Les numéros d'identification fiscale expliqués : EIN, SSN et ITIN pour les propriétaires de petites entreprises

Imaginez : vous êtes prêt à ouvrir un compte bancaire professionnel, à signer votre premier client ou à embaucher votre premier employé — et le formulaire devant vous demande un « Numéro d'identification fiscale ». Vous marquez une pause. S'agit-il de votre numéro de sécurité sociale ? Est-ce quelque chose que vous devez demander ? Est-ce que votre comptable l'a déjà configuré ? Si vous avez déjà hésité face à cette question, vous n'êtes pas seul.

Un numéro d'identification fiscale est le moyen utilisé par l'IRS pour vous distinguer des quelque 33 millions d'autres petites entreprises aux États-Unis. Utiliser le mauvais numéro — ou sauter complètement cette étape — peut retarder le versement des salaires, entraîner des pénalités, exposer votre SSN sur des dizaines de factures ou vous bloquer l'accès au crédit professionnel. La bonne nouvelle : régulariser cette situation relève principalement de la paperasse, et la majeure partie est gratuite.

Ce guide passe en revue tous les numéros d'identification fiscale que vous êtes susceptible de rencontrer, qui a besoin de quoi et comment les obtenir sans payer trop cher un service tiers.

Qu'est-ce qu'un numéro d'identification fiscale ?

Un numéro d'identification fiscale (Tax Identification Number ou TIN) est un numéro unique que l'IRS utilise pour suivre une personne ou une entité à des fins fiscales. « TIN » est un terme générique et non un numéro unique. Sous ce terme se cachent cinq identifiants spécifiques :

• Numéro de sécurité sociale (SSN) — pour les individus éligibles au travail aux États-Unis.
• Numéro d'identification de l'employeur (EIN) — pour les entreprises.
• Numéro d'identification fiscale individuelle (ITIN) — pour les individus non éligibles à un SSN.
• Numéro d'identification fiscale pour adoption (ATIN) — temporaire, pour les adoptions en cours.
• Numéro d'identification fiscale du préparateur (PTIN) — pour les préparateurs de déclarations de revenus rémunérés.

La plupart des propriétaires de petites entreprises n'ont besoin de comprendre que les trois premiers. Analysons chacun d'entre eux.

Numéro de sécurité sociale (SSN)

Votre SSN est le numéro à neuf chiffres que vous avez probablement mémorisé pendant votre enfance. Il est délivré par l'administration de la sécurité sociale (SSA), et non par l'IRS, mais l'IRS l'utilise tout de même comme principal identifiant fiscal.

Qui peut l'obtenir

Les SSN sont accessibles aux citoyens américains, aux résidents permanents légaux (titulaires d'une carte verte) et aux non-citoyens autorisés à travailler aux États-Unis. Vous en faites la demande auprès d'un bureau de la SSA à l'aide du formulaire SS-5, muni d'un acte de naissance, d'un passeport ou d'une preuve d'identité similaire.

Quand une entreprise peut-elle utiliser un SSN ?

Si vous êtes un entrepreneur individuel sans employés, sans entité commerciale distincte et sans obligations liées à un plan de retraite, vous pouvez techniquement utiliser votre SSN sur votre déclaration de revenus (Schedule C). Il en va de même pour les LLC à membre unique qui n'ont pas opté pour l'imposition des sociétés et n'ont pas d'employés — l'IRS les considère comme des « entités ignorées » (disregarded entities), de sorte que les déclarations fiscales passent par votre déclaration personnelle.

Pourquoi vous ne devriez pas vous en contenter

Compter sur votre SSN pour votre entreprise semble pratique, jusqu'à ce que vous réalisiez combien de personnes finissent par le posséder. Chaque client qui vous paie plus de 600 $ demandera un formulaire W-9 avec votre identifiant fiscal. Chaque processeur de paiement, chaque fournisseur, chaque banque l'enregistrera quelque part. Cela fait beaucoup d'endroits où votre numéro personnel peut apparaître.

La plupart des propriétaires de LLC à membre unique finissent par obtenir un EIN de toute façon, soit parce qu'une banque l'exige pour ouvrir un compte, soit parce qu'ils ne veulent pas que leur SSN circule dans l'économie.

Numéro d'identification de l'employeur (EIN)

Un EIN est un numéro à neuf chiffres au format XX-XXXXXXX, attribué par l'IRS à une entité commerciale. Considérez-le comme un numéro de sécurité sociale pour votre entreprise.

Qui est tenu d'en avoir un

L'IRS exige que vous obteniez un EIN si l'un des cas suivants s'applique :

• Vous avez un ou plusieurs employés
• Vous opérez en tant que société (C-corp ou S-corp) ou partenariat
• Vous déposez des déclarations fiscales pour l'emploi, l'accise, ou l'alcool/tabac/armes à feu
• Vous retenez des impôts sur les revenus versés à un étranger non résident
• Vous avez un plan Keogh ou un autre plan de retraite qualifié
• Vous êtes impliqué dans certains trusts, successions, organisations à but non lucratif ou coopératives agricoles

Les LLC à plusieurs membres ont toujours besoin d'un EIN car l'IRS les traite par défaut comme des partenariats.

Qui devrait en obtenir un, même si ce n'est pas obligatoire

Les entrepreneurs individuels et les LLC à membre unique sans employés peuvent légalement se passer de l'EIN — mais la plupart en obtiennent un quand même parce qu'il est :

• Requis par la plupart des banques pour ouvrir un compte courant professionnel
• Demandé par les clients qui remplissent des formulaires 1099 (beaucoup refusent de travailler avec un simple SSN)
• Essentiel pour le crédit professionnel — les prêteurs s'appuient sur votre EIN pour établir votre profil Dun & Bradstreet
• Un bouclier pour la vie privée — votre SSN n'apparaît plus sur les W-9, les factures et les documents des fournisseurs
• Une étape pour l'avenir — le jour où vous embaucherez votre premier prestataire ou employé, vous aurez déjà le numéro nécessaire

Comment faire la demande (gratuit, 15 minutes)

Ignorez les sites tiers qui facturent 79 $ou 149$ pour « déposer » votre EIN. Faire la demande directement auprès de l'IRS est gratuit, rapide et simple :

1. Visitez IRS.gov/EIN et cliquez sur « Apply Online Now »
2. Confirmez que votre activité principale se situe aux États-Unis ou dans les territoires américains
3. Répondez aux questions sur votre type d'entité, vos propriétaires et la raison de la demande
4. Soumettez la demande et imprimez la lettre de confirmation (CP 575)

Quelques notes pratiques :

• La session en ligne ne peut pas être sauvegardée et expire après 15 minutes d'inactivité. Rassemblez vos informations avant de commencer.
• La « partie responsable » doit être une personne physique munie d'un SSN ou d'un ITIN — et non une autre entité.
• Vous ne pouvez soumettre qu'un seul EIN par partie responsable et par jour.
• Le système n'est disponible que du lundi au vendredi, de 7h à 22h (heure de l'Est).
• Si vous n'avez pas de SSN ou d'ITIN (courant pour les fondateurs internationaux), vous devez faire votre demande par fax ou par courrier à l'aide du formulaire SS-4. Prévoyez un délai de quatre à six semaines.

Conservez la lettre de confirmation de l'EIN dans un endroit où vous pourrez la retrouver. Vous en aurez besoin pour ouvrir des comptes bancaires, demander des licences d'État et prouver l'existence de votre entité pendant des années.

Numéro d'identification fiscale individuel (ITIN)

Un ITIN est un numéro à neuf chiffres délivré par l'IRS aux personnes physiques qui ont une obligation de déclaration fiscale aux États-Unis mais ne peuvent pas obtenir de numéro de sécurité sociale (SSN). Les exemples courants incluent les étrangers non-résidents percevant des revenus locatifs aux États-Unis, les conjoints étrangers de citoyens américains et les personnes à charge de détenteurs de visas.

Ce qu'un ITIN fait — et ne fait pas

Un ITIN permet de :

• Déposer une déclaration de revenus aux États-Unis
• Revendiquer certains avantages liés aux conventions fiscales
• Figurer sur les formulaires W-9 pour les prestataires étrangers travaillant avec des clients américains

Un ITIN ne permet pas de :

• Vous autoriser à travailler aux États-Unis
• Vous rendre admissible aux prestations de la Sécurité sociale
• Vous qualifier pour le crédit d'impôt sur le revenu gagné (Earned Income Tax Credit)

Comment faire une demande

Déposez le formulaire W-7 accompagné de votre déclaration de revenus fédérale (sauf si vous bénéficiez d'une exception) et des documents d'identité originaux ou des copies certifiées. Un passeport valide couvre à la fois l'identité et le statut d'étranger dans un seul document. Sans passeport, vous aurez besoin d'au moins deux documents figurant sur la liste approuvée par l'IRS.

Trois méthodes de soumission :

• Envoyer le tout par courrier à l'IRS ITIN Operations à Austin, Texas
• Passer par un Agent d'acceptation certifié (CAA), qui peut vérifier vos documents et vous éviter d'envoyer les originaux par la poste
• Se rendre dans un Centre d'assistance aux contribuables de l'IRS sur rendez-vous

Le traitement prend généralement de 7 à 11 semaines. Soumettez votre demande au moins 45 jours avant la date où vous devrez déposer votre déclaration.

Renouvellements d'ITIN

Les ITIN expirent après trois années fiscales consécutives de non-utilisation. Si le vôtre a expiré — ou s'il a été délivré avant 2013 avec certains chiffres du milieu (88, 90, 91, 92, 94, 95, 96, 97, 98, 99) — vous devez le renouveler en utilisant le même processus W-7. Déposer une déclaration avec un ITIN expiré retarde les remboursements et peut entraîner le refus de certains crédits d'impôt.

De l'ITIN à l'EIN

Si vous êtes un fondateur non-résident, vous n'avez pas besoin d'un SSN pour obtenir un EIN pour votre entreprise américaine. Vous pouvez faire la demande par fax (généralement quatre jours ouvrables) ou par courrier (quatre à six semaines) en utilisant le formulaire SS-4, en indiquant votre ITIN ou en inscrivant « Foreign » dans le champ SSN. C'est ainsi que la plupart des entrepreneurs internationaux lancent des LLC et des C-corps aux États-Unis.

ATIN et PTIN : Brèves mentions

Le Numéro d'identification fiscale pour adoption (ATIN) est un numéro temporaire à neuf chiffres pour les parents adoptifs qui ne peuvent pas obtenir le SSN de l'enfant à temps pour déposer leur déclaration de revenus. La demande se fait avec le formulaire W-7A. Il est valide pendant deux ans et est remplacé par le SSN de l'enfant une fois celui-ci délivré.

Le Numéro d'identification fiscale du préparateur (PTIN) est requis pour tout préparateur de déclarations de revenus rémunéré qui signe une déclaration fédérale. Si vous n'êtes pas dans le domaine de la préparation fiscale, vous n'en aurez jamais besoin — mais savoir qu'il existe aide à vérifier votre propre comptable. Le PTIN d'un préparateur légitime apparaît sur chaque déclaration qu'il signe.

Numéros d'identification fiscale des États

Les identifiants fiscaux fédéraux ne sont qu'une partie de l'histoire. La plupart des États exigent également un identifiant fiscal d'État distinct pour :

• La collecte de la taxe sur les ventes (si vous vendez des biens ou services taxables)
• La retenue à la source de l'impôt sur le revenu de l'État (dès que vous avez des employés)
• L'assurance chômage de l'État (SUTA)

Faites votre demande auprès du ministère du Revenu de votre État ou de l'organisme équivalent — le nom et le processus varient. Certains États utilisent le même numéro que l'EIN fédéral ; d'autres délivrent un numéro distinct. Ne supposez pas que votre EIN suffit pour vos obligations étatiques.

Le lien avec la comptabilité

Chaque numéro d'identification fiscale que vous détenez crée une piste documentaire parallèle. Votre EIN est lié à un compte bancaire professionnel, à une série de dépôts de charges sociales trimestriels, aux formulaires 1099 que vous envoyez et recevez, ainsi qu'à une déclaration annuelle. Votre SSN est lié à votre formulaire 1040 personnel. Maintenir ces pistes séparées — et documentées — fait toute la différence entre une saison fiscale sereine et une course contre la montre.

La meilleure habitude que vous puissiez prendre tôt est de faire passer tous les revenus et dépenses de l'entreprise par des comptes liés au bon identifiant fiscal. Si vous obtenez un EIN, ouvrez un compte bancaire sous cet EIN et cessez de mélanger les transactions personnelles et professionnelles. Si vos clients émettent un 1099 sous le mauvais identifiant, l'IRS peut signaler l'anomalie et envoyer un avis automatique quelques mois plus tard. Détecter cela dans votre propre grand livre avant que l'IRS ne le fasse coûte beaucoup moins cher.

Une bonne comptabilité préserve également l'option de changer de structure plus tard. Si vous commencez en tant qu'entreprise individuelle et finissez par former une LLC ou une S-corp, votre comptable (ou votre logiciel) a besoin de dossiers propres liés à l'entité appropriée à chaque étape. Les chiffres emmêlés entre plusieurs identifiants fiscaux sont l'une des choses les plus coûteuses à démêler rétroactivement.

Erreurs courantes à éviter

Voici quelques schémas qui coûtent du temps, de l'argent, ou les deux, aux propriétaires de petites entreprises :

Payer pour un service gratuit. L'IRS ne facture pas les EIN. Les sites tiers qui apparaissent au-dessus d'IRS.gov dans les résultats de recherche facturent souvent de 79 $à 299$ pour remplir un formulaire que vous pouvez soumettre vous-même en 15 minutes. Allez toujours directement sur IRS.gov/EIN.

Utiliser votre SSN sur les formulaires W-9 après avoir obtenu un EIN. Une fois que vous avez obtenu un EIN pour votre entreprise, chaque client et fournisseur devrait recevoir un W-9 avec l'EIN — pas votre SSN. Mettez à jour le W-9 dans les dossiers de tous ceux qui vous paient.

Oublier d'informer l'IRS après des changements. Si le nom de votre entreprise, l'adresse, la propriété ou le type d'entité change, informez-en l'IRS. Les changements de nom pour les entreprises individuelles et les LLC à membre unique peuvent être gérés en écrivant à l'IRS ; les sociétés et les partenariats effectuent la mise à jour via leurs déclarations annuelles. Pour les changements d'adresse, utilisez le formulaire 8822-B.

Demander un deuxième EIN pour la même entité. L'IRS délivre généralement un seul EIN par entité pour toute sa durée de vie. Les changements structurels (passage d'une entreprise individuelle à une société, dissolution de partenariat, etc.) nécessitent généralement un nouvel EIN, mais les simples mises à jour de nom ou d'adresse ne le nécessitent pas. Demander un doublon peut créer des comptes fiscaux redondants pénibles à démêler.

Ignorer les obligations d'identifiant fiscal d'État. L'obtention d'un EIN fédéral ne vous enregistre pas auprès de votre État. Si vous embauchez des employés ou collectez la taxe sur les ventes sans identifiant d'État, vous pouvez accumuler des pénalités avant même de réaliser que quelque chose ne va pas.

Laisser un ITIN expirer avant de déclarer. Un ITIN expiré ne vous empêche pas de devoir des impôts ; il vous empêche seulement de réclamer des crédits et d'obtenir des remboursements à temps. Vérifiez le statut de renouvellement avant le début de la saison fiscale, pas la semaine où vous souhaitez déposer votre déclaration.

Guide de décision rapide

Vous ne savez toujours pas de quel numéro vous avez besoin ? Utilisez ce raccourci :

• Freelance ou entreprise individuelle, sans employé, pas de LLC : le SSN fonctionne. Obtenez tout de même un EIN pour des raisons de confidentialité et bancaires.
• LLC à membre unique, sans employé : le SSN est légal ; l'EIN est pratique.
• LLC multi-membres, partenariat ou toute société (corporation) : EIN requis.
• Toute entreprise avec des employés, quelle que soit sa taille : EIN requis.
• Non-résident ayant des obligations fiscales aux États-Unis : ITIN pour vous-même, EIN pour votre entreprise américaine.
• Vente de biens taxables ou paiement d'employés : EIN fédéral plus un identifiant fiscal d'État.

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