Ви схвалили щомісячну надбавку $75 за інтернет, щоб ваш віддалений працівник міг залишатися на зв'язку. Це виглядає як просте відшкодування: гроші на бізнес-витрати, усі задоволені. Потім настає розрахунковий період, ваш бухгалтер питає, чи потрібно це включати до форми W-2, і ви розумієте, що відповідь може додати 7,65% податків на заробітну плату для роботодавця — плюс прибутковий податок для вашого працівника — за весь рік.
Різниця не у самій витраті. Інтернет, телефон, монітор, офісне крісло — усе це може бути законними бізнес-витратами. Різниця в тому, як ви їх оплачуєте. IRS визнає лише два шляхи, і лише один залишає відшкодування неоподатковуваним і поза формою W-2.
Два шляхи, які IRS насправді визнає
Будь-яка домовленість про покриття витрат працівника належить до однієї з двох категорій, визначених у Публікації IRS 15 та Податковому регламенті §1.62-2. Позначення має значення, оскільки воно визначає податковий режим та облік у розрахунковій відомості.
Шлях 1: Не підзвітний план — оподатковувана надбавка
Це фіксована допомога, яку ви проводите через розрахункову відомість без жодних умов: "150 надбавка за віддалену роботу", "$50 за телефон". Ви не питаєте рахунок, ви не питаєте, яка частина була використана для бізнесу, і ви не вимагаєте повернення невитрачених сум.
За не підзвітного плану — або коли у вас взагалі немає письмового плану — IRS розглядає всю виплату як додаткову заробітну плату:
- Вона включається в поле 1 форми W-2
- Вона підлягає утриманню федерального прибуткового податку, соціального страхування, Medicare та федерального податку на безробіття
- Ви, як роботодавець, сплачуєте відповідні податки на заробітну плату
- Ваш працівник отримує менше, ніж ви заплатили
Ця виплата 75 для вашого працівника. Після утримань вона може купити від 60, залежно від його податкової категорії. Ви все одно відраховуєте її, але як заробітну плату, а не як відшкодування бізнес-витрат.
Це просто, і для деяких команд простота вартує податкових витрат. Але якщо ви таким чином відшкодовуєте тому самому працівнику 69 податку на заробітну плату для роботодавця та зменшили цінність для вашого працівника на 20-30%.
Шлях 2: Підзвітний план — неоподатковуване відшкодування
Підзвітний план — це письмова домовленість, яка відповідає трьом суворим вимогам IRS. Коли ви виконуєте всі три, відшкодування:
- Виключаються з валового доходу працівника
- Звільняються від утримань та податків на заробітну плату
- Не вказуються як заробітна плата у формі W-2
- Залишаються відрахованими як бізнес-витрати для вас
Іншими словами, бізнес відраховує витрати, працівник отримує кожну копійку, а розрахункова відомість залишається чистою. Ціна цього — документація.
Три вимоги, які роблять план підзвітним
Усі три повинні бути виконані. Якщо пропустити одну, вся домовленість розглядається як не підзвітна — уся сума стає заробітною платою, а не лише її частина без документального підтвердження.
1. Діловий зв'язок
Витрата має бути відрахованою, якби бізнес сплатив її безпосередньо, і має бути понесена працівником у зв'язку з виконанням послуг для вас.
Для віддаленої роботи це зазвичай включає:
- Ділову частину домашнього інтернету та мобільного зв'язку
- Обладнання, необхідне для виконання роботи: монітор, клавіатура, гарнітура, веб-камера
- Ергономічні меблі, необхідні для домашнього робочого місця
- Програмне забезпечення та підписки, необхідні для роботи
Це не включає декор, особисті покращення стрімінгових сервісів, не пов'язані з роботою, або загальну надбавку на "оздоровлення". Ви можете пропонувати оздоровчі кошти, але вони не можуть перебувати в підзвітному плані як неоподатковувані, якщо вони не мають ділового зв'язку.
Те, як ви обробляєте витрати зі змішаним використанням, має значення. Якщо домашній інтернет працівника коштує $90, і він працює з дому повний робочий день, багато роботодавців відшкодовують від 50% до 75% як розумний розподіл ділового використання, за умови, що політика пояснює метод. Ключове, щоб розподіл був пов'язаний із бізнесом і застосовувався послідовно.
2. Документальне підтвердження протягом розумного часу
Працівник повинен належним чином звітувати перед вами за кожну витрату: суму, час, місце (або використання) та ділову мету. Для витрат на віддалену роботу це зазвичай означає:
- Копію рахунку за інтернет або телефон, що показує суму
- Квитанцію за обладнання з датою та постачальником
- Коротку позначку про ділову мету ("домашній інтернет — необхідний для відеодзвінків та VPN", "другий монітор — розробка програмного забезпечення")
- Для щомісячних витрат — щомісячне подання у простому звіті про витрати
Безпечна гавань IRS для "розумного часу" широко використовується постачальниками розрахункових послуг та CPA:
- Документальне підтвердження протягом 60 днів після оплати або понесення витрати
- Повернення будь-якого надлишку авансу протягом 120 днів
- Аванси, якщо ви їх надаєте, протягом 30 днів до очікуваної витрати
Ви також можете використовувати метод періодичних звітів: надавати принаймні щоквартальні звіти, що показують сплачені суми порівняно з підтвердженими сумами, і вимагати від працівника звітувати або повернути залишок протягом 120 днів після звіту. Який би метод ви не обрали, зафіксуйте його письмово та застосовуйте однаково для всіх.
3. Повернення надлишкових сум
Якщо ви авансуєте або відшкодовуєте більше, ніж було фактично витрачено або підтверджено, працівник повинен повернути надлишок протягом розумного часу. Класична помилка — сплачувати фіксовану надбавку 75, і дозволяти працівнику залишати різницю 25 повинні бути повернуті. Якщо це не так, уся домовленість може втратити статус підзвітної.
Ось чому багато малих підприємств уникають авансів для регулярних витрат на віддалену роботу та натомість відшкодовують після подання працівником рахунку. Немає авансу — немає нічого повертати та немає надлишку, за яким потрібно стежити.
Як виглядає належне документальне підтвердження для віддаленої роботи
Вам не потрібна складна система обліку витрат, щоб відповідати стандарту, але вам потрібен послідовний процес і записи, які ви могли б показати під час перевірки.
Щомісячний інтернет і телефон: Працівник подає рахунок постачальника або скріншот платіжного документа, а також розрахунок працівника відсотка ділового використання, визначеного у вашому плані. Зберігайте документ протягом семи років разом із записом про відшкодування.
Обладнання: Працівник подає квитанцію до або під час відшкодування та зазначає, що предмет є власністю бізнесу або призначений для ділової мети, якщо він залишається у працівника. Для предметів вартістю понад $2,500 розгляньте, чи капіталізація є більш доречною, ніж негайне списання відповідно до вашого положення про незначні суми (de minimis safe harbor); ваш CPA може підтвердити встановлений поріг.
Правильно структуровані надбавки за рівнями: Ви можете пропонувати різні рівні без порушення правил, якщо кожен рівень пов'язаний із підтвердженими витратами:
- Базовий рівень — ділова частина інтернету та телефону
- Середній рівень — плюс необхідні для роботи периферійні пристрої та програмне забезпечення
- Рівень за посадою — інструменти для подорожей, спеціалізоване обладнання або облаштування домашнього офісу для посад, які цього потребують
Розподіл за посадами дозволений, коли він відображає бізнес-потребу. Розподіл лише за рівнем компенсації, без зв'язку з підтвердженими витратами, виглядає як замаскована компенсація.
Механіка розрахункової відомості та бухгалтерського обліку
Правильний бухгалтерський облік настільки ж важливий, як і правильна мова плану, оскільки саме книги побачить аудитор, кредитор або програмний аудит.
За не підзвітного плану або фіксованої надбавки:
- Кодуйте це як заробітну плату: кредит Грошові кошти, дебет Витрати на заробітну плату — Надбавка за віддалену роботу (або Заробітна плата)
- Проведіть через розрахункову відомість з утриманнями; вона з'являється в полі 1 W-2, а також у полях 3 і 5 для заробітної плати для соціального страхування та Medicare
- Податок на заробітну плату для роботодавця дебетується на рахунок Витрати на податки із заробітної плати
За підзвітного плану:
- Кодуйте це як відшкодування витрат працівника, а не як заробітну плату: кредит Грошові кошти, дебет Витрати на відшкодування працівникам або відповідний рахунок витрат (Інтернет, Телефон, Офісне обладнання)
- Не проводьте через розрахункову відомість як заробітну плату
- Не утримуйте податки, не вказуйте у W-2, не сплачуйте податок на заробітну плату для роботодавця з цієї суми
- Зберігайте звіт про витрати, квитанцію та підтвердження оплати разом — ваш звіт про витрати є файлом документального підтвердження
Створіть окремі рахунки Головної книги для відшкодувань за підзвітним планом проти оподатковуваних надбавок. Під час звірки банківських операцій тег, як-от "Віддалена робота: Підзвітне відшкодування — Не W-2", запобігає подальшій помилковій рекласифікації бухгалтером цих сум як іншої компенсації під час підсумкових операцій наприкінці року.
Якщо ви користуєтеся послугами розрахункового провайдера, налаштуйте два типи оплати вже зараз: "Надбавка за віддалену роботу — Оподатковувана" та "Підзвітне відшкодування — Неоподатковуване". Сама назва запобігає найпоширенішій помилці, коли належним чином підтверджене відшкодування проводиться через розрахункову відомість як оподатковувана заробітна плата, бо ніхто не повідомив систему, що воно відрізняється.
І не дозволяйте працівникам самостійно відраховувати ці витрати. Після податкових змін 2018 року працівники з формою W-2 не можуть відраховувати невідшкодовані витрати, пов'язані з роботою, у своїй особистій декларації на федеральному рівні. Єдиний спосіб, щоб вони отримали компенсацію без оподаткування, — через ваш підзвітний план.
Нюанс державного законодавства, який не можна ігнорувати
Федеральні податкові правила визначають, чи оподатковується відшкодування. Державне трудове законодавство визначає, чи зобов'язані ви його взагалі виплачувати.
Зростаюча меншість штатів вимагає від роботодавців відшкодовувати необхідні бізнес-витрати, понесені працівниками. Кодекс праці Каліфорнії § 2802 є найбільш цитованим: він зобов'язує роботодавців компенсувати працівникам необхідні витрати, понесені в межах виконання трудових обов'язків, і фіксована надбавка без документального підтвердження автоматично його не задовольняє. Іллінойс, Айова, Монтана, Нью-Гемпшир, Північна Дакота, Південна Дакота та кілька інших мають подібні закони, а декілька міст додають власні правила.
Навіть там, де немає конкретного закону про відшкодування, несплата необхідних витрат на віддалену роботу може створити ризик порушення законів про оплату праці та робочий час, якщо невідшкодована витрата фактично знижує погодинну оплату працівника нижче мінімальної заробітної плати.
Практичний висновок: перевіряйте штати, де фактично перебувають ваші віддалені працівники, а не лише штат реєстрації вашої компанії. Якщо хоча б один працівник перебуває в штаті з обов'язковим відшкодуванням, документований підзвітний план виконує подвійну функцію — він зберігає виплату неоподатковуваною для цілей IRS і задовольняє державну вимогу щодо відшкодування фактичних необхідних витрат.
П'ять помилок, які перетворюють хороший план на оподатковуваний
1. Відсутність письмового документа плану
Усна домовленість не рахується. IRS очікує письмовий план, у якому зазначено діловий зв'язок, вимогу документального підтвердження, вимогу повернення надлишку та прийняті вами правила строків. Зберігайте його разом із кадровою політикою та отримайте підтвердження від працівників про ознайомлення.
2. Прийняття однієї квитанції за рік щомісячних витрат
Один рахунок за інтернет за січень не підтверджує дванадцять виплат по $75. Вимагайте щомісячну документацію. Для регулярних рахунків достатньо односторінкового щомісячного звіту про витрати, у якому вказано дату, суму, постачальника та ділову мету.
3. Перевищення надбавкою суми рахунку без повернення
Сплата 70, і заплющування очей на різницю — це не підзвітний план. Відшкодовуйте підтверджену суму або збирайте надлишок протягом визначеного вами періоду.
4. Змішування особистих пільг із неоподатковуваною категорією
Членство в Peloton, надбавка на обід або загальна виплата на "оздоровлення під час роботи з дому" може бути чудовою пільгою, але це заробітна плата, якщо немає конкретного ділового зв'язку. Виплачуйте її як оподатковувану пільгу та уникайте забруднення ваших підзвітних відшкодувань.
5. Забування про аванси та міжрічні строки
Якщо ви авансуєте $1,000 на облаштування домашнього офісу в грудні, а працівник підтверджує витрати в лютому, ви виходите за межі 60-денної безпечної гавані для документального підтвердження, якщо ваш план не використовує правильно метод періодичних звітів. Для більшості малих команд безпечніша звичка — просто відшкодовувати після покупки.
Як налаштувати підзвітний план за тиждень
Ви можете перейти від оподатковуваних надбавок до відповідного підзвітного плану без найму великої фірми чи купівлі нового програмного забезпечення.
День 1–2: Розробіть план. Напишіть документ на одну-дві сторінки, що охоплює: мету, хто має право, які категорії витрат покриваються, формулювання ділового зв'язку, як працівники здійснюють документальне підтвердження (що подавати та куди), правила строків 60/120 днів або альтернативу періодичних звітів, а також правило повернення надлишку. Попросіть вашого CPA або розрахункового провайдера переглянути його один раз.
День 3: Сформуйте звичку подання. Створіть простий шаблон: дата, постачальник, сума, ділова мета, прикріплена квитанція. Використовуйте електронну пошту, спільну папку для кожного працівника або ваш наявний інструмент обліку витрат. Інструмент менш важливий, ніж послідовність. Зберігайте подання разом із транзакцією відшкодування.
День 4: Навчіть керівників і оберіть підзвітні категорії. Визначте, що ви покриватимете, а що ні, без оподаткування. Поширений початковий список: ділова частина інтернету та телефону, необхідні периферійні пристрої до певної суми на рік і програмне забезпечення, яке ви вимагаєте. Повідомте про рівні та метод відсотка для інтернету/телефону.
День 5: Узгодьте розрахункову відомість і бухгалтерський облік. Створіть два типи оплати, налаштуйте рахунки Головної книги та повідомте бухгалтера, який використовувати в кожній ситуації. Проведіть тестове відшкодування для одного працівника та підтвердьте, що воно не з'являється у зразку W-2.
Постійно: Щоквартальне звіряння. Щокварталу формуйте звіт для кожного працівника, що показує відшкодовані суми та підтверджені суми, запитуйте відсутнє документальне підтвердження та фіксуйте будь-які повернення надлишку. Зберігайте все щонайменше сім років — IRS може ставити під сумнів звітність про заробітну плату навіть після закінчення року, і належні державні записи мають той самий горизонт зберігання.
Короткий посібник для прийняття рішень
- Ви хочете нульову адміністративну роботу, і всі отримують однакову суму незалежно від фактичних витрат? Виплачуйте фіксовану оподатковувану надбавку через розрахункову відомість. Закладіть у бюджет податок на заробітну плату для роботодавця та поясніть працівникам, скільки вони отримають на руки.
- Ви хочете, щоб працівники отримували повну суму, ви не хочете податку на заробітну плату з відшкодування та готові збирати рахунок щомісяця? Ухваліть письмовий підзвітний план і відшкодовуйте лише те, що підтверджено документально.
Багато роботодавців обирають середину: вони виплачують оподатковувані надбавки на пільги для способу життя та використовують підзвітний план для основних бізнес-витрат. Позначення — і режим W-2 — мають відповідати суті щомісяця, а не лише на момент написання плану.
Спростіть управління своїми фінансами
Незалежно від того, чи обираєте ви оподатковувані надбавки чи неоподатковуваний підзвітний план, вирішальним фактором є послідовне фінансове відстеження — кому було сплачено, за що, з яким підтвердженням і як це було закодовано. Чіткі записи перетворюють хорошу політику на книги, готові до аудиту, та точний файл W-2.
Beancount.io надає вам бухгалтерський облік у відкритому текстовому форматі з контролем версій, який робить ці записи прозорими та переносимими — без чорних скриньок, без прив'язки до постачальника. Кожне відшкодування, запис у розрахунковій відомості та посилання на документальне підтвердження зберігаються у книзі, якою ви володієте, яку можете шукати, звіряти та ділитися з вашим CPA. Почніть безкоштовно і тримайте фінанси вашої віддаленої роботи такими ж організованими, як і вашу віддалену команду.