Праг за подаване на формуляр 5500-EZ за Solo 401(k): Когато плановете за самонаети лица преминат границата от $250 000 в активи

Открили сте Solo 401(k) преди години, когато сте започнали работа на свободна практика. Попълвали сте го тихомълком до максимум, балансът е нараствал добре и никога не сте подавали нито един документ в IRS (Данъчната служба на САЩ) във връзка с него. Това е било наред — досега. В момента, в който балансът по сметката ви е преминал границата от $250 000 на 31 декември, сте задействали задължение за годишно подаване, за чието съществуване повечето самонаети спестители не знаят. Пропуснете крайния срок и санкцията е $250 на ден, с таван от $150 000 на година за всеки план.

Добрата новина: самият формуляр е кратък, правилата са ясни и дори ако вече сте пропуснали подавания за години назад, IRS има постоянна програма за облекчение, която ограничава щетите до $1500 на план. Лошата новина: IRS направи извадка от податели на планове с един участник преди няколко години и установи, че повечето спонсори, с които са се свързали, не са успели да подадат поне един Формуляр 5500-EZ. Ако балансът по вашия план някога е надвишавал $250 000, тази статия е сигналът за събуждане, който си струва да прочетете преди крайния срок 31 юли.

Какво всъщност представлява 401(k) с един участник

IRS ги нарича „планове 401(k) с един участник“ (one-participant 401(k) plans). Всички останали ги наричат Solo 401(k), Solo-K, Uni-K или индивидуални 401(k). Всички етикети описват едно и също нещо: традиционен план 401(k), който обхваща само собственик на бизнес без наети лица по трудови правоотношения, или този собственик плюс съпруг/а, който/която работи в бизнеса.

Тези планове са популярни, защото позволяват на самонаетите лица да комбинират две „кофи“ за вноски върху един и същ доход:

• Employee elective deferral (Избирателно отлагане на служителя) — до $24 500 през 2026 г. (Roth или преди облагане с данъци)
• Employer profit-sharing contribution (Вноска за споделяне на печалбата от работодателя) — до 25% от нетния доход от самонаета заетост

Общият годишен лимит достига $72 000 през 2026 г., преди вноските за наваксване (catch-up contributions). Правилата за наваксване станаха по-интересни съгласно SECURE 2.0:

• Възраст 50–59 или 64+: стандартно наваксване от $8000, което прави вноските на служителя общо $32 500
• Възраст 60–63: „супер наваксване“ от $11 250, което прави вноските на служителя общо $35 750
• Високодоходни лица ($150 000+ заплати по W-2 от предходната година): вноските за наваксване трябва да отиват в Roth сметка от 1 януари 2026 г. — но чистите самонаети спонсори без заплати по W-2 са освободени от това изискване за Roth

Това последно изключение е тиха победа за индивидуалните предприемачи, които плащат на себе си изцяло чрез Schedule C: правилото за задължително Roth наваксване, което се прилага за всички останали, не ви засяга.

От решаващо значение е, че предимството, което прави Solo 401(k) толкова привлекателни — пропускането на тестовете за недискриминация — съществува само докато нямате отговарящи на условията служители по трудови правоотношения. Наемете служител на непълно работно време, който надвиши прага за допустимост, и ще се превърнете в обикновен спонсор на 401(k) за малък бизнес с пълни задължения за тестване по ERISA.

Капанът на границата от $250 000

Ето го правилото, което улавя хората: план 401(k) с един участник е освободен от подаване на Формуляр 5500-EZ, стига комбинираните активи във всички планове с един участник, които спонсорирате, да останат на или под $250 000 в края на годината на плана.

Три детайла в това изречение лесно могат да бъдат пропуснати:

1. Това е комбинирано, а не на отделен план. Ако имате два Solo 401(k) — например един в брокерска къща и друг при довереник за недвижими имоти (self-directed custodian) — и единият има $200 000, докато другият има $80 000, вие сте над прага и двата плана изискват подаване на документи.
2. Измерва се в последния ден от годината на плана. За план по календарната година това е 31 декември. Баланс, който е достигнал $300 000 през октомври, но е паднал до $240 000 до края на годината, не задейства изискването за тази година.
3. Това е еднопосочна врата. След като веднъж преминете прага, подавате документи всяка година оттам нататък, дори ако балансът по-късно падне отново под $250 000.

Има един допълнителен фактор, който засяга хората, които никога не са достигнали прага: последната година на плана. Ако прекратите плана и разпределите всички активи, дължите последен Формуляр 5500-EZ независимо от размера на активите. Дори план от $50 000, който решите да прехвърлите в IRA, се нуждае от тази заключителна декларация.

Кога се подава формулярът

Формуляр 5500-EZ се подава до последния ден на седмия месец след края на годината на плана. За план по календарната година за 2025 г. това означава 31 юли 2026 г.

Нуждаете се от повече време? Подайте Формуляр 5558 преди първоначалния краен срок за автоматично удължаване с 2½ месеца, което премества крайния срок на 15 октомври 2026 г. Формуляр 5558 е отделно подаване — изпратете го на хартия до сервизния център на IRS, посочен в инструкциите му, и запазете копие в архива на вашия план.

Можете да подадете Формуляр 5500-EZ или на хартия в IRS, или по електронен път чрез системата EFAST2, използвайки Формуляр 5500-EZ. Повечето съвременни администратори на записи (recordkeepers) избират по подразбиране електронно подаване. Има едно важно изключение: ако използвате програмата на IRS за облекчаване на санкциите при забавено подаване, трябва да подадете на хартия — електронните просрочени подавания не отговарят на условията за намалена неустойка.

Какво всъщност съдържа формулярът

Формуляр 5500-EZ е декларация от две страници. Това не е данъчна декларация. Към нея не се дължи плащане. Вие докладвате основни факти за плана на IRS (Данъчната служба на САЩ):

• Идентификационна информация: име на плана, номер на плана, EIN на спонсора, администратор на плана
• Планов период: начална и крайна дата
• Характеристики на плана: какъв тип функции има планът (списък от трибуквени кодове като „2E“ за план за споделяне на печалбата, „2J“ за 401(k) компонент)
• Финансова информация: общо активи и пасиви на плана в началото и края на годината, получени вноски, платени обезщетения, трансфери на активи
• Квадратчета за отметка за първа/финална/коригирана декларация

Финансовият раздел е частта, в която дисциплината при воденето на счетоводство е от значение. Нуждаете се от данни за баланса в края на годината от вашия попечител (custodian), общите вноски, направени за тази планова година (които могат да включват вноски, направени до крайния срок за подаване на данъци през следващата година), и всички изплащания (distributions).

Ако вашият план притежава нещо извън стандартните взаимни фондове и ETF — например недвижими имоти, частни записи на заповед или алтернативни активи в самостоятелно управляван (self-directed) Solo 401(k) — се нуждаете от защитими оценки в края на годината. Формулярът изисква справедлива пазарна стойност, а IRS третира неподкрепените с документи оценки като проблем с документацията при евентуален одит.

Капанът на „първата декларация“

Когато IRS одитира извадка от податели на планове с един участник, най-честата грешка е квадратчето за „първа декларация“ в Част I, Ред A. Спонсорите на планове, които са подавали предходни години на различен формуляр — например Формуляр 5500-SF, преди да осъзнаят, че отговарят на условията за по-простия EZ — поставят отметка в квадратчето „първа декларация“ всеки път, когато превключат. Това е грешно.

Правилото: отбележете „първа декларация“ точно веднъж, първия път, когато се подава която и да е декларация от серията Form 5500 за плана. След това квадратчето остава неотбелязано завинаги, независимо кой вариант на формуляра използвате.

Обратно, квадратчето за финална декларация е това, което хората забравят, когато закриват план. Разпределянето на всички активи и прехвърлянето им в IRA само по себе си не удовлетворява IRS. Трябва да подадете окончателен Формуляр 5500-EZ, който показва нула активи в края на годината и е отбелязано квадратчето за финална декларация.

Глоби: 250 долара на ден не е теоретично число

Законовата санкция за закъснял или неподаден Формуляр 5500-EZ е 250 долара на ден, до 150 000 долара на план на година, съгласно IRC § 6652(e). За план, който е в просрочие от няколко години, сметката става неприятна бързо: три пропуснати подавания могат да се натрупат до теоретични 450 000 долара в глоби.

Писмата за санкции невинаги идват веднага, но идват. Чест момент на откриване: спонсорът прекратява плана години по-късно, подава финален Формуляр 5500-EZ, което задейства проверка от IRS за предходни години, и получава известие за неподадените декларации.

Ако сте пропуснали подавания и все още не сте получили известие за санкция, имате изход.

Програмата за облекчаване на глоби (Rev. Proc. 2015-32)

Revenue Procedure 2015-32 е постоянна програма на IRS, която позволява на отговарящите на условията спонсори на планове да наваксат с просрочени декларации по Формуляр 5500-EZ срещу фиксирана такса от 500 долара на просрочена декларация, с таван от 1500 долара на план.

Правилата за допустимост са строги, но изпълними:

• Планът трябва да бъде план с един участник (Solo 401(k) или план за собственик и съпруг/а)
• Не трябва вече да сте получили известие за санкция от IRS за закъснялата декларация — след като е издадено известие CP 283, тази година вече не е допустима
• Подаването трябва да бъде на хартия (електронните подавания чрез EFAST2 не са допустими)
• Трябва да отбележите Квадратче D (Check Box D) в Част I на всяка просрочена форма 5500-EZ
• За по-стари декларации, където Квадратче D не е съществувало, напишете с червено мастило в горната част на всяка хартиена декларация: "Delinquent Return Filed under Rev. Proc. 2015-32, Eligible for Penalty Relief"
• Изпратете еднократно плащане от 500 долара на декларация (общо до 1500 долара на план) с придружаващо писмо

Изпратете всичко заедно по пощата до адреса на IRS Ogden Service Center, посочен в текущите инструкции за Формуляр 5500-EZ. Запазете доказателство за препоръчана поща. Пазете копия. Облекчението е административно, а не законово, така че документацията е от значение.

Няколко практически наблюдения:

• Таванът е на план, а не на подател. Ако спонсорирате два отделни плана с един участник (например един за едноличен търговец и един за S-corp странично начинание), всеки план получава собствен таван от 1500 долара.
• Подавате оригинал, а не корекция. „Просрочено“ подаване е подаване за първи път, което е закъсняло, а не коригирана версия на нещо, което сте подали по-рано.
• Не отлагайте, ако откриете проблема. След като IRS изпрати известие за санкция, евтиният изход се затваря за съответната година.

Водене на документация, което се отплаща по време на подаване

Данните за Формуляр 5500-EZ са ясни, но възстановяването им със задна дата, когато сте сменили брокерските услуги, започнали сте да използвате попечител за самостоятелно управление или сте направили вноски от работодател в две данъчни години, е частта, която консумира уикендите. Правилният подход е да проследявате плана като собствен набор от сметки в рамките на всяка система за счетоводство, която управлява вашия бизнес — отделно от личния ви инвестиционен регистър.

Минималните данни, които искате да съхранявате всяка година:

• Баланси на активите в началото и края на годината, разбити по попечител, ако имате повече от един
• Всяка вноска: дата на получаване от попечителя, сума в долари, източник (удръжка от служител срещу вноска от работодател) и данъчната година, към която е разпределена
• Всяко изплащане (distribution), прехвърляне (rollover) или трансфер
• За самостоятелно управлявани планове — оценки в края на годината и подкрепяща документация (брокерски извлечения, експертни оценки, доклади за оценка от трети страни)
• Документи по плана и всякакви промени или изменения

Ако използвате счетоводство в обикновен текст (plain-text accounting — един ledger файл, който можете да претърсвате с grep), е лесно да поддържате специално дърво от сметки Assets:Retirement:Solo401k:* за всеки попечител и да маркирате всяка трансакция на вноска със съответната данъчна година. Когато настъпи юли и имате нужда от общите суми за края на годината, цифрите са само на една заявка разстояние, вместо да се превръщат в лов на информация из извлеченията.

Специфични случаи, които си струва да знаете

Няколко ситуации, които често предизвикват объркване:

Roth доларите се зачитат. Прагът от $250,000 се отнася за общите активи на плана, а не само за активите преди облагане. Solo 401(k) с $200,000 активи преди облагане и $60,000 Roth вноски има $260,000 в активи на плана и това изисква подаване на декларация.

Сметката на съпруг/а в същия план се зачита. Ако вие и вашият съпруг/а участвате в един и същ Solo 401(k) (планът е структуриран като план за собственик и съпруг), всички активи в този план се броят към единния праг от $250,000 за този план, но въпреки това подавате само един формуляр Form 5500-EZ.

Множество планове на един и същ спонсор се комбинират; планове на различни спонсори – не. Ако вие и вашият съпруг/а управлявате отделни бизнеси и всеки бизнес спонсорира свой собствен Solo 401(k), активите не се комбинират за прага (при условие че бизнесите не са част от контролирана група). Правилата за контролирана група могат да обединят плановете, така че ако собствеността на вашия бизнес и този на съпруга/та ви се припокриват, говорете със специалист по пенсионни планове, преди да приемете, че праговете са отделни.

SEP-IRA или SIMPLE IRA не се броят. Формуляр 5500-EZ е за пенсионни планове с един участник от тип 401(k)/Keogh с дефинирани вноски и планове с дефинирани доходи с един участник. SEP-IRA и SIMPLE IRA са индивидуални пенсионни сметки и за тях няма изискване за подаване на Form 5500.

Плановете с дефинирани доходи използват същия формуляр. Самоосигуряващо се лице с план с касов баланс с един участник или план с дефинирани доходи подава Form 5500-EZ по същия график и използва същия праг от $250,000 (комбиниран с всички планове с дефинирани вноски с един участник). Актуарното Приложение SB (Schedule SB) се прикрепя към EZ за планове с дефинирани доходи (DB).

Практичен контролен списък за подаването през тази година

Преди 31 юли:

1. Изтеглете извлеченията към 31 декември за всяка сметка във всеки Solo 401(k), който спонсорирате
2. Потвърдете комбинираното салдо — дори ако сте сигурни, че сте под $250,000, изчислението трябва да бъде в писмен вид
3. Ако сте преминали прага тази година за първи път, намерете споразумението за приемане на вашия план (adoption agreement) и идентифицирайте EIN, номера на плана и годината на плана
4. Равнете вноските: отсрочване на плащанията от служители (за дата на плащане или на тримесечие), вноски на работодателя за споделяне на печалбата (за данъчна година) и всякакви получени прехвърляния (rollovers)
5. Ако имате план за самостоятелно управление с активи, които не се търгуват публично, потвърдете, че оценките в края на годината са документирани
6. Вземете решение за подаване на хартия срещу по електронен път. Ако използвате облекчение от санкции (penalty relief), хартиеното подаване е задължително
7. Подайте Form 5500-EZ (или Form 5558 за удължаване) и запазете копие с печат към документите на вашия план

Ако имате неподадени декларации за предходни години:

1. Съберете документите за всяка просрочена година
2. Разпечатайте Form 5500-EZ за всяка година (използвайте формуляра за конкретната година за по-стари периоди)
3. Отбележете квадратче D за годините, в които то съществува; за по-стари години напишете с червено мастило изявлението съгласно Rev. Proc. 2015-32 най-отгоре
4. Прикачете съпроводително писмо
5. Платете таксата за облекчение — $500 на декларация, максимум $1,500 на план
6. Изпратете всичко заедно до IRS с препоръчана поща и запазете доказателство за изпращане

Поддържайте вашите Solo 401(k) записи готови за одит през цялата година

Спазването на правилата за Solo 401(k) зависи изцяло от дисциплината в счетоводството. Салдата в края на годината, разпределението на вноските през данъчните години и историята на прехвърлянията (rollovers) са точно данните, които IRS очаква във Form 5500-EZ — и точно данните, които се губят, когато записите са разпръснати из брокерски портали и папки за данъчна подготовка. Beancount.io предоставя plain-text счетоводство, което ви дава прозрачни записи с контрол на версиите за всяка сметка във вашия бизнес и вашите пенсионни планове, без патентовани файлови формати и без обвързване с конкретен доставчик. Започнете безплатно и превърнете подаването на документи през следващия юли от хаос в експортиране чрез една заявка. За техническа настройка вижте документацията и Fava таблото за управление за визуални отчети.