Stripe (برای پیگیری پرداخت‌ها) و Expenses:COGS:PaymentProcessing.

ماژول بازار / پرداخت​

اگر به نمایندگی از کاربران، پول را نگه می‌دارید یا جابجا می‌کنید، این موارد را اضافه کنید.

• مدل ناخالص/خالص: Liabilities:MerchantPayable (پولی که به فروشندگان بدهکار هستید) بسیار مهم است. درآمد شما Income:Revenue:MarketplaceFees است که به دست می‌آورید.
• ذخایر: Liabilities:ProcessorReserves برای وجوهی که توسط شرکای پرداخت نگهداری می‌شوند.

ماژول پرسنل و حقوق و دستمزد​

هنگامی که کارمند دارید، باید بدهی‌های حقوق و دستمزد را به دقت پیگیری کنید.

• بدهی‌ها: Liabilities:Payroll:Withholding (مالیات کارکنان)، Liabilities:Payroll:EmployerTaxes (سهم شما) و Liabilities:Payroll:BenefitsPayable.
• هزینه‌ها: برای وضوح بیشتر، Expenses:Benefits:Health, Expenses:Benefits:401kMatch و غیره را جدا کنید.
• جبران خسارت سهام: اگر جبران خسارت مبتنی بر سهام را تشخیص می‌دهید، Expenses:StockComp را اضافه کنید.

ماژول مالیات بر فروش / مالیات بر ارزش افزوده​

هنگامی که شروع به جمع آوری مالیات بر فروش یا مالیات بر ارزش افزوده می‌کنید، برای هر حوزه قضایی حساب‌های بدهی ایجاد کنید.

• بدهی‌ها: Liabilities:SalesTax:CA, Liabilities:SalesTax:NY, Liabilities:SalesTax:EU:DE
• دارایی‌ها: Assets:VATRecoverable:EU:DE اگر بتوانید اعتبار مالیات ورودی را در رژیم مالیات بر ارزش افزوده مطالبه کنید.

برگه تقلب طبقه‌بندی: کجا قرار می‌گیرد؟​

• بهای تمام‌شده کالای فروش رفته در مقابل هزینه‌های عملیاتی
  • بهای تمام‌شده کالای فروش رفته: هزینه‌هایی که مستقیماً با ارائه محصول متفاوت هستند. به میزبانی AWS برای برنامه تولیدی خود، هزینه‌های Stripe و هزینه‌های API شخص ثالث که با میزان استفاده مقیاس می‌شوند، فکر کنید.
  • هزینه‌های عملیاتی: هزینه‌های عملیاتی ثابت. به AWS برای خط لوله CI/CD داخلی خود، اشتراک شما در Slack یا GitHub و حقوق کارکنان G&A خود فکر کنید.
• درآمد کاهنده در مقابل هزینه
  • درآمد کاهنده: هر چیزی که مستقیماً درآمد ناخالص را کاهش می‌دهد. از Income:Contra:Discounts یا Income:Contra:Refunds استفاده کنید. این اطمینان می‌دهد که درآمد ناخالص شما به طور دقیق بیان شده است.
  • هزینه: هزینه انجام تجارت. هزینه‌های درگاه پرداخت یک مثال کلاسیک است که متعلق به Expenses:COGS:PaymentProcessing است، نه به عنوان یک مورد درآمد کاهنده.
• پیش‌پرداخت‌ها در مقابل انتقال‌ها
  • هزینه پیش‌پرداخت شده: شما برای چیزی پول پرداخت کرده‌اید که در آینده از آن بهره‌مند خواهید شد (به عنوان مثال، یک بیمه نامه سالانه). پول نقد خارج می‌شود، در Assets:Prepaid:Insurance قرار می‌گیرد و سپس به صورت ماهانه به عنوان هزینه ثبت می‌شود.
  • درآمد انتقالی: مشتری برای چیزی به شما پول پرداخت کرده است که در آینده ارائه خواهید داد (به عنوان مثال، یک طرح SaaS سالانه). پول نقد وارد می‌شود، در Liabilities:DeferredRevenue قرار می‌گیرد و سپس به صورت ماهانه به عنوان درآمد شناسایی می‌شود.

نمونه پیش‌تنظیم‌ها برای مراحل رایج استارتاپ​

الف) SaaS قبل از درآمد، دو بنیان‌گذار (بسیار ساده)​

تازه شروع کرده‌اید؟ COA حداقلی را وارد کنید، اما حساب‌هایی را که هنوز به آنها نیاز ندارید، مانند Assets:AR و Liabilities:DeferredRevenue را کامنت کنید. بر ردیابی پول نقد، پرداختنی‌ها و هزینه‌های عملیاتی اساسی تمرکز کنید.

ب) SaaS مرحله بذری با Stripe و برنامه‌های سالانه​

COA حداقلی را بردارید و اطمینان حاصل کنید که این حساب‌ها برای رسیدگی به حلقه اصلی کسب‌وکار شما فعال هستند:

1970-01-01 open Assets:Clearing:Stripe           USD
1970-01-01 open Liabilities:DeferredRevenue        USD
1970-01-01 open Income:Contra:RefundsChargebacks   USD
1970-01-01 open Expenses:COGS:PaymentProcessing    USD

ج) آلفای بازار (جریان مانند وجه‌الضمان)​

علاوه بر COA حداقلی، شما مطلقاً به این حساب‌ها برای مدیریت وجوه بدهکار به فروشندگان خود نیاز دارید:

1970-01-01 open Liabilities:MerchantPayable        USD
1970-01-01 open Income:Revenue:MarketplaceFees     USD
1970-01-01 open Liabilities:SalesTax:Marketplace    USD

مستندسازی سیاست‌ها و مواردی که باید حذف شوند​

سیاست‌های حسابداری کلیدی خود را مستقیماً به عنوان نظر در دفتر خود قرار دهید. این یک سیستم قابل ممیزی و خود-مستند ایجاد می‌کند.

; Policy: Accrual basis; monthly revenue recognition for annual SaaS.
; Policy: Capitalize equipment > $5000 and depreciate straight-line over 3 years.
; Policy: SAFEs classified as Liabilities until conversion to equity.
; Policy: Use tags for departments (#eng #sales #g&a) and customers (#cust-acmeco).

در نهایت، به یاد داشته باشید که چه چیزی را نباید در COA خود قرار دهید.

• ❌ دپارتمان‌ها و تیم‌ها: به جای Expenses:Engineering:Software از تگ‌هایی مانند #engineering استفاده کنید.
• ❌ نام فروشندگان: به جای Expenses:Software:Slack از فیلد payee: در تراکنش خود استفاده کنید.
• ❌ پلاگ‌های موقت: از ایجاد حساب‌های "متفرقه" یا "موقت" خودداری کنید. اگر در حال اشکال‌زدایی هستید، از Equity:Suspense استفاده کنید و اطمینان حاصل کنید که به صفر می‌رسد.