Налоговые идентификационные номера: EIN, SSN и ITIN для владельцев малого бизнеса

Представьте себе: вы готовы открыть банковский счет для бизнеса, подписать первого клиента или нанять первого сотрудника — и в форме перед вами запрашивают «Налоговый идентификационный номер» (Tax ID Number). Вы замираете. Это ваш номер социального страхования? Что-то, на что нужно подавать заявку? Что-то, что ваш бухгалтер уже оформил? Если вы когда-либо впадали в ступор от этого вопроса, вы не одиноки.

Налоговый идентификационный номер — это способ Налоговой службы США (IRS) отличить вас от примерно 33 миллионов других малых предприятий в Соединенных Штатах. Использование неправильного номера — или полный пропуск этого шага — может задержать выплату зарплаты, вызвать штрафы, раскрыть ваш SSN в десятках счетов-фактур или закрыть вам доступ к бизнес-кредитам. Хорошая новость: правильное оформление — это в основном бумажная работа, и большая ее часть бесплатна.

В этом руководстве рассматриваются все идентификационные номера налогоплательщиков, с которыми вы можете столкнуться, кому какой нужен и как их получить, не переплачивая сторонним сервисам.

Что такое налоговый идентификационный номер?

Налоговый идентификационный номер (TIN) — это любой уникальный номер, который IRS использует для отслеживания физического или юридического лица в налоговых целях. «TIN» — это зонтичный термин, а не один конкретный номер. Под этим зонтиком находятся пять специфических идентификаторов:

• Номер социального страхования (SSN) — для физических лиц, имеющих право на работу в США.
• Идентификационный номер работодателя (EIN) — для предприятий.
• Индивидуальный идентификационный номер налогоплательщика (ITIN) — для физических лиц, не имеющих права на получение SSN.
• Идентификационный номер налогоплательщика для усыновления (ATIN) — временный, для ожидающих усыновления.
• Идентификационный номер составителя налоговой отчетности (PTIN) — для платных составителей налоговых деклараций.

Большинству владельцев малого бизнеса нужно понимать только первые три. Давайте разберем каждый из них.

Номер социального страхования (SSN)

Ваш SSN — это девятизначный номер, который вы, вероятно, выучили наизусть еще в детстве. Его выдает Администрация социального обеспечения (SSA), а не IRS, но IRS по-прежнему использует его в качестве вашего основного налогового идентификатора.

Кто его получает

SSN доступны гражданам США, законным постоянным жителям (владельцам грин-карт) и негражданам, имеющим разрешение на работу в США. Вы подаете заявление в офис SSA, используя форму SS-5, приложив свидетельство о рождении, паспорт или аналогичное удостоверение личности.

Когда бизнес может использовать SSN

Если вы являетесь индивидуальным предпринимателем (sole proprietor) без наемных работников, не имеете отдельного юридического лица и обязательств по пенсионному плану, вы технически можете использовать свой SSN в налоговой декларации Schedule C. То же самое относится к LLC с одним участником (single-member LLC), которые не выбрали корпоративное налогообложение и не имеют сотрудников — IRS рассматривает их как «игнорируемые объекты» (disregarded entities), поэтому налоговые отчеты проходят через вашу личную декларацию.

Почему редко стоит на этом останавливаться

Полагаться на свой SSN в бизнесе удобно до тех пор, пока вы не поймете, как много людей в итоге получают к нему доступ. Каждый клиент, который платит вам более 600 долларов, запрашивает форму W-9 с вашим налоговым номером. Каждый платежный процессор, каждый поставщик, каждый банк заносит его в свои базы данных. Это слишком много мест, где может всплыть ваш личный номер.

Большинство владельцев LLC с одним участником в конечном итоге все равно получают EIN — либо потому, что банк требует его для открытия счета, либо потому, что они не хотят, чтобы их SSN фигурировал в различных экономических операциях.

Идентификационный номер работодателя (EIN)

EIN — это девятизначный номер в формате XX-XXXXXXX, присваиваемый бизнес-структуре Налоговой службой (IRS). Думайте об этом как о номере социального страхования для вашей компании.

Кому он необходим

IRS требует получения EIN, если применимо любое из следующих условий:

• У вас есть один или несколько сотрудников.
• Вы работаете как корпорация (C-corp или S-corp) или товарищество (partnership).
• Вы подаете налоговые декларации по найму, акцизам, алкоголю, табаку или огнестрельному оружию.
• Вы удерживаете налоги с доходов, выплачиваемых иностранцу-нерезиденту.
• У вас есть план Кио (Keogh plan) или другой квалифицированный пенсионный план.
• Вы связаны с определенными трастами, наследствами, некоммерческими организациями или фермерскими кооперативами.

Многопользовательским LLC (multi-member LLC) всегда нужен EIN, потому что IRS по умолчанию рассматривает их как товарищества.

Кто должен получить его, даже если это не требуется

Индивидуальные предприниматели и LLC с одним участником без сотрудников могут по закону не иметь EIN, но большинство все равно его получают, потому что он:

• Требуется большинством банков для открытия расчетного счета для бизнеса.
• Запрашивается клиентами при заполнении форм 1099 (многие отказываются работать просто по SSN).
• Необходим для кредитной истории бизнеса — кредиторы строят ваш профиль в Dun & Bradstreet на основе вашего EIN.
• Является щитом конфиденциальности — ваш SSN не фигурирует в формах W-9, счетах-фактурах и документах поставщиков.
• Шаг на будущее — в тот день, когда вы наймете своего первого подрядчика или сотрудника, у вас уже будет необходимый номер.

Как подать заявку (бесплатно, 15 минут)

Игнорируйте сторонние сайты, взимающие 79 или 149 долларов за «оформление» вашего EIN. Подача заявки напрямую в IRS бесплатна, быстра и проста:

1. Перейдите на IRS.gov/EIN и нажмите «Apply Online Now».
2. Подтвердите, что ваш основной бизнес находится в США или на территориях США.
3. Ответьте на вопросы о типе вашей организации, владении и причине подачи заявления.
4. Отправьте заявление и распечатайте письмо-подтверждение (CP 575).

Несколько практических заметок:

• Онлайн-сессию нельзя сохранить, и она истекает через 15 минут бездействия. Соберите всю информацию перед началом.
• «Ответственным лицом» должен быть реальный человек с SSN или ITIN, а не другое юридическое лицо.
• Вы можете подать заявку только на один EIN на одно ответственное лицо в день.
• Система доступна только с понедельника по пятницу, с 7:00 до 22:00 по восточному времени.
• Если у вас нет SSN или ITIN (часто встречается у иностранных учредителей), вы должны подать заявку по факсу или по почте, используя форму SS-4. Ожидание может занять от четырех до шести недель.

Сохраните письмо-подтверждение EIN в надежном месте. Оно понадобится вам для открытия банковских счетов, подачи заявок на государственные лицензии и подтверждения существования вашего юридического лица на долгие годы вперед.

Индивидуальный идентификационный номер налогоплательщика (ITIN)

ITIN — это девятизначный номер, который Налоговое управление США (IRS) выдает физическим лицам, имеющим обязательства по подаче налоговой отчетности в США, но не имеющим права на получение номера социального страхования (SSN). Типичные примеры включают иностранцев-нерезидентов с доходом от аренды недвижимости в США, иностранных супругов граждан США и иждивенцев владельцев виз.

Что ITIN делает, а чего нет

ITIN позволяет:

• Подавать федеральную налоговую декларацию США
• Претендовать на определенные льготы по налоговым соглашениям
• Указывать его в формах W-9 для иностранных подрядчиков, работающих с клиентами из США

ITIN не позволяет:

• Получить право на работу в Соединенных Штатах
• Претендовать на пособия по социальному обеспечению
• Иметь право на налоговый кредит на заработанный доход (Earned Income Tax Credit)

Как подать заявку

Подайте форму W-7 вместе с вашей федеральной налоговой декларацией (если вы не подпадаете под исключение) и оригиналами или заверенными копиями документов, удостоверяющих личность. Действующий паспорт подтверждает как личность, так и статус иностранного гражданина в одном документе. Без паспорта вам потребуется как минимум два документа из списка, утвержденного IRS.

Три способа подачи:

• Отправить все документы по почте в IRS ITIN Operations в Остине, штат Техас
• Обратиться к Сертифицированному агенту по приему документов (CAA), который может проверить ваши документы, что избавит вас от необходимости отправлять оригиналы по почте
• Посетить Центр содействия налогоплательщикам IRS по предварительной записи

Обработка обычно занимает от 7 до 11 недель. Подавайте документы как минимум за 45 дней до того, как вам потребуется подать декларацию.

Продление ITIN

Срок действия ITIN истекает после трех лет подряд неиспользования в налоговых целях. Если срок действия вашего номера истек — или если он был выдан до 2013 года с определенными средними цифрами (88, 90, 91, 92, 94, 95, 96, 97, 98, 99) — вы должны продлить его, используя ту же процедуру с формой W-7. Подача декларации с просроченным ITIN задерживает возврат налогов и может привести к отказу в предоставлении налоговых льгот.

От ITIN к EIN

Если вы являетесь учредителем-нерезидентом, вам не нужен SSN для получения EIN для вашего бизнеса в США. Вы можете подать заявку по факсу (обычно занимает четыре рабочих дня) или по почте (от четырех до шести недель), используя форму SS-4, указав свой ITIN или вписав «Foreign» в поле для SSN. Именно так большинство международных предпринимателей открывают американские LLC и C-corp.

Кратко о ATIN и PTIN

Идентификационный номер налогоплательщика для целей усыновления (ATIN) — это временный девятизначный номер для приемных родителей, которые не могут вовремя получить SSN ребенка для подачи налоговой декларации. Оформляется с помощью формы W-7A. Он действителен в течение двух лет и заменяется на SSN ребенка после его выдачи.

Идентификационный номер налогового специалиста (PTIN) требуется любому платному специалисту, который подписывает федеральную налоговую декларацию. Если вы не занимаетесь подготовкой налоговой отчетности профессионально, он вам никогда не понадобится — но знание о его существовании поможет при проверке вашего бухгалтера. PTIN легального специалиста указывается в каждой декларации, которую он подписывает.

Идентификационные номера штатов

Федеральные налоговые ID — это только половина дела. Большинство штатов также требуют отдельный налоговый ID штата для:

• Сбора налога с продаж (если вы продаете налогооблагаемые товары или услуги)
• Удержания подоходного налога штата (если у вас есть сотрудники)
• Страхования по безработице штата (SUTA)

Подача заявки осуществляется через Департамент доходов (Department of Revenue) вашего штата или аналогичное ведомство — названия и процедуры различаются. Некоторые штаты используют федеральный EIN; другие выдают отдельный номер. Не стоит полагать, что вашего EIN достаточно для выполнения обязательств перед штатом.

Связь с бухгалтерским учетом

Каждый имеющийся у вас налоговый ID создает параллельный документальный след. Ваш EIN привязан к банковскому счету компании, ежеквартальным выплатам по заработной плате, формам 1099, которые вы отправляете и получаете, и ежегодной декларации. Ваш SSN привязан к вашей личной декларации 1040. Разделение этих потоков — и их документирование — это то, что отличает спокойный налоговый сезон от хаоса.

Лучшая привычка, которую вы можете выработать на раннем этапе, — это проведение всех доходов и расходов бизнеса через счета, привязанные к правильному налоговому ID. Если вы получили EIN, откройте банковский счет на этот EIN и прекратите смешивать личные и деловые транзакции. Если ваши клиенты когда-либо выпишут форму 1099 на неправильный ID, IRS может заметить несоответствие и прислать автоматическое уведомление спустя несколько месяцев. Обнаружить это в собственном реестре до того, как это сделает IRS, гораздо дешевле.

Грамотный бухгалтерский учет также сохраняет возможность изменения структуры бизнеса в будущем. Если вы начинаете как индивидуальный предприниматель и со временем создаете LLC или S-corp, вашему бухгалтеру (или программному обеспечению) потребуются чистые записи, привязанные к соответствующему лицу на каждом этапе. Запутанные данные по разным налоговым ID — одна из самых дорогостоящих вещей при ретроспективном исправлении.

Распространенные ошибки, которых следует избегать

Несколько сценариев, которые стоят владельцам малого бизнеса времени, денег или и того, и другого:

Оплата бесплатной услуги. IRS не взимает плату за выдачу EIN. Сторонние сайты, которые в результатах поиска стоят выше IRS.gov, часто запрашивают от 79 до 299 долларов за заполнение формы, которую вы можете подать самостоятельно за 15 минут. Всегда переходите напрямую на IRS.gov/EIN.

Использование SSN в формах W-9 после получения EIN. Как только вы получили EIN для своего бизнеса, каждый клиент и поставщик должен получать форму W-9 с EIN, а не с вашим SSN. Обновите форму W-9 у всех, кто производит вам выплаты.

Забывчивость при обновлении данных в IRS. Если название вашей компании, адрес, состав владельцев или тип организации изменились, уведомите об этом IRS. Изменение названия для индивидуальных предпринимателей и LLC с одним участником может быть оформлено письмом в IRS; корпорации и партнерства обновляют данные через свои ежегодные декларации. Для изменения адреса используется форма 8822-B.

Подача заявки на второй EIN для той же организации. IRS обычно выдает один EIN на весь период существования организации. Структурные изменения (переход от ИП к корпорации, роспуск партнерства и т. д.) обычно требуют нового EIN, но простые обновления названия или адреса — нет. Подача заявки на дубликат может создать накладывающиеся налоговые счета, которые трудно распутать.

Игнорирование налоговых обязательств штата. Получение федерального EIN не означает автоматическую регистрацию в вашем штате. Если вы нанимаете сотрудников или собираете налог с продаж без ID штата, вам могут быть начислены штрафы еще до того, как вы поймете, что что-то не так.

Использование просроченного ITIN при подаче декларации. Просроченный ITIN не освобождает вас от уплаты налогов; он лишь мешает своевременному получению налоговых вычетов и возвратов. Проверяйте статус продления до начала налогового сезона, а не на той неделе, когда вы собираетесь подавать документы.

Краткое руководство по принятию решения

Все еще не уверены, какой номер вам нужен? Воспользуйтесь этой шпаргалкой:

• Фрилансер или индивидуальный предприниматель без сотрудников и LLC: подходит SSN. Тем не менее, получите EIN для обеспечения конфиденциальности и работы с банками.
• LLC с одним участником без сотрудников: SSN законен, но EIN практичнее.
• LLC с несколькими участниками, партнерство или любая корпорация: требуется EIN.
• Любой бизнес с наемными сотрудниками, независимо от его размера: требуется EIN.
• Нерезидент с налоговыми обязательствами в США: ITIN для себя, EIN для вашего бизнеса в США.
• Продажа налогооблагаемых товаров или выплата зарплаты сотрудникам: федеральный EIN плюс налоговый ID штата.

Поддерживайте порядок в учете с первого дня

Получение налоговых идентификаторов — это разовая настройка, но их правильное использование требует постоянной дисциплины. Каждый счет, каждый банковский депозит и каждая выплата подрядчику должны быть привязаны к соответствующему юридическому лицу и номеру. Beancount.io предлагает учет в текстовом формате (plain-text accounting), который делает вашу бухгалтерию прозрачной, поддерживает контроль версий и готовность к работе с ИИ — так что к началу налогового сезона каждая транзакция уже будет на своем месте. Начните бесплатно и узнайте, почему разработчики и финансовые специалисты выбирают plain-text accounting для долгосрочного ведения дел.