Números d'Identificació Fiscal Explicats: EIN, SSN i ITIN per a Propietaris de Petites Empreses

Imagineu-vos això: esteu a punt d'obrir un compte bancari empresarial, signar el vostre primer client o contractar el vostre primer empleat — i el formulari que teniu davant us demana un "Número d'identificació fiscal". Us atureu. És el vostre número de la Seguretat Social? Alguna cosa que heu de sol·licitar? Alguna cosa que el vostre comptable ja ha configurat? Si alguna vegada us heu quedat bloquejats davant d'aquesta pregunta, no esteu sols.

Un número d'identificació fiscal és la manera com l'IRS us diferencia de les aproximadament 33 milions d'altres petites empreses dels Estats Units. Utilitzar el número incorrecte — o saltar-se aquest pas completament — pot endarrerir les nòmines, provocar sancions, exposar el vostre SSN en dotzenes de factures o impedir-vos l'accés al crèdit empresarial. La bona notícia: fer-ho bé és principalment una qüestió de tràmits, i gran part d'ells són gratuïts.

Aquesta guia repassa cada número d'identificació fiscal que és probable que trobeu, qui necessita quin i com obtenir-los sense pagar de més a un servei de tercers.

Què és un número d'identificació fiscal?

Un número d'identificació fiscal (TIN, per les seves sigles en anglès) és qualsevol número únic que l'IRS utilitza per fer el seguiment d'una persona o entitat amb finalitats fiscals. "TIN" és un terme genèric, no un número únic. Sota aquest paraigua es troben cinc identificadors específics:

• Número de la Seguretat Social (SSN) — per a persones físiques elegibles per treballar als EUA.
• Número d'identificació de l'ocupador (EIN) — per a empreses.
• Número d'identificació personal del contribuent (ITIN) — per a persones físiques no elegibles per a un SSN.
• Número d'identificació del contribuent per a adopcions (ATIN) — temporal, per a adopcions pendents.
• Número d'identificació fiscal del preparador (PTIN) — per a preparadors d'impostos remunerats.

La majoria de propietaris de petites empreses només necessiten entendre els tres primers. Vegem cadascun d'ells en detall.

Número de la Seguretat Social (SSN)

El vostre SSN és el número de nou dígits que probablement vareu memoritzar a la infància. L'emet l'Administració de la Seguretat Social (SSA), no l'IRS, però l'IRS encara l'utilitza com el vostre identificador fiscal principal.

Qui l'obté

Els SSN estan disponibles per als ciutadans dels EUA, els residents permanents legals (titulars de la targeta verda) i els no ciutadans amb autorització per treballar als Estats Units. Es sol·licita en una oficina de l'SSA utilitzant el formulari SS-5, amb un certificat de naixement, passaport o prova d'identitat similar.

Quan una empresa pot utilitzar un SSN

Si sou un empresari individual (sole proprietor) sense empleats, sense una entitat empresarial separada i sense obligacions de plans de jubilació, tècnicament podeu utilitzar el vostre SSN en la vostra declaració d'impostos de l'Annex C (Schedule C). El mateix s'aplica a les LLC d'un sol membre que no han optat per la tributació de societat i no tenen empleats — l'IRS les tracta com a "entitats ignorades" (disregarded entities), de manera que les presentacions fiscals flueixen a través de la vostra declaració personal.

Per què poques vegades hauríeu de quedar-vos aquí

Dependre del vostre SSN per al negoci sembla convenient fins que us adoneu de quantes persones acaben tenint-lo. Cada client que us pagui més de 600 $ sol·licitarà un W-9 amb el vostre ID fiscal. Cada processador de pagaments, cada proveïdor, cada banc l'arxivarà en algun lloc. Són molts llocs on el vostre número personal pot sortir a la llum.

La majoria dels propietaris d'una LLC d'un sol membre acaben obtenint un EIN de totes maneres, ja sigui perquè un banc el requereix per obrir un compte o perquè no volen que el seu SSN circuli per l'economia.

Número d'identificació de l'ocupador (EIN)

Un EIN és un número de nou dígits amb el format XX-XXXXXXX, assignat per l'IRS a una entitat empresarial. Penseu-hi com un número de seguretat social per a la vostra empresa.

Qui està obligat a tenir-ne un

L'IRS requereix que obtingueu un EIN si s'aplica qualsevol dels següents casos:

• Teniu un o més empleats.
• Opereu com una societat (C-corp o S-corp) o una societat col·lectiva (partnership).
• Presenteu declaracions d'impostos sobre l'ocupació, impostos especials o impostos sobre alcohol/tabac/armes de foc.
• Reteniu impostos sobre els ingressos pagats a un estranger no resident.
• Teniu un pla Keogh o un altre pla de jubilació qualificat.
• Esteu involucrat amb certs fideïcomisos, herències, organitzacions sense ànim de lucre o cooperatives agrícoles.

Les LLC de diversos membres sempre necessiten un EIN perquè l'IRS les tracta com a societats col·lectives per defecte.

Qui hauria d'obtenir-ne un encara que no sigui obligatori

Els empresaris individuals i les LLC d'un sol membre sense empleats poden saltar-se l'EIN legalment, però la majoria l'obtenen igualment perquè és:

• Requerit per la majoria dels bancs per obrir un compte corrent empresarial.
• Sol·licitat pels clients que omplen els formularis 1099 (molts es neguen a treballar amb un SSN a seques).
• Essencial per al crèdit empresarial — els prestadors construeixen el vostre perfil de Dun & Bradstreet al voltant del vostre EIN.
• Un escut de privadesa — el vostre SSN es manté fora dels W-9, factures i paperassa dels proveïdors.
• Un pas per al futur — el dia que contracteu el vostre primer col·laborador o empleat, ja tindreu el número que necessiteu.

Com sol·licitar-lo (gratuït, 15 minuts)

Ignoreu els llocs de tercers que cobren 79 $o 149$ per "tramitar" el vostre EIN. Sol·licitar-lo directament a l'IRS és gratuït, ràpid i senzill:

1. Visiteu IRS.gov/EIN i feu clic a "Apply Online Now".
2. Confirmeu que el vostre negoci principal es troba als EUA o territoris dels EUA.
3. Responeu preguntes sobre el vostre tipus d'entitat, propietat i motiu de la sol·licitud.
4. Envieu la sol·licitud i imprimiu la carta de confirmació (CP 575).

Unes quantes notes pràctiques:

• La sessió en línia no es pot guardar i caduca després de 15 minuts d'inactivitat. Reuniu la vostra informació abans de començar.
• La "part responsable" ha de ser una persona real amb un SSN o ITIN — no una altra entitat.
• Només podeu enviar un EIN per part responsable per dia.
• El sistema només està disponible de dilluns a divendres, de 7 a.m. a 10 p.m. hora de l'Est.
• Si no teniu un SSN o ITIN (habitual per a fundadors internacionals), heu de sol·licitar-lo per fax o correu utilitzant el formulari SS-4. Preveieu de quatre a sis setmanes.

Deseu la carta de confirmació de l'EIN en un lloc on la pugueu trobar. La necessitareu per obrir comptes bancaris, sol·licitar llicències estatals i demostrar l'existència de la vostra entitat durant els propers anys.

Número d'Identificació de Contribuent Individual (ITIN)

L'ITIN és un número de nou dígits que l'IRS emet a persones que tenen l'obligació de presentar declaracions d'impostos als Estats Units però que no poden obtenir un SSN. Exemples comuns inclouen estrangers no residents amb ingressos per lloguers als EUA, cònjuges estrangers de ciutadans dels EUA i dependents de titulars de visats.

Què fa — i què no fa — un ITIN

Un ITIN sí que permet:

• Presentar una declaració d'impostos als EUA
• Reclamar determinats beneficis de tractats fiscals
• Constar en els formularis W-9 per a contractistes estrangers que treballen amb clients dels EUA

Un ITIN no permet:

• Autoritzar-vos a treballar als Estats Units
• Fer-vos elegible per als beneficis de la Seguretat Social
• Qualificar-vos per al Crèdit Fiscal per Ingressos del Treball (Earned Income Tax Credit)

Com sol·licitar-lo

Presenteu el Formulari W-7 juntament amb la vostra declaració d'impostos federal (tret que compliu els requisits per a una excepció) i documents d'identitat originals o còpies certificades. Un passaport en vigor cobreix tant la identitat com l'estatus d'estranger en un sol document. Sense passaport, necessitareu almenys dos documents de la llista aprovada per l'IRS.

Tres mètodes d'enviament:

• Enviar-ho tot per correu postal a l'IRS ITIN Operations a Austin, Texas
• Treballar amb un Agent d'Acceptació Certificat (CAA), que pot verificar els vostres documents i evitar-vos haver d'enviar els originals per correu
• Visitar un Centre d'Assistència al Contribuent de l'IRS amb cita prèvia

El processament sol trigar entre 7 i 11 setmanes. Presenteu-lo almenys 45 dies abans de la data en què hagueu de declarar.

Renovacions de l'ITIN

Els ITIN caduquen després de tres anys fiscals consecutius sense ús. Si el vostre ha caducat —o si es va emetre abans del 2013 amb determinats dígits centrals (88, 90, 91, 92, 94, 95, 96, 97, 98, 99)— l'heu de renovar utilitzant el mateix procés del W-7. Declarar amb un ITIN caducat retarda les devolucions i pot invalidar crèdits fiscals.

De l'ITIN a l'EIN

Si sou un fundador no resident, no necessiteu un SSN per obtenir un EIN per al vostre negoci als EUA. Podeu sol·licitar-lo per fax (normalment triga quatre dies hàbils) o per correu (de quatre a sis setmanes) utilitzant el Formulari SS-4, indicant el vostre ITIN o deixant "Foreign" (estranger) al camp del SSN. Així és com la majoria dels emprenedors internacionals posen en marxa les seves LLC i C-corps als EUA.

ATIN i PTIN: Breus mencions

El Número d'Identificació de Contribuent per a Adopció (ATIN) és un número temporal de nou dígits per a pares adoptius que no poden obtenir l'SSN del nen a temps per presentar la seva declaració d'impostos. Se sol·licita amb el Formulari W-7A. És vàlid durant dos anys i se substitueix per l'SSN del nen un cop emès.

El Número d'Identificació de Preparador d'Impostos (PTIN) és obligatori per a qualsevol preparador d'impostos remunerat que signi una declaració federal. Si no us dediqueu a la preparació d'impostos, mai en necessitareu cap, però saber que existeix ajuda a l'hora de validar el vostre propi comptable. El PTIN d'un preparador legítim apareix en cada declaració que signa.

Números d'Identificació Fiscal Estatals

Els ID fiscals federals són només la meitat de la història. La majoria dels estats també requereixen un ID fiscal estatal independent per a:

• Recaptació de l'impost sobre les vendes (si veneu béns o serveis subjectes a impostos)
• Retenció de l'impost sobre la renda estatal (un cop tingueu empleats)
• Assegurança d'atur estatal (SUTA)

Sol·liciteu-lo a través del Departament de Recaptació (Department of Revenue) del vostre estat o agència equivalent; el nom i el procés varien. Alguns estats utilitzen el mateix EIN federal; d'altres emeten un número distint. No assumiu que el vostre EIN és suficient per a les obligacions estatals.

La connexió amb la comptabilitat

Cada número d'identificació fiscal que tingueu crea un rastre documental paral·lel. El vostre EIN està vinculat a un compte bancari empresarial, a un conjunt de dipòsits de nòmines trimestrals, als formularis 1099 que envieu i rebeu, i a una declaració anual. El vostre SSN està vinculat al vostre 1040 personal. Mantenir aquests rastres separats —i documentats— és la diferència entre una temporada d'impostos fluida i un caos.

El millor hàbit que podeu adoptar des del principi és fer passar tots els ingressos i despeses del negoci a través de comptes vinculats a l'identificador fiscal correcte. Si obteniu un EIN, obriu un compte bancari sota aquest EIN i deixeu de barrejar transaccions personals i empresarials. Si els vostres clients emeten mai un 1099 sota l'identificador incorrecte, l'IRS pot detectar la discordança i enviar una notificació automàtica mesos més tard. Detectar-ho en el vostre propi llibre comptable abans que l'IRS ho faci és molt més barat.

Una bona comptabilitat també preserva l'opció de canviar d'estructura més endavant. Si comenceu com a empresari individual i finalment formeu una LLC o una S-corp, el vostre comptable (o el vostre programari) necessitarà registres nets vinculats a l'entitat correcta en cada etapa. Els números barrejats entre diferents identificadors fiscals són una de les coses més cares de desentranyar retroactivament.

Errors comuns a evitar

Alguns patrons que costen temps, diners o ambdues coses als propietaris de petites empreses:

Pagar per un servei gratuït. L'IRS no cobra pels EIN. Els llocs web de tercers que apareixen per sobre d'IRS.gov en els resultats de cerca sovint cobren entre 79 $i 299$ per omplir un formulari que podeu enviar vosaltres mateixos en 15 minuts. Aneu sempre directament a IRS.gov/EIN.

Utilitzar el vostre SSN en els W-9 després de tenir un EIN. Un cop obtingueu un EIN per al vostre negoci, cada client i proveïdor hauria de rebre un W-9 amb l'EIN, no amb el vostre SSN. Actualitzeu el W-9 que tingueu registrat amb qualsevol persona que us pagui.

Oblidar-se d'informar l'IRS dels canvis. Si el nom de l'empresa, l'adreça, la propietat o el tipus d'entitat canvien, notifiqueu-ho a l'IRS. Els canvis de nom per a empresaris individuals i LLC d'un sol membre es poden gestionar escrivint a l'IRS; les corporacions i associacions s'actualitzen mitjançant les seves declaracions anuals. Els canvis d'adreça utilitzen el Formulari 8822-B.

Sol·licitar un segon EIN per a la mateixa entitat. L'IRS generalment emet un sol EIN per entitat per a tota la seva vida. Els canvis estructurals (d'empresari individual a corporació, dissolució d'una societat, etc.) solen requerir un nou EIN, però les actualitzacions senzilles de nom o adreça no. Sol·licitar un duplicat pot crear comptes fiscals solapats que són complicats de resoldre.

Ignorar les obligacions d'ID fiscal estatals. Obtenir un EIN federal no us registra automàticament al vostre estat. Si contracteu empleats o recapteu impostos sobre les vendes sense un ID estatal, podeu acumular sancions abans de donar-vos compte que passa alguna cosa.

Deixar que un ITIN caduqui abans de declarar. Un ITIN caducat no us impedeix deure impostos; només us impedeix reclamar crèdits i obtenir devolucions a temps. Comproveu l'estat de renovació abans que comenci la temporada d'impostos, no la setmana que vulgueu presentar la declaració.

Guia de decisió ràpida

Encara no tens clar quin número necessites? Utilitza aquesta drecera:

• Autònom o empresari individual, sense empleats, sense LLC: El SSN serveix. Aconsegueix un EIN de totes maneres per privacitat i gestions bancàries.
• LLC d'un sol membre, sense empleats: El SSN és legal; l'EIN és pràctic.
• LLC amb diversos membres, societat o qualsevol corporació: EIN obligatori.
• Qualsevol empresa amb empleats, per petita que sigui: EIN obligatori.
• No resident amb obligacions fiscals als EUA: ITIN per a tu mateix, EIN per al teu negoci als EUA.
• Venda de béns subjectes a impostos o pagament d'empleats: EIN federal més un ID fiscal estatal.

Mantingues els teus registres nets des del primer dia

Organitzar els teus ID fiscals és una configuració puntual; utilitzar-los correctament és una disciplina constant. Cada factura, cada dipòsit bancari i cada pagament a contractistes ha d'estar vinculat a l'entitat correcta i al número correcte. Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que manté els teus llibres transparents, amb control de versions i preparats per a la IA — així, quan arribi la temporada d'impostos, cada transacció ja estarà al seu lloc. Comença gratis i descobreix per què els desenvolupadors i els professionals de les finances prefereixen la comptabilitat en text pla a llarg termini.