Податкові ідентифікаційні номери: EIN, SSN та ITIN для власників малого бізнесу

Уявіть собі: ви готові відкрити банківський рахунок для бізнесу, підписати першого клієнта або найняти першого співробітника — і у формі перед вами з'являється запит на «Податковий ідентифікаційний номер». Ви вагаєтеся. Це ваш номер соціального страхування? Щось, на що потрібно подавати заявку? Щось, що ваш бухгалтер уже налаштував? Якщо ви колись впадали в ступор від цього запитання, ви не самотні.

Податковий ідентифікаційний номер — це спосіб Податкової служби США (IRS) відрізнити вас від приблизно 33 мільйонів інших малих підприємств у Сполучених Штатах. Використання неправильного номера — або ігнорування цього кроку взагалі — може затримати нарахування заробітної плати, спричинити штрафи, розкрити ваш SSN у десятках інвойсів або закрити вам доступ до бізнес-кредитів. Хороша новина: правильне оформлення — це здебільшого паперова робота, і більша її частина є безкоштовною.

Цей посібник розповідає про кожен податковий ідентифікаційний номер, з яким ви можете зіткнутися, про те, кому який потрібен, і як їх отримати, не переплачуючи стороннім сервісам.

Що таке податковий ідентифікаційний номер?

Податковий ідентифікаційний номер (TIN) — це будь-який унікальний номер, який IRS використовує для відстеження особи або організації з метою оподаткування. «TIN» — це загальний термін, а не один конкретний номер. Під цим терміном існують п'ять конкретних ідентифікаторів:

• Номер соціального страхування (SSN) — для фізичних осіб, які мають право працювати в США.
• Ідентифікаційний номер роботодавця (EIN) — для бізнесу.
• Індивідуальний ідентифікаційний номер платника податків (ITIN) — для осіб, які не мають права на SSN.
• Ідентифікаційний номер платника податків при всиновленні (ATIN) — тимчасовий, для справ щодо всиновлення.
• Ідентифікаційний номер укладача податкової звітності (PTIN) — для платних фахівців з підготовки податків.

Більшості власників малого бізнесу потрібно розуміти лише перші три. Давайте розберемо кожен із них.

Номер соціального страхування (SSN)

Ваш SSN — це дев'ятизначний номер, який ви, ймовірно, запам'ятали ще в дитинстві. Його видає Адміністрація соціального забезпечення (SSA), а не IRS, але IRS все одно використовує його як ваш основний податковий ідентифікатор.

Хто його отримує

SSN доступні для громадян США, законних постійних мешканців (власників грін-карт) та осіб без громадянства, які мають дозвіл на роботу в Сполучених Штатах. Ви подаєте заяву в офіс SSA за допомогою форми SS-5, пред'явивши свідоцтво про народження, паспорт або подібний документ, що підтверджує особу.

Коли бізнес може використовувати SSN

Якщо ви є одноосібним власником (sole proprietor) без найманих працівників, не маєте окремої юридичної особи та зобов'язань за пенсійним планом, ви технічно можете використовувати свій SSN у податковій декларації Додатка C (Schedule C). Те саме стосується ТОВ з одним учасником (single-member LLC), які не обрали оподаткування як корпорація і не мають працівників — IRS розглядає їх як «суб'єкти, що не враховуються окремо» (disregarded entities), тому податкові декларації проходять через вашу особисту звітність.

Чому на цьому рідко варто зупинятися

Використання SSN для бізнесу здається зручним, поки ви не усвідомите, скільки людей у підсумку отримають до нього доступ. Кожен клієнт, який платить вам понад 600 доларів, запитуватиме форму W-9 з вашим податковим номером. Кожен платіжний процесор, кожен постачальник, кожен банк занесе його у свою базу. Це занадто багато місць, де може фігурувати ваш особистий номер.

Більшість власників ТОВ з одним учасником врешті-решт все одно отримують EIN — або тому, що банк вимагає його для відкриття рахунку, або тому, що вони не хочуть, щоб їхній SSN вільно циркулював в економіці.

Ідентифікаційний номер роботодавця (EIN)

EIN — це дев'ятизначний номер у форматі XX-XXXXXXX, що призначається IRS юридичній особі. Сприймайте його як номер соціального страхування для вашої компанії.

Хто зобов'язаний його мати

IRS вимагає отримання EIN, якщо виконується будь-яка з наступних умов:

• У вас є один або більше працівників.
• Ви працюєте як корпорація (C-corp або S-corp) або партнерство.
• Ви подаєте податкові декларації з працевлаштування, акцизного збору або податку на алкоголь/тютюн/вогнепальну зброю.
• Ви утримуєте податки з доходу, що виплачується іноземцю-нерезиденту.
• У вас є план Кіо (Keogh plan) або інший кваліфікований пенсійний план.
• Ви пов'язані з певними трастами, спадщиною, некомерційними організаціями або фермерськими кооперативами.

ТОВ з кількома учасниками завжди потребують EIN, оскільки IRS за замовчуванням розглядає їх як партнерства.

Кому варто його отримати, навіть якщо це не обов'язково

Одноосібні власники та ТОВ з одним учасником без найманих працівників за законом можуть обійтися без EIN, але більшість все одно отримують його, тому що він:

• Вимагається більшістю банків для відкриття розрахункового рахунку для бізнесу.
• Запитується клієнтами при заповненні форм 1099 (багато хто відмовляється працювати лише з SSN).
• Необхідний для кредитної історії бізнесу — кредитори будують ваш профіль у Dun & Bradstreet на основі вашого EIN.
• Захищає приватність — ваш SSN не потрапляє у форми W-9, інвойси та документацію постачальників.
• Крок на випередження — у день, коли ви наймете свого першого підрядника або працівника, у вас уже буде потрібний номер.

Як подати заявку (безкоштовно, 15 хвилин)

Ігноруйте сторонні сайти, які стягують 79 або 149 доларів за «оформлення» вашого EIN. Подача заявки безпосередньо в IRS є безкоштовною, швидкою та простою:

1. Відвідайте IRS.gov/EIN і натисніть «Apply Online Now».
2. Підтвердьте, що ваш основний бізнес знаходиться в США або на територіях США.
3. Дайте відповіді на запитання про тип вашої організації, власність та причину подання заявки.
4. Надішліть заявку та роздрукуйте лист-підтвердження (CP 575).

Кілька практичних зауважень:

• Онлайн-сесію неможливо зберегти, і термін її дії закінчується через 15 хвилин бездіяльності. Зберіть усю інформацію перед початком.
• «Відповідальною особою» (responsible party) повинна бути реальна людина з SSN або ITIN, а не інша юридична особа.
• Ви можете подати лише один запит на EIN від однієї відповідальної особи на день.
• Система доступна лише з понеділка по п'ятницю, з 7:00 до 22:00 за східним часом (Eastern Time).
• Якщо у вас немає SSN або ITIN (поширено серед міжнародних засновників), ви повинні подати заявку факсом або поштою за формою SS-4. Очікування триває від чотирьох до шести тижнів.

Збережіть лист-підтвердження EIN у надійному місці. Він знадобиться вам для відкриття банківських рахунків, оформлення державних ліцензій та підтвердження існування вашої компанії протягом багатьох років.

Індивідуальний ідентифікаційний номер платника податків (ITIN)

ITIN — це дев’ятизначний номер, який IRS видає особам, які мають зобов’язання щодо подання податкової звітності в США, але не можуть отримати SSN. Типовими прикладами є іноземці-нерезиденти з доходом від оренди в США, іноземні подружжя громадян США та утриманці власників віз.

Що ITIN робить — і чого не робить

ITIN дозволяє:

• Подавати податкову декларацію в США
• Користуватися певними пільгами за податковими угодами
• Зазначати його у формах W-9 для іноземних підрядників, які працюють із клієнтами зі США

ITIN не дозволяє:

• Працювати в Сполучених Штатах
• Отримувати право на виплати соціального страхування (Social Security)
• Претендувати на податковий кредит на зароблений дохід (Earned Income Tax Credit)

Як подати заявку

Подайте форму W-7 разом із федеральною податковою декларацією (якщо ви не маєте права на виняток) та оригіналами або завіреними копіями документів, що посвідчують особу. Дійсний паспорт підтверджує як особу, так і статус іноземця в одному документі. Без паспорта вам знадобляться принаймні два документи зі списку, затвердженого IRS.

Три методи подання:

• Надіслати все поштою до IRS ITIN Operations в Остіні, штат Техас
• Скористатися послугами сертифікованого агента з прийому документів (CAA), який може перевірити ваші документи та позбавити вас необхідності надсилати оригінали поштою
• Відвідати Центр допомоги платникам податків IRS за попереднім записом

Обробка зазвичай триває від 7 до 11 тижнів. Подавайте документи принаймні за 45 днів до того, як вам потрібно буде звітувати.

Продовження ITIN

Термін дії ITIN закінчується після трьох років невикористання поспіль. Якщо термін дії вашого номера закінчився — або якщо він був виданий до 2013 року з певними цифрами посередині (88, 90, 91, 92, 94, 95, 96, 97, 98, 99) — ви повинні поновити його за тією ж процедурою W-7. Подання декларації з простроченим ITIN затримує відшкодування та може призвести до відмови в наданні податкових кредитів.

Від ITIN до EIN

Якщо ви є засновником-нерезидентом, вам не потрібен SSN, щоб отримати EIN для вашого бізнесу в США. Ви можете подати заявку факсом (зазвичай чотири робочі дні) або поштою (чотири-шість тижнів) за допомогою форми SS-4, вказавши свій ITIN або написавши «Foreign» у полі SSN. Саме так більшість міжнародних підприємців реєструють американські ТОВ (LLC) та C-корпорації.

ATIN та PTIN: Короткі згадки

Ідентифікаційний номер платника податків при усиновленні (ATIN) — це тимчасовий дев’ятизначний номер для батьків-усиновлювачів, які не можуть вчасно отримати SSN дитини для подання податкової декларації. Подається за формою W-7A. Він діє протягом двох років і замінюється на SSN дитини після його видачі.

Ідентифікаційний номер податкового фахівця (PTIN) обов’язковий для будь-якого платного спеціаліста, який підписує федеральну декларацію. Якщо ви не займаєтеся підготовкою податкової звітності професійно, він вам ніколи не знадобиться — але знання про його існування допоможе під час вибору бухгалтера. PTIN легітимного фахівця вказується на кожній декларації, яку він підписує.

Податкові ідентифікатори штатів

Федеральні податкові ідентифікатори — це лише половина справи. Більшість штатів також вимагають окремий податковий ID штату для:

• Збору податку з продажу (якщо ви продаєте оподатковувані товари або послуги)
• Утримання податку на прибуток штату (якщо у вас є наймані працівники)
• Державного страхування на випадок безробіття (SUTA)

Подавайте заявку через Департамент доходів вашого штату або еквівалентне відомство — назва та процедура залежать від конкретного штату. Деякі штати використовують федеральний EIN; інші видають окремий номер. Не вважайте, що вашого EIN достатньо для виконання зобов’язань перед штатом.

Зв’язок із бухгалтерським обліком

Кожен податковий ідентифікаційний номер, який ви маєте, створює паралельний паперовий слід. Ваш EIN пов’язаний із бізнес-рахунком у банку, набором щоквартальних виплат заробітної плати, формами 1099, які ви надсилаєте та отримуєте, і річною декларацією. Ваш SSN пов’язаний із вашою особистою декларацією 1040. Розподіл цих потоків — та їх документування — це те, що відрізняє спокійний податковий сезон від хаосу.

Найкраща звичка, яку ви можете виробити на ранньому етапі — це проводити всі бізнес-доходи та витрати через рахунки, прив’язані до правильного податкового ідентифікатора. Якщо ви отримали EIN, відкрийте банківський рахунок на цей EIN і припиніть змішувати особисті та бізнес-транзакції. Якщо ваші клієнти коли-небудь видадуть форму 1099 на неправильний ID, IRS може зафіксувати невідповідність і надіслати автоматичне повідомлення через кілька місяців. Виявити це у власному реєстрі до того, як це помітить IRS, значно дешевше.

Якісний бухгалтерський облік також зберігає можливість змінити структуру бізнесу в майбутньому. Якщо ви починаєте як одноосібний власник і згодом створюєте ТОВ (LLC) або S-корпорацію, вашому бухгалтеру (або вашому програмному забезпеченню) потрібні чисті записи, прив’язані до правильної юридичної особи на кожному етапі. Показники, переплутані між різними податковими номерами, — це одна з найдорожчих речей, які доводиться виправляти заднім числом.

Поширені помилки, яких слід уникати

Кілька прикладів, які коштують власникам малого бізнесу часу, грошей або і того, і іншого:

Оплата безкоштовної послуги. IRS не стягує плату за видачу EIN. Сторонні сайти, які в результатах пошуку стоять вище за IRS.gov, часто просять від $79 до $299 за заповнення форми, яку ви можете подати самостійно за 15 хвилин. Завжди переходьте безпосередньо на IRS.gov/EIN.

Використання SSN у формах W-9 після отримання EIN. Як тільки ви отримали EIN для свого бізнесу, кожен клієнт і постачальник має отримувати форму W-9 з EIN, а не з вашим SSN. Оновіть форму W-9 у всіх, хто здійснює вам виплати.

Забудькуватість щодо оновлення даних в IRS. Якщо назва вашого бізнесу, адреса, власники або тип юридичної особи змінюються, повідомте про це IRS. Зміни назви для одноосібних власників та ТОВ з одним учасником можна внести, написавши лист до IRS; корпорації та партнерства оновлюють дані через свої річні декларації. Для зміни адреси використовується форма 8822-B.

Подача заявки на другий EIN для тієї самої особи. IRS зазвичай видає один EIN на весь термін існування суб’єкта. Структурні зміни (перехід від ФОП до корпорації, розпуск партнерства тощо) зазвичай вимагають нового EIN, але просте оновлення назви чи адреси — ні. Подача заявки на дублікат може створити накладені податкові рахунки, які важко розплутати.

Ігнорування податкових ідентифікаторів штату. Отримання федерального EIN не означає автоматичну реєстрацію в штаті. Якщо ви наймаєте працівників або збираєте податок з продажу без ID штату, ви можете накопичити штрафи ще до того, як зрозумієте, що щось не так.

Закінчення терміну дії ITIN перед поданням декларації. Прострочений ITIN не звільняє вас від сплати податків; він лише заважає вчасно отримати податкові кредити та відшкодування. Перевіряйте статус поновлення до початку податкового сезону, а не за тиждень до подання звітності.

Швидкий посібник для прийняття рішень

Усе ще не впевнені, який номер вам потрібен? Скористайтеся цією підказкою:

• Фрілансер або індивідуальний підприємець, без найманих працівників, без LLC: SSN підходить. Проте варто отримати EIN для забезпечення конфіденційності та банківських операцій.
• LLC з одним учасником, без найманих працівників: SSN є законним; EIN — практичнішим.
• LLC з кількома учасниками, партнерство або будь-яка корпорація: EIN обов’язковий.
• Будь-який бізнес із найманими працівниками, незалежно від розміру: EIN обов’язковий.
• Нерезидент із податковими зобов’язаннями в США: ITIN для себе, EIN для вашого бізнесу в США.
• Продаж товарів, що підлягають оподаткуванню, або виплата зарплати працівникам: федеральний EIN плюс податковий ідентифікатор штату.

Тримайте свою звітність у порядку з першого дня

Отримання податкових номерів — це одноразова процедура; але їх правильне використання потребує постійної дисципліни. Кожен інвойс, кожен банківський депозит, кожна виплата контрагенту повинні бути прив’язані до відповідної юридичної особи та правильного номера. Beancount.io пропонує plain-text accounting, який робить вашу бухгалтерію прозорою, з підтримкою контролю версій та готовою до роботи з ШІ — тож коли настане податковий сезон, кожна операція вже буде на своєму місці. Почніть безкоштовно і дізнайтеся, чому розробники та фінансові фахівці надають перевагу plain-text accounting для тривалої роботи.