Si aunque sea uno de tus empleados trabaja dentro de los límites de la ciudad de Pittsburgh, tu obligación de licencia por enfermedad pagada casi se duplicó el 1 de enero de 2026 — y es probable que tu sistema de nómina, tu manual del empleado y tu presupuesto sigan reflejando las cifras antiguas. La enmienda a la Ley de Días de Enfermedad Pagada (PSDA, por sus siglas en inglés) de Pittsburgh elevó tanto la tasa de acumulación como los topes anuales, con el mayor salto recayendo sobre los empleadores más pequeños. Esto es lo que cambió, cuánto cuesta y la lista de verificación de nómina exacta que te mantiene en cumplimiento.
Qué cambió el 1 de enero de 2026
El Concejo Municipal aprobó la ordenanza de enmienda el 10 de junio de 2025, y el alcalde la firmó poco después. Los cambios entraron en vigor a principios de 2026. Se movieron tres números, y los tres se movieron en contra de los empleadores:
| Regla | Antes de 2026 | A partir del 1 de enero de 2026 |
|---|---|---|
| Tasa de acumulación (todos los empleadores) | 1 hora por cada 35 horas trabajadas en Pittsburgh | 1 hora por cada 30 horas trabajadas en Pittsburgh |
| Tope anual (15 empleados o más) | 40 horas | 72 horas |
| Tope anual (menos de 15 empleados) | 24 horas | 48 horas |
Dos cosas no cambiaron: la ley sigue cubriendo a cualquier empresa con al menos un empleado trabajando en la ciudad, sin importar dónde esté ubicada la empresa, y la enmienda aplica a todo trabajador cubierto en función de las horas realmente trabajadas dentro de Pittsburgh.
Para ponerlo en contexto, esta es la primera ampliación importante desde que la PSDA sobrevivió a su saga judicial. La ordenanza se promulgó en 2015 pero fue bloqueada por demandas de grupos empresariales hasta que la Corte Suprema de Pensilvania la ratificó, por lo que no entró en vigor hasta marzo de 2020. Seis años después, la ciudad ha decidido que los montos originales eran demasiado bajos.
Quién tiene que cumplir
El criterio de cobertura es más amplio de lo que la mayoría de los propietarios espera:
- Un empleado es suficiente. Si una sola persona realiza trabajo dentro de los límites de la ciudad de Pittsburgh, eres un empleador cubierto — incluso si tu oficina está en los suburbios y solo un miembro del personal cruza hacia la ciudad.
- El número de empleados determina tu tope. Cuenta a todos los empleados para determinar si estás en o por encima de la línea de 15 empleados (tope de 72 horas) o por debajo de ella (tope de 48 horas). Una empresa en crecimiento que contrata a su empleado número 15 a mitad de año pasa al nivel superior.
- Las horas se basan en la ubicación. Solo las horas trabajadas dentro de Pittsburgh generan acumulación. Un empleado que divide su tiempo entre una obra en la ciudad y un almacén suburbano acumula solo por las horas en la ciudad — lo que significa que tu registro de tiempo tiene que rastrear la ubicación del trabajo, no solo el total de horas.
Si ese último punto te hizo estremecer, no eres el único. La acumulación por ubicación dividida es la razón más común por la que los empleadores pequeños acumulan de menos, y es exactamente lo primero que pregunta un auditor.
Para qué pueden usar los empleados la licencia
El tiempo por enfermedad acumulado no es PTO de uso general. La ordenanza limita su uso a razones específicas, que se dividen en tres categorías:
- Enfermedad y atención preventiva — la propia condición del empleado o la de un familiar, incluidas las visitas al médico y el tiempo de recuperación.
- Cierres por salud pública — cuando el lugar de trabajo del empleado, o la escuela o centro de cuidado de un hijo, cierra por orden de un funcionario público durante una emergencia de salud.
- Licencia de seguridad — ausencias relacionadas con violencia doméstica, agresión sexual o acecho, para el empleado o un familiar.
Tu política escrita debe enumerar estos usos permitidos en lenguaje sencillo. Una política que solo dice "licencia por enfermedad según la ley de la ciudad" sin explicar cuándo se puede tomar la licencia invita tanto al mal uso como a las disputas.
El rompecabezas de tres leyes: Pittsburgh vs. el condado de Allegheny vs. Filadelfia
Aquí está la complicación que los empleadores de Pensilvania no pidieron. Antes de 2026, Pittsburgh y el condado de Allegheny usaban tasas de acumulación y topes idénticos, así que una sola política cubría toda el área metropolitana. La enmienda rompió esa alineación, y a menos que el condado revise su ley, los empleadores ahora hacen malabares con tres regímenes:
| Jurisdicción | Tasa de acumulación | Tope anual (empleadores grandes) | Umbral para empleadores pequeños |
|---|---|---|---|
| Ciudad de Pittsburgh | 1 hora por cada 30 horas | 72 horas | Menos de 15 empleados: 48 horas |
| Condado de Allegheny (fuera de la ciudad) | 1 hora por cada 35 horas | 40 horas | Sin obligación por debajo de 26 empleados |
| Filadelfia | Su propia tasa y tope | Su propio tope | Su propio umbral |
Las consecuencias prácticas:
- Personal solo de la ciudad cae por completo bajo las reglas de Pittsburgh.
- Personal solo del condado cae bajo las reglas del condado, que ahora son menos generosas.
- Personal de ubicación dividida acumula bajo cada ley por las horas trabajadas en esa jurisdicción. Un técnico que trabaja tres días en la ciudad y dos días en otro lugar gana acumulación a la tasa de Pittsburgh por las horas en la ciudad y acumulación a la tasa del condado por el resto.
- Empresas con una sola política pueden simplificar la vida aplicando el estándar más generoso — el de Pittsburgh — a todos. Eso es legal (cada ley establece un mínimo, no un máximo) y a menudo es más barato que el costo contable de ejecutar motores de acumulación paralelos.
Si también operas en Filadelfia, estás rastreando un tercer conjunto de números. En ese punto, una sola política de Pittsburgh-o-mejor es menos un lujo que una estrategia de supervivencia.
¿Preasignar o acumular? Elegir un método
La ordenanza establece la acumulación mínima; no dicta tu método de entrega. Los empleadores generalmente eligen entre dos enfoques:
Acumulación (pago conforme se genera). Los empleados ganan licencia de forma incremental cada período de pago según las horas trabajadas. Esto hace coincidir el costo con la mano de obra real y evita otorgar un año completo de licencia a alguien contratado en diciembre. El precio es administrativo: tu sistema de nómina debe calcular acumulaciones fraccionarias cada ciclo, aplicar el tope correcto para tu nivel de número de empleados y manejar las divisiones por ubicación.
Preasignación (otorgar el año por adelantado). Depositas el monto anual completo — 72 o 48 horas — en el saldo de cada empleado al inicio del año. El seguimiento se vuelve trivial, pero le entregas a cada empleado, incluidos los contratados en enero que renuncian en marzo, el beneficio de todo el año desde el primer día.
Con los topes casi duplicados, la apuesta de la preasignación se volvió más cara. Entregarle a un nuevo empleado 72 horas el 2 de enero significa hasta nueve días pagados de ausencia antes de que haya ganado algo de eso. Muchos empleadores pequeños que preasignaban cómodamente 24 horas están cambiando a la acumulación por período de pago ahora que el número es 48 o 72. Antes de cambiar, confirma cómo interactúa tu elección con las reglas de arrastre de fin de año y de recontratación — las disposiciones de arrastre de la ordenanza se redactaron en torno a la acumulación, y una conversión descuidada puede recortar saldos accidentalmente.
Cualquiera que sea el método que elijas, documéntalo en la política escrita y configúralo de forma idéntica en la nómina. Un manual que dice "acumulación" mientras el sistema de nómina preasigna es una violación disfrazada.
Cuánto te cuesta esto: presupuestar los nuevos topes
Haz el cálculo para un empleado de tiempo completo que gana 22 dólares la hora y trabaja 2.080 horas al año:
- Con la nueva tasa de 1 por cada 30, ese empleado acumula unas 69 horas al año (2.080 dividido por 30). Bajo la antigua tasa de 1 por cada 35, el mismo empleado acumulaba unas 59 horas. Solo el cambio de tasa añade aproximadamente 10 horas pagadas por cada empleado de tiempo completo — un aumento de alrededor del 17 por ciento.
- En un empleador de 15 o más, el tope de 72 horas apenas limita a los empleados de tiempo completo (69 está por debajo de 72), así que la exposición máxima por empleado sube de 40 horas (880 dólares) a aproximadamente 69 horas (unos 1.520 dólares) — un salto del 73 por ciento en el costo del peor caso.
- En un empleador más pequeño, la historia es más cruda. El antiguo tope de 24 horas cortaba la acumulación muy por debajo de lo que ganaban los empleados; el nuevo tope de 48 horas sigue limitando pero al doble del nivel. La exposición máxima por empleado de tiempo completo se duplica de 528 dólares a 1.056 dólares.
Los empleados de medio tiempo sienten algo diferente: alguien que trabaja 20 horas a la semana acumula unas 35 horas al año, así que los topes rara vez los afectan y solo importa la tasa más rápida.
De esto se derivan directamente tres movimientos presupuestarios:
- Reconstruye tu modelo de costo laboral con la nueva tasa de acumulación, no solo con los nuevos topes. La tasa es lo que cada empleado realmente gana; el tope es solo el límite máximo.
- Incluye el peor caso en las cotizaciones y los contratos de servicio. Las empresas de servicios con cuadrillas en obras de la ciudad deberían tratar el tope completo como un costo laboral conocido al cotizar trabajos de 2026.
- Vigila la línea de 15 empleados. Cruzarla a mitad de año eleva el tope de cada empleado de 48 a 72 horas. Si planeas contratar hasta ese umbral, presupuesta el nivel superior desde enero en lugar de absorber una sorpresa en julio.
Tu lista de verificación de cumplimiento de nómina
Usa esta lista en orden. Cada punto se corresponde con algo que la oficina de cumplimiento de la ciudad — la Oficina de Protección Igualitaria — puede pedir ver.
1. Actualiza la política escrita
Revisa tu manual del empleado o tu política de licencia por enfermedad independiente para indicar la tasa de 1 por cada 30, tu tope anual correcto, los usos permitidos y si acumulas o preasignas. La ciudad publica políticas modelo para empleadores por encima y por debajo de la línea de 15 empleados; parte del modelo en lugar de redactar de memoria.
2. Reconfigura la nómina antes del próximo ciclo
Actualiza el motor de acumulación con la nueva tasa y el nuevo tope, confirma que el tope coincide con tu nivel actual de número de empleados y verifica que los empleados de ubicación dividida acumulen solo por las horas en Pittsburgh. Realiza una prueba paralela en un período de pago — reglas antiguas versus nuevas — y concilia cada variación antes de ponerlo en marcha.
3. Muestra los saldos en los recibos de pago
Las directrices revisadas de la ciudad publicadas en diciembre de 2025 exigen que los empleadores notifiquen afirmativamente a los empleados sus saldos de licencia por enfermedad acumulada en cada recibo de pago. Si tus recibos de pago actualmente no muestran una línea de saldo de licencia por enfermedad, añade una. Este es el punto de cumplimiento que más están pasando por alto los empleadores pequeños en este momento.
4. Coloca los avisos y distribuye las declaraciones de derechos
La PSDA exige un cartel en el lugar de trabajo más una notificación escrita individual a cada empleado que cubra el monto de la licencia, los usos permitidos, la prohibición de represalias y el derecho a presentar una queja. Las multas por violaciones de notificación y publicación aplican por cada instancia de incumplimiento, así que un cartel faltante en cada una de tres salas de descanso son tres violaciones, no una. Renueva los carteles y vuelve a emitir la notificación individual para reflejar las cifras de 2026.
5. Conserva dos años de registros
Conserva las horas trabajadas, la licencia por enfermedad acumulada y tomada, y las políticas vigentes durante al menos dos años. Guárdalos donde realmente puedas producirlos: una caja de tarjetas de tiempo impresas técnicamente cuenta, pero una exportación de nómina con función de búsqueda es lo que termina una investigación rápidamente. Programa una exportación trimestral para que los registros nunca dependan de la memoria de una sola persona.
6. Capacita a los gerentes sobre represalias
Considerar el uso de la licencia por enfermedad en las evaluaciones de desempeño, reasignar turnos para castigar la ausencia, o incluso cuestionar con insistencia cada solicitud puede constituir represalia. Los gerentes necesitan una regla clara: aprueba la licencia que califica sin comentarios, documenta solo las horas y nunca dejes que el uso entre en una evaluación o decisión de programación.
Errores comunes que provocan quejas
La mayoría de las quejas por la PSDA no se deben a empleadores que actúan de mala fe. Siguen un puñado de errores mecánicos:
- Acumular por todas las horas en lugar de por las horas en Pittsburgh (o viceversa). Cualquiera de las dos direcciones crea responsabilidad — la acumulación en exceso es solo dinero, pero la acumulación de menos es una violación.
- Aplicar el tope equivocado después de cambios en el número de empleados. Las empresas que crecen por encima de 15 empleados — o se reducen por debajo — y olvidan cambiar el nivel perjudican u otorgan en exceso durante meses.
- Contar la licencia contra las políticas de asistencia. Los sistemas de asistencia por puntos que penalizan a los trabajadores por ausencias protegidas por la PSDA convierten una ausencia legal en una penalización ilegal.
- Exigir documentación que la ordenanza no permite. Mantén las exigencias de certificación dentro de lo que la ley permite y aplícalas de manera consistente.
- Olvidar a los recontratados. Cuando un exempleado regresa, maneja su saldo anterior conforme a las disposiciones de recontratación de la ordenanza en lugar de empezarlos en cero por defecto.
Cómo afecta esto a tus libros
La licencia por enfermedad no es solo una política de recursos humanos — es un pasivo creciente en tu balance general. A medida que los empleados acumulan horas que aún no han usado, debes tiempo libre pagado futuro, y un seguimiento descuidado convierte esa obligación en una sorpresa.
- Registra el pasivo a medida que se acumula. Cada período de pago, registra el gasto por pago de enfermedad con un pasivo de licencia acumulada compensatorio en lugar de gastar la licencia solo cuando se toma. Eso mantiene honestas las cifras de ganancias mensuales en lugar de tambalearse cada temporada de gripe.
- Mantén el pago por enfermedad en su propia cuenta contable. Separa la licencia por enfermedad acumulada de las vacaciones, los bonos y los salarios regulares para que puedas responder "¿cuánto nos costó la PSDA este trimestre?" sin una excavación forense. Si mantienes tus libros en texto plano, una cuenta de pasivo dedicada más una transacción de acumulación mensual hace el trabajo — la documentación de Beancount explica patrones de seguimiento de pasivos que puedes adaptar a los saldos de licencia.
- Concilia la nómina con el libro mayor mensualmente. El informe de saldos acumulados de tu sistema de nómina y tu cuenta de pasivo deberían coincidir cada mes. La divergencia entre ellos es cómo se acumulan sin ser advertidos los saldos fantasma — y los pagos insuficientes reales.
- Etiqueta los costos por ubicación de trabajo. Si diriges cuadrillas a través de las líneas de la ciudad y el condado, las entradas de tiempo etiquetadas por ubicación te permiten probar qué regla de acumulación produjo cada hora. Una vista de panel de los costos de licencia por sitio, como las visualizaciones que Fava genera a partir de un libro mayor en texto plano, hace visible de un vistazo la división entre ciudad y condado.
Mantén tus registros de nómina listos para auditoría
La ampliación de la licencia por enfermedad de Pittsburgh en 2026 recompensa a los empleadores que tratan la licencia como un pasivo medido y castiga a los que la tratan como un error de redondeo. Actualiza la política, reconfigura la nómina, muestra los saldos en los recibos de pago y conserva dos años de registros limpios — y la enmienda se convierte en un ejercicio de presupuestación en lugar de un riesgo de cumplimiento.
Los registros claros son lo que hace que todo esto sea rutinario en lugar de estresante. Beancount.io ofrece contabilidad en texto plano que es transparente, controlada por versiones y lista para IA, para que tus pasivos por licencia, conciliaciones de nómina y costos laborales etiquetados por ubicación vivan en un solo libro mayor auditable. Comienza gratis y descubre por qué los desarrolladores y profesionales de finanzas están cambiando a la contabilidad en texto plano.
