PPP Safe-Harbor-Regeln verstehen: Ihr umfassender Compliance-Leitfaden

Als Sie ein Darlehen im Rahmen des Paycheck Protection Program (PPP) beantragten, konzentrierten Sie sich wahrscheinlich darauf, schnell Mittel zu erhalten, um Ihr Unternehmen über Wasser zu halten. Jetzt, während Sie den Prozess des Darlehenserlasses durchlaufen, fühlen Sie sich möglicherweise von den Anforderungen zur Aufrechterhaltung des Personalbestands und der Lohnstandards überwältigt. Was ist, wenn Sie nicht jeden wieder einstellen konnten? Was ist, wenn Sie die Arbeitsstunden oder Gehälter aufgrund von Umständen außerhalb Ihrer Kontrolle reduzieren mussten?

Hier kommen die PPP Safe Harbor Regeln ins Spiel – Schutzbestimmungen, die Unternehmen helfen sollen, sich für einen Darlehenserlass zu qualifizieren, selbst wenn sie die Standardkriterien nicht vollständig erfüllen.

Was sind die PPP Safe Harbor Regeln?

Safe Harbor Bestimmungen sind regulatorische Schutzmaßnahmen, die in den Prozess des PPP-Darlehenserlasses integriert sind. Sie erkennen an, dass viele Unternehmen während der Pandemie mit Umständen konfrontiert waren, die außerhalb ihrer Kontrolle lagen, was es unmöglich machte, den Personalbestand und die Löhne aus der Zeit vor der Pandemie beizubehalten. Anstatt Unternehmen für Situationen zu bestrafen, die sie nicht vermeiden konnten, bieten diese Regeln alternative Wege zum Erlass.

Betrachten Sie Safe Harbors als "Ausnahmeklauseln", die Ihre Berechtigung auf Erlass schützen, wenn Sie nachweisen können, dass legitime geschäftliche Einschränkungen Sie daran gehindert haben, die Standardanforderungen zu erfüllen.

Die vier wichtigsten Safe Harbor Regeln

1. Safe Harbor für die Gutgläubigkeitszertifizierung

Wer ist qualifiziert: Unternehmen, die weniger als 2 Millionen USD geliehen haben (zusammen mit Darlehen verbundener Unternehmen).

Dies ist der am weitesten gefasste und zugänglichste Safe Harbor. Wenn Ihre gesamte PPP-Kreditaufnahme unter 2 Millionen USD blieb, geht die SBA automatisch davon aus, dass Sie Ihre Zertifizierung über die Notwendigkeit des Darlehens in gutem Glauben vorgenommen haben. Sie müssen keine Unterlagen einreichen, die belegen, dass das Darlehen für Ihren Geschäftsbetrieb wesentlich war.

Was das praktisch bedeutet: Die SBA wird von Ihnen nicht verlangen, zu rechtfertigen, warum Sie das Darlehen benötigt haben, oder eine wirtschaftliche Unsicherheit nachzuweisen. Dies entbindet Sie jedoch nicht von anderen Zulassungsvoraussetzungen oder potenziellen Betrugsuntersuchungen, falls Sie Mittel eindeutig missbräuchlich verwendet haben.

Erforderliche Maßnahmen: Keine, abgesehen vom Ausfüllen Ihres Standardantrags auf Erlass. Stellen Sie lediglich sicher, dass Ihre tatsächliche Mittelverwendung mit den zulässigen Ausgaben übereinstimmt.

2. FTE-Reduktion Safe Harbor #1: Unfähigkeit zum Betrieb

Wer ist qualifiziert: Unternehmen, die aufgrund von COVID-19-Compliance-Anforderungen mit reduzierter Kapazität arbeiteten.

Dieser Safe Harbor schützt Unternehmen, die den vollen Betrieb nicht aufrechterhalten konnten, weil sie Gesundheits- und Sicherheitsmandate einhalten mussten. Er gilt, wenn Sie Personal reduziert haben, weil:

• Staatliche Schließungsanordnungen eine teilweise oder vollständige Schließung erzwangen
• Kapazitätsbeschränkungen die Anzahl der Kunden begrenzten, die Sie bedienen durften
• Social-Distancing-Anforderungen den verfügbaren Arbeitsraum reduzierten
• Hygienestandards betriebliche Änderungen erforderten

Qualifizierender Zeitraum: Anforderungen oder Richtlinien, die zwischen dem 1. März 2020 und dem 31. Dezember 2020 erlassen wurden (oder bis zum Ende Ihres Abdeckungszeitraums für Darlehen, die nach dem 27. Dezember 2020 ausgezahlt wurden).

Ausstellende Behörden: Gesundheitsminister (Secretary of Health and Human Services), Direktor des CDC oder OSHA im Zusammenhang mit Hygiene, Social Distancing oder der Sicherheit von Arbeitnehmern/Kunden.

Beispiel: Ein Restaurant, das normalerweise 20 Servicekräfte beschäftigte, aber aufgrund von Anordnungen des örtlichen Gesundheitsamtes nur mit 50 % Kapazität arbeiten durfte. Obwohl sie den vollen Personalbestand nicht wiederherstellen konnten, qualifizieren sie sich für diesen Safe Harbor, da staatliche Mandate den normalen Betrieb direkt verhinderten.

Erforderliche Dokumentation:

• Kopien der geltenden COVID-19-Anforderungen oder Richtlinien für jeden Unternehmensstandort
• Schließungsanordnungen oder Dokumente zu Kapazitätsbeschränkungen
• Finanzunterlagen, die den direkten Zusammenhang zwischen reduziertem Betrieb und Compliance-Anforderungen belegen

Compliance-Tipp: Bewahren Sie Kopien aller lokalen Regierungsanordnungen, Richtlinien des Gesundheitsamtes und jeglicher Kommunikation über Compliance-Anforderungen auf. Organisieren Sie diese nach Standorten, falls Sie mehrere Standorte betreiben.

3. FTE-Reduktion Safe Harbor #2: Wiederherstellung bis zur Frist

Wer ist qualifiziert: Unternehmen, die zu Beginn der Pandemie Personal reduziert, aber den Personalbestand bis zur Frist wiederhergestellt haben.

Dieser Safe Harbor gilt, wenn Sie:

1. Das FTE-Niveau (Vollzeitäquivalent) zwischen dem 15. Februar 2020 und dem 26. April 2020 reduziert haben.
2. Das FTE-Niveau bis zum 31. Dezember 2020 (oder bis zum Ende Ihres Abdeckungszeitraums für Darlehen nach dem 27. Dezember 2020) wieder auf den Stand vom 15. Februar 2020 gebracht haben.

Praxisbeispiel: Sie haben im März 2020 aufgrund der Unsicherheit 5 Mitarbeiter entlassen. Bis November 2020 hat sich das Geschäft stabilisiert und Sie haben alle fünf Stellen wieder besetzt. Obwohl Sie während eines Teils Ihres Abdeckungszeitraums weniger Personal hatten, qualifizieren Sie sich für diesen Safe Harbor, da Sie den Personalbestand bis zur Frist wiederhergestellt haben.

So verifizieren Sie dies: Füllen Sie das PPP Schedule A Worksheet aus und berechnen Sie Ihr FTE-Niveau für:

• Den Referenzzeitraum (15. Februar 2020)
• Den Reduktionszeitraum (15. Februar – 26. April 2020)
• Das Datum der Wiederherstellung (31. Dezember 2020 oder Ende des Abdeckungszeitraums)

Aufzubewahrende Dokumentation:

• Gehaltsabrechnungen, die die FTE-Berechnungen für alle relevanten Zeiträume zeigen
• Einstellungsunterlagen für die wiederhergestellten Stellen
• Zeiterfassungsbögen oder Dienstpläne, die die geleisteten Arbeitsstunden belegen

Wichtiger Unterschied: Sie müssen das tatsächliche FTE-Niveau wiederherstellen, nicht nur Stellen anbieten. Wenn Sie Stellen angeboten haben, die Mitarbeiter jedoch abgelehnt haben, gelten andere Dokumentationsregeln (siehe unten).

4. Safe-Harbor-Regelung bei Lohn- oder Gehaltskürzungen

Wer qualifiziert ist: Unternehmen, die die Löhne ihrer Mitarbeiter reduziert, aber bis zu bestimmten Fristen wiederhergestellt haben.

Die Standard-PPP-Regeln verlangen, dass Sie die Vergütung der Mitarbeiter auf mindestens 75 % des Niveaus vor der Pandemie halten. Diese Safe-Harbor-Regelung schützt Sie vor Abzügen aufgrund von Lohnkürzungen, wenn Sie einen von zwei Wiederherstellungstests bestehen.

Test 1 (Frühzeitige Wiederherstellung):

• Vergleichen Sie die Durchschnittslöhne vom 15. Februar bis 26. April 2020.
• Diese müssen den Löhnen vom 15. Februar 2020 entsprechen oder diese übersteigen.

Test 2 (Spätere Wiederherstellung):

• Vergleichen Sie die Durchschnittslöhne bis zum 31. Dezember 2020 (oder zum Ende des Abdeckungszeitraums).
• Diese müssen den Löhnen vom 15. Februar 2020 entsprechen oder diese übersteigen.

Beispiel: Sie haben das Gehalt eines Managers im März 2020 von 60.000 $auf 45.000$ jährlich reduziert (eine Kürzung um 25 %). Bis August 2020 haben Sie das Gehalt wieder auf 60.000 $ angehoben. Damit erfüllen Sie die Anforderungen von Test 2 und qualifizieren sich für diese Safe-Harbor-Regelung.

Was zählt: Dies gilt für Mitarbeiter, die in einem beliebigen Lohnzeitraum im Jahr 2019 weniger als 100.000 $ jährlich (hochgerechnet) verdient haben.

Erforderliche Dokumentation:

• Detaillierte Lohnabrechnungsunterlagen für alle Vergleichszeiträume
• Dokumentation der Gehaltsänderungen (Angebotsschreiben, Formulare zur Änderung der Lohnabrechnung)
• Arbeitsblätter zur Berechnung der Lohnvergleiche

Hinweis zur Compliance: Im Gegensatz zur FTE-Dokumentation müssen Sie die Unterlagen zur Safe-Harbor-Regelung bei Lohnkürzungen nicht mit Ihrem Antrag einreichen, müssen sie jedoch für eine eventuelle Prüfung durch die SBA aufbewahren.

Besondere Umstände und zusätzlicher Schutz

Wenn Mitarbeiter die Rückkehr verweigern

Wenn Sie angeboten haben, Mitarbeiter wieder einzustellen oder Arbeitsstunden/Löhne wiederherzustellen, die Mitarbeiter dies jedoch abgelehnt haben, können Sie Kürzungen beim Erlass vermeiden, indem Sie Folgendes dokumentieren:

• Schriftliche Stellenangebote mit Angabe von Gehalt, Stunden und Startdatum
• Schriftliche Ablehnungen der Mitarbeiter (E-Mail, Textnachricht oder Brief)
• Jegliche Korrespondenz über die abgelehnten Angebote

Wichtig: Unterbreiten Sie Angebote schriftlich und bewahren Sie alle Antworten auf. Mündliche Angebote stellen keine ausreichende Dokumentation dar.

Unfähigkeit, qualifizierten Ersatz zu finden

Wenn Sie versucht haben, ähnlich qualifizierte Mitarbeiter einzustellen, aber keine Kandidaten finden konnten, dokumentieren Sie:

• Stellenausschreibungen mit Daten und verwendeten Plattformen
• Eingegangene Bewerbungen und Gründe, warum Kandidaten nicht qualifiziert waren
• Interviewprotokolle und Einstellungsentscheidungen
• Korrespondenz mit Personalvermittlern oder Zeitarbeitsfirmen

Tipp: Streuen Sie bei der Personalsuche weit und führen Sie detaillierte Aufzeichnungen. Die Aussage „Wir konnten niemanden finden“ benötigt eine fundierte Dokumentation, um den Erlass zu stützen.

Freiwillige Kündigungen und Kündigungen aus wichtigem Grund

Mitarbeiter, die freiwillig kündigen oder denen Sie aus wichtigem Grund kündigen, werden nicht negativ auf Ihre FTE-Anforderungen angerechnet, sofern Sie Folgendes dokumentieren:

• Kündigungsschreiben oder Kündigungsmitteilungen
• Dokumentation des Kündigungsgrundes (Leistungsbeurteilungen, Richtlinienverstöße)
• Daten des Ausscheidens

Den Antragsprozess für den Krediterlass meistern

Schritt 1: Bestimmen Sie, welche Safe-Harbor-Regelungen anwendbar sind

Bevor Sie Ihren Antrag auf Krediterlass ausfüllen, prüfen Sie alle vier Safe-Harbor-Regelungen und identifizieren Sie, welche Ihr Unternehmen schützen. Möglicherweise qualifizieren Sie sich für mehrere Regelungen – nutzen Sie diejenige, die den besten Schutz bietet.

Schritt 2: Erforderliche Dokumentation zusammenstellen

Erstellen Sie organisierte Ordner mit:

• Lohnabrechnungsunterlagen für alle Vergleichszeiträume
• Behördlichen Anordnungen und Gesundheitsrichtlinien
• Einstellungs- und Kündigungsdokumentation
• Finanzunterlagen, die betriebliche Auswirkungen belegen
• Korrespondenz über Lohnänderungen, Stellenangebote und Personalentscheidungen

Schritt 3: Füllen Sie das PPP Schedule A Arbeitsblatt aus

Dieses Arbeitsblatt berechnet Ihren Quotienten für die FTE-Reduzierung und stellt fest, ob Safe-Harbor-Regelungen die Kürzungen beim Erlass eliminieren. Gehen Sie jeden Abschnitt sorgfältig durch und nutzen Sie Ihre Lohnabrechnungsdaten, um Genauigkeit zu gewährleisten.

Schritt 4: Reichen Sie Ihren Antrag ein

Während die meisten Safe-Harbor-Unterlagen nicht mit dem Erstantrag eingereicht werden, erfordern bestimmte Safe-Harbor-Regelungen Zertifizierungen, die auf dem Antragsformular selbst angekreuzt werden müssen.

Für die Safe-Harbor-Regelung „Unfähigkeit zum Betrieb“: Kreuzen Sie das entsprechende Kästchen auf dem Erlassantrag an, um zu bestätigen, dass die Einhaltung von COVID-19-Auflagen den normalen Betrieb verhindert hat.

Schritt 5: Bewahren Sie alle Unterlagen auf

Die SBA kann bis zu sechs Jahre nach dem Krediterlass unterstützende Unterlagen anfordern. Führen Sie organisierte Akten mit allen Aufzeichnungen, die zur Berechnung Ihres Erlassbetrags und zum Nachweis der Safe-Harbor-Qualifikation verwendet wurden.

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

1. Die Annahme, dass Safe-Harbor-Regelungen automatisch gelten

Safe-Harbor-Regelungen schützen Sie nur, wenn Sie sich tatsächlich qualifizieren und die Einhaltung nachweisen können. Kreuzen Sie keine Safe-Harbor-Kästchen in Ihrem Antrag an, es sei denn, Sie erfüllen die Anforderungen wirklich und verfügen über die entsprechende Dokumentation.

2. Mangelhafte Dokumentation behördlicher Anordnungen

Es reicht nicht aus, nur zu wissen, dass eine Schließungsanordnung bestand. Sie benötigen Kopien der tatsächlichen Anordnungen, vorzugsweise solche, in denen Ihre Branche spezifisch erwähnt wird oder die unter allgemeinere Kategorien fallen.

3. Unvollständige Aufzeichnungen zur Lohnwiederherstellung

Wenn Sie die Safe-Harbor-Regelung für Lohnkürzungen in Anspruch nehmen, stellen Sie sicher, dass Sie vollständige Lohnabrechnungsunterlagen für alle Vergleichszeiträume haben. Lücken in der Dokumentation können Ihren Safe-Harbor-Anspruch ungültig machen.

4. Versäumnis, Ablehnungen von Mitarbeitern schriftlich zu dokumentieren

Mündliche Stellenangebote und Ablehnungen bieten keinen ausreichenden Schutz. Machen Sie Angebote immer schriftlich und bitten Sie um schriftliche Antworten, selbst wenn dies bedeutet, dass Sie nach einem persönlichen Gespräch eine Bestätigung per E-Mail senden.

5. Fehlerhafte Berechnung der Vollzeitäquivalente (FTE)

FTE-Berechnungen folgen spezifischen Regeln, die von Ihrer normalen Mitarbeitererfassung abweichen können. Prüfen Sie die SBA-Leitlinien sorgfältig oder arbeiten Sie mit einem Steuerberater zusammen, um die Genauigkeit sicherzustellen.

Aktuelle Updates und derzeitiger Status

Stand 2026 haben die meisten PPP-Kreditnehmer bereits den Erlass beantragt und erhalten. Wenn Sie dies jedoch noch nicht getan haben, bleibt Ihnen noch Zeit – auch wenn sich das Zeitfenster schließt. Die SBA hat ihre Prüfungsbemühungen intensiviert, insbesondere bei Krediten über 2 Millionen US-Dollar. Kleinere Kreditnehmer, die durch Safe-Harbor-Regelungen geschützt sind, unterliegen hingegen einer minimalen Prüfung.

Der Safe Harbor für die gutgläubige Zertifizierung bei Krediten unter 2 Millionen US-Dollar bleibt einer der wichtigsten Schutzmechanismen und vereinfacht den Erlassprozess für Hunderttausende kleiner Unternehmen.

Zusammenarbeit mit Finanzexperten

Während viele Unternehmen den PPP-Erlass erfolgreich eigenständig bewältigen, profitieren komplexe Situationen von professioneller Beratung. Ziehen Sie einen Steuerberater oder Finanzberater hinzu, wenn:

• Sie unsicher sind, welche Safe-Harbor-Regelungen für Ihr Unternehmen gelten
• Sich Ihre Personal- und Lohnsituation während des Deckungszeitraums mehrfach geändert hat
• Sie mehrere Standorte mit unterschiedlichen Auswirkungen der Pandemie betreiben
• Ihnen eine SBA-Überprüfung oder ein Audit bevorsteht
• Ihr Kredit 2 Millionen US-Dollar übersteigt (der Safe Harbor für Gutgläubigkeit findet keine Anwendung)

Ein Blick nach vorn: Lehren für zukünftige Hilfsprogramme

Die PPP-Safe-Harbor-Regeln bieten wichtige Lehren für zukünftige staatliche Hilfsprogramme:

• Flexibilität ist entscheidend, wenn Unternehmen mit beispiellosen Umständen konfrontiert sind
• Dokumentationsanforderungen müssen ein Gleichgewicht zwischen Betrugsprävention und praktischer Einhaltung finden
• Kleinere Unternehmen benötigen vereinfachte Prozesse, die ihre begrenzten Ressourcen widerspiegeln
• Safe-Harbor-Regeln sollten frühzeitig bei der Programmimplementierung klar kommuniziert werden

Für Unternehmensinhaber ist die wichtigste Erkenntnis die Bedeutung einer gründlichen Dokumentation beim Erhalt staatlicher Leistungen, auch wenn die Einreichung nicht sofort erforderlich ist.

Vereinfachen Sie Ihr Finanzmanagement

Während Sie den PPP-Erlass und andere komplexe finanzielle Anforderungen bewältigen, ist eine klare Buchführung unerlässlich. Ob Sie die Einhaltung von Safe-Harbor-Regeln dokumentieren oder Ausgaben für die Steuererklärung erfassen – eine präzise Buchhaltung bildet die Grundlage für finanzielle Klarheit und Sicherheit.

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Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information über PPP-Safe-Harbor-Regeln zu Bildungszwecken. Für eine spezifische Beratung zu Ihrer Situation wenden Sie sich bitte an einen qualifizierten Steuerexperten oder einen von der SBA zugelassenen Kreditgeber. Die Regeln und Fristen des PPP-Programms können sich seit der Veröffentlichung geändert haben.