Guía para Fundadores: El Plan de Cuentas de una Startup

Un Plan de Cuentas (PdC) bien estructurado es la columna vertebral del sistema financiero de tu startup. Es más que una simple lista de categorías; es un marco que cuenta la historia de tu negocio. Esta guía proporciona un PdC limpio y listo para la contabilidad de acumulación (o devengo) que puedes incorporar directamente a un libro mayor de Beancount. Está diseñado para ser modular, lo que te permite comenzar de forma ágil y agregar complejidad solo a medida que creces.

Aviso legal: Esta es información general, no asesoramiento legal, fiscal o contable. Consulta con un profesional para asegurarte de que tu PdC cumpla con tus necesidades específicas de cumplimiento e informes.

Principios básicos para un PdC escalable 🧾​

Antes de sumergirnos en las cuentas en sí, es crucial comprender los principios que hacen que un PdC sea eficaz para una startup de alto crecimiento.

• Acumulación (o Devengo) Primero: Construye tu PdC para la contabilidad de acumulación (o devengo) desde el primer día. Esto significa utilizar cuentas como Cuentas por Cobrar (AR), Cuentas por Pagar (AP), Gastos Pagados por Anticipado e Ingresos Diferidos. La contabilidad de acumulación proporciona una imagen real de la salud financiera de tu empresa, haciendo coincidir los ingresos y gastos con el período en el que se ganan o incurren, no solo cuando se mueve el efectivo.
• Mantenlo Escaso: Resiste la tentación de crear una cuenta para cada proveedor o gasto menor. Un PdC inflado es difícil de gestionar y oscurece la información. Solo agrega una nueva cuenta si es necesaria para el cumplimiento o impulsa una decisión comercial específica.
• Separa el COGS del OpEx: Esto no es negociable para comprender tu rentabilidad. El Costo de los Bienes Vendidos (COGS) incluye los gastos que escalan directamente con la entrega de ingresos (por ejemplo, el alojamiento para los clientes, las tarifas de procesamiento de pagos). Todo lo demás es un Gasto Operativo (OpEx). Esta separación es la clave para calcular tu margen bruto.
• Usa Etiquetas para las Dimensiones: No uses el PdC para rastrear el gasto departamental, los proyectos o los clientes específicos. Para eso están los metadatos y las etiquetas. Una transacción para un nuevo servidor se puede registrar en Expenses:Cloud y etiquetar con #engineering y #project-phoenix. Esto mantiene tu PdC limpio al tiempo que permite informes potentes y multidimensionales.
• Sé Consistente: Decide tus políticas contables por adelantado y documéntalas. Por ejemplo, ¿tratarás un SAFE (Acuerdo Simple para Futura Equidad) como un pasivo o como patrimonio? Elige un método, anótalo y cíñete a él. La consistencia es clave para realizar comparaciones precisas de un período a otro.

El Plan de Cuentas Mínimo para la Etapa Semilla 🌱​

Este es un PdC ágil y amigable para SaaS que puedes copiar y pegar directamente en tu archivo beancount. Cubre lo esencial para una empresa en etapa pre-semilla o semilla.

; ===== Activos =====
1970-01-01 open Assets:Bank:Checking              USD
1970-01-01 open Assets:Bank:Savings               USD
1970-01-01 open Assets:AR                         USD              ; Cuentas por Cobrar
1970-01-01 open Assets:Clearing:Stripe            USD              ; Cuentas de compensación de pagos
1970-01-01 open Assets:Clearing:PayPal            USD
1970-01-01 open Assets:Prepaid:Software           USD
1970-01-01 open Assets:Prepaid:Insurance          USD
1970-01-01 open Assets:Deposits                   USD              ; Depósitos de alquiler/seguridad
1970-01-01 open Assets:Equipment                  USD
1970-01-01 open Assets:Intangibles                USD              ; Software/IP capitalizado (si se usa)
1970-01-01 open Assets:Crypto:BTC                 BTC              ; Opcional

; ===== Pasivos =====
1970-01-01 open Liabilities:AP                     USD              ; Cuentas por Pagar
1970-01-01 open Liabilities:DeferredRevenue        USD
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:Withholding    USD              ; Impuestos retenidos a los empleados
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:EmployerTaxes  USD
1970-01-01 open Liabilities:SalesTax:CA            USD              ; Subcuentas por estado según sea necesario
1970-01-01 open Liabilities:SAFE                   USD              ; Si se clasifica como pasivo
1970-01-01 open Liabilities:NotesPayable           USD
1970-01-01 open Liabilities:Accrued:Bonus          USD              ; Acumulaciones (bonos, legales, etc.)
1970-01-01 open Liabilities:Accrued:Legal          USD

; ===== Patrimonio =====
1970-01-01 open Equity:CommonStock                USD
1970-01-01 open Equity:APIC                       USD              ; Capital Adicional Pagado
1970-01-01 open Equity:SAFE                       USD              ; Si se clasifica SAFE como patrimonio
1970-01-01 open Equity:RetainedEarnings           USD
1970-01-01 open Equity:OpeningBalances            USD

; ===== Ingresos (créditos) =====
1970-01-01 open Income:Revenue:SaaS                USD
1970-01-01 open Income:Revenue:Services            USD
1970-01-01 open Income:Contra:Discounts            USD              ; Ingresos negativos (descuentos)
1970-01-01 open Income:Contra:RefundsChargebacks   USD
1970-01-01 open Income:Other:Interest              USD
1970-01-01 open Income:Other:FXGains               USD

; ===== Gastos =====
1970-01-01 open Expenses:COGS:Hosting              USD              ; Nube variable para la entrega del producto
1970-01-01 open Expenses:COGS:PaymentProcessing    USD              ; Tarifas de Stripe/PayPal
1970-01-01 open Expenses:Payroll:Wages             USD
1970-01-01 open Expenses:Payroll:EmployerTaxes     USD
1970-01-01 open Expenses:Benefits                  USD
1970-01-01 open Expenses:Contractors               USD
1970-01-01 open Expenses:Software:Subscriptions    USD
1970-01-01 open Expenses:Cloud                     USD              ; Herramientas/cargas de trabajo internas
1970-01-01 open Expenses:Rent                      USD
1970-01-01 open Expenses:EquipmentSmall            USD              ; < umbral de capitalización
1970-01-01 open Expenses:Marketing:Paid            USD
1970-01-01 open Expenses:Marketing:Brand           USD
1970-01-01 open Expenses:Travel                    USD
1970-01-01 open Expenses:Meals                     USD
1970-01-01 open Expenses:Legal                     USD
1970-01-01 open Expenses:Accounting                USD
1970-01-01 open Expenses:Insurance                 USD
1970-01-01 open Expenses:BankFees                  USD
1970-01-01 open Expenses:Taxes:Income              USD
1970-01-01 open Expenses:Taxes:Sales               USD
1970-01-01 open Expenses:Depreciation              USD
1970-01-01 open Expenses:Amortization              USD
1970-01-01 open Expenses:Interest                  USD
1970-01-01 open Expenses:Other                     USD

Complementos Modulares para el Crecimiento 📈​

A medida que evoluciona tu modelo de negocio, puedes activar nuevos conjuntos de cuentas. Aquí hay módulos comunes para agregar a medida que escalas.

Módulo SaaS​

Activa estos cuando comiences a facturar a los clientes, especialmente para los planes anuales.

• Detalle de Ingresos: Income:Revenue:SaaS:Monthly, Income:Revenue:SaaS:Annual, Income:Contra:Credits
• Diferimientos y Cuentas por Cobrar: Liabilities:DeferredRevenue (para efectivo recibido por adelantado) y Assets:AR (para facturas enviadas).
• Control del Procesador: Assets:Clearing:Stripe (para rastrear los pagos) y Expenses:COGS:PaymentProcessing.

Módulo de Marketplace / Pagos​

Agrega estos si retienes o mueves dinero en nombre de los usuarios.

• Modelo Bruto/Neto: Liabilities:MerchantPayable (dinero adeudado a los vendedores) es crítico. Tus ingresos son las Income:Revenue:MarketplaceFees que ganas.
• Reservas: Liabilities:ProcessorReserves para los fondos retenidos por los socios de pago.

Módulo de Personal y Nómina​

Una vez que tienes empleados, debes rastrear meticulosamente las obligaciones de la nómina.

• Pasivos: Liabilities:Payroll:Withholding (impuestos de los empleados), Liabilities:Payroll:EmployerTaxes (tu parte) y Liabilities:Payroll:BenefitsPayable.
• Gastos: Divide Expenses:Benefits:Health, Expenses:Benefits:401kMatch, etc., para mayor claridad.
• Compensación de Capital: Si reconoces la compensación basada en acciones, agrega Expenses:StockComp.

Módulo de Impuesto sobre las Ventas / IVA​

Cuando comiences a recaudar el impuesto sobre las ventas o el IVA, crea cuentas de pasivo para cada jurisdicción.

• Pasivos: Liabilities:SalesTax:CA, Liabilities:SalesTax:NY, Liabilities:SalesTax:EU:DE
• Activos: Assets:VATRecoverable:EU:DE si puedes reclamar créditos fiscales por insumos en un régimen de IVA.

Hoja de Trucos de Clasificación: ¿Dónde Va?​

• COGS vs. OpEx
  • COGS: Costos que varían directamente con la entrega del producto. Piensa en el alojamiento de AWS para tu aplicación de producción, las tarifas de Stripe y los costos de API de terceros que escalan con el uso.
  • OpEx: Costos operativos fijos. Piensa en AWS para tu pipeline interno de CI/CD, tu suscripción a Slack o GitHub y los salarios de tu personal de G&A.
• Contra-Ingresos vs. Gastos
  • Contra-Ingresos: Cualquier cosa que reduzca directamente los ingresos brutos. Usa Income:Contra:Discounts o Income:Contra:Refunds. Esto asegura que tus ingresos brutos se declaren con precisión.
  • Gastos: Un costo de hacer negocios. Las tarifas de la pasarela de pago son un ejemplo clásico que pertenece a Expenses:COGS:PaymentProcessing, no como un elemento de contra-ingreso.
• Pagos Anticipados vs. Diferimientos
  • Gasto Pagado por Anticipado: Pagaste en efectivo por algo de lo que te beneficiarás en el futuro (por ejemplo, una póliza de seguro anual). El efectivo sale, se sienta en Assets:Prepaid:Insurance y luego se gasta mensualmente.
  • Ingresos Diferidos: Un cliente te pagó por algo que entregarás en el futuro (por ejemplo, un plan SaaS anual). El efectivo entra, se sienta en Liabilities:DeferredRevenue y luego se reconoce como ingreso mensualmente.

Presets de Ejemplo para Etapas Comunes de Startup​

A) SaaS Previo a los Ingresos, Dos Fundadores (Ultra-Ágil)​

¿Recién comienzas? Incluye el PdC mínimo pero comenta las cuentas que aún no necesitas, como Assets:AR y Liabilities:DeferredRevenue. Céntrate en el seguimiento del efectivo, las cuentas por pagar y los gastos operativos básicos.

B) Seed SaaS con Stripe y Planes Anuales​

Toma el PdC mínimo y asegúrate de que estas cuentas estén activas para manejar tu ciclo comercial principal:

1970-01-01 open Assets:Clearing:Stripe           USD
1970-01-01 open Liabilities:DeferredRevenue        USD
1970-01-01 open Income:Contra:RefundsChargebacks   USD
1970-01-01 open Expenses:COGS:PaymentProcessing    USD

C) Marketplace Alpha (Flujo tipo Escrow)​

Además del PdC mínimo, necesitas absolutamente estas cuentas para administrar los fondos adeudados a tus vendedores:

1970-01-01 open Liabilities:MerchantPayable        USD
1970-01-01 open Income:Revenue:MarketplaceFees     USD
1970-01-01 open Liabilities:SalesTax:Marketplace    USD

Documentar Políticas y Qué Mantener Fuera​

Deja caer tus políticas contables clave directamente en tu libro mayor como comentarios. Esto crea un sistema auditable y auto-documentado.

; Política: Base de acumulación (o devengo); reconocimiento mensual de ingresos para SaaS anual.
; Política: Capitalizar equipos > $5000 y depreciar en línea recta durante 3 años.
; Política: SAFEs clasificados como Pasivos hasta la conversión a patrimonio.
; Política: Usar etiquetas para departamentos (#eng #sales #g&a) y clientes (#cust-acmeco).

Finalmente, recuerda qué no poner en tu PdC.

• ❌ Departamentos y Equipos: Usa etiquetas como #engineering en lugar de Expenses:Engineering:Software.
• ❌ Nombres de Proveedores: Usa el campo payee: en tu transacción, no Expenses:Software:Slack.
• ❌ Conexiones Temporales: Evita crear cuentas "Misceláneas" o "Temporales". Si estás depurando, usa Equity:Suspense y asegúrate de que se borre a cero.