Складіть дванадцять місяців вашого рахунку за мобільний телефон і дванадцять місяців домашнього інтернету — і більшість самозайнятих власників бачать від 2000 до 4000 доларів на рік. Якщо ви ведете свій бізнес за допомогою цього телефону та цього з’єднання — дзвінки клієнтам, кошториси, виставлення рахунків, електронна пошта, відеозустрічі, хмарне програмне забезпечення — значна частина цих грошей є звичайними бізнес-витратами, і податковий кодекс дозволяє вам їх вирахувати. Заковика криється у слові частина: ви можете вирахувати лише відсоток ділового використання, ви повинні мати можливість це підтвердити, і найпоширеніший спосіб, яким власники оформлюють це вирахування, також є найшвидшим способом його втратити під час перевірки. Ось як зробити це правильно.
Єдине правило, яке регулює обидва вирахування
Ваш мобільний телефон і домашній інтернет підпадають під той самий базовий тест, що й будь-які інші бізнес-витрати: витрати мають бути звичайними та необхідними для вашої професійної діяльності або бізнесу. Телефон, яким ви користуєтеся для розмов із клієнтами, та інтернет-з’єднання, через яке ви надсилаєте рахунки та проводите відеодзвінки, легко проходять цей критерій.
Але обидва є класичними витратами змішаного використання — частково бізнес, частково особисте — і такі витрати мають бути розподілені. Якщо 60 відсотків вашого використання телефону — бізнес, ви вираховуєте 60 відсотків рахунку. Особисті 40 відсотків ніколи не підлягають вирахуванню, незалежно від того, як ви це називаєте. Усе в цьому посібнику випливає з цієї простої ідеї: чесно визначте відсоток бізнесу, задокументуйте, як ви до нього дійшли, і вирахуйте цю суму.
Ваш мобільний телефон: підлягає вирахуванню, але майже ніколи не 100%
Почнемо з хорошої новини щодо підтвердження. Мобільні телефони колись були «переліченим майном» — категорією, яка передбачала обтяжливі посилені правила ведення обліку. Конгрес виключив мобільні телефони з цієї категорії в Законі про робочі місця для малого бізнесу 2010 року (IRS опублікувало Повідомлення 2011-72), що означає, що вам більше не потрібен той самий вид підтвердження у стилі журналу пробігу, якого вимагали старі правила. Стандартних бізнес-записів — рахунки плюс обґрунтована підстава для вашого відсотка — достатньо.
Тепер попередження, яке є важливішим: один телефон, який ви носите всюди, не є 100% бізнес-телефоном. Вирахування обмежується часткою ділового використання, а округлена заява про 100% на телефон, який також містить ваші сімейні фото, особисті повідомлення та соціальні мережі, — це саме той вид запису, який викликає питання. Є лише два чисті шляхи до повного вирахування:
- Другий телефон, який використовується виключно для бізнесу. Виділена бізнес-лінія без особистого використання повністю підлягає вирахуванню — як послуга, так і пристрій.
- Домовленість у стилі роботодавця, яка до вас не застосовується. Якщо роботодавець надає телефон переважно з ділових причин, його вартість може бути виключена з доходу працівника як пільга за робочі умови. Як власник, ваш шлях — це вирахування у Додатку C, описане нижче, а не це правило.
Якщо у вас один телефон для всього, оберіть обґрунтований відсоток і вирахуйте його. Фрілансер, який цілий день приймає дзвінки від клієнтів, може зупинитися на 70 або 80 відсотках; консультант, чий телефон переважно особистий із трохи бізнес-пошти, може зупинитися на 30 відсотках. Саме число менш важливе, ніж те, що ви можете його пояснити.
Одна пов’язана пастка: перша стаціонарна лінія у вашому домі ніколи не підлягає вирахуванню. Податковий кодекс прямо забороняє вираховувати базове місцеве обслуговування першої дротової лінії до вашого помешкання, навіть якщо ви активно використовуєте її для бізнесу. Міжміські ділові дзвінки на цій лінії підлягають вирахуванню, а друга лінія, встановлена для бізнесу, повністю підлягає вирахуванню — але базова плата за першу лінію залишається особистою.
Ваш домашній інтернет: той самий розподіл, без тесту на виключне використання
Домашній інтернет підпорядковується тій самій логіці «розподіли та вирахуй», з однією важливою відмінністю від вирахування за домашній офіс: для самого з’єднання немає вимоги виключного використання. Правила домашнього офісу вимагають, щоб кімната використовувалася регулярно та виключно для бізнесу, перш ніж хоч один цент оренди чи комунальних послуг проходить через цю форму. Ваш рахунок за інтернет не має такого тесту. Вам не потрібне виділене бізнес-з’єднання, щоб вирахувати частку бізнесу з того, що у вас є.
Це робить інтернет простішим, ніж офіс, але розподіл все одно має бути розумним. Подумайте про те, як з’єднання фактично використовується у вашій родині: години відеозустрічей і хмарної роботи проти вечірнього стрімінгу та ігор, або частка пристроїв, які існують для бізнесу. Самозайнятий власник, який працює повні дні з дому, часто може обґрунтувати вищий відсоток, ніж той, хто перевіряє електронну пошту з дивана після дня на будівельному майданчику. У будь-якому разі запишіть обґрунтування, коли встановлюєте число — однореченнєва нотатка, зроблена зараз, краща за відновлену з пам’яті через два роки.
Якщо ви заявляєте вирахування за домашній офіс за формою 8829, тримайте облік інтернету узгодженим: багато власників вираховують відсоток бізнесу за інтернет безпосередньо як комунальну витрату та не включають його до розрахунку домашнього офісу, щоб одні й ті самі долари ніколи не рахувалися двічі.
Три способи встановити відсоток, який ви можете захистити
Вам не потрібно вимірювати кожну хвилину кожного дня. Вам потрібен метод, який є розумним, застосовується послідовно та задокументований. Будь-який із цих працює:
1. Вибірка репрезентативного місяця
Оберіть один типовий місяць на квартал. За цей місяць перегляньте деталізований рахунок за телефон і позначте ділові та особисті дзвінки, або порівняйте ділове використання даних із загальним. Усередніть чотири вибірки в річний відсоток. Збережіть позначені рахунки або короткий підсумок кожної вибірки. Це найнадійніший метод, оскільки він ґрунтується на власних записах вашого оператора.
2. Перегляд журналу дзвінків і даних
Якщо ваше використання стабільне місяць до місяця, проведіть цю вправу один раз для репрезентативного місяця та повторно перевіряйте раз на рік або щоразу, коли ваш бізнес суттєво змінюється — нова сфера діяльності, діти вдома влітку змінюють домашній стрімінг, додано другу лінію. Зазначте дату перегляду у своїх записах, щоб відсоток ніколи не виглядав застарілим.
3. Оцінка на основі часу, задокументована
Якщо деталізовані журнали непрактичні (наприклад, безлімітні тарифи з мінімальним деталями), оцініть на основі задокументованої реальності: години ділових дзвінків із вашого календаря та історії дзвінків, робочі дні проти загальної кількості днів або частка даних, спожитих бізнес-додатками протягом тестового тижня. «Приблизно 60%, бо більшість днів» — це припущення; «60% на основі перегляду історії дзвінків за березень, де 58 із 96 вихідних дзвінків були пов’язані з клієнтами, округлено» — це метод. Напишіть одне речення, яке перетворить ваше на другий вид.
Який би метод ви не обрали, щороку зберігайте три речі разом із вашою податковою декларацією: річні рахунки (або річний підсумок), робочий аркуш із розрахунком відсотка та нотатку на один абзац, що описує метод. Ця тека — це вся різниця між вирахуванням, яке витримує питання, і тим, що не витримує.
Не забувайте про обладнання
Щомісячна послуга — це лише половина вирахування. Пристрої та обладнання, які вас підключають, також враховуються:
- Телефонна трубка, роутер, модем, підсилювач, гарнітура, зарядні пристрої, чохли. Відсоток ділового використання застосовується до обладнання так само, як і до послуги.
- Невеликі витрати зазвичай можна списати одразу. Більшість самозайнятих власників можуть скористатися вибором безпечної гавані de minimis (до 2500 доларів за предмет для бізнесу без перевіреної фінансової звітності), щоб вирахувати ділову частину телефону або роутера в рік придбання, замість амортизації. Ви заявляєте цей вибір із заявою, доданою до вчасно поданої декларації — ваше податкове програмне забезпечення або підготовник займається механікою.
- Дорожчі комплекти амортизуються. Якщо обладнання перевищує безпечну гавань або ви віддаєте перевагу, амортизуйте ділову частину протягом періоду відшкодування. У будь-якому разі, особистий відсоток використання ніколи не повертається через двері обладнання.
Куди йде вирахування у вашій декларації
Для одноосібного власника або одноосібного LLC, що подає Додаток C, телефон та інтернет-послуги зазвичай потрапляють на рядок 25 (Комунальні послуги) у сумі ділового використання — так, річний рахунок за телефон у 1800 доларів при 60% ділового використання стає записом у 1080 доларів. Обладнання, яке ви списуєте за безпечною гаванню, зазвичай потрапляє на рядок 27a (Інші витрати) як «безпечна гавань de minimis» або на рядки амортизації, якщо ви амортизуєте; дотримуйтеся підказок вашого програмного забезпечення або керівництва підготовника. Товариства, S-корпорації та C-корпорації звітують про подібні витрати у власних деклараціях, а власники, які працюють у власній корпорації, зазвичай потребують відшкодування за відповідальним планом, а не особистого вирахування — варто обговорити з вашим підготовником, перш ніж припускати.
Дві межові нотатки, щоб нічого тут не ввело вас в оману. По-перше, працівники з формою W-2: Конгрес призупинив вирахування для невідшкодованих витрат працівників з 2018 року, тож якщо ваш єдиний дохід — це зарплата, ви зазвичай не можете вираховувати витрати на телефон та інтернет самостійно — цей посібник написаний для самозайнятих власників, а працівники мають шукати відшкодування від роботодавця. По-друге, відшкодування діють в обидва боки: будь-яка частина, яку ваш бізнес уже відшкодував вам без оподаткування, не може бути вирахувана знову. Вираховуйте лише те, що фактично вийшло з вашої кишені.
П’ять помилок, які коштують власникам цього вирахування
Заява про 100% на телефон змішаного використання. Найпоширеніша помилка і та, яку найважче захистити. Якщо пристрій не є справді бізнес-ексклюзивним, беріть відсоток.
Вирахування першої домашньої стаціонарної лінії. Базове місцеве обслуговування першої лінії не підлягає вирахуванню за законом. Натомість вираховуйте ділові міжміські дзвінки та будь-яку другу бізнес-лінію.
Взагалі без записів. Пом’якшені правила підтвердження скасували старий режим переліченого майна; вони не скасували потребу в доказах. Рахунки плюс робочий аркуш відсотка плюс нотатка про метод — це вся робота; пропуск цього перетворює законне вирахування на те, що неможливо довести.
Рахунок на чуже ім’я без паперового сліду. Телефон у сімейному плані подружжя або інтернет, виставлений партнеру, все ще може підтримувати ваше вирахування за частку, яку ви фактично сплачуєте — але лише якщо ви можете довести оплату та ділове використання. Зберігайте банківські або карткові виписки, що показують вашу оплату, разом із записами про використання.
Встановлення відсотка один раз і замороження його назавжди. Розподіл у 70% із року, коли ви цілими днями телефонували для пошуку клієнтів, може бути фікцією у рік, коли ви найняли продавця й майже нікому не дзвоните. Переглядайте число щороку; застарілий відсоток, який більше не відповідає вашому життю, підриває також і довіру до правдивих років.
30-хвилинна щорічна рутина
Поставте це в календар на кожний січень, і вирахування здебільшого піклується про себе самостійно: завантажте рахунки за рік в одну теку, проведіть одну вибірку репрезентативного місяця (або підтвердьте, що минулорічна все ще підходить), оновіть робочий аркуш відсотка, занотуйте придбане або списане обладнання та додайте пакет до декларації. Тридцять хвилин, раз на рік, захищають вирахування вартістю сотні доларів — і це саме той вид маленької дисципліни, яка посилюється на кожному рядку вашої декларації.
Спростіть своє фінансове управління
Правильно встановлювати розподіли, як-от телефон та інтернет, легше, коли кожен рахунок уже живе в одному пошуковому реєстрі, а не розкиданий по поштових скриньках і порталах операторів. Beancount.io надає вам бухгалтерію у відкритому текстовому форматі, яка є прозорою, з контролем версій та готовою до ШІ, тож робочий аркуш для ділового використання ніколи не далі одного запиту. Почніть безкоштовно і тримайте такі вирахування задокументованими з першого дня.
