Comprendre les regles de port segur del PPP: La teva guia completa de compliment
Quan vau sol·licitar un préstec del Programa de protecció de xecs de pagament (PPP), és probable que us centréssiu a obtenir fons ràpidament per mantenir el vostre negoci a flote. Ara, a mesura que navegueu pel procés de condonació, és possible que us sentiu aclaparats pels requisits relatius al manteniment dels nivells de personal i els estàndards salarials. Què passa si no vau poder tornar a contractar tothom? Què passa si vau haver de reduir les hores o els salaris a causa de circumstàncies fora del vostre control?
Aquí és on entren en joc les regles de port segur del PPP: disposicions protectores dissenyades per ajudar les empreses a optar a la condonació del préstec fins i tot quan no compleixen plenament els criteris estàndard.
Què són les regles de port segur del PPP?
Les disposicions de port segur són proteccions regulatòries integrades en el procés de condonació de préstecs PPP. Reconeixen que moltes empreses es van enfrontar a circumstàncies fora del seu control durant la pandèmia, cosa que va fer impossible mantenir els nivells de personal i els salaris previs a la pandèmia. En lloc de penalitzar les empreses per situacions que no podien evitar, aquestes regles proporcionen vies alternatives per a la condonació.
Penseu en els ports segurs com "clàusules d'excepció" que protegeixen la vostra elegibilitat per a la condonació quan podeu demostrar que limitacions comercials legítimes us van impedir complir els requisits estàndard.
Les quatre regles clau de port segur
1. Port segur de certificació de bona fe
Qui hi opta: Empreses que van demanar prestat menys de 2 milions de dòlars (en combinar-ho amb préstecs d'afiliats)
Aquest és el port segur més ampli i accessible. Si el vostre deute total de PPP es va mantenir per sota dels 2 milions de dòlars, la SBA presumeix automàticament que vau fer la vostra certificació de necessitat del préstec de bona fe. No cal que presenteu documentació que demostri que el préstec era essencial per a les operacions del vostre negoci.
Què significa a la pràctica: La SBA no us exigirà que justifiqueu per què necessitàveu el préstec ni que proveu la incertesa econòmica. No obstant això, això no us eximeix d'altres requisits d'elegibilitat o de possibles investigacions per frau si vau fer un mal ús clar dels fons.
Acció requerida: Cap més enllà de completar la vostra sol·licitud de condonació estàndard. Només assegureu-vos que l'ús real del préstec s'ajustés a les despeses permeses.
2. Port segur de reducció d'ETC núm. 1: Incapacitat per operar
Qui hi opta: Empreses que van operar a capacitat reduïda a causa dels requisits de compliment de la COVID-19
Aquest port segur protegeix les empreses que no van poder mantenir les operacions completes perquè havien de complir els mandats de salut i seguretat. S'aplica quan vau reduir el personal perquè:
- Les ordres de tancament governamentals van forçar el tancament parcial o complet
- Les restriccions de capacitat van limitar el nombre de clients que podíeu atendre
- Els requisits de distanciament social van reduir l'espai de treball disponible
- Els estàndards de sanejament van requerir canvis operatius
Termini elegible: Requisits o orientacions emeses entre l'1 de març de 2020 i el 31 de desembre de 2020 (o fins al final del vostre període cobert per a préstecs desemborsats després del 27 de desembre de 2020)
Autoritats emissores: Secretari de Salut i Serveis Humans, Director del CDC o l'OSHA en relació amb el sanejament, el distanciament social o la seguretat dels treballadors/clients
Exemple: Un restaurant que normalment emprava 20 cambrers però que només podia operar al 50% de la seva capacitat a causa de les ordres del departament de salut local. Tot i que no van poder restaurar la plantilla completa, opten a aquest port segur perquè els mandats governamentals van impedir directament les operacions normals.
Documentació requerida:
- Còpies dels requisits o orientacions de COVID-19 aplicables per a cada ubicació del negoci
- Ordres de tancament o documents de restricció de capacitat
- Registres financers que mostrin la connexió directa entre la reducció de les operacions i els requisits de compliment
Consell de compliment: Guardeu còpies de totes les ordres dels governs locals, les orientacions del departament de salut i qualsevol comunicació sobre els requisits de compliment. Organitzeu-les per ubicació si gestioneu diversos centres.
3. Port segur de reducció d'ETC núm. 2: Restauració abans del termini
Qui hi opta: Empreses que van reduir la plantilla al principi de la pandèmia però que van restaurar els nivells de personal abans de la data límit
Aquest port segur s'aplica quan:
- Vau reduir els nivells d'ETC (Equivalent a temps complet) entre el 15 de febrer de 2020 i el 26 d'abril de 2020
- Vau restaurar els nivells d'ETC a la vostra línia de base del 15 de febrer de 2020 abans del 31 de desembre de 2020 (o abans del final del vostre període cobert per als préstecs posteriors al 27 de desembre de 2020)
Escenari real: Vau acomiadar 5 empleats al març de 2020 quan va arribar la incertesa. Al novembre de 2020, el negoci es va estabilitzar i vau tornar a contractar els cinc llocs de treball. Tot i que vau tenir una plantilla reduïda durant part del vostre període cobert, opteu a aquest port segur perquè vau restaurar la plantilla abans de la data límit.
Com verificar-ho: Completeu el full de treball de l'Annex A del PPP calculant els vostres nivells d'ETC per a:
- El període de referència (15 de febrer de 2020)
- El període de reducció (15 de febrer – 26 d'abril de 2020)
- La data de restauració (31 de desembre de 2020 o final del període cobert)
Documentació a conservar:
- Registres de nòmines que mostrin els càlculs d'ETC per a tots els períodes rellevants
- Documentació de contractació per als llocs restaurats
- Fulls de temps o horaris que demostrin les hores treballades
Distinció important: Heu de restaurar els nivells reals d'ETC, no només oferir els llocs de treball. Si vau oferir feines però els empleats les van rebutjar, s'apliquen regles de documentació diferents (vegeu a continuació).
4. Port segur per a la reducció de salaris/salaris per hora
Qui compleix els requisits: Negocis que van reduir els salaris dels empleats però els van restablir en terminis específics
Les normes estàndard del PPP exigeixen que mantingueu la compensació dels empleats almenys al 75% dels nivells prepandèmia. Aquest port segur us protegeix de les penalitzacions per reducció salarial si compliu qualsevol de les dues proves de restauració.
Prova 1 (Restauració anticipada):
- Compareu els salaris mitjans del 15 de febrer al 26 d'abril de 2020
- Han de ser iguals o superiors als salaris a data de 15 de febrer de 2020
Prova 2 (Restauració posterior):
- Compareu els salaris mitjans a 31 de desembre de 2020 (o al final del període cobert)
- Han de ser iguals o superiors als salaris a data de 15 de febrer de 2020
Exemple: Heu reduït el salari d'un gerent de 60.000 anuals al març de 2020 (una retallada del 25%). A l'agost de 2020, vau restablir el seu salari a 60.000 $. Compliu els requisits de la Prova 2 i podeu optar a aquest port segur.
Què compta: Això s'aplica als empleats que van guanyar menys de 100.000 $ anuals (anualitzats) durant qualsevol període de pagament el 2019.
Documentació requerida:
- Registres de nòmines detallats per a tots els períodes de comparació
- Documentació dels canvis salarials (cartes d'oferta, formularis de canvi de nòmina)
- Fulls de càlcul que mostrin les comparacions salarials
Nota de compliment: A diferència de la documentació d'ETP, no cal que presenteu la documentació del port segur de reducció salarial amb la vostra sol·licitud, però l'heu de conservar per a la revisió de l'SBA si se us demana.
Circumstàncies especials i proteccions addicionals
Quan els empleats es neguen a tornar
Si heu ofert tornar a contractar empleats o restablir hores/salaris però els empleats ho han rebutjat, podeu evitar les reduccions de la condonació documentant:
- Ofertes de treball per escrit amb salari, hores i data d'inici
- Negatives dels empleats per escrit (correu electrònic, missatge de text o carta)
- Qualsevol correspondència sobre les ofertes rebutjades
Important: Feu les ofertes per escrit i conserveu totes les respostes. Les ofertes verbals no proporcionen una documentació adequada.
Incapacitat per contractar substituts qualificats
Si heu intentat contractar empleats amb una qualificació similar però no heu trobat candidats, documenteu:
- Anuncis de feina amb dates i plataformes utilitzades
- Candidatures rebudes i per què els candidats no estaven qualificats
- Registres d'entrevistes i decisions de contractació
- Correspondència amb reclutadors o agències de col·locació
Consell: Obriu bé el ventall a l'hora de contractar i porteu registres detallats. L'argument "No hem pogut trobar ningú" necessita una documentació substancial per recolzar la condonació.
Renúncies voluntàries i acomiadaments procedents
Els empleats que renuncien voluntàriament o a qui acomiadeu de forma procedent no compten en contra dels vostres requisits d'ETP si documenteu:
- Cartes de renúncia o avisos d'acomiadament
- Documentació de la causa (revisions d'acompliment, violacions de polítiques)
- Dates de la baixa
Com navegar pel procés de sol·licitud de condonació
Pas 1: Determineu quins ports segurs s'apliquen
Abans d'emplenar la vostra sol·licitud de condonació, reviseu els quatre ports segurs i identifiqueu quins protegeixen el vostre negoci. Podeu optar a diversos ports segurs: utilitzeu el que us proporcioni la millor protecció.
Pas 2: Reuniu la documentació requerida
Creeu fitxers organitzats que continguin:
- Registres de nòmines per a tots els períodes de comparació
- Ordres governamentals i guies sanitàries
- Documentació de contractació i acomiadament
- Registres financers que mostrin els impactes operatius
- Correspondència sobre canvis salarials, ofertes de feina i decisions de personal
Pas 3: Completeu el full de càlcul del PPP Schedule A
Aquest full de càlcul calcula el vostre quocient de reducció d'ETP i determina si els ports segurs eliminen les reduccions de la condonació. Treballeu acuradament cada secció, utilitzant els vostres registres de nòmines per garantir-ne l'exactitud.
Pas 4: Presenteu la vostra sol·licitud
Tot i que la major part de la documentació dels ports segurs no s'envia amb la sol·licitud inicial, certs ports segurs requereixen certificacions marcades en el propi formulari de sol·licitud.
Per al port segur d'"Incapacitat per operar": Marqueu la casella corresponent a la sol·licitud de condonació certificant que el compliment dels requisits de la COVID-19 va impedir el funcionament normal.
Pas 5: Conserveu tota la documentació
L'SBA pot sol·licitar documentació justificativa fins a sis anys després de la condonació del préstec. Mantingueu fitxers organitzats que continguin tots els registres utilitzats per calcular l'import de la condonació i demostrar la qualificació per al port segur.
Errors comuns a evitar
1. Assumir que els ports segurs s'apliquen automàticament
Els ports segurs us protegeixen només si realment compliu els requisits i podeu demostrar-ne el compliment. No marqueu les caselles de port segur a la vostra sol·licitud tret que realment compliu els requisits i en tingueu la documentació.
2. Documentació deficient de les ordres governamentals
No n'hi ha prou amb saber que existia una ordre de tancament. Necessiteu còpies de les ordres reals, preferiblement amb l'esment específic del sector del vostre negoci o que estigui clarament cobert sota categories més àmplies.
3. Registres de restauració salarial incomplets
Si sol·liciteu el port segur de reducció salarial, assegureu-vos de tenir els registres de nòmines complets per a tots els períodes de comparació. Els buits en la documentació poden invalidar la vostra reclamació de port segur.
4. No documentar per escrit les negatives dels empleats
Les ofertes de feina i les negatives verbals no proporcionen una protecció adequada. Feu sempre les ofertes per escrit i sol·liciteu respostes per escrit, encara que això signifiqui fer el seguiment d'una conversa presencial amb una confirmació per correu electrònic.
5. No calcular els FTE correctament
Els càlculs d'FTE (equivalent a jornada completa) segueixen regles específiques que poden diferir de com feu el seguiment habitual dels empleats. Reviseu acuradament la guia de l'SBA o treballeu amb un comptable per garantir-ne la precisió.
Actualitzacions recents i estat actual
A partir del 2026, la majoria dels prestataris del PPP ja han sol·licitat i rebut la condonació. No obstant això, si encara no ho heu sol·licitat, encara esteu a temps, tot i que el termini s'està tancant. L'SBA ha intensificat els seus esforços d'auditoria, especialment per als préstecs que superen els 2 milions de dòlars, però els prestataris més petits protegits per ports segurs s'enfronten a una revisió mínima.
El port segur de certificació de bona fe per a préstecs inferiors a 2 milions de dòlars continua sent una de les proteccions més significatives, simplificant el procés de condonació per a centenars de milers de petites empreses.
Treballar amb professionals financers
Tot i que moltes empreses naveguen amb èxit per la condonació del PPP de manera independent, les situacions complexes es beneficien de l'orientació professional. Considereu la possibilitat de consultar un CPA o un assessor financer si:
- No esteu segurs de quins ports segurs s'apliquen a la vostra empresa
- Les vostres situacions de personal i salaris han canviat diverses vegades durant el període cobert
- Opereu en múltiples ubicacions amb diferents impactes de la pandèmia
- Us enfronteu a una revisió o auditoria de l'SBA
- El vostre préstec supera els 2 milions de dòlars (el port segur de bona fe no s'aplica)
Mirant cap al futur: Lliçons per a futurs programes d'ajuda
Les regles del port segur del PPP ofereixen lliçons importants per a futurs programes d'ajuda governamentals:
- La flexibilitat és important quan les empreses s'enfronten a circumstàncies sense precedents
- Els requisits de documentació han d'equilibrar la prevenció del frau amb el compliment pràctic
- Les empreses més petites necessiten processos simplificats que reflecteixin els seus recursos limitats
- Els ports segurs s'han de comunicar clarament al principi de la implementació del programa
Per als propietaris d'empreses, la conclusió clau és la importància de mantenir una documentació exhaustiva sempre que es rebin beneficis governamentals, fins i tot quan la presentació no sigui requerida immediatament.
Simplifiqueu la vostra gestió financera
A mesura que navegueu per la condonació del PPP i altres requisits financers complexos, mantenir registres financers clars és essencial. Ja sigui documentant el compliment del port segur o fent un seguiment de les despeses per a la temporada d'impostos, una comptabilitat precisa proporciona la base per a la claredat financera i la tranquil·litat.
Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que us proporciona una transparència i un control totals sobre les vostres dades financeres: sense caixes negres, sense dependència de proveïdors. Comenceu gratis i vegeu per què els desenvolupadors i els professionals de les finances s'estan passant a la comptabilitat en text pla.
Nota: Aquest article proporciona informació general sobre les regles del port segur del PPP amb finalitats educatives. Per a orientació específica sobre la vostra situació, consulteu un professional fiscal qualificat o un prestador aprovat per l'SBA. Les regles i els terminis del programa PPP poden haver canviat des de la seva publicació.
