Розуміння правил Safe Harbor для PPP: Ваш повний посібник із дотримання вимог

Коли ви подавали заявку на кредит за Програмою захисту заробітної плати (PPP), ви, ймовірно, зосередилися на отриманні коштів якнайшвидше, щоб підтримати свій бізнес на плаву. Тепер, проходячи процес прощення кредиту, ви можете відчути себе приголомшеними вимогами щодо підтримки чисельності персоналу та стандартів заробітної плати. Що, якби ви не змогли знову найняти всіх? Що, якби вам довелося скоротити робочі години або зарплати через обставини, що не залежать від вас?

Саме тут на допомогу приходять правила Safe Harbor для PPP — захисні положення, розроблені для того, щоб допомогти бізнесу претендувати на прощення кредиту, навіть якщо він не повністю відповідає стандартним критеріям.

Що таке правила Safe Harbor для PPP?

Положення Safe Harbor (правила "безпечної гавані") — це регуляторні заходи захисту, вбудовані в процес прощення кредитів PPP. Вони визнають, що багато підприємств зіткнулися з обставинами поза їхнім контролем під час пандемії, що унеможливило підтримання рівня персоналу та заробітної плати на допандемійному рівні. Замість того, щоб карати бізнес за ситуації, яких він не міг уникнути, ці правила пропонують альтернативні шляхи до прощення кредиту.

Сприймайте Safe Harbor як "пункти про винятки", які захищають ваше право на прощення кредиту, коли ви можете продемонструвати, що легітимні бізнес-обмеження завадили вам виконати стандартні вимоги.

Чотири основні правила Safe Harbor

1. Safe Harbor для засвідчення сумлінності

Хто має право: Бізнеси, які запозичили менше 2 мільйонів доларів (разом із кредитами афілійованих осіб).

Це найширший і найдоступніший Safe Harbor. Якщо ваша загальна сума запозичень за PPP не перевищує 2 мільйонів доларів, SBA (Адміністрація малого бізнесу) автоматично припускає, що ви зробили засвідчення про необхідність кредиту сумлінно. Вам не потрібно подавати документацію, що підтверджує важливість кредиту для операційної діяльності вашого бізнесу.

Що це означає на практиці: SBA не вимагатиме від вас обґрунтування того, чому вам був потрібен кредит, або доказів економічної невизначеності. Однак це не звільняє вас від інших вимог щодо відповідності або потенційних розслідувань шахрайства, якщо ви явно нецільово використовували кошти.

Необхідні дії: Ніяких додаткових дій, крім заповнення стандартної заявки на прощення. Просто переконайтеся, що фактичне використання кредиту відповідало дозволеним витратам.

2. Safe Harbor #1 щодо скорочення FTE: Неможливість ведення діяльності

Хто має право: Бізнеси, які працювали на зниженій потужності через вимоги щодо дотримання заходів безпеки COVID-19.

Цей Safe Harbor захищає бізнеси, які не змогли підтримувати повну діяльність через необхідність дотримуватися приписів щодо охорони здоров'я та безпеки. Він застосовується, якщо ви скоротили персонал через:

• Накази уряду про припинення діяльності, що змусили до часткового або повного закриття
• Обмеження пропускної здатності, що лімітували кількість клієнтів, яких ви могли обслужити
• Вимоги соціального дистанціювання, що зменшили доступний робочий простір
• Стандарти санітарії, що вимагали операційних змін

Період дії: Вимоги або настанови, видані між 1 березня 2020 року та 31 грудня 2020 року (або до кінця вашого охоплюваного періоду для кредитів, виданих після 27 грудня 2020 року).

Органи, що видають накази: Міністр охорони здоров'я та соціальних служб, директор CDC або OSHA щодо питань санітарії, соціального дистанціювання або безпеки працівників/клієнтів.

Приклад: Ресторан, у якому зазвичай працювало 20 офіціантів, але який міг працювати лише на 50% потужності через накази місцевого департаменту охорони здоров'я. Навіть якщо вони не змогли відновити повний штат, вони мають право на цей Safe Harbor, оскільки урядові розпорядження безпосередньо перешкоджали нормальній діяльності.

Необхідна документація:

• Копії відповідних вимог або настанов щодо COVID-19 для кожного місця ведення бізнесу
• Накази про закриття або документи про обмеження потужності
• Фінансові звіти, що показують прямий зв'язок між скороченням діяльності та вимогами щодо дотримання правил

Порада щодо комплаєнсу: Зберігайте копії всіх наказів місцевих органів влади, настанов департаменту охорони здоров'я та будь-яких повідомлень про вимоги щодо комплаєнсу. Організуйте їх за локаціями, якщо у вас кілька об'єктів.

3. Safe Harbor #2 щодо скорочення FTE: Відновлення до встановленого терміну

Хто має право: Бізнеси, які скоротили штат на початку пандемії, але відновили рівень персоналу до встановленого терміну.

Цей Safe Harbor застосовується, якщо ви:

1. Скоротили рівень FTE (еквівалент повної зайнятості) між 15 лютого 2020 року та 26 квітня 2020 року.
2. Відновили рівень FTE до базового рівня станом на 15 лютого 2020 року до 31 грудня 2020 року (або до кінця вашого охоплюваного періоду для кредитів після 27 грудня 2020 року).

Сценарій із реального життя: Ви звільнили 5 працівників у березні 2020 року, коли почалася невизначеність. До листопада 2020 року бізнес стабілізувався, і ви знову найняли працівників на всі п'ять позицій. Навіть якщо у вас був скорочений штат протягом частини охоплюваного періоду, ви маєте право на цей Safe Harbor, оскільки відновили чисельність персоналу до встановленого терміну.

Як перевірити: Заповніть робочу таблицю PPP Schedule A, розрахувавши рівень FTE для:

• Контрольного періоду (15 лютого 2020 року)
• Періоду скорочення (15 лютого – 26 квітня 2020 року)
• Дати відновлення (31 грудня 2020 року або кінець охоплюваного періоду)

Документація, яку слід зберегти:

• Розрахункові відомості (payroll), що показують розрахунки FTE для всіх відповідних періодів
• Документація про найм для відновлених посад
• Табелі обліку робочого часу або графіки, що підтверджують відпрацьовані години

Важливе розрізнення: Ви повинні відновити фактичний рівень FTE, а не просто запропонувати посади. Якщо ви пропонували роботу, але працівники відмовилися, застосовуються інші правила документування (див. нижче).

4. Безпечна гавань щодо скорочення заробітної плати / погодинної оплати

Хто має право: Компанії, які скоротили заробітну плату працівникам, але відновили її до певних термінів.

Стандартні правила PPP вимагають від вас підтримувати компенсацію працівникам на рівні не менше 75% від рівня до пандемії. Ця безпечна гавань захищає вас від санкцій за зниження заробітної плати, якщо ви відповідаєте будь-якому з двох тестів на відновлення.

Тест 1 (Раннє відновлення):

• Порівняйте середню заробітну плату за період з 15 лютого по 26 квітня 2020 року.
• Вона повинна дорівнювати або перевищувати рівень заробітної плати станом на 15 лютого 2020 року.

Тест 2 (Пізніше відновлення):

• Порівняйте середню заробітну плату станом на 31 грудня 2020 року (або на кінець охопленого періоду).
• Вона повинна дорівнювати або перевищувати рівень заробітної плати станом на 15 лютого 2020 року.

Приклад: Ви скоротили річну зарплату менеджера з 60 000 до 45 000 доларів у березні 2020 року (скорочення на 25%). До серпня 2020 року ви відновили його зарплату до 60 000 доларів. Ви відповідаєте вимогам Тесту 2 і маєте право на цю безпечну гавань.

Що враховується: Це стосується працівників, які заробляли менше 100 000 доларів на рік (у річному обчисленні) протягом будь-якого платіжного періоду у 2019 році.

Необхідна документація:

• Детальні відомості про нарахування заробітної плати за всі періоди порівняння.
• Документація про зміни заробітної плати (листи-пропозиції, форми зміни заробітної плати).
• Робочі таблиці розрахунків, що показують порівняння заробітної плати.

Примітка щодо відповідності: На відміну від документації FTE, вам не потрібно подавати документацію щодо безпечної гавані за скорочення заробітної плати разом із заявкою, але ви повинні зберігати її для перевірки SBA за запитом.

Спеціальні обставини та додатковий захист

Коли працівники відмовляються повертатися

Якщо ви пропонували повторно найняти працівників або відновити години/зарплату, але працівники відмовилися, ви можете уникнути скорочення суми списання, задокументувавши:

• Письмові пропозиції про роботу із зазначенням зарплати, годин і дати початку.
• Відмови працівників у письмовій формі (електронна пошта, текстове повідомлення або лист).
• Будь-яке листування щодо відхилених пропозицій.

Важливо: Робіть пропозиції письмово та зберігайте всі відповіді. Усні пропозиції не є належним документальним підтвердженням.

Неможливість найняти кваліфіковану заміну

Якщо ви намагалися найняти працівників аналогічної кваліфікації, але не змогли знайти кандидатів, задокументуйте:

• Оголошення про вакансії із зазначенням дат і використаних платформ.
• Отримані заявки та причини, чому кандидати не були кваліфікованими.
• Протоколи співбесід та рішення про найм.
• Листування з рекрутерами або кадровими агентствами.

Порада: Використовуйте широку мережу пошуку під час найму та ведіть детальні записи. Твердження «Ми нікого не знайшли» потребує суттєвого документального підтвердження для списання кредиту.

Добровільне звільнення та звільнення з поважних причин

Працівники, які звільняються за власним бажанням або яких ви звільняєте з поважних причин (за порушення), не враховуються у вимогах до FTE, якщо ви задокументуєте:

• Заяви про звільнення або повідомлення про розірвання трудового договору.
• Документацію про причину (відгуки про роботу, порушення політики компанії).
• Дати розірвання відносин.

Проходження процесу подання заявки на списання

Крок 1: Визначте, які безпечні гавані застосовуються

Перед заповненням заявки на списання вивчіть усі чотири безпечні гавані та визначте, які з них захищають ваш бізнес. Ви можете відповідати вимогам кількох безпечних гаваней — використовуйте ту, що забезпечує найкращий захист.

Крок 2: Зберіть необхідну документацію

Створіть упорядковані файли, що містять:

• Відомості про нарахування заробітної плати за всі періоди порівняння.
• Урядові розпорядження та рекомендації щодо охорони здоров'я.
• Документацію про найм та звільнення.
• Фінансову звітність, що показує вплив на операційну діяльність.
• Листування щодо зміни заробітної плати, пропозицій роботи та кадрових рішень.

Крок 3: Заповніть робочу таблицю PPP Schedule A Worksheet

Ця таблиця розраховує ваш коефіцієнт скорочення FTE і визначає, чи усувають безпечні гавані необхідність зменшення суми списання. Ретельно опрацюйте кожен розділ, використовуючи відомості про нарахування заробітної плати для забезпечення точності.

Крок 4: Подайте заявку

Хоча більшість документації щодо безпечних гаваней не подається разом із початковою заявкою, певні безпечні гавані потребують підтвердження у вигляді відміток у самій формі заявки.

Для безпечної гавані «Неможливість здійснення діяльності»: Поставте відповідну відмітку в заявці на списання, підтверджуючи, що дотримання вимог щодо COVID-19 завадило нормальній роботі.

Крок 5: Зберігайте всю документацію

SBA може запросити підтверджуючу документацію протягом шести років після списання кредиту. Зберігайте впорядковані файли з усіма записами, використаними для розрахунку суми списання та підтвердження права на безпечну гавань.

Поширені помилки, яких слід уникати

1. Припущення, що безпечні гавані застосовуються автоматично

Безпечні гавані захищають вас лише в тому випадку, якщо ви дійсно відповідаєте вимогам і можете це підтвердити. Не ставте відмітки про безпечну гавань у своїй заявці, якщо ви справді не відповідаєте вимогам і не маєте документації.

2. Недостатнє документування урядових розпоряджень

Простого знання про існування наказу про закриття недостатньо. Вам потрібні копії фактичних наказів, бажано з конкретною згадкою галузі вашого бізнесу або чітким охопленням під ширшими категоріями.

3. Неповні записи про відновлення заробітної плати

Якщо ви претендуєте на безпечну гавань щодо скорочення заробітної плати, переконайтеся, що у вас є повні відомості про нарахування заробітної плати за всі періоди порівняння. Прогалини в документації можуть позбавити вас права на безпечну гавань.

4. Відсутність письмового оформлення відмов працівників

Усні пропозиції роботи та відмови не забезпечують належного захисту. Завжди робіть пропозиції в письмовій формі та вимагайте письмових відповідей, навіть якщо це означає надсилання підтвердження електронною поштою після особистої розмови.

5. Неправильний розрахунок FTE

Розрахунки FTE (еквівалента повної зайнятості) базуються на специфічних правилах, які можуть відрізнятися від того, як ви зазвичай ведете облік працівників. Уважно перегляньте рекомендації SBA або зверніться до бухгалтера, щоб забезпечити точність.

Останні оновлення та поточний стан

Станом на 2026 рік більшість позичальників PPP вже подали заявки та отримали прощення. Однак, якщо ви ще не подали заявку, у вас все ще є час, хоча вікно можливостей закривається. SBA посилило заходи з аудиту, особливо для кредитів, що перевищують 2 мільйони доларів, проте малі позичальники, захищені положеннями про «безпечну гавань» (safe harbor), проходять мінімальну перевірку.

Положення про «безпечну гавань» щодо засвідчення доброчесності для кредитів на суму менше 2 мільйонів доларів залишається одним із найважливіших механізмів захисту, що спрощує процес прощення для сотень тисяч малих підприємств.

Робота з фінансовими фахівцями

Хоча багато підприємств успішно проходять процес прощення PPP самостійно, у складних ситуаціях доцільно скористатися професійною допомогою. Розгляньте можливість консультації з CPA (сертифікованим бухгалтером) або фінансовим консультантом, якщо:

• Ви не впевнені, які положення про «безпечну гавань» застосовуються до вашого бізнесу
• Ваша ситуація з персоналом та заробітною платою змінювалася кілька разів протягом охопленого періоду (covered period)
• Ви керуєте кількома локаціями з різним ступенем впливу пандемії
• Ви зіткнулися з перевіркою або аудитом з боку SBA
• Ваш кредит перевищує 2 мільйони доларів (положення про «безпечну гавань» щодо доброчесності не застосовується)

Погляд у майбутнє: уроки для майбутніх програм допомоги

Правила «безпечної гавані» PPP пропонують важливі уроки для майбутніх державних програм допомоги:

• Гнучкість має значення, коли бізнес стикається з безпрецедентними обставинами
• Вимоги до документації повинні балансувати між запобіганням шахрайству та практичною відповідністю вимогам
• Малому бізнесу потрібні спрощені процеси, що враховують їхні обмежені ресурси
• Правила «безпечної гавані» мають бути чітко роз’яснені на ранніх етапах впровадження програми

Для власників бізнесу головний висновок полягає у важливості ведення ретельної документації при отриманні будь-яких державних пільг, навіть якщо її подання не вимагається негайно.

Спростіть своє фінансове управління

У процесі проходження процедури прощення PPP та виконання інших складних фінансових вимог, ведення чіткого фінансового обліку є надзвичайно важливим. Незалежно від того, чи документуєте ви відповідність правилам «безпечної гавані», чи відстежуєте витрати для податкової звітності, точний бухгалтерський облік забезпечує фінансову прозорість та спокій.

Beancount.io пропонує облік у форматі plain-text (простий текст), що дає вам повну прозорість і контроль над вашими фінансовими даними — без «чорних скриньок» та залежності від конкретного постачальника. Почніть безкоштовно і дізнайтеся, чому розробники та фінансові фахівці переходять на бухгалтерський облік у форматі простого тексту.

---

Примітка: Ця стаття містить загальну інформацію про правила «безпечної гавані» PPP для освітніх цілей. Для отримання конкретних рекомендацій щодо вашої ситуації зверніться до кваліфікованого податкового спеціаліста або кредитора, схваленого SBA. Правила та терміни програми PPP могли змінитися з моменту публікації.