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Guía para Fundadores: El Plan de Cuentas de una Startup

Un Plan de Cuentas (PdC) bien estructurado es la columna vertebral del sistema financiero de tu startup. Es más que una simple lista de categorías; es un marco que cuenta la historia de tu negocio. Esta guía proporciona un PdC limpio y listo para la contabilidad de acumulación (o devengo) que puedes incorporar directamente a un libro mayor de Beancount. Está diseñado para ser modular, lo que te permite comenzar de forma ágil y agregar complejidad solo a medida que creces.

Aviso legal: Esta es información general, no asesoramiento legal, fiscal o contable. Consulta con un profesional para asegurarte de que tu PdC cumpla con tus necesidades específicas de cumplimiento e informes.

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Principios básicos para un PdC escalable 🧾

Antes de sumergirnos en las cuentas en sí, es crucial comprender los principios que hacen que un PdC sea eficaz para una startup de alto crecimiento.

  • Acumulación (o Devengo) Primero: Construye tu PdC para la contabilidad de acumulación (o devengo) desde el primer día. Esto significa utilizar cuentas como Cuentas por Cobrar (AR), Cuentas por Pagar (AP), Gastos Pagados por Anticipado e Ingresos Diferidos. La contabilidad de acumulación proporciona una imagen real de la salud financiera de tu empresa, haciendo coincidir los ingresos y gastos con el período en el que se ganan o incurren, no solo cuando se mueve el efectivo.
  • Mantenlo Escaso: Resiste la tentación de crear una cuenta para cada proveedor o gasto menor. Un PdC inflado es difícil de gestionar y oscurece la información. Solo agrega una nueva cuenta si es necesaria para el cumplimiento o impulsa una decisión comercial específica.
  • Separa el COGS del OpEx: Esto no es negociable para comprender tu rentabilidad. El Costo de los Bienes Vendidos (COGS) incluye los gastos que escalan directamente con la entrega de ingresos (por ejemplo, el alojamiento para los clientes, las tarifas de procesamiento de pagos). Todo lo demás es un Gasto Operativo (OpEx). Esta separación es la clave para calcular tu margen bruto.
  • Usa Etiquetas para las Dimensiones: No uses el PdC para rastrear el gasto departamental, los proyectos o los clientes específicos. Para eso están los metadatos y las etiquetas. Una transacción para un nuevo servidor se puede registrar en Expenses:Cloud y etiquetar con #engineering y #project-phoenix. Esto mantiene tu PdC limpio al tiempo que permite informes potentes y multidimensionales.
  • Sé Consistente: Decide tus políticas contables por adelantado y documéntalas. Por ejemplo, ¿tratarás un SAFE (Acuerdo Simple para Futura Equidad) como un pasivo o como patrimonio? Elige un método, anótalo y cíñete a él. La consistencia es clave para realizar comparaciones precisas de un período a otro.

El Plan de Cuentas Mínimo para la Etapa Semilla 🌱

Este es un PdC ágil y amigable para SaaS que puedes copiar y pegar directamente en tu archivo beancount. Cubre lo esencial para una empresa en etapa pre-semilla o semilla.

; ===== Activos =====
1970-01-01 open Assets:Bank:Checking USD
1970-01-01 open Assets:Bank:Savings USD
1970-01-01 open Assets:AR USD ; Cuentas por Cobrar
1970-01-01 open Assets:Clearing:Stripe USD ; Cuentas de compensación de pagos
1970-01-01 open Assets:Clearing:PayPal USD
1970-01-01 open Assets:Prepaid:Software USD
1970-01-01 open Assets:Prepaid:Insurance USD
1970-01-01 open Assets:Deposits USD ; Depósitos de alquiler/seguridad
1970-01-01 open Assets:Equipment USD
1970-01-01 open Assets:Intangibles USD ; Software/IP capitalizado (si se usa)
1970-01-01 open Assets:Crypto:BTC BTC ; Opcional

; ===== Pasivos =====
1970-01-01 open Liabilities:AP USD ; Cuentas por Pagar
1970-01-01 open Liabilities:DeferredRevenue USD
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:Withholding USD ; Impuestos retenidos a los empleados
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:EmployerTaxes USD
1970-01-01 open Liabilities:SalesTax:CA USD ; Subcuentas por estado según sea necesario
1970-01-01 open Liabilities:SAFE USD ; Si se clasifica como pasivo
1970-01-01 open Liabilities:NotesPayable USD
1970-01-01 open Liabilities:Accrued:Bonus USD ; Acumulaciones (bonos, legales, etc.)
1970-01-01 open Liabilities:Accrued:Legal USD

; ===== Patrimonio =====
1970-01-01 open Equity:CommonStock USD
1970-01-01 open Equity:APIC USD ; Capital Adicional Pagado
1970-01-01 open Equity:SAFE USD ; Si se clasifica SAFE como patrimonio
1970-01-01 open Equity:RetainedEarnings USD
1970-01-01 open Equity:OpeningBalances USD

; ===== Ingresos (créditos) =====
1970-01-01 open Income:Revenue:SaaS USD
1970-01-01 open Income:Revenue:Services USD
1970-01-01 open Income:Contra:Discounts USD ; Ingresos negativos (descuentos)
1970-01-01 open Income:Contra:RefundsChargebacks USD
1970-01-01 open Income:Other:Interest USD
1970-01-01 open Income:Other:FXGains USD

; ===== Gastos =====
1970-01-01 open Expenses:COGS:Hosting USD ; Nube variable para la entrega del producto
1970-01-01 open Expenses:COGS:PaymentProcessing USD ; Tarifas de Stripe/PayPal
1970-01-01 open Expenses:Payroll:Wages USD
1970-01-01 open Expenses:Payroll:EmployerTaxes USD
1970-01-01 open Expenses:Benefits USD
1970-01-01 open Expenses:Contractors USD
1970-01-01 open Expenses:Software:Subscriptions USD
1970-01-01 open Expenses:Cloud USD ; Herramientas/cargas de trabajo internas
1970-01-01 open Expenses:Rent USD
1970-01-01 open Expenses:EquipmentSmall USD ; < umbral de capitalización
1970-01-01 open Expenses:Marketing:Paid USD
1970-01-01 open Expenses:Marketing:Brand USD
1970-01-01 open Expenses:Travel USD
1970-01-01 open Expenses:Meals USD
1970-01-01 open Expenses:Legal USD
1970-01-01 open Expenses:Accounting USD
1970-01-01 open Expenses:Insurance USD
1970-01-01 open Expenses:BankFees USD
1970-01-01 open Expenses:Taxes:Income USD
1970-01-01 open Expenses:Taxes:Sales USD
1970-01-01 open Expenses:Depreciation USD
1970-01-01 open Expenses:Amortization USD
1970-01-01 open Expenses:Interest USD
1970-01-01 open Expenses:Other USD

Complementos Modulares para el Crecimiento 📈

A medida que evoluciona tu modelo de negocio, puedes activar nuevos conjuntos de cuentas. Aquí hay módulos comunes para agregar a medida que escalas.

Módulo SaaS

Activa estos cuando comiences a facturar a los clientes, especialmente para los planes anuales.

  • Detalle de Ingresos: Income:Revenue:SaaS:Monthly, Income:Revenue:SaaS:Annual, Income:Contra:Credits
  • Diferimientos y Cuentas por Cobrar: Liabilities:DeferredRevenue (para efectivo recibido por adelantado) y Assets:AR (para facturas enviadas).
  • Control del Procesador: Assets:Clearing:Stripe (para rastrear los pagos) y Expenses:COGS:PaymentProcessing.

Módulo de Marketplace / Pagos

Agrega estos si retienes o mueves dinero en nombre de los usuarios.

  • Modelo Bruto/Neto: Liabilities:MerchantPayable (dinero adeudado a los vendedores) es crítico. Tus ingresos son las Income:Revenue:MarketplaceFees que ganas.
  • Reservas: Liabilities:ProcessorReserves para los fondos retenidos por los socios de pago.

Módulo de Personal y Nómina

Una vez que tienes empleados, debes rastrear meticulosamente las obligaciones de la nómina.

  • Pasivos: Liabilities:Payroll:Withholding (impuestos de los empleados), Liabilities:Payroll:EmployerTaxes (tu parte) y Liabilities:Payroll:BenefitsPayable.
  • Gastos: Divide Expenses:Benefits:Health, Expenses:Benefits:401kMatch, etc., para mayor claridad.
  • Compensación de Capital: Si reconoces la compensación basada en acciones, agrega Expenses:StockComp.

Módulo de Impuesto sobre las Ventas / IVA

Cuando comiences a recaudar el impuesto sobre las ventas o el IVA, crea cuentas de pasivo para cada jurisdicción.

  • Pasivos: Liabilities:SalesTax:CA, Liabilities:SalesTax:NY, Liabilities:SalesTax:EU:DE
  • Activos: Assets:VATRecoverable:EU:DE si puedes reclamar créditos fiscales por insumos en un régimen de IVA.

Hoja de Trucos de Clasificación: ¿Dónde Va?

  • COGS vs. OpEx
    • COGS: Costos que varían directamente con la entrega del producto. Piensa en el alojamiento de AWS para tu aplicación de producción, las tarifas de Stripe y los costos de API de terceros que escalan con el uso.
    • OpEx: Costos operativos fijos. Piensa en AWS para tu pipeline interno de CI/CD, tu suscripción a Slack o GitHub y los salarios de tu personal de G&A.
  • Contra-Ingresos vs. Gastos
    • Contra-Ingresos: Cualquier cosa que reduzca directamente los ingresos brutos. Usa Income:Contra:Discounts o Income:Contra:Refunds. Esto asegura que tus ingresos brutos se declaren con precisión.
    • Gastos: Un costo de hacer negocios. Las tarifas de la pasarela de pago son un ejemplo clásico que pertenece a Expenses:COGS:PaymentProcessing, no como un elemento de contra-ingreso.
  • Pagos Anticipados vs. Diferimientos
    • Gasto Pagado por Anticipado: Pagaste en efectivo por algo de lo que te beneficiarás en el futuro (por ejemplo, una póliza de seguro anual). El efectivo sale, se sienta en Assets:Prepaid:Insurance y luego se gasta mensualmente.
    • Ingresos Diferidos: Un cliente te pagó por algo que entregarás en el futuro (por ejemplo, un plan SaaS anual). El efectivo entra, se sienta en Liabilities:DeferredRevenue y luego se reconoce como ingreso mensualmente.

Presets de Ejemplo para Etapas Comunes de Startup

A) SaaS Previo a los Ingresos, Dos Fundadores (Ultra-Ágil)

¿Recién comienzas? Incluye el PdC mínimo pero comenta las cuentas que aún no necesitas, como Assets:AR y Liabilities:DeferredRevenue. Céntrate en el seguimiento del efectivo, las cuentas por pagar y los gastos operativos básicos.

B) Seed SaaS con Stripe y Planes Anuales

Toma el PdC mínimo y asegúrate de que estas cuentas estén activas para manejar tu ciclo comercial principal:

1970-01-01 open Assets:Clearing:Stripe           USD
1970-01-01 open Liabilities:DeferredRevenue USD
1970-01-01 open Income:Contra:RefundsChargebacks USD
1970-01-01 open Expenses:COGS:PaymentProcessing USD

C) Marketplace Alpha (Flujo tipo Escrow)

Además del PdC mínimo, necesitas absolutamente estas cuentas para administrar los fondos adeudados a tus vendedores:

1970-01-01 open Liabilities:MerchantPayable        USD
1970-01-01 open Income:Revenue:MarketplaceFees USD
1970-01-01 open Liabilities:SalesTax:Marketplace USD

Documentar Políticas y Qué Mantener Fuera

Deja caer tus políticas contables clave directamente en tu libro mayor como comentarios. Esto crea un sistema auditable y auto-documentado.

; Política: Base de acumulación (o devengo); reconocimiento mensual de ingresos para SaaS anual.
; Política: Capitalizar equipos > $5000 y depreciar en línea recta durante 3 años.
; Política: SAFEs clasificados como Pasivos hasta la conversión a patrimonio.
; Política: Usar etiquetas para departamentos (#eng #sales #g&a) y clientes (#cust-acmeco).

Finalmente, recuerda qué no poner en tu PdC.

  • ❌ Departamentos y Equipos: Usa etiquetas como #engineering en lugar de Expenses:Engineering:Software.
  • ❌ Nombres de Proveedores: Usa el campo payee: en tu transacción, no Expenses:Software:Slack.
  • ❌ Conexiones Temporales: Evita crear cuentas "Misceláneas" o "Temporales". Si estás depurando, usa Equity:Suspense y asegúrate de que se borre a cero.