Begrijpen van PPP Safe Harbor-regels: Uw volledige nalevingsgids

Wanneer u een Paycheck Protection Program (PPP)-lening aanvroeg, richtte u zich waarschijnlijk op het snel verkrijgen van middelen om uw bedrijf overeind te houden. Nu u door het kwijtscheldingsproces navigeert, voelt u zich misschien overweldigd door de vereisten rond het handhaven van personeelsbezetting en loonstandaarden. Wat als u niet iedereen opnieuw kon aannemen? Wat als u uren of salarissen moest verlagen vanwege omstandigheden buiten uw macht?

Dat is waar de PPP Safe Harbor-regels om de hoek komen kijken—beschermende bepalingen die zijn ontworpen om bedrijven te helpen in aanmerking te komen voor kwijtschelding van leningen, zelfs als ze niet volledig voldoen aan de standaardcriteria.

Wat zijn PPP Safe Harbor-regels?

Safe Harbor-bepalingen zijn regelgevende beschermingen die zijn ingebouwd in het kwijtscheldingsproces van PPP-leningen. Ze erkennen dat veel bedrijven tijdens de pandemie te maken kregen met omstandigheden buiten hun macht, waardoor het om het onmogelijk was om de personeelsbezetting en lonen van vóór de pandemie te handhaven. In plaats van bedrijven te straffen voor situaties die ze niet konden vermijden, bieden deze regels alternatieve paden naar kwijtschelding.

Zie Safe Harbors als "uitzonderingsclausules" die uw recht op kwijtschelding beschermen wanneer u kunt aantonen dat legitieme zakelijke beperkingen u verhinderden om aan de standaardvereisten te voldoen.

De vier belangrijkste Safe Harbor-regels

1. Safe Harbor voor certificering te goeder trouw

Wie komt in aanmerking: Bedrijven die minder dan $2 miljoen hebben geleend (gecombineerd met leningen van gelieerde ondernemingen)

Dit is de breedste en meest toegankelijke Safe Harbor. Als uw totale PPP-leningen onder de $2 miljoen bleven, gaat de SBA er automatisch van uit dat u uw certificering van de noodzaak van de lening te goeder trouw hebt afgelegd. U hoeft geen documentatie in te dienen die bewijst dat de lening essentieel was voor uw bedrijfsvoering.

Wat dit praktisch betekent: De SBA zal niet van u verlangen dat u rechtvaardigt waarom u de lening nodig had of economische onzekerheid bewijst. Dit stelt u echter niet vrij van andere deelnamevereisten of mogelijke fraudeonderzoeken als u de middelen duidelijk verkeerd hebt gebruikt.

Vereiste actie: Geen, behalve het invullen van uw standaardaanvraag voor kwijtschelding. Zorg er wel voor dat uw feitelijke gebruik van de lening overeenkwam met de toegestane uitgaven.

2. FTE-reductie Safe Harbor #1: Onvermogen om te opereren

Wie komt in aanmerking: Bedrijven die op verminderde capaciteit werkten vanwege COVID-19-nalevingsvereisten

Deze Safe Harbor beschermt bedrijven die hun volledige activiteiten niet konden handhaven omdat ze moesten voldoen aan gezondheids- en veiligheidsvoorschriften. Dit is van toepassing wanneer u personeel hebt verminderd omdat:

• Bevelen tot sluiting door de overheid dwongen tot gedeeltelijke of volledige sluiting
• Capaciteitsbeperkingen het aantal klanten dat u kon bedienen beperkten
• Social distancing-vereisten de beschikbare werkruimte verminderden
• Sanitatiestandaarden operationele wijzigingen vereisten

Kwalificerend tijdsbestek: Vereisten of richtlijnen uitgevaardigd tussen 1 maart 2020 en 31 december 2020 (of tot het einde van uw gedekte periode voor leningen verstrekt na 27 december 2020)

Uitvaardigende instanties: Secretary of Health and Human Services, CDC-directeur of OSHA met betrekking tot sanitatie, social distancing of veiligheid van werknemers/klanten

Voorbeeld: Een restaurant dat normaal gesproken 20 bedienden in dienst had, maar slechts op 50% capaciteit kon draaien vanwege bevelen van de lokale gezondheidsdienst. Hoewel ze de volledige personeelsbezetting niet konden herstellen, komen ze in aanmerking voor deze Safe Harbor omdat overheidsmandaten de normale bedrijfsvoering rechtstreeks verhinderden.

Vereiste documentatie:

• Kopieën van toepasselijke COVID-19-vereisten of richtlijnen voor elke bedrijfslocatie
• Bevelen tot sluiting of documenten over capaciteitsbeperkingen
• Financiële overzichten die de directe verbinding laten zien tussen verminderde activiteiten en nalevingsvereisten

Nalevingstip: Bewaar kopieën van alle lokale overheidsbevelen, richtlijnen van de gezondheidsdienst en alle communicatie over nalevingsvereisten. Organiseer deze per locatie als u meerdere vestigingen hebt.

3. FTE-reductie Safe Harbor #2: Herstel voor de deadline

Wie komt in aanmerking: Bedrijven die vroeg in de pandemie personeel hebben verminderd, maar de personeelsbezetting vóór de deadline hebben hersteld

Deze Safe Harbor is van toepassing wanneer u:

1. De FTE-niveaus hebt verlaagd tussen 15 februari 2020 en 26 april 2020
2. De FTE-niveaus vóór 31 december 2020 hebt hersteld naar het uitgangspunt van 15 februari 2020 (of vóór het einde van uw gedekte periode voor leningen na 27 december 2020)

Scenario uit de praktijk: U hebt in maart 2020 5 werknemers ontslagen toen de onzekerheid toesloeg. Tegen november 2020 stabiliseerde het bedrijf en nam u alle vijf de functies opnieuw aan. Hoewel u tijdens een deel van uw gedekte periode minder personeel had, komt u in aanmerking voor deze Safe Harbor omdat u de personeelsbezetting voor de deadline hebt hersteld.

Hoe te verifiëren: Vul het PPP Schedule A Worksheet in om uw FTE-niveaus te berekenen voor:

• De referentieperiode (15 februari 2020)
• De reductieperiode (15 februari – 26 april 2020)
• De hersteldatum (31 december 2020 of einde gedekte periode)

Te bewaren documentatie:

• Loonadministratie met FTE-berekeningen voor alle relevante perioden
• Documentatie van aanname voor herstelde functies
• Urenstaten of roosters die de gewerkte uren aantonen

Belangrijk onderscheid: U moet de feitelijke FTE-niveaus herstellen, niet alleen functies aanbieden. Als u banen hebt aangeboden maar werknemers hebben geweigerd, gelden er andere documentatieregels (zie hieronder).

4. Safe Harbor voor salaris/uurloonverlaging

Wie komt in aanmerking: Bedrijven die de lonen van werknemers hebben verlaagd, maar deze vóór specifieke deadlines hebben hersteld.

De standaard PPP-regels vereisen dat u de beloning van werknemers op ten minste 75% van het niveau van vóór de pandemie houdt. Deze safe harbor beschermt u tegen boetes voor loonsverlaging als u voldoet aan een van de twee hersteltoetsen.

Test 1 (Vroegtijdig herstel):

• Vergelijk de gemiddelde lonen van 15 februari – 26 april 2020
• Deze moeten gelijk zijn aan of hoger zijn dan de lonen op 15 februari 2020

Test 2 (Later herstel):

• Vergelijk de gemiddelde lonen per 31 december 2020 (of het einde van de gedekte periode)
• Deze moeten gelijk zijn aan of hoger zijn dan de lonen op 15 februari 2020

Voorbeeld: U verlaagde het salaris van een manager van $60.000 naar$ 45.000 op jaarbasis in maart 2020 (een verlaging van 25%). Tegen augustus 2020 herstelde u het salaris naar $ 60.000. U voldoet aan de vereisten van Test 2 en komt in aanmerking voor deze safe harbor.

Wat telt mee: Dit is van toepassing op werknemers die minder dan $ 100.000 per jaar verdienden (geannualiseerd) tijdens een loonperiode in 2019.

Vereiste documentatie:

• Gedetailleerde loonlijsten voor alle vergelijkingsperioden
• Documentatie van salariswijzigingen (aanbiedingsbrieven, formulieren voor loonwijziging)
• Berekeningswerkbladen die de loonvergelijkingen tonen

Nalevingsnotitie: In tegenstelling tot FTE-documentatie hoeft u de documentatie voor de safe harbor voor loonsverlaging niet bij uw aanvraag in te dienen, maar u moet deze bewaren voor controle door de SBA indien hierom wordt verzocht.

Bijzondere omstandigheden en aanvullende bescherming

Wanneer werknemers weigeren terug te keren

Als u heeft aangeboden om werknemers opnieuw aan te nemen of uren/lonen te herstellen, maar werknemers dit hebben geweigerd, kunt u vermindering van de kwijtschelding voorkomen door het volgende te documenteren:

• Schriftelijke jobaanbiedingen met salaris, uren en startdatum
• Schriftelijke weigeringen van werknemers (e-mail, sms of brief)
• Eventuele correspondentie over de geweigerde aanbiedingen

Belangrijk: Doe aanbiedingen schriftelijk en bewaar alle reacties. Mondelinge aanbiedingen bieden onvoldoende documentatie.

Onvermogen om gekwalificeerde vervangers aan te nemen

Als u heeft geprobeerd om vergelijkbaar gekwalificeerde werknemers aan te nemen, maar geen kandidaten kon vinden, documenteer dan:

• Vacatures met data en gebruikte platforms
• Ontvangen sollicitaties en waarom kandidaten niet gekwalificeerd waren
• Interviewverslagen en wervingsbesluiten
• Correspondentie met recruiters of uitzendbureaus

Tip: Spreid uw kansen bij het werven en houd gedetailleerde registers bij. "We konden niemand vinden" heeft substantiële documentatie nodig om kwijtschelding te ondersteunen.

Vrijwillig ontslag en ontslag om dringende redenen

Werknemers die vrijwillig ontslag nemen of die u ontslaat om een dringende reden, tellen niet mee voor uw FTE-vereisten als u het volgende documenteert:

• Ontslagbrieven of kennisgevingen van ontslag
• Documentatie van de reden (functioneringsgesprekken, beleidsovertredingen)
• Data van uitdiensttreding

Het proces voor de kwijtscheldingsaanvraag doorlopen

Stap 1: Bepalen welke safe harbors van toepassing zijn

Voordat u uw kwijtscheldingsaanvraag invult, moet u alle vier de safe harbors doornemen en bepalen welke uw bedrijf beschermen. U kunt in aanmerking komen voor meerdere safe harbors — gebruik de safe harbor die de beste bescherming biedt.

Stap 2: Vereiste documentatie verzamelen

Maak georganiseerde mappen aan met:

• Loonlijsten voor alle vergelijkingsperioden
• Overheidsbesluiten en gezondheidsrichtlijnen
• Documentatie over werving en ontslag
• Financiële overzichten die de operationele impact aantonen
• Correspondentie over loonwijzigingen, jobaanbiedingen en personeelsbeslissingen

Stap 3: Het PPP Schedule A-werkblad invullen

Dit werkblad berekent uw FTE-reductiequotiënt en bepaalt of safe harbors de vermindering van de kwijtschelding elimineren. Werk zorgvuldig door elke sectie en gebruik uw loonlijsten om nauwkeurigheid te garanderen.

Stap 4: Uw aanvraag indienen

Hoewel de meeste safe harbor-documentatie niet met uw initiële aanvraag wordt ingediend, vereisen bepaalde safe harbors certificeringen die op het aanvraagformulier zelf worden aangevinkt.

Voor de safe harbor "Onvermogen om te opereren": Vink het juiste vakje aan op de kwijtscheldingsaanvraag waarin u verklaart dat naleving van COVID-19-vereisten de normale bedrijfsvoering verhinderde.

Stap 5: Alle documentatie bewaren

De SBA kan tot zes jaar na de kwijtschelding van de lening om ondersteunende documentatie verzoeken. Bewaar georganiseerde bestanden met alle records die zijn gebruikt om uw kwijtscheldingsbedrag te berekenen en de kwalificatie voor de safe harbor aan te tonen.

Veelvoorkomende fouten om te vermijden

1. Ervan uitgaan dat safe harbors automatisch van toepassing zijn

Safe harbors beschermen u alleen als u daadwerkelijk in aanmerking komt en de naleving kunt aantonen. Vink de safe harbor-vakjes op uw aanvraag niet aan, tenzij u werkelijk aan de vereisten voldoet en over documentatie beschikt.

2. Gebrekkige documentatie van overheidsbesluiten

Alleen weten dat er een sluitingsbevel bestond is niet genoeg. U heeft kopieën van de feitelijke besluiten nodig, bij voorkeur waarin de sector van uw bedrijf specifiek wordt genoemd of duidelijk onder bredere categorieën valt.

3. Onvolledige gegevens over loonherstel

Als u aanspraak maakt op de safe harbor voor loonsverlaging, zorg er dan voor dat u volledige loonlijsten heeft voor alle vergelijkingsperioden. Gaten in de documentatie kunnen uw aanspraak op de safe harbor ongeldig maken.

4. Nalaten om weigeringen van werknemers schriftelijk vast te leggen

Mondelinge jobaanbiedingen en weigeringen bieden onvoldoende bescherming. Doe aanbiedingen altijd schriftelijk en vraag om schriftelijke reacties, zelfs als dit betekent dat u een persoonlijk gesprek opvolgt met een e-mailbevestiging.

5. FTE's niet correct berekenen

FTE-berekeningen volgen specifieke regels die kunnen afwijken van de manier waarop u normaal gesproken werknemers bijhoudt. Bekijk de SBA-richtlijnen zorgvuldig of werk samen met een accountant om nauwkeurigheid te garanderen.

Recente updates en huidige status

Vanaf 2026 hebben de meeste PPP-leners al kwijtschelding aangevraagd en ontvangen. Als u echter nog niet heeft aangevraagd, heeft u nog steeds tijd – hoewel de termijn bijna verstrijkt. De SBA heeft haar auditinspanningen geïntensiveerd, met name voor leningen van meer dan $2 miljoen, maar kleinere leners die worden beschermd door safe harbors worden minimaal gecontroleerd.

De safe harbor voor de verklaring te goeder trouw voor leningen onder de $2 miljoen blijft een van de belangrijkste beschermingen, waardoor het kwijtscheldingsproces voor honderdduizenden kleine bedrijven wordt gestroomlijnd.

Samenwerken met financiële professionals

Hoewel veel bedrijven het proces van PPP-kwijtschelding zelfstandig doorlopen, hebben complexe situaties baat bij professionele begeleiding. Overweeg een accountant (CPA) of financieel adviseur te raadplegen als:

• U onzeker bent over welke safe harbors van toepassing zijn op uw bedrijf
• Uw personeelsbezetting en loonsituatie meerdere keren zijn veranderd tijdens de gedekte periode
• U meerdere locaties heeft met verschillende gevolgen van de pandemie
• U te maken krijgt met een SBA-beoordeling of audit
• Uw lening meer dan $2 miljoen bedraagt (de safe harbor te goeder trouw is niet van toepassing)

Vooruitblik: Lessen voor toekomstige hulpprogramma's

De PPP-safe harbor-regels bieden belangrijke lessen voor toekomstige overheidshulpprogramma's:

• Flexibiliteit is essentieel wanneer bedrijven te maken krijgen met ongekende omstandigheden
• Documentatie-eisen moeten een evenwicht vinden tussen fraudepreventie en praktische naleving
• Kleinere bedrijven hebben gestroomlijnde processen nodig die aansluiten bij hun beperkte middelen
• Safe harbors moeten in een vroeg stadium van de programma-implementatie duidelijk worden gecommuniceerd

Voor ondernemers is de belangrijkste les het belang van het bijhouden van grondige documentatie bij het ontvangen van overheidssteun, zelfs als indiening niet onmiddellijk vereist is.

Vereenvoudig uw financieel beheer

Terwijl u door PPP-kwijtschelding en andere complexe financiële vereisten navigeert, is het essentieel om een heldere financiële administratie bij te houden. Of u nu de naleving van safe harbors documenteert of uitgaven bijhoudt voor de belastingaangifte, een nauwkeurige boekhouding vormt de basis voor financiële helderheid en gemoedsrust.

Beancount.io biedt plain-text accounting die u volledige transparantie en controle over uw financiële gegevens geeft – geen black boxes, geen vendor lock-in. Ga gratis aan de slag en ontdek waarom ontwikkelaars en financiële professionals overstappen op plain-text accounting.

---

Opmerking: Dit artikel biedt algemene informatie over de PPP-safe harbor-regels voor educatieve doeleinden. Raadpleeg voor specifiek advies over uw situatie een gekwalificeerde belastingadviseur of een door de SBA goedgekeurde kredietverstrekker. Regels en deadlines van het PPP-programma kunnen sinds publicatie zijn gewijzigd.