Belastingidentificatienummers uitgelegd: EIN, SSN en ITIN voor eigenaren van kleine bedrijven

Stelt u zich dit voor: u bent klaar om een zakelijke bankrekening te openen, uw eerste klant te contracteren of uw eerste werknemer aan te nemen — en op het formulier voor u wordt gevraagd naar een "Tax ID Number" (belastingidentificatienummer). U aarzelat. Is dat uw Social Security Number? Iets wat u moet aanvragen? Iets wat uw accountant al heeft geregeld? Als u ooit bent vastgelopen bij die vraag, bent u niet de enige.

Een belastingidentificatienummer is de manier van de IRS om u te onderscheiden van de ongeveer 33 miljoen andere kleine bedrijven in de Verenigde Staten. Het gebruik van het verkeerde nummer — of het volledig overslaan van deze stap — kan de loonadministratie vertragen, boetes veroorzaken, uw SSN op tientallen facturen blootstellen of u uitsluiten van zakelijk krediet. Het goede nieuws: dit goed regelen is voornamelijk papierwerk, en veel daarvan is gratis.

Deze gids behandelt elk belastingidentificatienummer dat u waarschijnlijk zult tegenkomen, wie welk nummer nodig heeft en hoe u ze kunt krijgen zonder te veel te betalen aan een externe dienst.

Wat is een belastingidentificatienummer?

Een Tax Identification Number (TIN) is elk uniek nummer dat de IRS gebruikt om een persoon of entiteit te volgen voor belastingdoeleinden. "TIN" is een overkoepelende term, geen specifiek nummer. Onder die paraplu vallen vijf specifieke identificatiemiddelen:

• Social Security Number (SSN) — voor individuen die in de VS mogen werken
• Employer Identification Number (EIN) — voor bedrijven
• Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) — voor individuen die niet in aanmerking komen voor een SSN
• Adoption Taxpayer Identification Number (ATIN) — tijdelijk, voor lopende adopties
• Preparer Tax Identification Number (PTIN) — voor betaalde belastingadviseurs

De meeste eigenaren van kleine bedrijven hoeven alleen de eerste drie te begrijpen. Laten we ze stuk voor stuk doornemen.

Social Security Number (SSN)

Uw SSN is het negencijferige nummer dat u waarschijnlijk in uw kindertijd uit uw hoofd hebt geleerd. Het wordt uitgegeven door de Social Security Administration (SSA), niet door de IRS, maar de IRS gebruikt het nog steeds als uw primaire fiscale identificatie.

Wie krijgt er een

SSN's zijn beschikbaar voor Amerikaanse staatsburgers, wettige permanente bewoners (green card-houders) en niet-staatsburgers met een vergunning om in de Verenigde Staten te werken. U vraagt dit aan bij een SSA-kantoor met formulier SS-5, samen met een geboorteakte, paspoort of vergelijkbaar identiteitsbewijs.

Wanneer een bedrijf een SSN kan gebruiken

Als u een eenmanszaak (sole proprietor) bent zonder werknemers, geen aparte bedrijfsentiteit hebt en geen verplichtingen voor een pensioenplan hebt, kunt u technisch gezien uw SSN gebruiken op uw Schedule C-belastingaangifte. Hetzelfde geldt voor LLC's met één lid (single-member LLCs) die niet hebben gekozen voor vennootschapsbelasting en geen werknemers hebben — de IRS beschouwt hen als "disregarded entities" (fiscaal transparante entiteiten), waardoor de belastingaangiften via uw persoonlijke aangifte verlopen.

Waarom u daar zelden moet stoppen

Vertrouwen op uw SSN voor zakelijke doeleinden voelt handig, totdat u beseft hoeveel mensen het uiteindelijk in handen krijgen. Elke klant die u meer dan $600 betaalt, zal om een W-9 vragen met uw belastingnummer erop. Elke betalingsverwerker, elke leverancier, elke bank zal het ergens opslaan. Dat zijn veel plaatsen waar uw persoonlijke nummer tevoorschijn kan komen.

De meeste eigenaren van een single-member LLC vragen uiteindelijk toch een EIN aan, ofwel omdat een bank dit vereist om een rekening te openen, ofwel omdat ze niet willen dat hun SSN door het economische systeem zwerft.

Employer Identification Number (EIN)

Een EIN is een negencijferig nummer in het formaat XX-XXXXXXX, toegewezen door de IRS aan een bedrijfsentiteit. Zie het als een burgerservicenummer voor uw bedrijf.

Wie is verplicht er een te hebben

De IRS vereist dat u een EIN aanvraagt als een van de volgende situaties van toepassing is:

• U heeft een of meer werknemers
• U opereert als een vennootschap (C-corp of S-corp) of een maatschap (partnership)
• U doet aangifte voor loonbelasting, accijnzen of belastingen op alcohol/tabak/vuurwapens
• U houdt belastingen in op inkomen betaald aan een niet-ingezeten vreemdeling
• U heeft een Keogh-plan of een ander gekwalificeerd pensioenplan
• U bent betrokken bij bepaalde trusts, nalatenschappen, non-profits of coöperaties van boeren

Multi-member LLC's hebben altijd een EIN nodig omdat de IRS hen standaard als partnerships behandelt.

Wie er een zou moeten aanvragen, zelfs als het niet verplicht is

Eenmanszaken en LLC's met één lid zonder werknemers kunnen de EIN wettelijk overslaan — maar de meesten vragen er toch een aan omdat het:

• Vereist is door de meeste banken om een zakelijke betaalrekening te openen
• Gevraagd wordt door klanten die 1099-formulieren invullen (velen weigeren te werken met alleen een SSN)
• Essentieel is voor zakelijk krediet — kredietverstrekkers bouwen uw Dun & Bradstreet-profiel op rond uw EIN
• Een privacy-schild is — uw SSN blijft buiten W-9's, facturen en papierwerk van leveranciers
• Een toekomstbestendige stap is — de dag dat u uw eerste zzp'er of werknemer aanneemt, heeft u het benodigde nummer al

Hoe aan te vragen (gratis, 15 minuten)

Negeer de websites van derden die $79 of $149 in rekening brengen om uw EIN "aan te vragen". Rechtstreeks aanvragen bij de IRS is gratis, snel en eenvoudig:

1. Ga naar IRS.gov/EIN en klik op "Apply Online Now"
2. Bevestig dat uw hoofdbedrijf gevestigd is in de VS of Amerikaanse territoria
3. Beantwoord vragen over uw entiteitstype, eigendom en reden van aanvraag
4. Dien de aanvraag in en print de bevestigingsbrief (CP 575)

Een paar praktische opmerkingen:

• De online sessie kan niet worden opgeslagen en verloopt na 15 minuten inactiviteit. Verzamel uw informatie voordat u begint.
• De "responsible party" (verantwoordelijke partij) moet een echt persoon zijn met een SSN of ITIN — geen andere entiteit.
• U kunt slechts één EIN per verantwoordelijke partij per dag indienen.
• Het systeem is alleen beschikbaar van maandag tot en met vrijdag, van 07:00 tot 22:00 uur Eastern Time.
• Als u geen SSN of ITIN heeft (vaak bij internationale oprichters), moet u per fax of post aanvragen met formulier SS-4. Houd rekening met vier tot zes weken.

Bewaar de EIN-bevestigingsbrief op een plek waar u hem kunt terugvinden. U heeft deze nodig om bankrekeningen te openen, staatsvergunningen aan te vragen en het bestaan van uw entiteit de komende jaren te bewijzen.

Individual Taxpayer Identification Number (ITIN)

Een ITIN is een negencijferig nummer dat door de IRS wordt uitgegeven aan personen die een Amerikaanse belastingaangifteplicht hebben, maar geen SSN kunnen krijgen. Veelvoorkomende voorbeelden zijn niet-ingezeten vreemdelingen met Amerikaanse huurinkomsten, buitenlandse echtgenoten van Amerikaanse burgers en afhankelijke personen van visumhouders.

Wat een ITIN wel en niet doet

Een ITIN doet het volgende:

• Het stelt u in staat om een Amerikaanse belastingaangifte in te dienen
• Het stelt u in staat om bepaalde voordelen uit belastingverdragen te claimen
• Het wordt vermeld op W-9-formulieren voor buitenlandse opdrachtnemers die met Amerikaanse klanten werken

Een ITIN doet het volgende niet:

• Het geeft u geen toestemming om in de Verenigde Staten te werken
• Het maakt u niet in aanmerking voor socialezekerheidsuitkeringen (Social Security)
• Het kwalificeert u niet voor de Earned Income Tax Credit (heffingskorting op verdiend inkomen)

Hoe u dit aanvraagt

Dien Formulier W-7 in samen met uw federale belastingaangifte (tenzij u in aanmerking komt voor een uitzondering) en originele identiteitsbewijzen of gecertificeerde kopieën daarvan. Een geldig paspoort volstaat als bewijs van zowel identiteit als buitenlandse status in één document. Zonder paspoort heeft u ten minste twee documenten nodig uit de door de IRS goedgekeurde lijst.

Drie indieningsmethoden:

• Stuur alles per post naar de IRS ITIN Operations in Austin, Texas
• Werk samen met een Certified Acceptance Agent (CAA), die uw documenten kan verifiëren zodat u de originelen niet per post hoeft te versturen
• Bezoek een IRS Taxpayer Assistance Center op afspraak

De verwerking duurt doorgaans 7 tot 11 weken. Dien de aanvraag ten minste 45 dagen voordat u aangifte moet doen in.

ITIN-verlengingen

ITIN's vervallen na drie opeenvolgende belastingjaren van niet-gebruik. Als de uwe is verlopen — of als deze is uitgegeven vóór 2013 met bepaalde middelste cijfers (88, 90, 91, 92, 94, 95, 96, 97, 98, 99) — moet u deze verlengen via hetzelfde W-7-proces. Aangifte doen met een verlopen ITIN vertraagt belastingteruggaven en kan leiden tot het weigeren van heffingskortingen.

Van ITIN naar EIN

Als u een niet-ingezeten oprichter bent, heeft u geen SSN nodig om een EIN te krijgen voor uw Amerikaanse bedrijf. U kunt de aanvraag indienen per fax (doorgaans vier werkdagen) of per post (vier tot zes weken) met Formulier SS-4, waarbij u uw ITIN vermeldt of "Foreign" invult in het SSN-veld. Dit is hoe de meeste internationale ondernemers Amerikaanse LLC's en C-corps oprichten.

ATIN en PTIN: Korte vermeldingen

Adoption Taxpayer Identification Number (ATIN) is een tijdelijk negencijferig nummer voor adoptieouders die het SSN van het kind niet op tijd kunnen krijgen voor hun belastingaangifte. Vraag dit aan met Formulier W-7A. Het is twee jaar geldig en wordt vervangen door het SSN van het kind zodra dit is uitgegeven.

Preparer Tax Identification Number (PTIN) is vereist voor elke betaalde belastingadviseur die een federale aangifte ondertekent. Als u niet in de belastingadviespraktijk werkzaam bent, zult u er nooit een nodig hebben — maar weten dat het bestaat helpt bij het screenen van uw eigen accountant. Het PTIN van een legitieme adviseur verschijnt op elke aangifte die zij ondertekenen.

Identificatienummers voor staatsbelasting

Federale belasting-ID's zijn slechts het halve verhaal. De meeste staten vereisen ook een afzonderlijke staatsbelasting-ID voor:

• Omzetbelastinginning (als u belastbare goederen of diensten verkoopt)
• Inhouding van staatsinkomstenbelasting (zodra u werknemers heeft)
• Werkloosheidsverzekering van de staat (SUTA)

Vraag dit aan via het Department of Revenue van uw staat of een gelijkwaardige instantie — de naam en het proces variëren per staat. Sommige staten gebruiken hetzelfde nummer als het federale EIN; andere geven een uniek nummer uit. Ga er niet vanuit dat uw EIN voldoende is voor uw verplichtingen op staatsniveau.

Het verband met de boekhouding

Elk belastingidentificatienummer dat u bezit, creëert een parallel administratief spoor. Uw EIN is gekoppeld aan een zakelijke bankrekening, een reeks driemaandelijkse loonheffingsbetalingen, 1099-formulieren die u verzendt en ontvangt, en een jaarlijkse aangifte. Uw SSN is gekoppeld aan uw persoonlijke 1040-formulier. Het gescheiden — en gedocumenteerd — houden van deze sporen is het verschil tussen een soepel belastingseizoen en een chaos.

De beste gewoonte die u vroeg kunt aanleren, is om alle zakelijke inkomsten en uitgaven te laten verlopen via rekeningen die gekoppeld zijn aan het juiste belasting-ID. Als u een EIN krijgt, open dan een bankrekening onder dat EIN en stop met het mengen van persoonlijke en zakelijke transacties. Als uw klanten ooit een 1099-formulier uitgeven onder het verkeerde ID, kan de IRS de afwijking opmerken en maanden later een geautomatiseerde kennisgeving sturen. Het corrigeren hiervan in uw eigen grootboek voordat de IRS het merkt, is veel goedkoper.

Goede boekhouding behoudt ook de optie om later van structuur te veranderen. Als u begint als eenmanszaak en uiteindelijk een LLC of S-corp opricht, heeft uw boekhouder (of uw software) schone gegevens nodig die in elke fase aan de juiste entiteit zijn gekoppeld. Cijfers die over verschillende belasting-ID's verstrengeld zijn geraakt, zijn een van de duurste zaken om achteraf uit de knoop te halen.

Veelvoorkomende fouten om te vermijden

Een paar patronen die eigenaren van kleine bedrijven tijd, geld of beide kosten:

Betalen voor een gratis dienst. De IRS brengt geen kosten in rekening voor EIN's. Websites van derden die hoger in de zoekresultaten verschijnen dan IRS.gov brengen vaak $79 tot $299 in rekening om een formulier in te vullen dat u zelf in 15 minuten kunt indienen. Ga altijd rechtstreeks naar IRS.gov/EIN.

Uw SSN gebruiken op W-9's nadat u een EIN heeft. Zodra u een EIN voor uw bedrijf heeft verkregen, moet elke klant en leverancier een W-9 met het EIN ontvangen — niet uw SSN. Werk de W-9 bij voor iedereen die u betaalt.

Vergeten de IRS op de hoogte te stellen van wijzigingen. Als uw bedrijfsnaam, adres, eigendom of entiteitstype wijzigt, stel de IRS dan op de hoogte. Naamswijzigingen voor eenmanszaken en LLC's met één lid kunnen worden afgehandeld door de IRS aan te schrijven; corporaties en maatschappen werken dit bij via hun jaarlijkse aangiften. Voor adreswijzigingen gebruikt u Formulier 8822-B.

Een tweede EIN aanvragen voor dezelfde entiteit. De IRS geeft doorgaans één EIN per entiteit uit voor de gehele levensduur. Structurele wijzigingen (van eenmanszaak naar corporatie, ontbinding van een maatschap, enz.) vereisen meestal een nieuw EIN, maar eenvoudige naam- of adreswijzigingen niet. Het aanvragen van een duplicaat kan leiden tot overlappende belastingaccounts die lastig te ontwarren zijn.

Verplichtingen voor staatsbelasting-ID's negeren. Het verkrijgen van een federaal EIN registreert u niet automatisch bij uw staat. Als u werknemers aanneemt of omzetbelasting incasseert zonder staats-ID, kunt u boetes opbouwen voordat u doorheeft dat er iets mis is.

Een ITIN laten verlopen vóór de aangifte. Een verlopen ITIN weerhoudt u er niet van om belasting verschuldigd te zijn; het zorgt er alleen voor dat u geen aanspraak kunt maken op kortingen en geen tijdige teruggaven ontvangt. Controleer de vernieuwingsstatus voordat het belastingseizoen begint, niet in de week dat u aangifte wilt doen.

Snelkeuzegids

Nog steeds niet zeker welk nummer u nodig heeft? Gebruik deze verkorte versie:

• Freelancer of eenmanszaak, geen werknemers, geen LLC: BSN werkt. Vraag toch een EIN aan voor privacy en bankzaken.
• Single-member LLC, geen werknemers: BSN is wettelijk toegestaan; EIN is praktisch.
• Multi-member LLC, maatschap of enige vorm van vennootschap: EIN vereist.
• Elk bedrijf met personeel, hoe klein ook: EIN vereist.
• Niet-ingezetene met Amerikaanse belastingverplichtingen: ITIN voor uzelf, EIN voor uw Amerikaanse bedrijf.
• Verkoop van belastbare goederen of het uitbetalen van personeel: Federaal EIN plus een belasting-ID van de staat.

Houd uw administratie vanaf dag één op orde

Het regelen van uw belasting-ID's is een eenmalige actie; ze correct gebruiken is een voortdurende discipline. Elke factuur, elke bankstorting, elke betaling aan een contractant moet gekoppeld zijn aan de juiste entiteit en het juiste nummer. Beancount.io biedt plain-text accounting die uw boeken transparant, versiebeheerd en AI-klaar houdt — zodat wanneer de belastingtijd aanbreekt, elke transactie al op de juiste plek staat. Begin gratis en ontdek waarom developers en financiële professionals de voorkeur geven aan plain-text accounting voor de lange termijn.