درک قوانین حاشیه امن PPP: راهنمای کامل انطباق شما
زمانی که برای وام برنامه محافظت از چک حقوقی (PPP) درخواست دادید، احتمالا تمرکز شما بر دریافت سریع بودجه برای سرپا نگه داشتن کسبوکارتان بود. اکنون که در حال طی کردن فرآیند بخشودگی هستید، ممکن است به دلیل الزامات مربوط به حفظ سطوح کارکنان و استانداردهای دستمزد، احساس سردرگمی کنید. اگر نتوانستید همه را دوباره استخدام کنید چه؟ اگر به دلیل شرایط خارج از کنترل خود مجبور به کاهش ساعت کاری یا حقوق شدید چه؟
اینجاست که قوانین حاشیه امن (Safe Harbor) وام PPP وارد عمل میشوند؛ مقررات حفاظتی که برای کمک به کسبوکارها جهت واجد شرایط شدن برای بخشودگی وام طراحی شدهاند، حتی زمانی که آنها بهطور کامل معیارهای استاندارد را برآورده نمیکنند.
قوانین حاشیه امن PPP چیست؟
مقررات حاشیه امن، حفاظتهای قانونی هستند که در فرآیند بخشودگی وام PPP گنجانده شدهاند. این قوانین تشخیص میدهند که بسیاری از کسبوکارها در طول پاندمی با شرایطی خارج از کنترل خود مواجه شدند که حفظ سطوح کارکنان و دستمزدهای پیش از پاندمی را غیرممکن میکرد. این قوانین به جای جریمه کردن کسبوکارها برای موقعیتهایی که نمیتوانستند از آنها اجتناب کنند، مسیرهای جایگزینی را برای بخشودگی فراهم میکنند.
حاشیه امن را به عنوان «بندهای استثنا» در نظر بگیرید که از واجد شرایط بودن شما برای بخشودگی محافظت میکنند، زمانی که بتوانید نشان دهید محدودیتهای تجاری مشروع مانع از برآورده کردن الزامات استاندارد توسط شما شده است.
چهار قانون کلیدی حاشیه امن
۱. حاشیه امن گواهی حسن نیت
چه کسانی واجد شرایط هستند: کسبوکارهایی که کمتر از ۲ میلیون دلار وام گرفتهاند (در صورت ترکیب با وامهای شرکتهای وابسته)
این گستردهترین و دردسترسترین حاشیه امن است. اگر کل وام PPP شما زیر ۲ میلیون دلار باقی مانده باشد، SBA بهطور خودکار فرض را بر این میگذارد که شما گواهی ضرورت وام خود را با حسن نیت ارائه کردهاید. نیازی به ارائه اسناد و مدارک برای اثبات ضروری بودن وام برای عملیات کسبوکار خود ندارید.
این در عمل به چه معناست: سازمان کسبوکارهای کوچک (SBA) از شما نمیخواهد توجیه کنید که چرا به وام نیاز داشتید یا عدم قطعیت اقتصادی را ثابت کنید. با این حال، این امر شما را از سایر الزامات واجد شرایط بودن یا تحقیقات احتمالی کلاهبرداری در صورتی که به وضوح از وجوه سوءاستفاده کرده باشید، معاف نمیکند.
اقدام لازم: هیچ اقدامی فراتر از تکمیل درخواست استاندارد بخشودگی لازم نیست. فقط اطمینان حاصل کنید که استفاده واقعی شما از وام با هزینههای مجاز مطابقت داشته باشد.
۲. حاشیه امن کاهش FTE شماره ۱: ناتوانی در فعالیت
چه کسانی واجد شرایط هستند: کسبوکارهایی که به دلیل الزامات انطباق با کووید-۱۹ با ظرفیت کاهش یافته فعالیت میکردند
این حاشیه امن از کسبوکارهایی محافظت میکند که نتوانستند فعالیتهای کامل خود را حفظ کنند زیرا مجبور بودند از دستورات بهداشتی و ایمنی پیروی کنند. این قانون زمانی اعمال میشود که شما کارکنان خود را کاهش دادید زیرا:
- دستورات تعطیلی دولتی باعث تعطیلی جزئی یا کامل شد
- محدودیتهای ظرفیت، تعداد مشتریانی را که میتوانستید به آنها خدمات دهید محدود کرد
- الزامات فاصلهگذاری اجتماعی باعث کاهش فضای کاری در دسترس شد
- استانداردهای بهداشتی نیازمند تغییرات عملیاتی بود
بازه زمانی واجد شرایط: الزامات یا دستورالعملهای صادر شده بین ۱ مارس ۲۰۲۰ تا ۳۱ دسامبر ۲۰۲۰ (یا تا پایان دوره تحت پوشش شما برای وامهایی که پس از ۲۷ دسامبر ۲۰ ۲۰ پرداخت شدهاند)
مراجع صادرکننده: وزیر بهداشت و خدمات انسانی، مدیر CDC یا OSHA در رابطه با بهداشت، فاصلهگذاری اجتماعی یا ایمنی کارگران/مشتریان
مثال: رستورانی که بهطور معمول ۲۰ پیشخدمت داشت اما به دلیل دستورات اداره بهداشت محلی فقط میتوانست با ۵۰ درصد ظرفیت فعالیت کند. حتی اگر آنها نتوانستند کادر کامل خود را بازگردانند، واجد شرایط این حاشیه امن هستند زیرا دستورات دولتی مستقیماً از فعالیتهای عادی جلوگیری کرده است.
مستندات مورد نیاز:
- کپی از الزامات یا دستورالعملهای مربوط به کووید-۱۹ برای هر مکان کسبوکار
- دستورات تعطیلی یا اسناد مربوط به محدودیت ظرفیت
- سوابق مالی که نشاندهنده ارتباط مستقیم بین کاهش فعالیتها و الزامات انطباق باشد
نکته انطباق: کپی تمام دستورات دولت محلی، دستورالعملهای اداره بهداشت و هرگونه مکاتبات مربوط به الزامات انطباق را نگه دارید. اگر چندین شعبه دارید، این موارد را بر اساس مکان سازماندهی کنید.
۳. حاشیه امن کاهش FTE شماره ۲: بازگرداندن تا موعد مقرر
چه کسانی واجد شرایط هستند: کسبوکارهایی که در اوایل پاندمی کارکنان خود را کاهش دادند اما سطوح کارکنان را تا موعد مقرر بازگرداندند
این حاشیه امن زمانی اعمال میشود که شما: ۱. سطوح FTE را بین ۱۵ فوریه ۲۰۲۰ و ۲۶ آوریل ۲۰۲۰ کاهش دادید ۲. سطوح FTE را تا ۳۱ دسامبر ۲۰۲۰ (یا تا پایان دوره تحت پوشش برای وامهای بعد از ۲۷ دسامبر ۲۰۲۰) به خط پایه ۱۵ فوریه ۲۰۲۰ بازگرداندید
سناریوی واقعی: شما ۵ کارمند را در مارس ۲۰۲۰، زمانی که عدم قطعیت حاکم شد، اخراج کردید. تا نوامبر ۲۰۲۰، کسبوکار به ثبات رسید و شما تمام آن پنج جایگاه شغلی را دوباره استخدام کردید. اگرچه در بخشی از دوره تحت پوشش خود با کاهش کارکنان مواجه بودید، اما واجد شرایط این حاشیه امن هستید زیرا تا موعد مقرر، تعداد کارکنان را بازگرداندید.
نحوه تایید: کاربرگ PPP Schedule A را تکمیل کرده و سطوح FTE خود را برای موارد زیر محاسبه کنید:
- دوره مرجع (۱۵ فوریه ۲۰۲۰)
- دوره کاهش (۱۵ فوریه – ۲۶ آوریل ۲۰۲۰)
- تاریخ بازگرداندن (۳۱ دسامبر ۲۰۲۰ یا پایان دوره تحت پوشش)
مستندا تی که باید نگهداری شوند:
- سوابق حقوق و دستمزد که محاسبات FTE را برای تمام دورههای مربوطه نشان میدهد
- اسناد استخدام برای جایگاههای بازگردانده شده
- برگههای حضور و غیاب یا برنامههایی که ساعات کار انجام شده را نشان میدهد
تمایز مهم: شما باید سطوح واقعی FTE را بازگردانید، نه اینکه فقط جایگاههای شغلی را پیشنهاد دهید. اگر شغلهایی را پیشنهاد دادید اما کارکنان نپذیرفتند، قوانین مستندسازی متفاوتی اعمال میشود (به زیر مراجعه کنید).
۴. معافیت حمایتی کاهش حقوق/دستمزد ساعتی
چه کسانی واجد شرایط هستند: کسبوکارهایی که دستمزد کارکنان را کاهش داده اما تا مهلتهای تعیینشده آن را بازگرداندهاند.
قوانین استاندارد PPP ایجاب میکند که حقوق کارکنان را حداقل در سطح ۷۵٪ دوران پیش از پاندمی حفظ کنید. این معافیت حمایتی شما را در برابر جریمههای کاهش دستمزد محافظت میکند، مشروط بر اینکه یکی از دو تست بازگرداندن حقوق را پاس کنید.
تست ۱ (بازگرداندن زودهنگام):
- مقایسه میانگین دستمزدها از ۱۵ فوریه تا ۲۶ آوریل ۲۰۲۰
- این مقادیر باید برابر یا بیشتر از دستمزدها در تاریخ ۱۵ فوریه ۲۰۲۰ باشد
تست ۲ (بازگرداندن دیرهنگام):
- مقایسه میانگین دستمزدها تا ۳۱ دسامبر ۲۰۲۰ (یا پایان دوره پوشش)
- این مقادیر باید برابر یا بیشتر از دستمزدها در تاریخ ۱۵ فوریه ۲۰۲۰ باشد
مثال: شما حقوق یک مدیر را در مارس ۲۰۲۰ از ۶۰,۰۰۰ دلار به ۴۵,۰۰۰ دلار در سال کاهش دادید (۲۵٪ کاهش). تا اوت ۲۰۲۰، حقوق او را به ۶۰,۰۰۰ دلار بازگرداندید. شما شرایط تست ۲ را دارا هستید و واجد شرایط این معافیت حمایتی میباشید.
موارد مشمول: این مورد شامل کارکنانی میشود که در هر دوره پرداخت در سال ۲۰۱۹، کمتر از ۱۰۰,۰۰۰ دلار در سال (به صورت سالانه شده) درآمد داشتهاند.
مدارک مورد نیاز:
- سوابق دقیق لیست حقوق برای تمام دورههای مقایسه
- مستندات تغییرات حقوق (نامههای پیشنهاد کار، فرمهای تغییر حقوق و دستمزد)
- کاربرگهای محاسباتی که مقایسه دستمزدها را نشان میدهند
یادداشت تطبیق: برخلاف مستندات FTE، نیازی به ارائه مدارک معافیت حمایتی کاهش د ستمزد همراه با درخواست خود ندارید، اما در صورت درخواست SBA برای بازبینی، باید آنها را نزد خود نگه دارید.
شرایط خاص و حمایتهای اضافی
زمانی که کارکنان از بازگشت خودداری میکنند
اگر شما پیشنهاد استخدام مجدد کارکنان یا بازگرداندن ساعات/دستمزدها را دادهاید اما کارکنان نپذیرفتهاند، میتوانید با مستندسازی موارد زیر از کاهش بخشودگی جلوگیری کنید:
- پیشنهادهای شغلی کتبی با ذکر حقوق، ساعات کاری و تاریخ شروع
- رد پیشنهاد توسط کارمند به صورت کتبی (ایمیل، پیامک یا نامه)
- هرگونه مکاتبه درباره پیشنهادهای رد شده
نکته مهم: پیشنهادها را کتبی ارائه دهید و تمام پاسخها را نگه دارید. پیشنهادهای شفاه ی مستندات کافی محسوب نمیشوند.
عدم امکان استخدام جایگزینهای واجد شرایط
اگر برای استخدام کارکنان با تخصص مشابه تلاش کردهاید اما موفق به یافتن کاندیدا نشدهاید، موارد زیر را مستند کنید:
- آگهیهای شغلی با ذکر تاریخ و پلتفرمهای استفاده شده
- رزومههای دریافتی و دلیل عدم صلاحیت کاندیداها
- سوابق مصاحبه و تصمیمات استخدامی
- مکاتبات با استخدامکنندگان یا آژانسهای کاریابی
نکته: برای استخدام از شبکههای گسترده استفاده کنید و سوابق دقیق نگه دارید. جمله «کسی را پیدا نکردیم» برای تایید بخشودگی نیاز به مستندات قابل توجهی دارد.
استعفاهای داوطلبانه و اخراج با دلیل موجه
کارکنانی که داوطلبانه استعفا میدهند یا کسانی که به دلیل موجه اخراج میکنید، در محاسبات الزامات FTE شما لحاظ نمیشوند، مشروط بر اینکه موارد زیر را مستند کنید:
- نامههای استعفا یا اطلاعیههای اخراج
- مستندات دلیل اخراج (ارزیابی عملکرد، نقض قوانین)
- تاریخهای قطع همکاری
مراحل فرآیند درخواست بخشودگی
مرحله ۱: تعیین معافیتهای حمایتی مشمول
پیش از تکمیل درخواست بخشودگی، هر چهار معافیت حمایتی را بررسی کرده و مواردی که شامل کسبوکار شما میشود را شناسایی کنید. ممکن است واجد شرایط چندین معافیت باشید؛ از هر کدام که بیشترین محافظت را ارائه میدهد استفاده کنید.
مرحله ۲: جمعآوری مدارک لازم
پروندههای سازمانیافتهای شامل موارد زیر ایجاد کنید:
- سوابق لیست حقوق برای تمام دورههای مقایسه
- دستورات دولتی و راهنماهای بهداشتی
- مستندات استخدام و قطع همکاری
- سوابق مالی نشاندهنده تاثیرات عملیاتی
- مکاتبات مربوط به تغییرات دستمزد، پیشنهادهای شغلی و تصمیمات پرسنلی
مرحله ۳: تکمیل کاربرگ Schedule A وام PPP
این کاربرگ نسبت کاهش FTE شما را محاسبه کرده و تعیین میکند که آیا معافیتهای حمایتی باعث حذف کاهش بخشودگی میشوند یا خیر. هر بخش را با دقت و با استفاده از سوابق لیست حقوق خود برای اطمینان از دقت محاسبات تکمیل کنید.
مرحله ۴: ارسال درخواست
در حالی که اکثر مستندات معافیت حمایتی همراه با درخواست اولیه ارسال نمیشوند، برخی معافیتها نیاز به تایید در خود فرم درخواست دارند.
برای معافیت حمایتی «عدم امکان فعالیت»: کادر مربوطه را در درخواست بخشودگی علامت بزنید که تایید میکند رعایت الزامات کووید-۱۹ مانع از فعالیتهای عادی شده است.
مرحله ۵: نگهداری تمامی مستندات
سازمان SBA میتواند تا شش سال پس از بخشودگی وام، مستندات پشتیبان را درخواست کند. فایلهای سازمانیافته شامل تمام سوابق استفاده شده برای محاسبه مبلغ بخشودگی و اثبات واجد شرایط بودن برای معافیتهای حمایتی را حفظ کنید.
اشتباهات رایج که باید از آنها اجتناب کرد
۱. فرض بر اعمال خودکار معافیتهای حمایتی
معافیتهای حمایتی تنها در صورتی از شما محافظت میکنند که واقعاً واجد شرایط باشید و بتوانید مطابقت با قوانین را اثبات کنید. کادرهای معافیت حمایتی را در درخواست خود علامت نزنید مگر اینکه واقعاً شرایط را دارا باشید و مدارک لازم را در اختیار داشته باشید.
۲. مستندسازی ضعیف دستورات دولتی
صرفِ اطلاع از وجود دستور تعطیلی کافی نیست. شما به کپی دستورات واقعی نیاز دارید، ترجیحاً مواردی که در آن به صنعت کسبوکار شما به طور خاص اشاره شده یا به وضوح تحت دستهبندیهای گستردهتر قرار گرفته باشد.
۳. سوابق ناقص بازگرداندن دستمزد
در صورت ادعای معافیت حمایتی کاهش دستمزد، اطمینان حاصل کنید که سوابق کامل لیست حقوق را برای تمام دورههای مقایسه در اختیار دارید. وجود نقص در مستندات میتواند منجر به رد درخواست معافیت حمایتی شما شود.
۴. عدم مستندسازی کتبی خودداری کارکنان
پیشنهادهای شغلی و پاسخهای منفی شفاهی محافظت کافی ایجاد نمیکنند. همیشه پیشنهادها را کتبی ارائه دهید و درخواست پاسخ کتبی کنید، حتی اگر به معنای پیگیری یک گفتگوی حضوری با یک ایمیل تاییدیه باشد.
۵. عدم محاسبه صحیح معادلهای تماموقت (FTE)
محاسبات FTE از قوانین خاصی پیروی میکنند که ممکن است با نحوه معمول ردیابی کارکنان شما متفاوت باشد. دستورالعملهای SBA را با دقت بررسی کنید یا برای اطمینان از صحت محاسبات، با یک حسابدار همکاری کنید.
بهروزرسانیهای اخیر و وضعیت فعلی
تا سال ۲۰۲۶، اکثر وامگیرندگان PPP قبلاً برای بخشودگی درخواست داده و آن را دریافت کردهاند. با این حال، اگر هنوز درخواست ندادهاید، همچنان زمان دارید؛ هرچند این مهلت رو به اتمام است. سازمان کسبوکارهای کوچک (SBA) تلاشهای حسابرسی خود را، بهویژه برای وامهای بیش از ۲ میلیون دلار، تشدید کرده است، اما وامگیرندگان کوچکتر که تحت پوشش قوانین حاشیه امن هستند، با بررسیهای حداقلی مواجه میشوند.
حاشیه امن «گواهی حسن نیت» برای وامهای زیر ۲ میلیون دلار همچنان یکی از مهمترین محافظتها باقی مانده است و فرآیند بخشودگی را برای صدها هزار کسبوکار کوچک تسهیل میکند.
همکاری با متخصصان مالی
در حالی که بسیاری از کسبوکارها بهطور مستقل فرآیند بخشودگی PPP را با موفقیت طی میکنند، موقعیتهای پیچیده از راهنماییهای حرفهای بهرهمند میشوند. در موارد زیر، مشورت با یک حسابدار رسمی (CPA) یا مشاور مالی را مد نظر قرار دهید:
- مطمئن نیستید کدام قوانین حاشیه امن برای کسبوکار شما اعمال میشود
- وضعیت کارکنان و دستمزدهای شما چندین بار در طول دوره پوشش تغییر کرده است
- چندین شعبه با تأثیرات متفاوت از پاندمی را اداره میکنید
- با بررسی یا حسابرسی SBA مواجه هستید
- مبلغ وام شما بیش از ۲ میلیون دلار است (حاشیه امن حسن نیت شامل حال شما نمیشود)
نگاه به آینده: درسهایی برای برنامههای حمایتی آتی
قوانین حاشیه امن PPP درسهای مهمی برای برنامههای حمایتی دولتی در آینده ارائه میدهند:
- انعطافپذیری در زمانی که کسبوکارها با شرایط بیسابقه مواجه میشوند، اهمیت حیاتی دارد
- الزامات مستندسازی باید بین پیشگیری از تقلب و رعایت عملی قوانین تعادل برقرار کنند
- کسبوکارهای کوچکتر به فرآیندهای سادهتری نیاز دارند که بازتابدهنده منابع محدود آنها باشد
- قوانین حاشیه امن باید در همان مراحل اولیه اجرای برنامه به وضوح اطلاعرسانی شوند
برای صاحبان کسبوکار، نکته کلیدی اهمیت حفظ مستندات کامل در هر زمان دریافت مزایای دولتی است، حتی زمانی که ارائه آنها بلافاصله الزامی نباشد.
مدیریت مالی خود را ساده کنید
همانطور که فرآیند بخشودگی PPP و سایر الزامات مالی پیچیده را طی میکنید، حفظ سوابق مالی شفاف ضروری است. چه در حال مستندسازی رعایت قوانین حاشیه امن باشید و چه در حال ردیابی هزینهها برای زمان مالیات، دفترداری دقیق پایه و اساس شفافیت مالی و آرامش خاطر را فراهم میکند.
Beancount.io حسابداری متنساده را ارائه میدهد که به شما شفافیت و کنترل کامل بر دادههای مالیتان را میدهد—بدون جعبههای سیاه و بدون وابستگی به فروشنده خاص. رایگان شروع کنید و ببینید چرا برنامهنویسان و متخصصان امور مالی به حسابداری متنساده روی میآورند.
نکته: این مقاله اطلاعات عمومی در مورد قوانین حاشیه امن PPP را برای اهداف آموزشی ارائه میدهد. برای راهنماییهای خاص در مورد وضعیت خود، با یک متخصص مالیاتی واجد شرایط یا وامدهنده مورد تایید SBA مشورت کنید. قوانین و مهلتهای برنامه PPP ممکن است از زمان انتشار تغییر کرده باشد.
