Мандати на повернення в офіс мають податкові наслідки: Пільги на транспорт, офисні відрахування і втрата домашнього офису вашої команди

Ви відправили меморандум про повернення в офіс. Ви розібралися з робочими місцями, зчитувачами бейджів і тим, кому дістанеться куток з мерехтливим світом. Але хтось з вашего керівництва запитував, що повернення всех назад робить з вашими податками на зарплату, адмініструванням пільг і податковими деклараціями ваших сотрудників?

Повернення команди на місце одночасно перебудовує кілька кутків ваших книг. Транспортні пільги, які ваші сотрудники ігнорирували три роки, раптом знову стають актуальними. Відрахування за домашній офис, на которое некоторые ваши сотрудники розраховували, зникло назавжди. І офисні витрати, які лягають на ваш прибуток і збитки, потрібно відстежувати в правильних категоріях, інакше ви переплатите при податках. Ось що потрібно полагодити перед наступною виплатою зарплати.

Ваші сотрудники знову хотять до податкові транспортні пільги​

Коли никто не комутував, никто не запитував про транспортні пільги. Як тілько ваша політика RTO вступає в силу, все зміняється: кожно сотрудник, який їздить на поїзді або платить за парковку в центрі, залишає гроші на столі, якщо ви не пропонуєте кваліфікований транспортний фриндж за розділом 132(f).

Ось как це робиться. Сотрудники відкладають частину зарплати — до податково — на транспортні проїздні, ванпул або кваліфіковану парковку. Для 2026 року щомісячні ліміти виключення складають $340 для комбінованого транспорту і ванпулу і $340 для кваліфікованого паркування (за інфляційними коригуваннями IRS в Публікації 15-B). Це значить, що сотрудник може перенести до $4,080 на рік за категорію із ополаткованої зарплати. Хтось у 22% податковій брекеті, який максимізує ліміт на транспорт, економить примерно $900 на рік федерального податку на доходи плюс ще 7.65% на Social Security і Medicare.

Це вигідне і для вас. Кожен долар, який сотрудник проводить через до податкову программу зменшення зарплати, — это долар, на який ви не платите 7.65% роботодавтельськой долі податків на зарплату. При максимальному транспортному виключенні це примерно $312 на сотрудника на рік назад в ваш кишенек — за пільгу, яка коштує вам майже нічого в адмініструванні.

Кілька практичних правил, які потрібно врахувати:

• Поважайте щомісячні ліміти. Все, що понад $340 на місяць за категорію, — это ополаткована зарплата, а не фриндж. Якщо ви субсидуєте парковку за $420 на місяц, додатні $80 ідуть в W-2 сотрудника.
• Парковка і транспорт — це різні кошелки. Сотрудник, який і їздить на поїзді, і платить за парковку, може виключити до $340 за кожну — $680 всього на місяц.
• Грошова компенсація потребує документації. Ви можете компенсувати транспортні витрати грошами, але только за bona fide компенсаційною угодою с подтверждением. Пряме розповсюдження проїздних простіше, где транспортна власть це предоставляє.
• Уважайте пастку з відрахуванням для роботодавтеля. За розділом 274(a)(4), витрати на надання кваліфікованих транспортних фринджів обычно не відраховуються для роботодавтеля — але суммы, проведені через зменшення зарплати сотрудника, вам нічого не коштують з самого начала, і ви все равно забираєте економію на податках на зарплату. Якщо ви платите за комутування напрямую зверх лімитів виключення, розглядайте це як компенсацію (відраховую, але ополатковану для сотрудника).

Ваш штат або місто можуть вимагати пропонувати транспортні пільги​

Це не опціонально всюди. Кілька юрисдикцій мандатують, що роботодавтели певного розміру пропонують до податкові транспортні пільги, і RTO — именно той момент, коли невідповідність стає видимою:

• Нью-Джерси вимагає, що роботодавтели с как минимум 20 сотрудниками пропонують до податкові транспортні фринджи відповідно до розділу 132(f).
• Іллінойс вимагає, що покриті роботодавтели в чикагському транспортному регіоні пропонують програму до податкових транспортних пільг, з комплаенсом через регіональні транспортні програми.
• Нью-Йорк вимагає, що роботодавтели з 20 або більше повними сотрудниками пропонують штатным співробітникам можність купувати кваліфіковані транспортні пільги з до податкової доходу.

Штрафи и правозастосування варьируются, но паттерн однонаправлений: кожен рік все більше місто приймає такие ордонанси. Якщо у вас есть сотрудники, які працюють в робочих точках в любій из этих юрисдикцій, проверьте, чи ви покритий роботодавтель сейчас — порогові числа враховують сотрудників, які звітують на робочу точку, а не только штаб-квартиру. І даже где нет мандата, пропонувати пільгу добровольно — один из самых дешевих жестів доброй волі в переході RTO: это эффективно дає комутирующим сотрудникам повышение зарплаты, фінансуючись за рахунок податкових збережень.

Відрахування за домашній офис, яке ваші сотрудники щойно втратили​

Некоторые ваши віддалені сотрудники могли відраховувати витрати на домашній офис роками — або планували. Переконайтесь, що ніхто не планує відрахування, якого більше не існує.

Сотрудники, які працюють на когось іншого, загалом не можуть відраховувати витрати на домашній офис або любі другі недокомпенсованні робочі витрати в своєй федеральній декларації. Tax Cuts and Jobs Act приостановив різні відрахування за переліком, що підлягають 2%-of-AGI порогу, для 2018–2025 років, і наступне законодательство зробило цю заборо́ну назавжди. Публікація IRS 463 підтверджує, що сотрудники W-2 вже не можуть использовати стандартну мильну ставку або любій інший метод, чтобы заявляти відрахування за недокомпенсованні робочі витрати — і це включає стіл, монітор і запасную спальню, з якої они працювали.

Только вузькі statutory винятки залишаються (резервисты, виступаючи артисти, fee-basis опицiали, відрахування вчителей за класні витрати). Ваш розробник програмного забезпечення з хорошим домашнім офисом — не один из них.

Два речі слідують з цього:

1. Скажіть вашій команді прямо. Найбільш добра версія: "Ваші витрати на комутування і любій домашній офисний обладнування, які ви купуєте самі, не відраховуються на федеральному рівні как сотрудник. Якщо вам потрібно обладнування для роботи, спросіть — ми краще відшкодуем, чем ви з'їсте." Образец RTO compounding швидко, коли сотрудники відкриють податковий удар самі в квітні.
2. Проводіть робочі витрати через підзвітний план. Відшкодування, выплачені за IRS-комплаентним підзвітним планом — бизнес-зв'язок, підтвердження, повернення надмірних авансів — відраховуються вам і без податкові для сотрудника. Цей $1,200 монітор коштує вам $1,200 в любому случае, но через підзвітний план ваш сотрудник отримує повну вартість замість того, чтобы платити за него податковими доларами, які не можна відрахувати. Короткий писемений план плюс звичка звітувати про витрати — все, що потрібно. (Кілька штатів все ще дозволяють недокомпенсованні робочі витрати на штатних деклараціях, тому нагадайте сотрудникам проверити правила свого штата — але не будуйте свою політику на цьому.)

Что вы все ще можете відрахувати как роботодавтель​

Сторона RTO в бухгалтерській книзі — не только витрати. Майже все, що вы витрачаєте, чтобы розмістити свою команду, — это обычні і необхідні бізнес-витрати — провидо, що вы кладете их в правильний кошелек:

• Оренда, комунальні, страховка і офисні послуги — это в настоящее время відраховуємі операційні витрати. Відстежуйте их по локаціям, якщо у вас больше одного сайта; прибуток і збитки по сайту — ось що говорить вам, варта чи вторая офис своєї цены.
• Ремонт проти улучшень — ось лінія, яка має значення. Перекрашивание офису і ремонт HVAC — відраховуємі ремонти. Снос стін, додавання квадратних метрів або новий дах — это улучшення, яке потрібно капіталізувати і амортизувати. Коли рахунок підрядчика змішує обидва, просіть розбивку в писеменній формі перед оплатою — реконструировать це в кінці року — не весело.
• Меблі, обладнування і витрати на облаштування часто можна відшкодувати негайно за розділом 179 (з утриманням річних лімітів і правил податкового доходу) замість амортизації за 7 або 39 років. Якщо вы обставляєте відкритий офис, модельте вибор Section 179 перед кінцем року; это може перенести десятки тисяч доларів відрахувань в поточний рік.
• Не змішуйте транспортний проход с офисними витратами. Внеси сотрудников на транспорт через зменшення зарплати — це не ваші витрати; это гроші сотрудників, які ідуть через вашу зарплату. Ведіте их через кліринговий або пасивний рахунок, а не как офисні витрати, інакше ваші книги завышать витрати і ваша звірка зарплати николи не сойдуться.

Чек-лист по бухгалтерии RTO на наступні 30 днів​

Перетворіть зміну політики в короткий список дій і працюйте над ним до закрытия кварталу:

1. Запустіть (або перезапустіть) транспортну пільгу. Виберіть адміністратора транспортних пільг або вбудований опціон вашого зарплатного провайдера, встановіть ліміти $340 на місяц в системі і записіть сотрудників до першого повного офисного періоду зарплати.
2. Проверьте кодировку W-2. Підтвердьте с зарплатним відділом, что любій оплаченій роботодавтелем комутування зверх щомісячных лімітів кодовано как ополаткована зарплата, а суммы зменшення зарплати правильно уменьшают ополатковану зарплату для федеральных целей (слідкуйте за штатними особливостями — кілька штатів не слідують федеральному виключенню для зменшення зарплати).
3. Опублікуйте односторонній підзвітний план. Покрийте обладнування домашнего офису, проїзд між робочими точками і поїздки. Требуйте чеків і бізнес-цілі на кожному звіті.
4. Розділіть план рахунків. Відділіть оренду, комунальні, ремонти, улучшення в процесі, активи Section 179 і транспортний кліринговий рахунок. Якщо вы відстежуєте це в Excel сьогодні, це хороший момент перейти: ведення этих категорій в версионованій бухгалтерській книзі значить, що кожно реклассифікація буде переглянута в кінці року, а не mystery. Гайди в /docs/ описують, как наладить таку структуру, а /fava/ перетворює цифры по сайтам в дашборди, які вы можете читати.
5. Проведіть квартальну звірку зарплати с формами 941 і W-3 зразу. Зміни RTO — нові найми в нових штатах, відновлені транспортні вибори, виправлені утримання — це именно та середня річна плутанія, яка производить різногласия 941-vs-W-2 і повідомлення IRS або SSA. Проведіть звірку кожен квартал, а не в січні.

Тримайте офисні фінанси організованими через перехід​

Повернення в офис одночасно торкається зарплати, пільг, основних средств і відшкодування сотрудникам — це ідеальний тест того, можуть ли ваші книги встигнути за вашим бізнесом. Beancount.io дає вам plain-text бухгалтерию, яка полностью прозрачна, версионована і AI-ready, так что кожно реклассифікація і кожно новий рахунок залишається аудитованим. Почніть безкоштовно і принесіть порядок в задній офис, поки все інші ще борються за столи.