Обяснение на данъчните идентификационни номера: EIN, SSN и ITIN за собственици на малък бизнес

Представете си следното: готови сте да откриете банкова сметка на фирмата, да подпишете договор с първия си клиент или да наемете първия си служител — и във формуляра пред вас се изисква „Данъчен идентификационен номер“ (Tax ID Number). Спирате за момент. Това вашият социалноосигурителен номер ли е? Нещо, за което трябва да кандидатствате? Нещо, което вашият счетоводител вече е подготвил? Ако някога сте се чувствали объркани от този въпрос, не сте сами.

Данъчният идентификационен номер е начинът на IRS (Службата за вътрешни приходи на САЩ) да ви разграничи от останалите приблизително 33 милиона малки предприятия в Съединените щати. Използването на грешен номер — или пълното пропускане на тази стъпка — може да забави изплащането на заплати, да доведе до санкции, да изложи вашия SSN в десетки фактури или да ви лиши от достъп до бизнес кредити. Добрата новина: правилното оформяне на това е предимно документация и голяма част от нея е безплатна.

Това ръководство разглежда всеки данъчен идентификационен номер, с който вероятно ще се сблъскате, кой от кои се нуждае и как да ги получите, без да преплащате на посреднически услуги.

Какво е данъчен идентификационен номер?

Данъчният идентификационен номер (TIN) е всеки уникален номер, който IRS използва за проследяване на лице или субект за данъчни цели. „TIN“ е събирателен термин, а не един конкретен номер. Под този термин попадат пет специфични идентификатора:

• Социалноосигурителен номер (SSN) — за лица, които имат право да работят в САЩ.
• Идентификационен номер на работодателя (EIN) — за предприятия.
• Индивидуален идентификационен номер на данъкоплатеца (ITIN) — за лица, които нямат право на SSN.
• Данъчен идентификационен номер при осиновяване (ATIN) — временен, за предстоящи осиновявания.
• Данъчен идентификационен номер на съставителя (PTIN) — за платени съставители на данъчни декларации.

Повечето собственици на малък бизнес трябва да разбират само първите три. Нека разгледаме всеки от тях.

Социалноосигурителен номер (SSN)

Вашият SSN е деветцифреният номер, който вероятно сте запомнили още в детството. Той се издава от Социалноосигурителната администрация (SSA), а не от IRS, но IRS все пак го използва като ваш основен данъчен идентификатор.

Кой получава такъв

SSN се предоставят на граждани на САЩ, законни постоянни жители (притежатели на зелена карта) и лица, които не са граждани, но имат разрешение за работа в Съединените щати. Кандидатства се в офис на SSA чрез формуляр SS-5, с акт за раждане, паспорт или подобно доказателство за самоличност.

Кога един бизнес може да използва SSN

Ако сте едноличен търговец (sole proprietor) без служители, без отделно юридическо лице и без задължения по пенсионен план, технически можете да използвате своя SSN в данъчната си декларация Schedule C. Същото се отнася и за еднолични LLC дружества (single-member LLCs), които не са избрали корпоративно данъчно облагане и нямат служители — IRS ги третира като „субекти, които не се вземат предвид за данъчни цели“ (disregarded entities), така че данъчните декларации преминават през вашата лична декларация.

Защо рядко трябва да спирате дотук

Разчитането на вашия SSN за бизнес цели изглежда удобно, докато не осъзнаете колко много хора в крайна сметка ще разполагат с него. Всеки клиент, който ви плаща повече от 600 долара, ще поиска формуляр W-9 с вашия данъчен номер в него. Всеки оператор на плащания, всеки доставчик, всяка банка ще го архивира някъде. Това са много места, на които личният ви номер може да се появи.

Повечето собственици на LLC с един член в крайна сметка получават EIN, или защото банката изисква такъв за откриване на сметка, или защото не искат техният SSN да се разпространява в икономиката.

Идентификационен номер на работодателя (EIN)

EIN е деветцифрен номер във формат XX-XXXXXXX, определен от IRS за стопански субект. Мислете за него като за социалноосигурителен номер за вашата компания.

Кой е длъжен да има такъв

IRS изисква да получите EIN, ако е приложимо някое от следните:

• Имате един или повече служители
• Оперирате като корпорация (C-corp или S-corp) или партньорство
• Подавате данъчни декларации за заетост, акцизи или алкохол/тютюн/огнестрелни оръжия
• Удържате данъци върху доходи, изплатени на чуждестранно лице
• Имате план Keogh или друг квалифициран пенсионен план
• Участвате в определени тръстове, наследства, организации с нестопанска цел или земеделски кооперации

LLC дружествата с множество членове винаги се нуждаят от EIN, тъй като IRS ги третира като партньорства по подразбиране.

Кой трябва да получи EIN, дори ако не е задължен

Едноличните търговци и LLC с един член без служители могат законно да пропуснат EIN — но повечето все пак го получават, защото той е:

• Изискван от повечето банки за откриване на бизнес разплащателна сметка
• Изискван от клиенти, попълващи формуляри 1099 (мнозина отказват да работят само с SSN)
• От съществено значение за бизнес кредита — кредиторите изграждат вашия профил в Dun & Bradstreet около вашия EIN
• Щит за поверителност — вашият SSN остава извън формуляри W-9, фактури и документация за доставчици
• Стъпка към бъдещето — в деня, в който наемете първия си изпълнител или служител, вече ще имате необходимия номер

Как да кандидатствате (безплатно, 15 минути)

Игнорирайте сайтовете на трети страни, които таксуват 79 или 149 долара за „подаване“ на вашия EIN. Кандидатстването директно пред IRS е безплатно, бързо и лесно:

1. Посетете IRS.gov/EIN и кликнете върху „Apply Online Now“ (Кандидатствайте онлайн сега)
2. Потвърдете, че основната ви стопанска дейност е в САЩ или територии на САЩ
3. Отговорете на въпроси относно типа на вашия субект, собствеността и причината за кандидатстване
4. Подайте заявлението и разпечатайте писмото за потвърждение (CP 575)

Няколко практически бележки:

• Онлайн сесията не може да бъде запазена и изтича след 15 минути неактивност. Съберете информацията си преди да започнете.
• „Отговорното лице“ трябва да бъде реално лице със SSN или ITIN — а не друг субект.
• Можете да подавате само един EIN на отговорно лице на ден.
• Системата е достъпна само от понеделник до петък, от 7:00 до 22:00 часа източно време.
• Ако нямате SSN или ITIN (често срещано при международни учредители), трябва да кандидатствате по факс или поща, като използвате формуляр SS-4. Очаквайте от четири до шест седмици.

Запазете писмото за потвърждение на EIN на място, където можете да го намерите лесно. Ще ви бъде необходимо за откриване на банкови сметки, кандидатстване за държавни лицензи и доказване на съществуването на вашия субект за години напред.

Индивидуален идентификационен номер на данъкоплатеца (ITIN)

ITIN е деветцифрен номер, който IRS (Данъчната служба на САЩ) издава на лица, които имат задължение за подаване на данъчни декларации в САЩ, но не отговарят на условията за получаване на Социалноосигурителен номер (SSN). Чести примери включват чуждестранни лица - нерезиденти с доходи от наем в САЩ, чуждестранни съпрузи на граждани на САЩ и лица на издръжка на притежатели на визи.

Какво прави и какво не прави ITIN

ITIN позволява:

• Да подадете данъчна декларация в САЩ
• Да се възползвате от определени облекчения по спогодби за избягване на двойното данъчно облагане
• Да фигурира във формуляри W-9 за чуждестранни изпълнители, работещи с клиенти от САЩ

ITIN не:

• Ви дава право да работите в Съединените щати
• Ви дава право на социалноосигурителни обезщетения
• Ви прави допустими за Данъчния кредит за придобити доходи (Earned Income Tax Credit)

Как се кандидатства

Подайте Формуляр W-7 заедно с вашата федерална данъчна декларация (освен ако не отговаряте на условията за изключение) и оригинални документи за самоличност или заверени копия. Валидният паспорт покрива както самоличността, така и чуждестранния статут в един документ. Без паспорт ще са ви необходими поне два документа от списъка, одобрен от IRS.

Три метода за подаване:

• Изпратете всичко по пощата до IRS ITIN Operations в Остин, Тексас
• Работете със Сертифициран агент по приемане (CAA), който може да провери документите ви и да ви спести изпращането на оригинали
• Посетете Център за съдействие на данъкоплатците към IRS с предварително записан час

Обработката обикновено отнема от 7 до 11 седмици. Подайте документите поне 45 дни преди да се наложи да подадете декларация.

Подновяване на ITIN

ITIN номерата изтичат след три последователни данъчни години, през които не са били използвани. Ако вашият е изтекъл — или ако е бил издаден преди 2013 г. с определени средни цифри (88, 90, 91, 92, 94, 95, 96, 97, 98, 99) — трябва да го подновите, като използвате същия процес с Формуляр W-7. Подаването на декларация с изтекъл ITIN забавя възстановяването на данъци и може да доведе до отказ на данъчни кредити.

От ITIN към EIN

Ако сте учредител нерезидент, не ви е необходим SSN, за да получите EIN (Идентификационен номер на работодателя) за вашия бизнес в САЩ. Можете да кандидатствате по факс (обикновено четири работни дни) или по пощата (четири до шест седмици), като използвате Формуляр SS-4, посочвайки вашия ITIN или вписвайки „Foreign“ в полето за SSN. По този начин повечето международни предприемачи регистрират американски LLC и C-corps.

ATIN и PTIN: Кратки споменавания

Идентификационен номер на данъкоплатеца при осиновяване (ATIN) е временен деветцифрен номер за осиновители, които не могат да получат SSN на детето навреме, за да подадат своята данъчна декларация. Кандидатства се с Формуляр W-7A. Той е валиден за две години и се заменя със SSN на детето след неговото издаване.

Идентификационен номер на изготвящия данъчни декларации (PTIN) се изисква за всеки платен консултант, който подписва федерална данъчна декларация. Ако не се занимавате професионално с изготвяне на данъчни декларации, никога няма да имате нужда от него — но познаването му помага, когато проверявате собствения си счетоводител. Легитимният PTIN на съставителя се появява на всяка декларация, която той подписва.

Щатски данъчни идентификационни номера

Федералните данъчни идентификационни номера са само половината от историята. Повечето щати изискват и отделен щатски данъчен номер за:

• Събиране на данък върху продажбите (ако продавате облагаеми стоки или услуги)
• Удържане на щатски данък върху доходите (след като имате служители)
• Щатско осигуряване за безработица (SUTA)

Кандидатствайте чрез Департамента по приходите на вашия щат или еквивалентна агенция — името и процесът варират. Някои щати използват федералния EIN; други издават различен номер. Не приемайте, че вашият EIN е достатъчен за щатските задължения.

Връзката със счетоводството

Всеки данъчен идентификационен номер, който притежавате, създава паралелна документална следа. Вашият EIN е свързан с бизнес банкова сметка, набор от тримесечни плащания за заплати, формуляри 1099, които изпращате и получавате, и годишна декларация. Вашият SSN е свързан с личната ви декларация Формуляр 1040. Поддържането на тези следи отделни — и документирани — е разликата между спокоен данъчен сезон и хаос.

Най-добрият навик, който можете да си изградите рано, е да прекарвате всички бизнес приходи и разходи през сметки, свързани с правилния данъчен номер. Ако получите EIN, отворете банкова сметка под този EIN и спрете да смесвате лични и бизнес трансакции. Ако вашите клиенти някога издадат 1099 под грешен номер, IRS може да забележи несъответствието и да изпрати автоматично известие месеци по-късно. Откриването на това във вашата собствена счетоводна книга, преди IRS да го забележи, е далеч по-евтино.

Доброто счетоводство също така запазва възможността за промяна на структурата по-късно. Ако започнете като едноличен търговец и в крайна сметка сформирате LLC или S-corp, вашият счетоводител (или софтуер) се нуждае от чисти записи, свързани с правилното лице на всеки етап. Числата, оплетени между различни данъчни номера, са едно от най-скъпите неща за разплитане със задна дата.

Чести грешки, които трябва да се избягват

Няколко модела, които струват на собствениците на малък бизнес време, пари или и двете:

Плащане за безплатна услуга. IRS не таксува за издаване на EIN. Сайтове на трети страни, които се класират над IRS.gov в резултатите от търсенето, често таксуват от $79 до $299 за попълване на формуляр, който можете да подадете сами за 15 минути. Винаги посещавайте директно IRS.gov/EIN.

Използване на вашия SSN във формуляри W-9, след като вече имате EIN. След като получите EIN за вашия бизнес, всеки клиент и доставчик трябва да получава W-9 с EIN — а не с вашия SSN. Актуализирайте формуляра W-9 при всеки, който ви плаща.

Забравяне да уведомите IRS след промени. Ако името на вашия бизнес, адресът, собствеността или типът на дружеството се променят, уведомете IRS. Промените в имената на еднолични търговци и LLC с един член могат да бъдат извършени чрез писмо до IRS; корпорациите и партньорствата се актуализират чрез годишните си декларации. Промените в адреса се съобщават чрез Формуляр 8822-B.

Кандидатстване за втори EIN за същото дружество. IRS обикновено издава един EIN за едно дружество за целия му живот. Структурните промени (от едноличен търговец към корпорация, прекратяване на партньорство и т.н.) обикновено изискват нов EIN, но обикновените актуализации на име или адрес не го изискват. Кандидатстването за дубликат може да създаде застъпващи се данъчни сметки, които са трудни за разплитане.

Игнориране на задълженията за щатски данъчен номер. Получаването на федерален EIN не ви регистрира автоматично във вашия щат. Ако наемете служители или събирате данък върху продажбите без щатски идентификационен номер, можете да натрупате глоби, преди да осъзнаете, че има проблем.

Допускане ITIN да изтече преди подаване на декларация. Изтеклият ITIN не ви освобождава от плащане на данъци; той само ви спира да изисквате кредити и да получавате възстановявания навреме. Проверявайте статуса за подновяване преди началото на данъчния сезон, а не в седмицата, в която искате да подадете документи.

Ръководство за бързо вземане на решения

Все още не сте сигурни кой номер ви е необходим? Използвайте този кратък път:

• Фрийлансър или едноличен търговец без служители и без LLC: SSN върши работа. Въпреки това вземете EIN за по-голяма поверителност и банкови нужди.
• Еднолично LLC без служители: SSN е законно решение; EIN е практично.
• LLC с множество съдружници, събирателно дружество или всякакъв тип корпорация: Изисква се EIN.
• Всеки бизнес със служители, без значение колко е малък: Изисква се EIN.
• Чуждестранно лице с данъчни задължения в САЩ: ITIN за вас и EIN за вашия бизнес в САЩ.
• Продажба на облагаеми стоки или плащане на служители: Федерален EIN плюс щатски данъчен номер.

Поддържайте отчетността си чиста от първия ден

Уреждането на вашите данъчни номера е еднократна настройка; правилното им използване е дисциплина в дългосрочен план. Всяка фактура, всеки банков депозит, всяко плащане към изпълнител трябва да бъде свързано с правилния субект и правилния номер. Beancount.io предлага счетоводство в обикновен текст, което поддържа вашите книги прозрачни, с контрол на версиите и готови за AI — така че когато дойде време за данъци, всяка трансакция вече е на своето място. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите специалисти предпочитат счетоводството в обикновен текст за дългосрочен план.