Разбиране на правилата за Safe Harbor по ППП: Вашето пълно ръководство за съответствие

Когато кандидатствахте за заем по Програмата за защита на заплатите (PPP), вероятно сте се фокусирали върху бързото получаване на средства, за да задържите бизнеса си на повърхността. Сега, докато преминавате през процеса на опрощаване, може да се почувствате претоварени от изискванията за поддържане на нивата на персонала и стандартите за заплащане. Какво ще стане, ако не сте успели да наемете отново всички? Какво ще стане, ако е трябвало да намалите часовете или заплатите поради обстоятелства извън вашия контрол?

Тук се намесват правилата за "безопасно пристанище" (safe harbor) на PPP – защитни разпоредби, предназначени да помогнат на бизнеса да се квалифицира за опрощаване на заема, дори когато не отговаря напълно на стандартните критерии.

Какво представляват правилата за "безопасно пристанище" (Safe Harbor) на PPP?

Разпоредбите за "безопасно пристанище" са регулаторни защити, вградени в процеса на опрощаване на заеми по PPP. Те признават, че много предприятия са били изправени пред обстоятелства извън техния контрол по време на пандемията, което е направило невъзможно поддържането на нивата на персонала и заплатите отпреди пандемията. Вместо да наказват бизнеса за ситуации, които не са могли да избегнат, тези правила предоставят алтернативни пътища за опрощаване.

Мислете за safe harbor като за "клаузи за изключение", които защитават вашето право на опрощаване, когато можете да докажете, че легитимни бизнес ограничения са ви попречили да изпълните стандартните изисквания.

Четирите ключови правила за "безопасно пристанище"

1. Безопасно пристанище за добросъвестно сертифициране

Кой отговаря на условията: Предприятия, които са заели по-малко от 2 милиона долара (когато се комбинират със заеми на свързани лица).

Това е най-широкото и достъпно безопасно пристанище. Ако общият ви заем по PPP е под 2 милиона долара, SBA автоматично приема, че сте направили вашето удостоверяване за необходимостта от заема добросъвестно. Не е необходимо да представяте документация, доказваща, че заемът е бил от съществено значение за вашите бизнес операции.

Какво означава това на практика: SBA няма да изисква от вас да обосновавате защо сте имали нужда от заема или да доказвате икономическа несигурност. Това обаче не ви освобождава от други изисквания за допустимост или потенциални разследвания за измами, ако ясно сте злоупотребили със средствата.

Необходимо действие: Няма друго, освен попълване на стандартното заявление за опрощаване. Просто се уверете, че действителното използване на заема е в съответствие с разрешените разходи.

2. Безопасно пристанище за намаляване на FTE #1: Невъзможност за работа

Кой отговаря на условията: Предприятия, които са работили с намален капацитет поради изисквания за съответствие с COVID-19.

Това безопасно пристанище защитава предприятия, които не са могли да поддържат пълни операции, тъй като е трябвало да спазват мандатите за здраве и безопасност. То се прилага, когато сте намалили персонала, защото:

• Заповеди за затваряне от правителството са наложили частично или пълно спиране на дейността.
• Ограниченията в капацитета са ограничили броя на клиентите, които можете да обслужвате.
• Изискванията за социално дистанциране са намалили наличното работно пространство.
• Санитарните стандарти са наложили оперативни промени.

Квалифициращ период: Изисквания или насоки, издадени между 1 март 2020 г. и 31 декември 2020 г. (или до края на вашия обхванат период за заеми, отпуснати след 27 декември 2020 г.).

Издаващи органи: Министърът на здравеопазването и хуманитарните услуги, директорът на CDC или OSHA, свързани със санитарни условия, социално дистанциране или безопасност на работниците/клиентите.

Пример: Ресторант, който обикновено е наемал 20 сервитьори, но е можел да работи само при 50% капацитет поради заповеди на местния здравен отдел. Въпреки че не са могли да възстановят пълния състав, те отговарят на условията за това безопасно пристанище, тъй като правителствените мандати директно са попречили на нормалните операции.

Необходима документация:

• Копия от приложимите изисквания или насоки за COVID-19 за всяко местоположение на бизнеса.
• Заповеди за затваряне или документи за ограничаване на капацитета.
• Финансови записи, показващи пряката връзка между намалените операции и изискванията за съответствие.

Съвет за съответствие: Пазете копия от всички заповеди на местното правителство, насоки на здравния отдел и всякаква комуникация относно изискванията за съответствие. Организирайте ги по местоположение, ако управлявате няколко обекта.

3. Безопасно пристанище за намаляване на FTE #2: Възстановяване до крайния срок

Кой отговаря на условията: Предприятия, които са намалили персонала в началото на пандемията, но са възстановили нивата на заетост до крайния срок.

Това безопасно пристанище се прилага, когато:

1. Сте намалили нивата на FTE (еквивалент на пълно работно време) между 15 февруари 2020 г. и 26 април 2020 г.
2. Сте възстановили нивата на FTE до базовата стойност от 15 февруари 2020 г. до 31 декември 2020 г. (или до края на вашия обхванат период за заеми след 27 декември 2020 г.).

Сценарий от реалния свят: Съкратили сте 5 служители през март 2020 г., когато е настъпила несигурността. До ноември 2020 г. бизнесът се е стабилизирал и сте наели отново всичките пет позиции. Въпреки че сте имали намален състав през част от обхванатия период, вие отговаряте на условията за това безопасно пристанище, защото сте възстановили персонала до крайния срок.

Как да проверите: Попълнете работния лист към Приложение А на PPP (PPP Schedule A Worksheet), като изчислите нивата на FTE за:

• Референтния период (15 февруари 2020 г.)
• Периода на намаление (15 февруари – 26 април 2020 г.)
• Датата на възстановяване (31 декември 2020 г. или края на обхванатия период)

Документация за съхранение:

• Ведомости за заплати, показващи изчисленията на FTE за всички съответни периоди.
• Документация за наемане за възстановените позиции.
• Графици или отчети за работното време, демонстриращи отработените часове.

Важно уточнение: Трябва да възстановите действителните нива на FTE, а не просто да предложите позициите. Ако сте предложили работа, но служителите са отказали, се прилагат различни правила за документация (вижте по-долу).

4. Предпазно правило при намаляване на заплатата/часовата ставка

Кой отговаря на условията: Бизнеси, които са намалили заплатите на служителите, но са ги възстановили до конкретни крайни срокове

Стандартните правила на PPP изискват да поддържате възнаграждението на служителите на поне 75% от нивата преди пандемията. Това предпазно правило ви защитава от санкции за намаляване на заплатите, ако отговаряте на някой от двата теста за възстановяване.

Тест 1 (Ранно възстановяване):

• Сравнете средните заплати от 15 февруари – 26 април 2020 г.
• Те трябва да са равни или да надвишават заплатите към 15 февруари 2020 г.

Тест 2 (Късно възстановяване):

• Сравнете средните заплати до 31 декември 2020 г. (или края на покрития период)
• Те трябва да са равни или да надвишават заплатите към 15 февруари 2020 г.

Пример: Намалили сте заплатата на мениджър от $60 000 на $45 000 годишно през март 2020 г. (намаление с 25%). До август 2020 г. сте възстановили заплатата му на $60 000. Вие отговаряте на изискванията на Тест 2 и се класирате за това предпазно правило.

Какво се включва: Това се отнася за служители, които са печелили по-малко от $100 000 годишно (изчислено на годишна база) през всеки период на заплащане през 2019 г.

Необходима документация:

• Подробни записи на ведомостите за заплати за всички периоди на сравнение
• Документация за промени в заплатите (писма с оферти, формуляри за промяна на заплатите)
• Работни листове за изчисление, показващи сравнения на заплатите

Бележка за съответствие: За разлика от документацията за FTE, не е необходимо да подавате документация за предпазното правило за намаляване на заплатите заедно с вашето заявление, но трябва да я запазите за проверка от SBA при поискване.

Специални обстоятелства и допълнителни защити

Когато служителите отказват да се върнат

Ако сте предложили да наемете повторно служители или да възстановите часовете/заплатите, но служителите са отказали, можете да избегнете намаляване на опрощаването, като документирате:

• Писмени оферти за работа със заплата, часове и начална дата
• Писмени откази на служителите (имейл, текстово съобщение или писмо)
• Всякаква кореспонденция относно отказаните оферти

Важно: Правете офертите писмено и пазете всички отговори. Устните оферти не осигуряват адекватна документация.

Невъзможност за наемане на квалифицирани заместници

Ако сте се опитали да наемете служители с подобна квалификация, но не сте намерили кандидати, документирайте:

• Обяви за работа с дати и използвани платформи
• Получени кандидатури и причини, поради които кандидатите не са били квалифицирани
• Записи от интервюта и решения за наемане
• Кореспонденция с подборчици или агенции за персонал

Съвет: Търсете широко при наемане и поддържайте подробни записи. Твърдението „не можахме да намерим никого“ се нуждае от солидна документация, за да подкрепи опрощаването.

Доброволни оставки и уволнения по уважителна причина

Служителите, които доброволно напускат или които уволнявате по уважителна причина, не се броят срещу вашите изисквания за FTE, ако документирате:

• Писма за оставка или известия за прекратяване
• Документация за причината (прегледи на представянето, нарушения на политиките)
• Дати на прекратяване на трудовите правоотношения

Навигиране в процеса на кандидатстване за опрощаване

Стъпка 1: Определете кои предпазни правила са приложими

Преди да попълните заявлението си за опрощаване, прегледайте и четирите предпазни правила и идентифицирайте кои от тях защитават вашия бизнес. Може да отговаряте на изискванията за множество предпазни правила — използвайте това, което осигурява най-добрата защита.

Стъпка 2: Съберете необходимата документация

Създайте организирани файлове, съдържащи:

• Записи на ведомостите за всички периоди на сравнение
• Правителствени заповеди и здравни насоки
• Документация за наемане и прекратяване
• Финансови записи, показващи оперативното въздействие
• Кореспонденция относно промени в заплатите, оферти за работа и решения за персонала

Стъпка 3: Попълнете работния лист на PPP Schedule A

Този работен лист изчислява коефициента на намаление на FTE и определя дали предпазните правила елиминират намаленията на опрощаването. Работете внимателно във всяка секция, като използвате ведомостите си за заплати, за да осигурите точност.

Стъпка 4: Подайте вашето заявление

Въпреки че повечето документи за предпазните правила не се подават с първоначалното заявление, някои предпазни правила изискват потвърждения (certifications), отбелязани в самия формуляр на заявлението.

За предпазното правило „Невъзможност за работа“: Поставете отметка в съответното поле в заявлението за опрощаване, удостоверявайки, че спазването на изискванията за COVID-19 е попречило на нормалните операции.

Стъпка 5: Запазете цялата документация

SBA може да поиска подкрепяща документация до шест години след опрощаването на заема. Поддържайте организирани файлове, съдържащи всички записи, използвани за изчисляване на сумата за опрощаване и доказване на квалификацията за предпазното правило.

Чести грешки, които трябва да се избягват

1. Предположение, че предпазните правила се прилагат автоматично

Предпазните правила ви защитават само ако действително отговаряте на условията и можете да докажете съответствие. Не отбелязвайте полетата за предпазни правила в заявлението си, освен ако действително не отговаряте на изискванията и нямате документация.

2. Лоша документация на правителствените заповеди

Простото знание, че е съществувала заповед за затваряне, не е достатъчно. Нуждаете се от копия на действителните заповеди, за предпочитане с конкретно споменаване на индустрията на вашия бизнес или ясно попадане в по-широки категории.

3. Непълни записи за възстановяване на заплатите

Ако претендирате за предпазното правило за намаляване на заплатите, уверете се, че имате пълни записи на ведомостите за заплати за всички периоди на сравнение. Пропуските в документацията могат да дисквалифицират искането ви за прилагане на предпазното правило.

4. Пропускане на документирането на отказите на служителите в писмен вид

Устните предложения за работа и откази не осигуряват адекватна защита. Винаги правете офертите писмено и изисквайте писмени отговори, дори ако това означава да последвате личен разговор с имейл потвърждение.

5. Неправилно изчисляване на FTE (Еквивалент на пълна заетост)

Изчисленията за FTE следват специфични правила, които може да се различават от начина, по който обикновено проследявате служителите си. Прегледайте внимателно насоките на SBA или работете със счетоводител, за да гарантирате точност.

Последни актуализации и текущо състояние

Към 2026 г. повечето кредитополучатели по PPP вече са подали заявления и са получили опрощаване. Въпреки това, ако все още не сте кандидатствали, все още имате време – макар че прозорецът се затваря. SBA засили одитните си усилия, особено за заеми над 2 милиона долара, но по-малките кредитополучатели, защитени от правилата за „безопасно пристанище“ (safe harbor), са обект на минимален преглед.

„Безопасното пристанище“ за сертифициране на добросъвестност за заеми под 2 милиона долара остава една от най-значимите защити, улеснявайки процеса на опрощаване за стотици хиляди малки предприятия.

Работа с финансови специалисти

Въпреки че много предприятия успешно преминават през процеса на опрощаване по PPP самостоятелно, при сложни ситуации е полезна професионалната помощ. Обмислете консултация с CPA (дипломиран експерт-счетоводител) или финансов съветник, ако:

• Не сте сигурни кои правила за „безопасно пристанище“ се прилагат за вашия бизнес
• Ситуацията с вашия персонал и заплати се е променила многократно през обхванатия период
• Оперирате на множество локации с различно влияние от пандемията
• Предстои ви преглед или одит от страна на SBA
• Вашият заем надхвърля 2 милиона долара (правилото за „безопасно пристанище“ за добросъвестност не се прилага)

Поглед напред: Уроци за бъдещи програми за подпомагане

Правилата за „безопасно пристанище“ на PPP предлагат важни уроци за бъдещи правителствени програми за подпомагане:

• Гъвкавостта е от решаващо значение, когато предприятията са изправени перед безпрецедентни обстоятелства
• Изискванията за документация трябва да балансират предотвратяването на измами с практическото спазване на правилата
• По-малките предприятия се нуждаят от опростени процеси, отразяващи техните ограничени ресурси
• Правилата за „безопасно пристанище“ трябва да бъдат ясно комуникирани още в началото на прилагането на програмата

За собствениците на бизнес основният извод е важността на поддържането на подробна документация винаги, когато се получават държавни помощи, дори когато подаването ѝ не се изисква веднага.

Опростете финансовото си управление

Докато се справяте с опрощаването по PPP и други сложни финансови изисквания, поддържането на ясни финансови записи е от съществено значение. Независимо дали документирате съответствието с правилата за „безопасно пристанище“ или проследявате разходи за данъчни цели, точното счетоводство осигурява основата за финансова яснота и спокойствие.

Beancount.io предоставя счетоводство в обикновен текст (plain-text accounting), което ви дава пълна прозрачност и контрол върху вашите финансови данни – без „черни кутии“ и без зависимост от конкретен доставчик. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите специалисти преминават към счетоводство в обикновен текст.

---

Забележка: Тази статия предоставя обща информация относно правилата за „безопасно пристанище“ на PPP с образователна цел. За конкретни насоки относно вашата ситуация се консултирайте с квалифициран данъчен специалист или одобрен от SBA кредитор. Правилата и крайните срокове на програмата PPP може да са се променили след датата на публикуване.