Steuernummern erklärt: EIN, SSN und ITIN für Kleinunternehmer

Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie sind bereit, ein Geschäftskonto zu eröffnen, Ihren ersten Kunden unter Vertrag zu nehmen oder Ihren ersten Mitarbeiter einzustellen – und das Formular vor Ihnen fragt nach einer „Tax ID Number“ (Steuer-Identifikationsnummer). Sie halten inne. Ist das Ihre Sozialversicherungsnummer? Etwas, das Sie beantragen müssen? Etwas, das Ihr Buchhalter bereits eingerichtet hat? Wenn Sie bei dieser Frage jemals erstarrt sind, sind Sie nicht allein.

Eine Steuer-Identifikationsnummer ist die Art und Weise, wie das IRS (die US-Bundessteuerbehörde) Sie von den rund 33 Millionen anderen Kleinunternehmen in den Vereinigten Staaten unterscheidet. Die Verwendung der falschen Nummer – oder das Überspringen dieses Schritts – kann die Lohnabrechnung verzögern, Strafen nach sich ziehen, Ihre Sozialversicherungsnummer auf Dutzenden von Rechnungen offenlegen oder Sie vom Zugang zu Unternehmenskrediten ausschließen. Die gute Nachricht: Dies richtig zu machen, ist größtenteils reine Formsache, und vieles davon ist kostenlos.

Dieser Leitfaden führt Sie durch jede Steuer-Identifikationsnummer, der Sie wahrscheinlich begegnen werden, wer welche benötigt und wie Sie diese erhalten, ohne unnötig Geld für Drittanbieter auszugeben.

Was ist eine Tax ID Number?

Eine Tax Identification Number (TIN) ist eine eindeutige Nummer, die der IRS verwendet, um eine Person oder ein Unternehmen für steuerliche Zwecke zu erfassen. „TIN“ ist ein Oberbegriff und keine einzelne Nummer. Unter diesen Schirm fallen fünf spezifische Identifikatoren:

• Social Security Number (SSN) — für Personen, die in den USA arbeitsberechtigt sind.
• Employer Identification Number (EIN) — für Unternehmen.
• Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) — für Personen, die keinen Anspruch auf eine SSN haben.
• Adoption Taxpayer Identification Number (ATIN) — vorübergehend, für ausstehende Adoptionen.
• Preparer Tax Identification Number (PTIN) — für gewerbliche Steuerberater.

Die meisten Kleinunternehmer müssen nur die ersten drei verstehen. Schauen wir uns diese genauer an.

Social Security Number (SSN)

Ihre SSN ist die neunstellige Nummer, die Sie wahrscheinlich schon in der Kindheit auswendig gelernt haben. Sie wird von der Social Security Administration (SSA) ausgestellt, nicht vom IRS, aber der IRS nutzt sie dennoch als Ihre primäre steuerliche Kennung.

Wer eine erhält

SSNs stehen US-Bürgern, rechtmäßigen ständigen Einwohnern (Green-Card-Inhabern) und Nicht-Staatsbürgern mit Arbeitserlaubnis in den Vereinigten Staaten zur Verfügung. Sie beantragen diese bei einem SSA-Büro mit dem Formular SS-5 sowie einer Geburtsurkunde, einem Reisepass oder einem ähnlichen Identitätsnachweis.

Wann ein Unternehmen eine SSN verwenden kann

Wenn Sie ein Einzelunternehmer (Sole Proprietor) ohne Angestellte, ohne separate Geschäftseinheit und ohne Verpflichtungen aus einem Rentenplan sind, können Sie technisch gesehen Ihre SSN in Ihrer Steuererklärung (Schedule C) verwenden. Das Gleiche gilt für Einpersonen-LLCs, die sich nicht für eine Unternehmensbesteuerung entschieden haben und keine Angestellten haben – der IRS behandelt diese als „disregarded entities“ (steuerlich transparente Einheiten), sodass die Steuererklärungen über Ihre persönliche Erklärung laufen.

Warum Sie selten dabei stehen bleiben sollten

Sich für geschäftliche Zwecke auf seine SSN zu verlassen, mag bequem erscheinen, bis einem klar wird, wie viele Personen sie am Ende in den Händen halten. Jeder Kunde, der Ihnen mehr als 600 $ zahlt, wird ein W-9-Formular mit Ihrer Steuer-ID anfordern. Jeder Zahlungsdienstleister, jeder Lieferant und jede Bank wird sie irgendwo archivieren. Das sind viele Orte, an denen Ihre persönliche Nummer auftauchen kann.

Die meisten Inhaber von Einpersonen-LLCs beantragen früher oder später ohnehin eine EIN, entweder weil eine Bank diese für die Eröffnung eines Kontos verlangt oder weil sie nicht möchten, dass ihre SSN im Wirtschaftsverkehr kursiert.

Employer Identification Number (EIN)

Eine EIN ist eine neunstellige Nummer im Format XX-XXXXXXX, die vom IRS einer Geschäftseinheit zugewiesen wird. Man kann sie sich als die Sozialversicherungsnummer Ihres Unternehmens vorstellen.

Wer dazu verpflichtet ist

Der IRS verlangt von Ihnen die Beantragung einer EIN, wenn einer der folgenden Punkte zutrifft:

• Sie haben einen oder mehrere Mitarbeiter.
• Sie führen das Unternehmen als Kapitalgesellschaft (C-Corp oder S-Corp) oder Personengesellschaft (Partnership).
• Sie geben Steuererklärungen für Beschäftigung, Verbrauchssteuer oder Alkohol/Tabak/Feuerwaffen ab.
• Sie behalten Steuern auf Einkünfte ein, die an einen beschränkt steuerpflichtigen Ausländer gezahlt werden.
• Sie haben einen Keogh-Plan oder einen anderen qualifizierten Rentenplan.
• Sie sind an bestimmten Trusts, Nachlässen, gemeinnützigen Organisationen oder landwirtschaftlichen Genossenschaften beteiligt.

Mehrpersonen-LLCs benötigen immer eine EIN, da der IRS sie standardmäßig als Personengesellschaften behandelt.

Wer sich eine zulegen sollte, auch wenn es nicht vorgeschrieben ist

Einzelunternehmer und Einpersonen-LLCs ohne Angestellte können rechtlich auf die EIN verzichten – die meisten holen sie sich dennoch, da sie:

• Von den meisten Banken verlangt wird, um ein Geschäftskonto zu eröffnen.
• Von Kunden angefordert wird, die 1099-Formulare ausfüllen (viele weigern sich, nur mit einer SSN zu arbeiten).
• Essenziell für den Unternehmenskredit ist – Kreditgeber erstellen Ihr Dun & Bradstreet-Profil basierend auf Ihrer EIN.
• Ein Privatsphäre-Schutz ist – Ihre SSN taucht nicht auf W-9-Formularen, Rechnungen und Lieferantenunterlagen auf.
• Ein zukunftssicherer Schritt ist – an dem Tag, an dem Sie Ihren ersten Auftragnehmer oder Mitarbeiter einstellen, haben Sie bereits die Nummer, die Sie benötigen.

Wie man sie beantragt (kostenlos, 15 Minuten)

Ignorieren Sie Drittanbieter-Seiten, die 79 $oder 149$ für die „Beantragung“ Ihrer EIN verlangen. Die direkte Beantragung beim IRS ist kostenlos, schnell und einfach:

1. Besuchen Sie IRS.gov/EIN und klicken Sie auf „Apply Online Now“.
2. Bestätigen Sie, dass sich Ihr Hauptgeschäftssitz in den USA oder in US-Territorien befindet.
3. Beantworten Sie Fragen zu Ihrer Rechtsform, den Eigentumsverhältnissen und dem Grund des Antrags.
4. Senden Sie den Antrag ab und drucken Sie das Bestätigungsschreiben (CP 575) aus.

Ein paar praktische Hinweise:

• Die Online-Sitzung kann nicht gespeichert werden und läuft nach 15 Minuten Inaktivität ab. Legen Sie sich alle Informationen bereit, bevor Sie beginnen.
• Die „verantwortliche Partei“ (responsible party) muss eine reale Person mit einer SSN oder ITIN sein – keine andere juristische Person.
• Sie können nur eine EIN pro verantwortlicher Partei pro Tag beantragen.
• Das System ist nur von Montag bis Freitag, 7:00 Uhr bis 22:00 Uhr Eastern Time verfügbar.
• Wenn Sie keine SSN oder ITIN haben (häufig bei internationalen Gründern), müssen Sie den Antrag per Fax oder Post mit dem Formular SS-4 stellen. Rechnen Sie mit vier bis sechs Wochen Bearbeitungszeit.

Speichern Sie das EIN-Bestätigungsschreiben an einem Ort, an dem Sie es wiederfinden. Sie werden es benötigen, um Bankkonten zu eröffnen, staatliche Lizenzen zu beantragen und die Existenz Ihres Unternehmens über Jahre hinweg nachzuweisen.

Individuelle Steueridentifikationsnummer (ITIN)

Eine ITIN ist eine neunstellige Nummer, die der IRS an Personen ausgibt, die in den USA steuerpflichtig sind, aber keine Sozialversicherungsnummer (SSN) erhalten können. Häufige Beispiele sind gebietsfremde Ausländer mit Mieteinnahmen in den USA, ausländische Ehepartner von US-Bürgern und abhängige Angehörige von Visuminhabern.

Was eine ITIN bewirkt – und was nicht

Eine ITIN ermöglicht:

• Die Einreichung einer US-Steuererklärung
• Die Inanspruchnahme bestimmter Vorteile aus Doppelbesteuerungsabkommen
• Die Angabe auf W-9-Formularen für ausländische Auftragnehmer, die mit US-Kunden zusammenarbeiten

Eine ITIN bewirkt nicht:

• Eine Arbeitserlaubnis in den Vereinigten Staaten
• Einen Anspruch auf Sozialversicherungsleistungen
• Eine Berechtigung für die Earned Income Tax Credit (Steuergutschrift für Geringverdiener)

So beantragen Sie eine ITIN

Reichen Sie das Formular W-7 zusammen mit Ihrer Bundessteuererklärung ein (sofern keine Ausnahme vorliegt) sowie Identitätsnachweise im Original oder als beglaubigte Kopie. Ein gültiger Reisepass deckt sowohl die Identität als auch den Ausländerstatus in einem einzigen Dokument ab. Ohne Reisepass benötigen Sie mindestens zwei Dokumente aus der vom IRS genehmigten Liste.

Drei Einreichungsmethoden:

• Senden Sie alles per Post an IRS ITIN Operations in Austin, Texas
• Beauftragen Sie einen Zertifizierten Annahmebevollmächtigten (Certified Acceptance Agent, CAA), der Ihre Dokumente verifizieren kann und Ihnen das Versenden von Originalen erspart
• Besuchen Sie ein IRS Taxpayer Assistance Center nach Terminvereinbarung

Die Bearbeitung dauert in der Regel 7 bis 11 Wochen. Reichen Sie den Antrag mindestens 45 Tage vor der fälligen Steuererklärung ein.

ITIN-Verlängerungen

ITINs laufen ab, wenn sie in drei aufeinanderfolgenden Steuerjahren nicht verwendet wurden. Wenn Ihre Nummer abgelaufen ist – oder wenn sie vor 2013 mit bestimmten mittleren Ziffern (88, 90, 91, 92, 94, 95, 96, 97, 98, 99) ausgestellt wurde – müssen Sie sie über das gleiche W-7-Verfahren verlängern. Eine Einreichung mit einer abgelaufenen ITIN verzögert Rückerstattungen und kann dazu führen, dass Steuergutschriften abgelehnt werden.

Von der ITIN zur EIN

Wenn Sie ein gebietsfremder Gründer sind, benötigen Sie keine SSN, um eine EIN (Employer Identification Number) für Ihr US-Unternehmen zu erhalten. Sie können den Antrag per Fax (in der Regel vier Werktage) oder per Post (vier bis sechs Wochen) mit dem Formular SS-4 stellen, wobei Sie Ihre ITIN angeben oder das Feld SSN mit „Foreign“ kennzeichnen. So gründen die meisten internationalen Unternehmer US-LLCs und C-Corps.

ATIN und PTIN: Kurze Erwähnung

Die Adoption Taxpayer Identification Number (ATIN) ist eine vorübergehende neunstellige Nummer für Adoptiveltern, die die SSN des Kindes nicht rechtzeitig zur Steuererklärung erhalten können. Der Antrag erfolgt mit Formular W-7A. Sie ist zwei Jahre gültig und wird nach Ausstellung durch die SSN des Kindes ersetzt.

Die Preparer Tax Identification Number (PTIN) ist für jeden bezahlten Steuerberater erforderlich, der eine Bundessteuererklärung unterzeichnet. Wenn Sie nicht im Steuerberatungsgeschäft tätig sind, werden Sie nie eine benötigen – aber das Wissen um ihre Existenz hilft bei der Auswahl Ihres eigenen Buchhalters. Die PTIN eines seriösen Beraters erscheint auf jeder von ihm unterzeichneten Steuererklärung.

Steueridentifikationsnummern der Bundesstaaten

Bundessteuer-IDs sind nur die halbe Wahrheit. Die meisten Bundesstaaten verlangen zusätzlich eine separate staatliche Steuer-ID für:

• Erhebung der Sales Tax (Umsatzsteuer) (wenn Sie steuerpflichtige Waren oder Dienstleistungen verkaufen)
• Einbehaltung der staatlichen Einkommensteuer (sobald Sie Mitarbeiter haben)
• Staatliche Arbeitslosenversicherung (SUTA)

Die Beantragung erfolgt über das Department of Revenue Ihres Bundesstaates oder eine entsprechende Behörde – Name und Verfahren variieren. Einige Staaten nutzen die föderale EIN mit; andere vergeben eine eigene Nummer. Gehen Sie nicht davon aus, dass Ihre EIN für staatliche Verpflichtungen ausreicht.

Die Verbindung zur Buchhaltung

Jede Steuer-ID, die Sie besitzen, erzeugt einen parallelen Belegpfad. Ihre EIN ist mit einem Geschäftskonto, vierteljährlichen Lohnsteuerzahlungen, 1099-Formularen, die Sie senden und empfangen, und einer jährlichen Steuererklärung verknüpft. Ihre SSN ist mit Ihrer persönlichen Steuererklärung (Formular 1040) verknüpft. Diese Pfade getrennt zu halten – und zu dokumentieren – ist der Unterschied zwischen einer reibungslosen Steuersaison und einem chaotischen Durcheinander.

Die beste Gewohnheit, die Sie frühzeitig entwickeln können, ist das Führen sämtlicher geschäftlicher Einnahmen und Ausgaben über Konten, die mit der korrekten Steuer-ID verknüpft sind. Wenn Sie eine EIN erhalten, eröffnen Sie ein Bankkonto unter dieser EIN und hören Sie auf, private und geschäftliche Transaktionen zu vermischen. Falls Ihre Kunden jemals ein 1099-Formular unter der falschen ID ausstellen, wird der IRS die Diskrepanz bemerken und Monate später eine automatisierte Benachrichtigung senden. Dies im eigenen Hauptbuch zu korrigieren, bevor der IRS es bemerkt, ist weitaus kostengünstiger.

Gute Buchführung erhält zudem die Option, später die Unternehmensstruktur zu ändern. Wenn Sie als Einzelunternehmer beginnen und später eine LLC oder S-Corp gründen, benötigt Ihr Buchhalter (oder Ihre Software) saubere Aufzeichnungen, die in jeder Phase der richtigen Einheit zugeordnet sind. Zahlen, die über verschiedene Steuer-IDs hinweg vermischt sind, gehören zu den teuersten Dingen, die man rückwirkend entwirren muss.

Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt

Einige Muster, die Kleinunternehmer Zeit, Geld oder beides kosten:

Zahlen für einen kostenlosen Service. Der IRS erhebt keine Gebühren für EINs. Drittanbieter-Seiten, die in Suchergebnissen vor IRS.gov erscheinen, verlangen oft 79 bis 299 US-Dollar für das Ausfüllen eines Formulars, das Sie selbst in 15 Minuten einreichen können. Gehen Sie immer direkt auf IRS.gov/EIN.

Verwendung der SSN auf W-9-Formularen nach Erhalt einer EIN. Sobald Sie eine EIN für Ihr Unternehmen haben, sollten alle Kunden und Lieferanten ein W-9 mit der EIN erhalten – nicht mit Ihrer SSN. Aktualisieren Sie das hinterlegte W-9 bei jedem, der Sie bezahlt.

Vergessen, den IRS über Änderungen zu informieren. Wenn sich Ihr Firmenname, Ihre Adresse, die Eigentumsverhältnisse oder die Rechtsform ändern, benachrichtigen Sie den IRS. Namensänderungen für Einzelunternehmer und Ein-Personen-LLCs können schriftlich mitgeteilt werden; Kapitalgesellschaften und Personengesellschaften aktualisieren dies über ihre jährlichen Steuererklärungen. Adressänderungen erfolgen über das Formular 8822-B.

Beantragung einer zweiten EIN für dieselbe Einheit. Der IRS vergibt in der Regel eine EIN pro Einheit für deren gesamte Lebensdauer. Strukturänderungen (Einzelunternehmen zur Kapitalgesellschaft, Auflösung einer Personengesellschaft usw.) erfordern meist eine neue EIN, einfache Namens- oder Adressaktualisierungen jedoch nicht. Die Beantragung eines Duplikats kann zu überlappenden Steuerkonten führen, deren Entwirrung mühsam ist.

Ignorieren staatlicher Steuerpflichten. Der Erhalt einer föderalen EIN meldet Sie nicht automatisch in Ihrem Bundesstaat an. Wenn Sie Mitarbeiter einstellen oder Sales Tax erheben, ohne eine staatliche ID zu besitzen, können Bußgelder anfallen, bevor Sie den Fehler bemerken.

Eine ITIN vor der Einreichung ablaufen lassen. Eine abgelaufene ITIN entbindet Sie nicht von Ihrer Steuerpflicht; sie verhindert lediglich, dass Sie Gutschriften beanspruchen und Rückerstattungen rechtzeitig erhalten. Überprüfen Sie den Verlängerungsstatus vor Beginn der Steuersaison, nicht erst in der Woche, in der Sie die Erklärung abgeben möchten.

Kurzer Entscheidungs-Leitfaden

Noch unsicher, welche Nummer Sie benötigen? Nutzen Sie diese Abkürzung:

• Freiberufler oder Einzelunternehmer, keine Mitarbeiter, keine LLC: Die SSN funktioniert. Besorgen Sie sich dennoch eine EIN aus Datenschutzgründen und für Bankgeschäfte.
• Einpersonen-LLC (Single-member LLC), keine Mitarbeiter: Die SSN ist rechtlich zulässig; die EIN ist praktischer.
• Mehrpersonen-LLC (Multi-member LLC), Personengesellschaft oder jede Kapitalgesellschaft: EIN erforderlich.
• Jedes Unternehmen mit Mitarbeitern, egal wie klein: EIN erforderlich.
• Nicht-US-Bürger mit US-Steuerpflichten: ITIN für sich selbst, EIN für Ihr US-Unternehmen.
• Verkauf steuerpflichtiger Waren oder Bezahlung von Mitarbeitern: Bundesweite EIN plus eine staatliche Steuernummer (State Tax ID).

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Die Klärung Ihrer Steuernummern ist eine einmalige Einrichtung; ihre korrekte Verwendung ist eine fortlaufende Disziplin. Jede Rechnung, jede Bankeinzahlung und jede Zahlung an Auftragnehmer sollte der richtigen Einheit und der richtigen Nummer zugeordnet sein. Beancount.io bietet Plain-Text-Accounting, das Ihre Bücher transparent, versionskontrolliert und KI-bereit hält – damit bei der nächsten Steuererklärung jede Transaktion bereits an ihrem Platz ist. Starten Sie kostenlos und erfahren Sie, warum Entwickler und Finanzexperten Plain-Text-Accounting auf lange Sicht bevorzugen.