Ви даєте новому працівнику корпоративний телефон або відшкодовуєте йому 85 доларів на місяць за особистий тарифний план, який у нього вже є. У будь-якому випадку, хтось використовує цей телефон, щоб дзвонити клієнтам — і щоб листуватися з друзями, гортати мапи та слухати музику в дорозі. Ось питання, яке тихо визначає, чи з’явиться частина цих грошей як оподатковувана заробітна плата у формі W-2: чи був телефон наданий переважно з некомпенсаційних ділових причин?
Якщо ця фраза звучить як канцелярські шпалери з податкового кодексу, вона також є тим стрижнем, на якому все тримається. Якщо зробити правильно — уся схема, і ділове, і особисте використання, може бути безподатковою без жодних журналів дзвінків. Якщо помилитися — ваш «телефонний стіпенд» — це просто заробітна плата з приємнішою назвою, що підлягає утриманню податку на доходи, соціальному страхуванню, Medicare та податку на безробіття. Відшкодування за домашній інтернет регулюється ще суворішими правилами. Цей посібник проведе вас через структуру IRS, три способи, якими малий бізнес зазвичай надає телефони, чим інтернет відрізняється, та які документи зберігають усе це безподатковим.
Передісторія: чому телефони колись були кошмаром для обліку
До 2010 року мобільні телефони вважалися «переліченим майном» згідно з розділом 280F податкового кодексу — та сама категорія, що й легкові автомобілі та комп’ютери. Перелічене майно мало неприємну презумпцію: особисте використання було оподатковуваним, якщо працівник не довів ділове використання належними записами. Теоретично, кожен працівник із корпоративним телефоном мав вести журнал, розділяючи ділові та особисті дзвінки, а особиста частина вважалася заробітною платою.
Ніхто цього, звісно, не робив. Конгрес нарешті визнав реальність у Законі про робочі місця для малого бізнесу 2010 року, який виключив мобільні телефони з визначення переліченого майна для податкових років, що починаються після 31 грудня 2009 року. IRS відповіло Повідомленням 2011-72, яке досі є чинним:
- Ділове використання наданого роботодавцем мобільного телефону є пільгою як робоча умова, що виключається з доходу працівника — та сама категорія, що й корпоративний ноутбук, необхідний працівнику для роботи.
- Особисте використання того ж телефону є несуттєвою пільгою, яка також виключається.
- Ведення записів не вимагається. IRS прямо заявляє, що не вимагатиме журналів ділового та особистого використання для надання цього режиму.
Це звільнення є щедрим, але умовним. Усе залежить від того, чи телефон надано переважно з некомпенсаційних ділових причин. Якщо не пройдете цей тест — ви знову в оподатковуваній території.
Магічна фраза: «Переважно з некомпенсаційних ділових причин»
IRS вважає цей тест виконаним, коли існують вагомі ділові причини для надання телефону, які виходять за межі оплати працівнику. Класичні приклади з керівництва включають:
- Роботодавцю потрібно, щоб працівник був доступний у будь-який час для робочих надзвичайних ситуацій.
- Працівнику потрібно спілкуватися з клієнтами або замовниками, перебуваючи поза офісом.
- Працівнику потрібно бути на зв’язку під час подорожей, на робочих майданчиках або в інших місцях, де немає стаціонарного телефону.
І керівництво так само чітко визначає, що не проходить тест. Телефон не надається переважно з некомпенсаційних причин, коли він видається для підняття морального духу чи доброї волі, для залучення потенційного працівника або для надання додаткової компенсації — або коли він замінює частину заробітної плати, яку працівник інакше отримував би.
Для більшості малих підприємств із польовими працівниками, черговими, продавцями або будь-ким, хто працює поза робочим столом, цей тест легко виконати. Зона небезпеки — це офіс, де всі вже сидять поруч із стаціонарним телефоном, а «робочий телефон» — це насправді привілей, загорнутий у мову політики. Будьте чесними щодо того, в якій ситуації ви перебуваєте, бо решта податкового режиму випливає з цього.
Три способи надання телефонів, відсортовані за податковою простотою
1. Корпоративний телефон: найчистіший варіант
Коли ви купуєте телефон, оплачуєте рахунок оператора безпосередньо та передаєте пристрій працівнику, якому він справді потрібен для роботи, ви отримуєте повну перевагу Повідомлення 2011-72. Ділове використання — це безподаткова пільга як робоча умова, неминуче особисте використання їде поруч безподатково як несуттєва пільга, і ніхто не веде журнал дзвінків. Нічого не потрапляє у форму W-2.
Це схема, для якої було написано керівництво, і її варто обирати, коли цифри сходяться. Її єдині реальні витрати — адміністративні: управління парком пристроїв і тарифних планів. Саме тому дуже малий бізнес часто віддає перевагу варіанту два.
2. Відшкодування за особистий телефон: безподатково, якщо дотримуєтеся пам’ятки для малого бізнесу
Більшість малих підприємств не хочуть керувати парком пристроїв. Вони дозволяють працівникам використовувати особисті телефони та відшкодовують витрати. IRS передбачило саме це: разом із Повідомленням 2011-72, його підрозділ для малого бізнесу/самозайнятих випустив екзаменаційне керівництво, яке наказує аудиторам застосовувати подібний підхід до грошових відшкодувань за особисті телефони.
Згідно з цим підходом, коли ви вимагаєте від працівників використовувати особисті телефони для роботи — і ця вимога є переважно з некомпенсаційних ділових причин — ви можете вважати відшкодування розумних витрат на мобільний зв’язок неоподатковуваними. Три межі мають значення:
- Тільки розумні суми. Відшкодування вартості розумного покриття — це нормально; відшкодування незвичайних або надмірних витрат — ні. Оплата всього сімейного плану на 220 доларів, коли робоче використання — це кілька дзвінків на тиждень, викликає питання. Поширеною захищеною практикою є відшкодування фіксованого відсотка рахунку або фіксованої суми, прив’язаної до вартості базового тарифу, придатного для бізнесу.
- Обов’язково, а не за бажанням. Логіка пам’ятки спирається на те, що працівник зобов’язаний використовувати особистий телефон для роботи. Письмова політика, яка визначає, хто має мати телефон і чому, перетворює неформальну звичку на задокументовану вимогу.
- Не заміна заробітної плати. Якщо «відшкодування» — це насправді частина компенсаційного пакету — та сама сума щомісяця незалежно від будь-яких телефонних витрат, запропонована замість підвищення зарплати — екзаменатори вважатимуть це заробітною платою.
3. Фіксований щомісячний стіпенд без документів: зазвичай просто заробітна плата
Фіксований «стіпенд на зв’язок» у 75 доларів, що виплачується з кожною зарплатою і ніколи не звіряється з фактичним рахунком, — це найпоширеніша помилка в цій сфері. Без підтвердження — доказу, що працівник фактично поніс витрати — виплата не відповідає правилам підзвітного плану, описаним нижче, і вся сума є оподатковуваною заробітною платою, яка відображається у формі W-2.
Це не означає, що фіксовані суми заборонені. Фіксоване щомісячне відшкодування все ще може бути безподатковим, якщо працівники періодично підтверджують основні витрати (наприклад, подаючи рахунок оператора щокварталу), а сума не перевищує фактичних витрат. Чого не можна робити — це платити наосліп і називати це відшкодуванням. Форма слідує за документами: немає чеків — немає безподаткового режиму.
Домашній інтернет регулюється суворішими правилами
Ось пастка: роботодавці припускають, що щедрі правила для мобільних телефонів поширюються на домашній інтернет. Це не так. Повідомлення 2011-72 охоплює мобільні телефони та подібне телекомунікаційне обладнання — а не рахунок за широкосмуговий інтернет для дому працівника.
Відшкодування за інтернет повністю регулюється правилами підзвітного плану. Це означає, що лише ділова частина рахунку може бути безподатковою, і лише коли працівник її підтверджує. На практиці:
- Відшкодування на основі чеків за ділову частину працює. Працівник подає рахунок за інтернет, ви відшкодовуєте задокументований діловий відсоток, і виплата є безподатковою згідно з підзвітним планом.
- Фіксовані інтернет-стіпенди без підтвердження — це заробітна плата. Щомісячний «стіпенд на роботу з дому» у 60 доларів, який ніхто не прив’язує до фактичного рахунку, — це компенсація, крапка.
- Оберіть розумний розподіл і дотримуйтеся його. Не існує опублікованого IRS відсотка. Віддалений працівник, який працює повний робочий день з дому, може обґрунтувати 50 відсотків; працівник із гібридним графіком, який перебуває в офісі три дні на тиждень, обґрунтовує менше. Задокументуйте метод — дні роботи з дому, години ділового використання — і застосовуйте його послідовно.
Ще одна межа: сприятливий режим, який деякі роботодавці пам’ятають для обладнання для віддаленої роботи під час пандемії, не створює загального виключення для інтернету. Кожен долар все одно потребує ділового зв’язку та чека за ним.
Підзвітний план: ваш щит із трьох правил
Для всього, що виходить за межі безпечної гавані корпоративного телефону — відшкодування за особистий телефон, інтернет, витрати на домашній офіс — підзвітний план згідно з розділом 62(c) — це те, що тримає відшкодування поза формою W-2. Він має рівно три вимоги:
- Діловий зв’язок. Відшкодування має стосуватися витрат, понесених працівником під час виконання службових обов’язків для вас. Ви не можете відшкодовувати витрати з попередньої роботи або особисті витрати без зв’язку з роботою.
- Підтвердження протягом розумного часу. Працівник має звітувати про суму, дату, місце та ділову мету кожної витрати. Нормативні акти визнають 60 днів після витрати розумним строком. Рахунки операторів, чеки та короткий звіт про витрати легко це задовольняють.
- Повернення надлишкових сум. Будь-який аванс, що перевищує фактично витрачене, має бути повернений протягом розумного часу — 120 днів є нормативним безпечним періодом.
Провал будь-якої з трьох вимог робить план непідзвітним: кожне відшкодування за ним стає оподатковуваною заробітною платою, що підлягає утриманню. Це обрив за принципом «все або нічого», тому письмовий план має значення. Зафіксуйте політику письмово, назвіть, що підлягає відшкодуванню та в яких межах, вимагайте звіти про витрати з чеками та дотримуйтеся дедлайнів. Стандартна порада Journal of Accountancy малим фірмам — створити або переглянути план до виникнення проблем, а не відновлювати його під час перевірки — порада, якої варто дотримуватися, оскільки план, написаний за тиждень до дзвінка аудитора, нікого не обдурить.
Самозайняті? Ви граєте в іншу гру
Якщо ви єдиний власник, фрилансер або власник ТОВ з одним учасником, підзвітні плани до вас не застосовуються — ви не можете відшкодовувати собі як працівнику. Натомість ви відраховуєте діловий відсоток своїх витрат на телефон та інтернет безпосередньо у Додатку C як звичайні та необхідні ділові витрати.
Механіка проста, але повністю на вас:
- Відокремте ділову частину. Якщо ваш щомісячний рахунок за телефон у 100 доларів приблизно на 70 відсотків складається з дзвінків клієнтам, координації на майданчиках і ділових застосунків, 70 доларів підлягають відрахуванню, а 30 — особисті. Оцінки мають бути розумними та обґрунтованими — сучасна нотатка про те, як ви вивели відсоток, краща за число, вигадане під час податкової кампанії.
- Зберігайте основні рахунки. Під час перевірки рахунок доводить загальну суму, а ваші записи доводять розподіл. Зберігайте обидва щонайменше три роки від дати подання декларації.
- Інтернет підпорядковується тій самій логіці. Розподіляйте за діловим використанням — розробник, який працює з дому та проводить відеодзвінки весь день, обґрунтовує значно більшу частку, ніж той, хто перевіряє електронну пошту з дому двічі на тиждень.
- Друга лінія спрощує все. Виділений бізнес-номер або окреме ділове інтернет-з’єднання перетворює вправу з розподілу на чисте відрахування на 100 відсотків. Для багатьох власників ця простота варта додаткових щомісячних витрат.
Партнери та власники S-корпорацій із часткою понад 2 відсотки мають підтвердити деталі зі своїм консультантом, оскільки правила пільг застосовуються до власників інакше, ніж до звичайних працівників — але основний принцип зберігається: документуйте діловий зв’язок і відраховуйте лише ділову частину.
Ваш штат може змусити вас незалежно від федеральних правил
Федеральне податкове законодавство визначає, коли відшкодування є безподатковим. Трудове законодавство штату може вимагати, щоб ви відшкодовували в першу чергу. Розділ 2802 Трудового кодексу Каліфорнії вимагає від роботодавців відшкодовувати працівникам усі необхідні ділові витрати, і суди Каліфорнії тлумачили це як розумний відсоток рахунку за особистий мобільний телефон, коли працівник зобов’язаний використовувати особистий телефон для роботи — навіть за безлімітного тарифу, де робочі дзвінки не коштують працівнику додатково. Іллінойс змоделював свій закон про відшкодування витрат на каліфорнійському, і зростаючий список штатів, включаючи округ Колумбія, накладає подібні обов’язки.
Практичний підсумок: у цих штатах «ми не відшкодовуємо телефони» — це не політика, а зобов’язання. І Іллінойс прямо дозволяє роботодавцям виконати обов’язок через письмову політику відшкодування з визначеними сумами та процедурами — ще одна причина зафіксувати політику письмово. Навіть там, де жоден закон не застосовується, чітка письмова політика, яка визначає, хто охоплений, що підлягає відшкодуванню, які документи потрібні та як їх подавати, вирішить 90 відсотків суперечок до їх початку.
П’ять помилок, які перетворюють безподаткове на оподатковуване
Виплата фіксованого стіпенда, який ніхто не підтверджує. Помилка номер один. Без чеків і підзвітного плану ваш стіпенд — це заробітна плата. Виправте це, збираючи рахунки операторів або інтернет-провайдерів за графіком і звіряючи виплати.
Відшкодування всього сімейного плану. Коли відшкодування очевидно перевищує будь-яку ймовірну ділову вартість, надлишок виглядає як компенсація. Обмежте відшкодування на розумному рівні, прив’язаному до фактичного ділового використання.
Обіцянка телефонної пільги як компенсації. Якщо в листі-пропозиції телефон або стіпенд представлені як частина компенсаційного пакету або замість зарплати, ви підірвали вимогу «некомпенсаційності» власним почерком. Подавайте це як робочий інструмент для ділової потреби.
Припущення, що інтернет отримує режим мобільних телефонів. Це не так. Інтернет потребує підзвітного плану, розподілу ділового відсотка та чеків щоразу.
Відсутність жодного обліку. Відшкодування, виплачені з пам’яті, округлені на згадку та ніде не записані, є незахищеними під час перевірки та невидимими у вашій власній фінансовій звітності. Кожна виплата має простежуватися до звіту про витрати, чека та запису в головній книзі.
Відстежуйте відшкодування як податкові записи, якими вони є
Кожне відшкодування в цій статті — це одночасно податкова позиція та бухгалтерський запис. Коли платежі за телефон та інтернет проходять через виділений телекомунікаційний рахунок або рахунок відшкодування працівникам — кожен прив’язаний до звіту про витрати та чека — відбуваються дві хороші речі одночасно: ваш звіт про прибутки та збитки показує справжні операційні витрати замість туману різноманітних переказів, а екзаменатор бачить задокументований підзвітний план замість незрозумілих відтоків. Якщо вам колись знадобиться довести діловий зв’язок за рік виплат, головна книга разом із прикріпленими звітами — це вся ваша захист. Для команд, які хочуть такий слід у форматі, який можна шукати, порівнювати та резервувати, як код, бухгалтерія у відкритому текстовому форматі з таким інструментом, як Beancount.io, зберігає кожне відшкодування, рахунок і допоміжну нотатку в одному місці під контролем версій, а інформаційні панелі, як-от Fava, роблять підсумки за працівниками та категоріями видимими з першого погляду.
Спростіть своє фінансове управління
Налаштовуючи відшкодування за телефон та інтернет, ведення чітких записів про кожен платіж — це те, що зберігає безподатковий режим. Beancount.io надає бухгалтерію у відкритому текстовому форматі, що дає вам повну прозорість і контроль над вашими фінансовими даними — жодних чорних скриньок, жодної прив’язки до постачальника. Почніть безкоштовно і побачте, чому розробники та фінансові фахівці переходять на бухгалтерію у відкритому текстовому форматі.
