Una dueña de un restaurante en Bridgeport que gestiona una nómina de catorce personas se llevó una desagradable sorpresa este enero: una ley que había ignorado tranquilamente durante años —el mandato de licencia por enfermedad pagada de Connecticut— de repente se le aplicó a ella. No estaba sola. En todo el estado, miles de pequeños empleadores que solían estar cómodamente por debajo del umbral de 25 empleados amanecieron en 2026 recién "cubiertos", con los relojes de acumulación ya en marcha y una fecha límite de cumplimiento que no habían presupuestado.
Si diriges un negocio con más que un puñado de empleados —en Connecticut o en cualquier otro lugar— este es el año para dejar de tratar la licencia por enfermedad pagada como un problema ajeno. Las normas avanzan rápido, las sanciones son reales, y "somos demasiado pequeños para esto" es una fecha de vencimiento, no una exención permanente.
Qué cambió realmente en Connecticut
Connecticut ha tenido alguna forma de ley de licencia por enfermedad pagada desde 2012, pero antes solo se aplicaba a los "trabajadores de servicio" en empleadores más grandes. Los legisladores eliminaron ese marco y lo sustituyeron por un sistema mucho más amplio y de implementación mucho más rápida:
- 1 de enero de 2025 — la cobertura se amplió a empleadores con 25 o más empleados, y desapareció la antigua restricción de puesto de "trabajador de servicio". Casi todos los tipos de empleados pasaron a ser elegibles.
- 1 de enero de 2026 — el umbral bajó de nuevo, a 11 o más empleados. Este es el cambio que está tomando a la gente por sorpresa ahora mismo.
- 1 de enero de 2027 — el umbral desaparece por completo. Todo empleador con siquiera un solo empleado en Connecticut quedará cubierto.
En otras palabras, si hoy tienes 11 o más empleados en Connecticut, ya estás obligado a cumplir. Si tienes menos, te quedan aproximadamente dieciocho meses antes de que la ley también te alcance a ti, tiempo justo y suficiente para construir ahora los hábitos de seguimiento, en lugar de improvisar en diciembre de 2026.
La mecánica: acumulación, topes y períodos de espera
Una vez que eres un empleador cubierto, las normas son lo suficientemente específicas como para que "ya lo resolveremos después" no sea realmente una opción:
- Tasa de acumulación: los empleados ganan una hora de licencia por enfermedad pagada por cada 30 horas trabajadas, una tasa que aparece en la mayoría de las leyes estatales de licencia por enfermedad, por lo que vale la pena memorizarla si operas en varios estados.
- Tope anual: los empleados pueden acumular hasta 40 horas al año, y las horas no utilizadas se trasladan al año siguiente, aunque el uso sigue estando limitado a 40 horas anuales.
- Período de espera: los nuevos empleados pueden comenzar a usar la licencia acumulada después de 120 días naturales de empleo, pero la acumulación en sí comienza desde el primer día, por lo que debes llevar el registro de horas desde el primer cheque de pago, aunque el empleado no pueda tocar ese saldo durante cuatro meses.
- Motivos elegibles: la reforma de 2025–2026 amplió los usos aceptables mucho más allá de "estoy enfermo": ahora cubre citas médicas de rutina, emergencias de salud pública que cierran un lugar de trabajo o la escuela de un familiar, exposición a una enfermedad transmisible y —de manera notable— días de bienestar de salud mental.
- Límites de documentación: los empleadores ya no pueden exigir un justificante médico por cada ausencia como solían hacerlo muchos; la nueva ley restringe qué pruebas puedes solicitar y cuándo.
- Registros: debes conservar tres años de registros que muestren las horas acumuladas y las horas utilizadas por cada empleado, y esa información de acumulación/uso ahora debe aparecer en los recibos de nómina.
- Sanciones: el Comisionado de Trabajo de Connecticut puede imponer sanciones civiles por cada infracción, y estas se acumulan rápidamente a lo largo de un período de pago completo si tu sistema de nómina no lleva este control correctamente desde el primer día.
Los requisitos de registro y de los recibos de nómina son la parte que más problemas causa a los pequeños empleadores, porque no se trata de un cambio de política puntual, sino de una obligación contable continua que debe ejecutarse correctamente en cada ciclo de pago.
Esto no es solo una historia de Connecticut
La expansión de Connecticut es drástica, pero forma parte de un patrón nacional mucho más amplio que los dueños de pequeñas empresas —especialmente quienes tienen empleados remotos u operaciones en más de un estado— deben vigilar en 2026:
- 17 estados más Washington, D.C. ahora exigen alguna forma de licencia por enfermedad pagada para empleadores privados, y un puñado de otros estados exige licencia pagada por cualquier motivo, sea por enfermedad o no.
- Sin ningún umbral por tamaño de empleador: Alaska, Colorado, Illinois, Maine, Michigan, Nevada, Nueva Jersey, Nueva York, Rhode Island, Vermont y D.C. exigen licencia por enfermedad pagada sin importar cuántas personas emplees; incluso una operación con un solo empleado está cubierta.
- Alaska se sumó a la lista el 1 de julio de 2025, con la misma fórmula de acumulación habitual (una hora por cada 30 trabajadas) y topes de 40 o 56 horas según el tamaño del empleador.
- Nebraska entró en vigor el 1 de octubre de 2025, cubriendo a empleadores con 11 o más empleados que trabajen al menos 80 horas al año, un umbral más bajo de lo que muchos dueños esperan.
- Virginia aprobó una ley de licencia pagada por enfermedad y seguridad que entrará en vigor el 1 de julio de 2027, con la misma tasa de acumulación de una hora por cada 30 horas y un tope anual de 40 horas; vale la pena planificarlo desde ahora si tienes personal con sede en Virginia.
- Missouri fue en la dirección contraria: una ley de licencia por enfermedad pagada aprobada por los votantes fue derogada por la legislatura estatal, con vigencia a partir del 28 de agosto de 2025. Si operas allí, no supongas que la lista de cumplimiento del año pasado sigue siendo válida; vale la pena reverificar las obligaciones estado por estado en lugar de confiar en lo que configuraste hace doce meses.
La lección de observar todas estas piezas en movimiento a la vez es que la legislación de licencia por enfermedad pagada en EE. UU. no está convergiendo hacia un estándar nacional simple. Es un mosaico que se vuelve cada vez más denso, y los umbrales que solían proteger a los pequeños empleadores se están reduciendo o desapareciendo directamente, estado por estado, año tras año.
Qué deberían hacer realmente los pequeños empleadores ahora
- Revisa tu número de empleados frente a cada estado en el que operas — no solo donde está tu sede central. Si tienes aunque sea un empleado remoto en Connecticut, Nebraska o cualquier estado sin umbral, es probable que ese empleado desencadene la cobertura sin importar el tamaño total de tu empresa.
- Separa "acumular" de "poder usar." El período de espera de 120 días de Connecticut es un gran ejemplo de una regla fácil de confundir: las horas se acumulan desde el primer día, pero el derecho a usarlas comienza después. Los sistemas de nómina y control de horas deben reflejar correctamente ambas fechas.
- Actualiza tus recibos de nómina antes de que un auditor te lo exija. Connecticut ahora requiere que los saldos de licencia por enfermedad acumulados/usados aparezcan en los recibos de nómina. Si tu proveedor de nómina no lo admite de forma nativa, esa es una conversación que debes tener este trimestre, no después de que se presente una queja.
- Vuelve a leer tu política de documentación. Si tu manual del empleado todavía dice "se requiere un justificante médico para cualquier día de enfermedad," ahora podría entrar en conflicto con los límites de la ley estatal sobre lo que puedes exigir.
- Crea un calendario de cumplimiento estado por estado. Con el umbral de Connecticut bajando de nuevo en 2027, la ley de Virginia entrando en vigor en 2027, y otros estados revisando sus propias normas anualmente, esto no es una política de "configurar y olvidar"; necesita una revisión anual incorporada a tu rutina de cumplimiento.
Dónde esto se conecta con tu contabilidad
La licencia por enfermedad pagada no es solo una cuestión de política de recursos humanos: es un pasivo acumulado que pertenece a tu balance general, no solo a una hoja de cálculo que tu gerente de oficina mantiene por separado. Cada hora que un empleado acumula pero aún no ha usado es una obligación real que tu negocio debe, y si tu contabilidad no la registra, lo descubrirás de la peor manera cuando un empleado que se va cobre las horas no utilizadas (cuando así se requiera) o cuando intentes conciliar los costos de nómina con lo que realmente presupuestaste para mano de obra.
Tratar la licencia acumulada como una partida contable —y no como un detalle secundario— también facilita mucho responder a la pregunta que tarde o temprano le hacen a todo empleador cubierto: "Muéstrame tus registros de los últimos tres años." Los registros limpios y auditables no son opcionales bajo estas leyes; son precisamente el objetivo.
Mantén tus registros de cumplimiento tan limpios como tu código
Llevar el seguimiento de la licencia acumulada, los pasivos de nómina y las obligaciones multiestatales es exactamente el tipo de registro contable que se beneficia de ser transparente y auditable, en lugar de quedar enterrado en una hoja de cálculo de caja negra. Beancount.io ofrece contabilidad en texto plano que te brinda un libro mayor con control de versiones y totalmente auditable, ideal para este tipo de seguimiento de obligaciones. Comienza gratis y descubre por qué desarrolladores y dueños de negocios con visión financiera están cambiándose a la contabilidad en texto plano.