Guia per a fundadors sobre el pla de comptes d'una startup

Un pla de comptes (COA, per les seves sigles en anglès) ben estructurat és la columna vertebral del sistema financer de la teva startup. És més que una simple llista de categories; és un marc que explica la història del teu negoci. Aquesta guia proporciona un COA net i preparat per a la meritació que pots deixar anar directament en un llibre major de Beancount. Està dissenyat per ser modular, permetent-te començar de manera senzilla i afegir complexitat només a mesura que creixes.

Avís legal: Aquesta és informació general, no assessorament legal, fiscal o comptable. Consulta amb un professional per assegurar-te que el teu COA compleix amb les teves necessitats específiques de compliment i informes.

Principis bàsics per a un COA escalable 🧾​

Abans d'endinsar-nos en els comptes en si, és crucial entendre els principis que fan que un COA sigui efectiu per a una startup d'alt creixement.

• Meritació primer: Construeix el teu COA per a la comptabilitat de base meritada des del primer dia. Això significa utilitzar comptes com Comptes a cobrar (AR), Comptes a pagar (AP), Despeses anticipades i Ingressos diferits. La comptabilitat de meritació proporciona una imatge real de la salut financera de la teva empresa, fent coincidir els ingressos i les despeses amb el període en què es guanyen o incorren, no només quan es mou efectiu.
• Manteniu-lo escàs: Resisteix la temptació de crear un compte per a cada proveïdor o despesa menor. Un COA inflat és difícil de gestionar i enfosqueix la informació. Només afegeix un nou compte si és necessari per al compliment o impulsa una decisió comercial específica.
• Separa COGS d'OpEx: Això no és negociable per entendre la teva rendibilitat. El Cost de béns venuts (COGS) inclou les despeses que s'escalen directament amb el lliurament d'ingressos (per exemple, allotjament per a clients, tarifes de processament de pagaments). Tota la resta és una Despesa operativa (OpEx). Aquesta separació és la clau per calcular el teu marge brut.
• Utilitza etiquetes per a dimensions: No utilitzis el COA per fer un seguiment de la despesa departamental, els projectes o els clients específics. Per a això serveixen les metadades i les etiquetes. Una transacció per a un nou servidor es pot reservar a Expenses:Cloud i etiquetar-se amb #engineering i #project-phoenix. Això manté el teu COA net alhora que permet informes potents i multidimensionals.
• Sigues coherent: Decideix les teves polítiques comptables per endavant i documenta-les. Per exemple, tractaràs un SAFE (Acord simple per a futura participació) com a passiu o com a patrimoni net? Tria un mètode, apunta-ho i mantén-t'hi. La coherència és clau per a comparacions precises entre períodes.

El pla de comptes mínim per a la fase inicial 🌱​

Aquest és un COA senzill i compatible amb SaaS que pots copiar i enganxar directament al teu fitxer beancount. Cobreix el més essencial per a una empresa en fase pre-llavor o llavor.

; ===== Actius =====
1970-01-01 open Assets:Bank:Checking              USD
1970-01-01 open Assets:Bank:Savings               USD
1970-01-01 open Assets:AR                         USD              ; Comptes a cobrar
1970-01-01 open Assets:Clearing:Stripe            USD              ; Comptes de compensació de pagaments
1970-01-01 open Assets:Clearing:PayPal            USD
1970-01-01 open Assets:Prepaid:Software           USD
1970-01-01 open Assets:Prepaid:Insurance          USD
1970-01-01 open Assets:Deposits                   USD              ; Dipòsits de lloguer/seguretat
1970-01-01 open Assets:Equipment                  USD
1970-01-01 open Assets:Intangibles                USD              ; Programari/IP capitalitzat (si s'utilitza)
1970-01-01 open Assets:Crypto:BTC                 BTC              ; Opcional

; ===== Passius =====
1970-01-01 open Liabilities:AP                     USD              ; Comptes a pagar
1970-01-01 open Liabilities:DeferredRevenue        USD
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:Withholding    USD              ; Impostos retinguts dels empleats
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:EmployerTaxes  USD
1970-01-01 open Liabilities:SalesTax:CA            USD              ; Subcomptes per estat segons sigui necessari
1970-01-01 open Liabilities:SAFE                   USD              ; Si es classifica com a passiu
1970-01-01 open Liabilities:NotesPayable           USD
1970-01-01 open Liabilities:Accrued:Bonus          USD              ; Acumulacions (bonificacions, legals, etc.)
1970-01-01 open Liabilities:Accrued:Legal          USD

; ===== Patrimoni net =====
1970-01-01 open Equity:CommonStock                USD
1970-01-01 open Equity:APIC                       USD              ; Capital addicional pagat
1970-01-01 open Equity:SAFE                       USD              ; Si es classifica SAFE com a patrimoni net
1970-01-01 open Equity:RetainedEarnings           USD
1970-01-01 open Equity:OpeningBalances            USD

; ===== Ingressos (crèdits) =====
1970-01-01 open Income:Revenue:SaaS                USD
1970-01-01 open Income:Revenue:Services            USD
1970-01-01 open Income:Contra:Discounts            USD              ; Ingressos negatius (descomptes)
1970-01-01 open Income:Contra:RefundsChargebacks   USD
1970-01-01 open Income:Other:Interest              USD
1970-01-01 open Income:Other:FXGains               USD

; ===== Despeses =====
1970-01-01 open Expenses:COGS:Hosting              USD              ; Cloud variable per al lliurament del producte
1970-01-01 open Expenses:COGS:PaymentProcessing    USD              ; Tarifes de Stripe/PayPal
1970-01-01 open Expenses:Payroll:Wages             USD
1970-01-01 open Expenses:Payroll:EmployerTaxes     USD
1970-01-01 open Expenses:Benefits                  USD
1970-01-01 open Expenses:Contractors               USD
1970-01-01 open Expenses:Software:Subscriptions    USD
1970-01-01 open Expenses:Cloud                     USD              ; Eines/càrregues de treball internes
1970-01-01 open Expenses:Rent                      USD
1970-01-01 open Expenses:EquipmentSmall            USD              ; < llindar de capitalització
1970-01-01 open Expenses:Marketing:Paid            USD
1970-01-01 open Expenses:Marketing:Brand           USD
1970-01-01 open Expenses:Travel                    USD
1970-01-01 open Expenses:Meals                     USD
1970-01-01 open Expenses:Legal                     USD
1970-01-01 open Expenses:Accounting                USD
1970-01-01 open Expenses:Insurance                 USD
1970-01-01 open Expenses:BankFees                  USD
1970-01-01 open Expenses:Taxes:Income              USD
1970-01-01 open Expenses:Taxes:Sales               USD
1970-01-01 open Expenses:Depreciation              USD
1970-01-01 open Expenses:Amortization              USD
1970-01-01 open Expenses:Interest                  USD
1970-01-01 open Expenses:Other                     USD

Add-ons modulars per al creixement 📈​

A mesura que evoluciona el teu model de negoci, pots activar nous conjunts de comptes. Aquí hi ha mòduls comuns per afegir a mesura que escales.

Mòdul SaaS​

Activa'ls quan comencis a facturar als clients, especialment per als plans anuals.

• Detall d'ingressos: Income:Revenue:SaaS:Monthly, Income:Revenue:SaaS:Annual, Income:Contra:Credits
• Diferiments i comptes a cobrar: Liabilities:DeferredRevenue (per efectiu rebut per avançat) i Assets:AR (per factures enviades).
• Control del processador: Assets:Clearing:Stripe (per fer un seguiment dels pagaments) i Expenses:COGS:PaymentProcessing.

Mòdul de mercat/pagaments​

Afegeix-los si tens o mous diners en nom dels usuaris.

• Model brut/net: Liabilities:MerchantPayable (diners deguts als venedors) és fonamental. Els teus ingressos són els Income:Revenue:MarketplaceFees que guanyes.
• Reserves: Liabilities:ProcessorReserves per als fons retinguts pels socis de pagament.

Mòdul de persones i nòmines​

Un cop tinguis empleats, has de fer un seguiment meticulós de les obligacions laborals.

• Passius: Liabilities:Payroll:Withholding (impostos dels empleats), Liabilities:Payroll:EmployerTaxes (la teva part) i Liabilities:Payroll:BenefitsPayable.
• Despeses: Divideix Expenses:Benefits:Health, Expenses:Benefits:401kMatch, etc., per claredat.
• Compensació de capital: Si reconeixes la compensació basada en accions, afegeix Expenses:StockComp.

Mòdul d'impost sobre les vendes / IVA​

Quan comencis a recaptar l'impost sobre les vendes o l'IVA, crea comptes de passiu per a cada jurisdicció.

• Passius: Liabilities:SalesTax:CA, Liabilities:SalesTax:NY, Liabilities:SalesTax:EU:DE
• Actius: Assets:VATRecoverable:EU:DE si pots reclamar crèdits d'impost sobre el valor afegit en un règim d'IVA.

Guia de classificació: on va?​

• COGS vs. OpEx
  • COGS: Costos que varien directament amb el lliurament del producte. Pensa en l'allotjament d'AWS per a la teva aplicació de producció, les tarifes de Stripe i els costos d'API de tercers que s'escalen amb l'ús.
  • OpEx: Costos operatius fixos. Pensa en AWS per a la teva pipeline interna de CI/CD, la teva subscripció a Slack o GitHub i els sous del teu personal de G&A.
• Contra-Ingressos vs. Despeses
  • Contra-Ingressos: Qualsevol cosa que redueixi directament els ingressos màxims. Utilitza Income:Contra:Discounts o Income:Contra:Refunds. Això garanteix que els teus ingressos bruts s'indiquin amb precisió.
  • Despesa: Un cost de fer negocis. Les tarifes de la passarel·la de pagament són un exemple clàssic que pertany a Expenses:COGS:PaymentProcessing, no com a element de contra-ingrés.
• Anticipaments vs. Diferiments
  • Despesa anticipada: Vas pagar en efectiu per alguna cosa de la qual et beneficiaràs en el futur (per exemple, una pòlissa d'assegurança anual). Els diners surten, se situen a Assets:Prepaid:Insurance i després es gasten mensualment.
  • Ingressos diferits: Un client et va pagar per alguna cosa que lliuraràs en el futur (per exemple, un pla SaaS anual). Els diners entren, se situen a Liabilities:DeferredRevenue i després es reconeixen com a ingressos mensualment.

Valors predefinits d'exemple per a etapes comunes de startup​

A) SaaS sense ingressos, dos fundadors (ultra-senzill)​

Estàs començant? Inclou el COA mínim, però comenta els comptes que encara no necessites, com ara Assets:AR i Liabilities:DeferredRevenue. Centra't en el seguiment de l'efectiu, els comptes a pagar i les despeses operatives bàsiques.

B) SaaS llavor amb Stripe i plans anuals​

Agafa el COA mínim i assegura't que aquests comptes estiguin actius per gestionar el teu bucle empresarial bàsic:

1970-01-01 open Assets:Clearing:Stripe           USD
1970-01-01 open Liabilities:DeferredRevenue        USD
1970-01-01 open Income:Contra:RefundsChargebacks   USD
1970-01-01 open Expenses:COGS:PaymentProcessing    USD

C) Alpha de mercat (flux semblant a un dipòsit en garantia)​

A més del COA mínim, necessites absolutament aquests comptes per gestionar els fons deguts als teus venedors:

1970-01-01 open Liabilities:MerchantPayable        USD
1970-01-01 open Income:Revenue:MarketplaceFees     USD
1970-01-01 open Liabilities:SalesTax:Marketplace    USD

Documentació de polítiques i què mantenir fora​

Deixa les teves polítiques comptables clau directament al teu llibre major com a comentaris. Això crea un sistema auditable i autodocumentat.

; Política: Base de meritació; reconeixement mensual d'ingressos per SaaS anual.
; Política: Capitalitzar equips > 5000 $ i depreciar-los de forma lineal durant 3 anys.
; Política: SAFEs classificats com a passius fins a la conversió en patrimoni net.
; Política: Utilitzeu etiquetes per a departaments (#eng #sales #g&a) i clients (#cust-acmeco).

Finalment, recorda què no has de posar al teu COA.

• ❌ Departaments i equips: Utilitza etiquetes com #engineering en lloc de Expenses:Engineering:Software.
• ❌ Noms de proveïdors: Utilitza el camp payee: a la teva transacció, no Expenses:Software:Slack.
• ❌ Connectors temporals: Evita crear comptes "Misc" o "Temporary". Si estàs depurant, utilitza Equity:Suspense i assegura't que es borri a zero.