Отказ за опрощаване на PPP заем: Какво да направите, когато заявлението ви е отхвърлено

Кандидатствали сте за опрощаване на заема по програмата PPP, очаквайки облекчение от погасяването — но вместо това сте получили писмо за отказ. Независимо дали става въпрос за частичен или пълен отказ, шокът и объркването са реални. Добрата новина? Отказът не означава край на пътя. Разбирането на причините, поради които опрощаването е било отхвърлено, и познаването на следващите стъпки може да ви помогне да се справите с тази трудна ситуация и потенциално да преобърнете решението.

Това изчерпателно ръководство ще ви преведе през причините за откази на опрощаване по PPP, правата ви на обжалване и практическите стъпки, които да предприемете, когато молбата ви не се развие по план.

Разбиране на причините за отказ на опрощаване по PPP

SBA (Агенцията за малкия бизнес) и вашият кредитор преглеждат молбите за опрощаване по PPP спрямо строги критерии. Отказите обикновено попадат в няколко категории, всяка със специфични причини и последствия.

Изискването 60/40 за разходи за персонал

Една от най-честите причини за намалено опрощаване е неизпълнението на прага за разходи за персонал. Най-малко 60% от вашия заем трябва да са били използвани за допустими разходи за заплати и възнаграждения. Ако сте похарчили 50% за заплати и 50% за наем, няма да получите пълно опрощаване — дори ако всички разходи иначе са били допустими.

Важен нюанс: Плащанията към независими изпълнители (на хонорар) не се зачитат към изискването от 60% за разходи за персонал. Много собственици на фирми погрешно включват плащания по форма 1099 към изпълнители при изчисляването на своя процент на заплатите, което води до неочаквани дефицити.

Сумата за опрощаване се променя пропорционално. Ако сте похарчили само 45% за заплати вместо изискваните 60%, вашето опрощаване ще бъде съответно намалено, а не напълно отменено.

Намаляване на броя служители на еквивалент на пълно работно време (FTE)

SBA изисква от фирмите да поддържат сравними нива на служителите по време на покрития период. Трябва да сравните вашия брой FTE по време на периода на опрощаване с:

• 15 февруари – 30 юни 2019 г., или
• 1 януари – 29 февруари 2020 г.

Всяко намаление на вашия брой FTE по време на покрития период задейства пропорционално намаляване на опрощаването. Ако вашият брой FTE е спаднал с 25% спрямо референтния период, сумата за опрощаване може да бъде намалена с 25%.

Съществуват изключения тип „безопасно пристанище“ (safe harbor) за определени ситуации, включително:

• Служители, които са отказали добросъвестни предложения за повторно наемане
• Служители, които доброволно са намалили работното си време
• Документирана невъзможност за намиране на квалифицирани заместници
• Намаляване на бизнес активността поради изисквания за съответствие с COVID-19 мерките

Документирайте щателно тези изключения. Пазете записи за предложенията за повторно наемане, комуникацията със служителите, усилията за набиране на персонал и всички приложими здравни директиви.

Санкции за намаляване на заплатите и възнагражденията

За всеки служител, печелещ по-малко от 100 000 долара годишно, трябва да сте платили поне 75% от неговата годишна заплата или възнаграждение през покрития период в сравнение с референтния период.

Ако служител е печелил 50 000 долара годишно и сте намалили заплатата му на 30 000 долара (само 60% от оригинала), недостигът на заплатата (7 500 долара) намалява сумата за опрощаване долар за долар.

Това правило се прилага за всеки служител поотделно. Множество намаления на заплатите в работната ви сила могат значително да повлияят на общото опрощаване.

Неправилно използване на средствата

Опрощаването е пряко свързано с това как сте използвали средствата от заема. Само определени категории разходи са допустими:

• Разходи за заплати (заплати, надници, бакшиши, комисионни, обезщетения, пенсионни вноски)
• Лихви по ипотеки върху бизнес имоти
• Наем на бизнес имоти или оборудване
• Комунални услуги (електричество, газ, вода, телефон, интернет)
• Покрити оперативни разходи
• Покрити разходи за имуществени щети
• Покрити разходи за доставчици
• Покрити разходи за защита на работниците

Честите грешки включват:

• Използване на средства за лични тегления на собственика над разрешените лимити за компенсация
• Изплащане на главница по ипотеки (само лихвите са допустими)
• Закупуване на ново оборудване или инвентар
• Плащане на непокрити видове комунални услуги
• Компенсиране на собственици над определените тавани (20 833 долара за 8-седмичен период или 46 154 долара за 24-седмичен период)

SBA проверява щателно документацията. Неясното категоризиране на разходите или липсващите касови бележки могат да доведат до отказ.

Несъответствия в документацията

Дори когато сте използвали средствата правилно, грешките в документацията могат да провалят опрощаването. Най-проблемните несъответствия включват:

Разминавания в записите за заплати: Когато данните от форми W-2 не съвпадат с тримесечните данъчни декларации за заплати, веднага се появяват предупредителни сигнали. Ако сте коригирали грешки в заплатите след подаване на данъците, но не сте променили декларациите си, SBA вижда несъответствия.

Конфликти във финансовите отчети: Общата сума на заплатите в данъчната ви декларация трябва да съвпада с вашите форми W-2, W-3 и ведомостите за заплати. Всяко разминаване — дори малки счетоводни разлики — създава съмнение в точността.

Припокриване с кредита за задържане на служители (ERC): Заплати, финансирани чрез PPP, не могат да бъдат претендирани и за ERC. Някои бизнеси случайно са използвали едни и същи заплати и за двете програми. SBA улавя това по време на прегледа за опрощаване.

Пропуски в банковите извлечения: Ако банковите ви извлечения не показват ясно как са похарчени средствата от заема, SBA може да постави под въпрос дали средствата са използвани по предназначение. Смесването на средства от PPP с други бизнес средства без ясно проследяване създава предизвикателства при проверката.

Административни грешки на SBA

Не всички откази произтичат от грешки на заемополучателя. SBA също е допускала своята част от грешки:

• Неправилно прилагане на правилата за свързани лица, неправилно определяне на бизнес отношенията
• Объркване на информацията за заемополучателя между несвързани кандидати
• Погрешно тълкуване на техните собствени Междинни окончателни правила (IFR)
• Сривове в комуникацията между SBA и кредиторите
• Неправилно прилагане на „Правилото за изключване“ за бизнеси в индустрии, тясно свързани с кредитирането

Ако смятате, че вашият отказ е резултат от грешка на SBA, а не от проблеми с вашето заявление, документирайте грешката подробно. Тези случаи често успяват при обжалване.

Процесът на разглеждане и вземане на решение

Разбирането на това кой взема решенията за опрощаване ви помага да знаете накъде да насочите вниманието си.

Първоначален преглед от кредитора: Вашият кредитор извършва първия преглед, като проверява вашето заявление за опрощаване и придружаващата документация спрямо насоките на SBA. Те проверяват изчисленията, пълнотата на документацията и оценяват дали сте изпълнили изискванията на програмата.

Окончателен преглед от SBA: След като вашият кредитор одобри опрощаването, той изпраща своето решение на SBA. SBA извършва собствен преглед, фокусиран върху разкриването на измами, проверката на допустимостта и спазването на насоките. SBA може да отмени одобренията на кредитора, ако открие проблеми.

Писмото с решението: Ако опрощаването бъде отказано (напълно или частично), ще получите официално писмо с решение, обясняващо:

• Конкретната отказана сума
• Причината(ите) за отказа
• Кои изисквания не сте успели да изпълните
• Как да обжалвате решението
• Крайният срок за подаване на жалба

Прочетете това писмо внимателно. Посочените причини определят вашата стратегия за обжалване.

Незабавни стъпки след получаване на отказ

Получаването на писмо за отказ задейства обратно броене. Предприемете тези действия незабавно:

1. Отбележете датата на получаване

Вашият краен срок за обжалване започва да тече от момента, в който действително получите писмото с решението, а не от датата, отпечатана на него. Документирайте кога сте получили писмото — това установява вашия 30-дневен прозорец за обжалване.

2. Свържете се с вашия кредитор

Обадете се незабавно в отдела за PPP на вашия кредитор. Поискайте разяснения относно:

• Идентифицираните конкретни пропуски
• Дали те са препоръчали отказа или той идва от SBA
• Всяка допълнителна документация, която са прегледали
• Дали можете да предоставите разясняваща информация

Понякога отказите са резултат от липсващи документи или неразбирателство. Вашият кредитор може да каже: „Никога не сме получавали вашия формуляр 3508“, докато вие сте мислили, че е изпратен. Бързата комуникация понякога може да реши проблемите, преди да се наложи официално обжалване.

3. Съберете пълното си PPP досие

Съберете всеки документ, свързан с вашия заем:

• Оригинално заявление за заем
• Договор за заем и запис на заповед
• Заявление за опрощаване (който и формуляр да сте използвали: 3508, 3508EZ или 3508S)
• Цялата придружаваща документация, подадена с вашето заявление за опрощаване
• Ведомости за заплати (отчети за заплати, данъчни декларации, W-2, W-3)
• Банкови извлечения, показващи депозитите и разходите на средствата
• Разписки и фактури за допустими разходи
• Работни листи за изчисляване на FTE (еквивалент на пълно работно време)
• Всяка кореспонденция с вашия кредитор или SBA

Организирайте ги хронологично. Ще ви трябват, за да оцените шансовете си за обжалване.

4. Анализирайте причината за отказа

Сравнете посочените в писмото за отказ причини с вашата документация. Запитайте се:

• Фактически точно ли е решението за отказ?
• Действително ли не успях да изпълня цитираното изискване?
• Има ли документация, която не съм подал, която доказва съответствие?
• Дали SBA или кредиторът са изтълкували погрешно предоставената от мен информация?
• Има ли грешки в изчисленията в тяхното решение?

Бъдете честни в тази оценка. Ако наистина не сте изпълнили изискванията, съсредоточете се върху това дали се прилагат изключения (safe harbors) или освобождавания, вместо да оспорвате фактите.

5. Изчислете финансовото отражение

Определете какво означава отказът във финансов план:

• Колко голяма част от опрощаването беше отказана?
• Какъв е неопростеният остатък, който трябва да бъде върнат?
• Кога започва изплащането?
• Какви са условията на заема (лихвен процент, падеж)?
• Можете ли да си позволите погасителния план?

За неопростените суми заемите по PPP имат изгодни условия:

• 1% фиксиран лихвен процент
• 2-годишен или 5-годишен срок (в зависимост от това кога сте получили заема)
• Без неустойки за предсрочно погасяване
• 10-месечен гратисен период от усвояването на заема преди започване на плащанията

Ако периодът на отсрочване на заема ви изтича, разберете кога ще започнат плащанията. Подаването на жалба удължава гратисния период до разрешаването на обжалването.

Процесът на обжалване: Вашите права и крайни срокове

Ако не сте съгласни с решението за отказ, имате право да обжалвате чрез Службата за изслушвания и обжалвания (OHA) на SBA.

Кой може да обжалва

Само субектът-заемополучател може да подаде жалба. Това означава:

• Бизнесът, който е получил заема, трябва да подаде жалбата
• Индивидуалните собственици не могат да обжалват сами
• Кредиторите не могат да обжалват от ваше име

Ако вашият бизнес е дружество с ограничена отговорност (LLC), жалбата се подава от името на LLC. Ако сте едноличен търговец, подавате жалбата като собственик на бизнеса.

30-дневният краен срок

Имате точно 30 календарни дни от датата, на която сте получили окончателното решение от прегледа на заема от SBA, за да подадете жалбата си. Този краен срок е строг — закъснелите жалби се отхвърлят без разглеждане.

Бройте внимателно. Ако сте получили писмото на 1-ви март, вашата жалба трябва да бъде подадена до 31-ви март. Не чакайте до 29-ия ден, за да започнете подготовката.

Къде и как да подадете жалба

Всички жалби по PPP трябва да бъдат подадени по електронен път на appeals.sba.gov. Жалби, изпратени по поща, имейл или по друг начин, могат да бъдат отхвърлени и да не бъдат заведени в регистъра.

Създайте акаунт в портала за жалби, ако нямате такъв. Системата ще ви преведе през процеса на подаване.

Какво трябва да съдържа вашата жалба

Вашата жалба трябва да съдържа:

1. Копие от писмото с окончателното решение на SBA: Включете пълното писмо, показващо решението за отказ и мотивите за него.

2. Пълно и конкретно изложение: Обяснете точно защо смятате, че решението на SBA е погрешно. Неясни изявления като „Не съм съгласен с решението“ няма да са достатъчни. Нуждаете се от конкретни фактически и правни аргументи:

• „SBA неправилно изчисли броя на моите служители на пълно работно време (FTE), тъй като не взе под внимание изключението safe harbor за служители, които са отказали предложения за повторно наемане, както е документирано в Приложения А-В.“
• „В писмото с решението се посочва, че съм похарчил само 55% за заплати, но приложените банкови извлечения и ведомости за заплати (Приложения D-G) показват 62% разходи за заплати.“
• „SBA приложи неправилно правилата за свързаност съгласно 13 CFR § 121.301(f), тъй като отношенията ми с компанията XYZ представляват договор за управление, а не контролираща инвестиция.“

3. Подкрепящи доказателства: Прикачете всички документи, които подкрепят вашите аргументи:

• Коригирани изчисления с придружаващи работни листове
• Преди това неподадена документация, която доказва съответствие
• Кореспонденция, показваща неразбирателство от страна на SBA
• Правни източници или насоки на SBA, подкрепящи вашата интерпретация
• Експертни мнения или професионални съвети, на които сте се позовали

Организирайте приложенията (exhibits) ясно. Етикетирайте ги последователно и се позовавайте на тях в изложението си.

Уведомете вашия заемодател

Предоставете на вашия заемодател копие от жалбата си. Това удължава периода на отсрочване на заема, докато OHA не издаде окончателно решение. Без това уведомление вашият заемодател може да започне да изисква погасяване.

Какво се случва по време на обжалването

След подаване:

1. Завеждане: OHA завежда вашата жалба и ѝ присвоява номер на дело.
2. Отговор на SBA: SBA подава отговор, защитавайки своето решение.
3. Вашият отговор: Можете да подадете отговор на защитата на SBA.
4. Преглед: Административен съдия преглежда всички подадени документи.
5. Решение: OHA издава писмено решение, с което или потвърждава, или отменя отказа.

Процесът обикновено отнема няколко месеца. Вашият заем остава в период на отсрочка през цялото време.

Резултати от обжалването

OHA може:

• Да потвърди отказа: Решението на SBA остава в сила и трябва да изплатите неопростената сума.
• Да отмени отказа: Получавате опрощаването, което първоначално сте поискали.
• Да измени решението: Получавате частично опрощаване, различно както от вашето искане, така и от отказа на SBA.
• Да върне делото на SBA: Изпраща случая обратно на SBA за допълнителен преглед със специфични инструкции.

Ако спечелите обжалването, опрощаването се предоставя със задна дата. Ако загубите, започват задълженията за погасяване.

Кога да не обжалвате: Оценка на вашите шансове

Обжалванията струват време, усилия и често правни такси. Понякога приемането на отказа и планирането на погасяването има повече смисъл.

Помислете да не обжалвате, ако:

В действителност не сте отговорили на изискванията: Ако наистина сте похарчили само 50% за заплати, когато са били изисквани 60%, и нямате документация, която да докаже противното, обжалването няма да бъде успешно. Законът е ясен и OHA не може да опрости несъответствие.

Отказаната сума е малка: Ако са отказани само 2000 долара от заем от 50 000 долара, разходите за обжалване (правни такси, време) могат да надвишат ползата. Обикновеното погасяване може да бъде по-икономично.

Липсва ви документация: Ако не можете да докажете, че сте отговорили на изискванията, защото документите са изгубени, унищожени или никога не са били създадени, е малко вероятно да спечелите. Обжалванията изискват доказателства.

Допуснали сте очевидни грешки: Ако случайно сте поискали възнаграждение за собственика над лимитите или сте платили главница по заем вместо лихва, тези ясни нарушения няма да бъдат отменени при обжалване.

Вместо да обжалвате, съсредоточете се върху:

• Договаряне на план за погасяване, който можете да си помогнете
• Извършване на допълнителни плащания за бързо намаляване на остатъка (без такса за предсрочно погасяване)
• Осигуряване на правилно финансово проследяване занапред

Стратегии за погасяване на неопростени суми

Ако опрощаването бъде отказано и не обжалвате (или жалбата ви бъде отхвърлена), ще трябва да изплатите неопростения остатък.

Разбиране на условията на вашия заем

PPP заемите имат изгодни условия за кредитополучателя:

• Лихвен процент: 1% фиксиран
• Срок до падежа: 2 години (за заеми, отпуснати преди 5 юни 2020 г.) или 5 години (за заеми, отпуснати на или след 5 юни 2020 г.)
• Отсрочване: Плащанията се отсрочват до 10 месеца след края на вашия обхванат период (или до решението за опрощаване, което от двете настъпи по-рано)
• Такса за предсрочно погасяване: Няма — можете да платите предсрочно без такси

Опции за погасяване

Стандартно погасяване: Извършвайте месечното плащане, изчислено от вашия заемодател въз основа на сумата на заема, лихвения процент и срока.

Например, заем от $50 000 при 1% лихва за 5 години има месечни вноски от приблизително $854.

Ускорено погасяване: Ако паричният ви поток позволява, плащайте повече от минимума. Дори малки допълнителни суми намаляват общата платена лихва. Плащане от $1000 на месец по същия заем от $50 000 спестява $175 лихви и го изплаща 10 месеца по-бързо.

Еднократно плащане на голяма сума (Lump Sum): Ако получите възстановяване на данъци, продадете актив или разполагате с други свободни средства, помислете за извършване на голямо плащане за намаляване на главницата. Не се прилагат неустойки.

Комуникирайте с вашия кредитор

Ако изпитвате затруднения с извършването на плащанията:

• Свържете се с вашия кредитор, преди да пропуснете плащане
• Обяснете честно финансовото си състояние
• Попитайте за удължаване на отсрочката или планове за плащане
• Получете всички споразумения в писмен вид

Кредиторите предпочитат да работят с кредитополучателите проактивно, вместо да се занимават с неизпълнение на задълженията.

Данъчни последици

Приходите от заема по Програмата за защита на заплатите (PPP), които не са опростени, не са облагаем доход (получили сте заем, а не безвъзмездна помощ). Въпреки това, разходите, които сте платили с неопростени суми, могат да повлияят на вашите данъчни облекчения.

Консултирайте се с данъчен специалист относно:

• Дали разходите, платени с неопростени средства по PPP, подлежат на приспадане
• Как да се справите с данъчните декларации, ако статутът ви на опрощаване се е променил в средата на годината
• Данъчни последици на щатско ниво (някои щати имат различни правила)

Предотвратяване на бъдещи проблеми: Научени уроци

Ако планирате да кандидатствате за други програми за държавна помощ или очаквате потенциални одити, свързани с PPP, тези уроци могат да помогнат:

Поддържайте щателни записи

Съхранявайте подробни записи за:

• Как сте изчислили допустимостта и сумите на заема
• Документация, подкрепяща всички твърдения
• Комуникация с кредитори и правителствени агенции
• Професионални съвети, които сте получили и на които сте се доверили

Съхранявайте тези записи поне шест години след опрощаването или изплащането на заема.

Редовно равнявайте финансовите отчети

Уверете се, че вашите записи за заплати, данъчни декларации, формуляри W-2 и счетоводство съвпадат. Извършвайте тримесечни равнения, за да откриете несъответствията навреме.

Потърсете професионална помощ навреме

Експерт-счетоводители, счетоводители и адвокати, запознати с програмите на SBA (Администрация за малък бизнес), могат да ви помогнат да:

• Изчислите правилно сумите за заема и опрощаването
• Организирате документацията правилно
• Разберете сложни изисквания като правилата за свързани лица (affiliation rules)
• Отговаряте ефективно на запитвания от SBA

Професионалните хонорари са инвестиция, която може да предотврати скъпи грешки.

Не приемайте нищо за даденост

Ако не сте сигурни дали даден разход е допустим или как да приложите дадено правило, проучете го задълботелно или потърсете професионално ръководство. Междинните окончателни правила, често задаваните въпроси и насочващите документи на SBA предоставят авторитетни отговори.

Предположенията, основани на неофициална информация или на това „какво съм чул“, водят до проблеми със съответствието.

Кога да потърсите правен съвет

Някои ситуации изискват наемането на адвокат с опит в делата на SBA:

• Сложни откази: Ако отказът включва правила за свързани лица, спорове за допустимост или правни тълкувания на разпоредби
• Заложени са големи суми: Когато сумата на отказаното опрощаване надвишава 50 000 долара, правните такси са пропорционално малки в сравнение с потенциалното възстановяване
• Грешки на SBA: Ако смятате, че SBA неправилно е приложила собствените си правила или е допуснала фактически грешки
• Обвинения в измама: Ако писмото за отказ загатва за потенциално разследване за измама или препращане за наказателно преследване
• Множество проблеми: Когато отказът включва няколко различни изисквания и изисква координирани правни и фактически аргументи

Адвокатите могат да:

• Оценят обективно перспективите ви за обжалване
• Съставят убедителни жалби
• Навигират процедурните изисквания
• Представляват ви в производствата пред OHA (Служба за изслушвания и жалби)
• Преговарят с SBA

Търсете адвокати със специфичен опит в обжалването на PPP, а не просто общи адвокати по търговско право.

Опростете финансовото си управление

Независимо дали се занимавате с изплащане на заем по PPP, управлявате паричните потоци на бизнеса си или се подготвяте за бъдещи финансови предизвикателства, поддържането на ясни и точни финансови записи е от съществено значение. Твърде много собственици на фирми се сблъскват с отказ за опрощаване, тъй като счетоводството им е било неорганизирано, непълно или непоследователно.

Beancount.io предлага текстово счетоводство (plain-text accounting), което ви дава пълна прозрачност и контрол върху вашите финансови данни. За разлика от традиционния счетоводен софтуер със собствени формати и системи от тип „черна кутия“, текстовото счетоводство гарантира, че винаги имате пълен достъп до данните си, можете да използвате контрол на версиите за финансовите си записи и да поддържате подробната документация, която изискват програми като PPP. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите професионалисти избират прозрачно, одитируемо финансово управление.

Продължаване напред след отказ

Отказът за опрощаване на PPP заем изглежда като спънка, но това не е краят на вашия бизнес. Хиляди фирми успешно изплащат заемите си, докато продължават да работят и да се развиват.

Направете равносметка на ситуацията си:

• Разберете защо опрощаването е било отказано
• Упражнете правото си на обжалване, ако имате основателен случай
• Планирайте реалистично изплащането, ако опрощаването не бъде възстановено
• Укрепете поддържането на финансовите си записи, за да предотвратите бъдещи проблеми

Програмата PPP помогна на милиони фирми да оцелеят при безпрецедентни сътресения. Ако не можете да постигнете пълно опрощаване, изгодните условия на заема все пак са осигурили глътка въздух по време на кризата — и тази стойност остава дори ако се налага изплащане.

Бъдете информирани, комуникирайте открито с вашия кредитор и потърсете професионално ръководство, когато е необходимо. С правилния подход можете да се справите с това предизвикателство и да придвижите бизнеса си напред.