Ваші співробітники використовують особисті телефони для роботи — у Каліфорнії та ще десятку штатів ви винні їм за це гроші

Якщо хтось із вашої команди приймає робочі дзвінки, відповідає на робочі повідомлення або перевіряє робочу пошту з особистого мобільного телефону, ви, можливо, вже заборгували їм щомісячний платіж, якого ніколи не робили. У Каліфорнії, Іллінойсі та приблизно десяти інших юрисдикціях відшкодування такого використання телефону — це не пільга й не жест доброї волі. Це юридичний обов'язок — і він застосовується навіть тоді, коли співробітник має безлімітний тариф, навіть коли рахунок оплачує хтось інший, і навіть коли додаткове робоче використання не коштувало йому ані копійки з власної кишені.

Для більшості власників малого бізнесу це стає несподіванкою. Телефонна стипендія здається чимось необов'язковим, як безкоштовні снеки. Але статути штатів про відшкодування витрат ставляться до телефонного рахунку співробітника так само, як до пробігу чи інструментів: якщо робота вимагає цих витрат, роботодавець оплачує свою частку. Ось як працюють правила, як працює оподаткування і як встановити обґрунтовану щомісячну суму.

Чому телефонний рахунок став питанням зарплати​

Bring-your-own-device (BYOD) — це типовий підхід у малих компаніях. Купівля, налаштування та керування парком корпоративних телефонів коштують грошей і часу IT-фахівців, яких у більшості малих бізнесів немає, тож співробітники просто користуються телефоном, що лежить у них у кишені. Опитування практики роботодавців незмінно показують, що більшість компаній із моделлю BYOD виплачують якусь стипендію — дослідження Oxford Economics та Samsung виявило типові відшкодування в діапазоні від 30 до 50 доларів на місяць із середнім значенням трохи понад 40 доларів, — а це означає, що ринок уже вирішив: це витрата роботодавця. Закон у дедалі більшій кількості штатів згоден із цим.

Юридична логіка проста: роботодавець не може перекладати свої операційні витрати на працівників. Коли ви вимагаєте — або навіть цілком реально очікуєте — щоб співробітники були на зв'язку, користувалися застосунком для планування змін, сканували доставки чи відповідали клієнтам з особистого номера, частина цього телефонного рахунку є вашою бізнес-витратою під їхнім ім'ям. Наведені нижче статути лише роблять цю логіку примусовою до виконання, з відсотками, штрафами та гонорарами адвокатів у придачу.

Каліфорнія: стаття 2802 і правило «розумного відсотка»​

Каліфорнійський трудовий кодекс, стаття 2802, — це найсуворіший закон про відшкодування витрат у країні. Він вимагає від роботодавців відшкодовувати співробітникам «усі необхідні витрати чи збитки, понесені співробітником у безпосередньому зв'язку з виконанням його чи її обов'язків». Суди тлумачать «необхідні» широко: якщо витрата є розумною вартістю виконання дорученої вами роботи, вона підпадає під дію норми.

Щодо мобільних телефонів каліфорнійські суди застосовують те, що трудові юристи називають правилом Cochran: коли співробітник зобов'язаний використовувати особистий мобільний телефон для роботи, роботодавець має оплатити розумний відсоток телефонного рахунку. Три моменти застають роботодавців зненацька:

• Безлімітні тарифи вас не виправдовують. Правило застосовується незалежно від типу тарифу. Той факт, що робочі дзвінки співробітника не змінили суму його рахунку, не є захистом — робоче використання все одно споживало частину пристрою й тарифу, за які платить співробітник.
• Те, хто оплачує рахунок, вас не виправдовує. Обов'язок зберігається, навіть якщо тариф оплачує член родини чи хтось інший.
• Законодавчо встановленої суми немає. Закон каже «розумний відсоток», навмисно залишаючи розрахунок роботодавцю, а в разі спору — суду. Фіксована стипендія прийнятна, якщо вона справді наближено відображає робочу частку — докладніше про розрахунок нижче.

Каліфорнія також нараховує відсотки на невідшкодовані суми плюс гонорари адвокатів співробітника, і саме тому такі позови часто надходять як групові, а не як прохання одного співробітника про 40 доларів. Якщо у вас є каліфорнійські співробітники, які використовують особисті телефони для роботи, а ви нічого не платите, ви несете накопичений зобов'язок, який зростає щомісяця.

Іллінойс та інші штати з обов'язковими вимогами​

Іллінойс — другий штат, про який має знати кожен роботодавець. З 2019 року Закон Іллінойсу про виплату та стягнення заробітної плати (820 ILCS 115/9.5) вимагає відшкодування всіх «необхідних витрат» — визначених як розумні витрати, потрібні від співробітника під час виконання обов'язків, які переважно приносять користь роботодавцю. Іллінойс додає механізми, яких бракує Каліфорнії:

• Витрата має бути дозволена або вимагатися. На відміну від ширшого каліфорнійського стандарту «необхідності», Іллінойс прив'язує обов'язок до витрат, які ви дозволили або вимагали, що робить чітку письмову політику вашою першою лінією захисту.
• Співробітники мають щонайменше 30 днів на подання. Ваша письмова політика може вимагати документального підтвердження та встановлювати кінцевий термін подання, але вона не може вимагати квитанції раніше ніж за 30 календарних днів після витрати. Ви можете дозволити більше часу, але ніколи — менше.
• Немає політики — немає захисту. Якщо у вас немає письмової політики відшкодування, ви загалом не можете відхилити вимогу через недотримання процедур, яких ви ніколи не записували.

Крім цих двох, до юрисдикцій з обов'язковим відшкодуванням належать Айова, Массачусетс, Монтана, Нью-Гемпшир, Північна Дакота, Південна Дакота, округ Колумбія та Сіетл, а також вужчі норми про відшкодування чи захист, пов'язаний із відрахуваннями, у таких штатах, як Нью-Йорк і Пенсильванія. Деталі дуже різняться — Массачусетс проводить порушення через свій Закон про заробітну плату з його відомо суворими стягненнями, тоді як деякі штати вимагають відшкодування лише дозволених витрат, — тож роботодавцям, що працюють у кількох штатах, слід підтвердити правило в кожному штаті, де в них є працівники, а не припускати, що одна політика підходить усюди.

Лінія тренду вказує в одному напрямку: штати продовжують додавати такі закони, а віддалена робота продовжує розширювати те, що вважається обов'язковою витратою. Політика, побудована лише під сьогоднішню географію, буде хибною того ж дня, коли ви наймете першого співробітника з іншого штату.

Немає закону штату? Федеральний закон усе одно може виставити вам рахунок​

Загального федерального статуту, який вимагає відшкодування витрат, не існує. Але Закон про справедливі трудові стандарти (FLSA) встановлює мінімальну планку, яка функціонує як такий для низькооплачуваних працівників. Згідно з регулюванням Міністерства праці щодо «відкатів» у 29 CFR 531.35, роботодавець не може вимагати від співробітника нести бізнес-витрати, які тягнуть ефективну оплату нижче мінімальної заробітної плати або з'їдають належну понаднормову оплату.

Розрахунок прямолінійний. Візьміть незвільненого співробітника, який заробляє 8,00 доларів на годину за 40-годинний тиждень: 320 доларів брутто. Якщо робота вимагає особистого телефону, кожен долар обов'язкових невідшкодованих витрат знижує ефективну погодинну ставку — візьміть будь-яку реалістичну щомісячну робочу частку, поділіть її на зарплатні виплати за місяць і відніміть від брутто. Якщо обов'язкові витрати опускають цю ставку нижче 7,25 доларів на годину в будь-який робочий тиждень, роботодавець заборгував недоплачену заробітну плату. Власний приклад регулювання — це співробітник, який має надати «знаряддя праці»: вартість обов'язкових інструментів зараховується проти заробітної плати. Телефон, якого вимагає робота, нічим не відрізняється від уніформи, якої вимагає робота.

Це найважливіше для погодинних працівників поблизу мінімальної заробітної плати — водіїв доставки, які використовують особисті телефони для маршрутизації та зв'язку з клієнтами, складського персоналу в застосунках для планування змін, помічників із домашнього догляду, які документують візити. Якщо у вашій робочій силі є хтось із цієї категорії, невідшкодовані витрати на телефон — це порушення мінімальної заробітної плати, яке чекає, поки аудит зарплат його виявить.

Податковий бік: тримайте відшкодування неоподатковуваним​

Правильна відповідь щодо трудового права породжує податкове питання: чи є гроші, які ви платите співробітнику, оподатковуваним доходом? За належного оформлення — ні, для жодної зі сторін. За недбалого оформлення ваша стипендія стає заробітною платою, що підлягає прибутковому податку та податку на заробітну плату, а відрахування все одно коштує вам частки роботодавця в FICA.

Проводьте виплати через підзвітний план​

IRS дозволяє роботодавцям відшкодовувати ділові витрати співробітників без оподаткування за «підзвітним планом», який має три вимоги:

1. Діловий зв'язок. Платіж має відшкодовувати витрати, які співробітник поніс, виконуючи послуги для вас. Телефонна стипендія, прив'язана до обов'язкового робочого використання, підпадає під це; фіксована «надбавка на телефон», яка виплачується незалежно від робочого використання, виглядає як додаткова оплата.
2. Документальне підтвердження. Співробітник має відзвітувати про витрату — суму, час і місце, ділову мету — протягом розумного часу. IRS вважає розумними 60 днів. Для регулярних стипендій це означає початкове підтвердження вартості тарифу й робочої частки, яке періодично оновлюється, а не квитанцію, приклеєну до кожної зарплатної виплати.
3. Повернення надлишку. Суми, що перевищують підтверджену витрату, мають бути повернені протягом розумного часу (120 днів — це встановлений регулюванням безпечний орієнтир).

Пропустіть хоча б одну умову — і весь платіж вважатиметься заробітною платою. Найпоширеніша помилка — перша: стипендія без задокументованого зв'язку з фактичним робочим використанням чи фактичною вартістю є просто зарплатою з ярликом у формі телефону.

Телефони, надані роботодавцем, мають простіший режим​

Якщо ви підете іншим шляхом і видаватимете корпоративні телефони, Повідомлення IRS 2011-72 робить податковий бік простим. Коли ви надаєте телефон переважно з некомпенсаційних ділових міркувань — наприклад, через потребу тримати людей на зв'язку для роботи, — ділове використання виключається з доходу як пільга за умов праці, документальне підтвердження вважається виконаним, а випадкове особисте використання розглядається як неоподатковувана незначна пільга (de minimis fringe). Жодних журналів дзвінків не потрібно. Це повідомлення — справжнє спрощення, і для бізнесів із великою кількістю телефонозалежних ролей видача пристроїв може бути дешевшою, ніж адміністрування розрахунків відшкодування на кожну особу.

Як розрахувати «розумний відсоток»​

Жоден статут не дає вам формули, тож побудуйте ту, яку зможете захистити. Три підходи охоплюють майже кожен малий бізнес:

1. Розподіліть фактичний рахунок​

Запитайте у співробітника щомісячну вартість тарифу й оцініть робочу частку — з історії дзвінків і даних, з рольових очікувань (виїзний технік проти офісного працівника, який зрідка приймає дзвінок) або з короткого вибіркового періоду. Платіть цей відсоток від рахунку. Це найточніший метод і найсильніший у спорі, але він вимагає найбільше адміністрування та потребує оновлення, коли змінюються тарифи чи ролі.

2. Платіть бенчмаркінгову фіксовану стипендію​

Виберіть фіксовану щомісячну суму, обґрунтовану реальними даними: середня вартість базового індивідуального тарифу у вашому регіоні або опублікований ринковий діапазон 30–50 доларів, скоригований залежно від того, наскільки роль залежить від телефону. Багато роботодавців використовують рівні — базову стипендію для легкого використання, вищу для ролей, які живуть із телефоном. Стипендія обґрунтована, коли ви можете показати свою роботу: який бенчмарк ви використали, чому він наближено відображає робочу частку і коли ви востаннє його перевіряли. Кругле число, вибране тому, що воно звучало нормально, — це не методологія.

3. Відшкодовуйте заявлений відсоток​

Встановіть відсоток політики — скажімо, 25 відсотків від тарифу співробітника з верхньою межею — і застосовуйте його однаково в межах кожного рольового рівня. Це компроміс між точністю та простотою, а верхня межа не дає преміальному безлімітному сімейному тарифу одного співробітника стати вашою проблемою.

Який би метод ви не обрали, зробіть три речі: викладіть методологію письмово, застосовуйте її послідовно в межах кожного рівня та переглядайте її щонайменше щороку. Ціни на телефонні тарифи рухаються, ролі дрейфують, і стипендія, розумна у 2023 році, може бути нерозумною зараз. Також пам'ятайте, що стипендії лише за дані можуть недоплачувати співробітникам, чия робота йде через голос і текстові повідомлення на тарифах з лімітами, — узгоджуйте стипендію з тим, як робота насправді використовує телефон.

Політика BYOD, яка витримує зіткнення з реальністю​

Ваша письмова політика відшкодування виконує потрійну функцію: вона задовольняє такі штати, як Іллінойс, які винагороджують наявність політики, вона документує ваш підзвітний план для IRS, і вона встановлює очікування до виникнення спорів. Політика, що охоплює телефони, має враховувати:

• Хто має право. Які ролі зобов'язані або мають право використовувати особисті телефони для роботи і що означає «зобов'язані» у вашій компанії — заплановані чергування на виклик, контакт із клієнтами з особистого номера, обов'язкові застосунки.
• Що покривається. Робоча частка витрат на зв'язок і чи підпадають аксесуари, ремонт або перевитрата, спричинена робочим використанням.
• Як подати заявку. Яке документальне підтвердження вам потрібне (вартість тарифу при приєднанні, періодичне повторне підтвердження), куди його подавати та кінцевий термін — пам'ятаючи про мінімум у 30 днів за зразком Іллінойсу.
• Скільки і як часто. Рівні стипендій або відсоток, платіжний цикл, у який вони вбудовані, і дата щорічного перегляду.
• Умови безпеки та розірвання. Якщо робочі дані зберігаються на особистих телефонах, укажіть, на яке програмне забезпечення керування чи повноваження на стирання даних співробітник дає згоду, що відбувається при звільненні та як видаляються корпоративні дані. Отримайте цю згоду письмово до приєднання, а не під час вихідної співбесіди.
• Альтернатива. Чи можуть співробітники обрати пристрій, виданий компанією, замість стипендії. Пропозиція вибору зміцнює вашу позицію, що стипендія відображає справжнє робоче використання.

Тримайте політику достатньо короткою, щоб менеджери могли її пояснити, а співробітники справді прочитали. Документ на дванадцять сторінок, який ніхто не відкриває, нікого не захищає.

Помилки, які перетворюють стипендію в 40 доларів на позов​

• Віра в міф про безлімітний тариф. «Їхній рахунок усе одно був би таким самим» — це найпоширеніший — і найбільш явно відкинутий — захист. Закладайте стипендію в бюджет незалежно від типу тарифу.
• Проведення стипендій через зарплату як додаткової оплати. Платіж за телефон без документального підтвердження витрат є заробітною платою. Це коштує вам податку на заробітну плату і не задовольняє статути про відшкодування, які вимагають фактичного відшкодування.
• Дозвіл менеджерам укладати усні домовленості. «Я додам 50 доларів за твій телефон» створює недокументовані, непослідовні виплати по всій команді — саме той патерн, який перетворює одну скаргу на групову вимогу.
• Забування про інші витрати віддалених працівників. Щойно ви виробили звичку відшкодовувати телефони, застосуйте її до частки домашнього інтернету, обов'язкового програмного забезпечення та обладнання. Ті самі статути охоплюють усе це.
• Встановлення однієї стипендії назавжди. Ролі змінюються, тарифи переоцінюються, і співробітники з інтенсивним використанням субсидують компанію, коли стипендія відстає від реальності. Переглядайте щороку та зберігайте робочу таблицю.
• Ігнорування нових штатів. Кожен найм у новому штаті — це нова перевірка на відповідність. Того дня, коли починає працювати ваш перший співробітник в Іллінойсі чи Каліфорнії, ваша позиція «ми не платимо стипендій» стає зобов'язанням.

Тримайте відшкодування організованим із першого дня​

Кожна стипендія, яку ви платите, — це відрахувана бізнес-витрата, але лише якщо ваші книги можуть показати, чим вона була, хто її отримав і яку витрату вона відшкодувала. Ведіть відшкодування в окремих рахунках витрат, відокремлено від заробітної плати, з методологією політики та підтвердженнями співробітників, підшитими там, де аудит зарплат зможе їх знайти. Саме цей паперовий слід перетворює щомісячний платіж із податкового ризику на чисте відрахування.

У міру зростання вашої команди та вашої присутності в кількох штатах підтримання чітких фінансових записів для відшкодувань, стипендій та всіх інших витрат на співробітників є надзвичайно важливим. Beancount.io забезпечує бухгалтерію у форматі plain-text, яка дає вам повну прозорість і контроль над вашими фінансовими даними — жодних чорних скриньок, жодної залежності від постачальника. Почніть безкоштовно і дізнайтеся, чому розробники та фінансові фахівці переходять на бухгалтерію у форматі plain-text.