QSEHRA vs. ICHRA en 2026: Cómo los pequeños empleadores sin un plan grupal pueden reembolsar a los trabajadores por el seguro médico individual, libre de impuestos

Imagine que dirige una agencia de 14 personas. La renovación de su plan de salud grupal acaba de regresar con un aumento de prima del 19%, tres aseguradoras se negaron a darle una cotización y dos de sus empleados preferirían tener efectivo en lugar del plan bronce al que lo están presionando. Existe una respuesta más clara que no aparece en los menús de la mayoría de los agentes: deje de comprar un plan grupal y comience a reembolsar a su equipo por los planes individuales que ellos mismos elijan.

Dos mecanismos federales hacen que esto sea posible sin que los impuestos sobre la nómina o los impuestos sobre la renta afecten los reembolsos: el Arreglo de Reembolso de Salud para Pequeños Empleadores Calificados (QSEHRA) y el Arreglo de Reembolso de Salud de Cobertura Individual (ICHRA). Ambos permiten que un empleador entregue a cada trabajador una asignación mensual para comprar su propia cobertura del mercado y pagar los gastos médicos, y el IRS trata esos dólares como libres de impuestos. Se ven similares desde una perspectiva general, pero se comportan de manera muy diferente de cerca. Elegir el incorrecto, o administrar cualquiera de ellos de manera descuidada, puede convertir un beneficio inteligente en una factura de impuestos sobre la nómina más multas.

A continuación, se explica cómo funciona cada uno en 2026, dónde divergen y los errores operativos que destruyen silenciosamente el cumplimiento.

La idea central: Una contribución definida para la salud

El seguro grupal tradicional es un beneficio definido: el empleador elige un plan y el costo fluctúa con los reclamos, las franjas de edad y los ciclos de renovación. Un QSEHRA o ICHRA cambia eso a una contribución definida: el empleador elige una cantidad en dólares, el empleado elige un plan y el empleador reembolsa los recibos hasta el límite.

El arreglo solo funciona porque el Código de Rentas Internas trata los reembolsos como excluibles del ingreso bruto, siempre que el empleado tenga realmente una cobertura esencial mínima (MEC), como un plan del mercado de la ACA, el plan del empleador de un cónyuge o Medicare. Reembolsar a alguien que no tiene MEC convierte esos dólares en salarios imponibles que invalidan retroactivamente todo el arreglo.

QSEHRA: La solución para menos de 50 empleados

Un QSEHRA es la solución original para pequeños empleadores. El Congreso lo creó en la Ley de Curas del Siglo XXI de 2016 específicamente para empresas demasiado pequeñas para querer, o poder pagar, un plan tradicional.

Quién califica

Para ofrecer un QSEHRA, su empresa debe:

• Tener menos de 50 empleados equivalentes a tiempo completo (FTE): el mismo cálculo de FTE utilizado para la prueba de "gran empleador aplicable" de la ACA.
• No ofrecer ningún plan de salud grupal, incluyendo dental, visión o un FSA de propósito general, a nadie.
• Ofrecer el QSEHRA en los mismos términos a todos los empleados de tiempo completo W-2 elegibles (puede variar por nivel de estado familiar, edad y número de dependientes, pero no por título de trabajo o antigüedad).

Esa regla de uniformidad es la mayor restricción del QSEHRA. No puede dar a sus ingenieros senior $700 al mes y a su equipo de servicio al cliente $300. Todos los que estén en el mismo grupo de estado familiar reciben la misma cifra.

Límites de contribución para 2026

El IRS publicó las cifras de 2026 en el Procedimiento Tributario 2025-32 el pasado octubre. Para los años del plan que comiencen en 2026:

• Cobertura individual: $6,450 por año (aproximadamente $537/mes)
• Cobertura familiar: $13,100 por año (aproximadamente $1,091/mes)

Esos son techos estatutarios, no mínimos. Puede ofrecer menos. Cualquier reembolso por encima del límite se convierte en salario imponible.

Qué puede pagar

Un QSEHRA puede reembolsar:

• Primas de seguros de salud individuales (del mercado, fuera del mercado, a corto plazo: cualquier cosa que califique como MEC).
• Gastos médicos calificados bajo la Sección 213(d): copagos, recetas, dental, visión, salud mental e incluso algunos artículos de venta libre.

Los reembolsos deben estar vinculados a recibos comprobados. "Aquí tiene $500, vaya a comprar algo" no es un QSEHRA; es una compensación imponible.

Interacción con el crédito fiscal para las primas

Esta es la parte que sorprende a los propietarios: un QSEHRA reduce o elimina el crédito fiscal para las primas (PTC) del empleado en el mercado. Si el QSEHRA es "asequible" según los estándares del IRS, el empleado pierde el PTC por completo para ese mes. Si no es asequible, conservan el PTC pero se reduce dólar por dólar por la asignación del QSEHRA. Los empleados con ingresos más bajos que calificarían para un plan plata fuertemente subsidiado pueden estar en peor situación al recibir un QSEHRA pequeño.

La solución no es omitir el QSEHRA, sino dimensionarlo correctamente para que el empleado salga ganando y comunicar el compromiso por escrito.

ICHRA: El primo mayor y más flexible

El ICHRA llegó en 2020 bajo regulaciones finalizadas por los Departamentos del Tesoro, Trabajo y Salud y Servicios Humanos (HHS). Fue diseñado para hacer lo que el QSEHRA estructuralmente no podía: escalar, variar por clase y permitir que los empleadores de cualquier tamaño optaran por salir del mercado grupal.

Quién califica

• Cualquier tamaño de empleador: desde una LLC de 2 personas hasta una empresa de 50,000 empleados.
• Cada empleado que reciba el ICHRA debe inscribirse en una cobertura de mercado individual o Medicare.
• No se puede ofrecer el ICHRA y un plan grupal tradicional a la misma clase de empleados.

- **Cualquier tamaño de empleador**: desde una LLC de 2 personas hasta una empresa de 50,000 empleados.
- Cada empleado que reciba el ICHRA debe inscribirse en una **cobertura de mercado individual o Medicare**.
- No se puede ofrecer el ICHRA y un plan grupal tradicional a la **misma clase** de empleados.

### Clases de empleados

La característica estrella del ICHRA es su diseño basado en clases. Las regulaciones federales definen **11 clases de empleados permitidas**, y usted puede ofrecer diferentes montos de reembolso a cada una:

1. Empleados a jornada completa
2. Empleados a jornada parcial
3. Empleados estacionales
4. Empleados asalariados
5. Empleados no asalariados (por hora)
6. Empleados en diferentes áreas de calificación geográfica
7. Empleados cubiertos por un convenio colectivo
8. Empleados en un periodo de carencia
9. Empleados extranjeros que trabajan en el exterior temporalmente
10. Empleados de agencias de empleo
11. Cualquier combinación de los anteriores

Puede asignar a su equipo de Nueva York \$900 al mes y a su equipo de Austin \$600, reflejando el costo real del seguro en cada mercado. No puede crear una clase llamada "gerentes" o "personas que nos caen mejor"—las categorías son fijas.

Si combina un ICHRA con un plan grupal tradicional, se activan las **reglas de tamaño mínimo de clase** (10/20/todos los empleados, según el tamaño de la empresa) para evitar que los empleadores seleccionen únicamente a los trabajadores sanos para el plan grupal y desplacen a los trabajadores enfermos al mercado de seguros.

### Sin límites de contribución

No existe un tope establecido por el IRS para las contribuciones al ICHRA. Puede reembolsar \$200 al mes o \$2,000 al mes. Los límites prácticos mínimos y máximos provienen de:

- **Asequibilidad** para los empleados de "grandes empleadores aplicables" (50 o más EPT). Para 2026, un ICHRA es asequible si la contribución requerida del empleado para el plan de nivel plata de menor costo en su área no supera el **9.96%** de los ingresos del hogar. Si no cumple con esto, se arriesga a una penalización del mandato del empleador.
- **Interacción con el crédito fiscal para primas**: un ICHRA que es *asequible* hace que el empleado no sea elegible para un PTC (crédito fiscal para primas), y le ofrece una oportunidad única de autoexclusión para que pueda conservar los subsidios del mercado de seguros si estos resultan ser más beneficiosos.

### Qué puede pagar

Los mismos gastos médicos de la Sección 213(d) que un QSEHRA, además de las primas del mercado individual. El documento del plan puede elegir limitar los reembolsos solo a las primas, o a las primas más gastos médicos generales—es su decisión.

## QSEHRA vs. ICHRA: Comparativa Directa

| Característica | QSEHRA | ICHRA |
|---|---|---|
| Tamaño del empleador | Menos de 50 EPT | Cualquier tamaño |
| Tope de contribución 2026 | \$6,450 individual / \$13,100 familiar | Sin límite |
| Clases de empleados | Ninguna—términos uniformes | Hasta 11 clases definidas |
| ¿Puede coexistir con plan grupal? | No | Sí (clases diferentes) |
| ¿Puede coexistir con FSA? | No | Sí |
| Exclusión del empleado | No puede renunciar | Puede autoexcluirse por oferta |
| Reporte en el W-2 | Recuadro 12, código FF | No requerido |
| Plazo de notificación | Al menos 90 días antes del año del plan | Al menos 90 días antes del año del plan |
| ¿Requiere prueba de asequibilidad? | No (pero afecta al PTC) | Sí, para ALEs |
| ¿Plan ERISA? | No (exención legal) | Sí |

La pregunta más útil que debe hacerse es: *¿Tengo, o podría tener, más de 49 EPT en los próximos 12 meses?* Si la respuesta es sí, el ICHRA es el único camino. Si es no, ambos están sobre la mesa y usted elige basándose en si desea flexibilidad (ICHRA) o simplicidad y una gestión de coordinación con el PTC ligeramente más sólida (QSEHRA).

## Configuración de ambos planes: La mecánica

La estructura administrativa es similar para ambos esquemas. Omitir cualquiera de estos pasos es como ocurren los fallos de cumplimiento.

### 1. Adoptar un documento del plan por escrito

Requerido por el Departamento de Trabajo para los ICHRA (que son planes ERISA) y requerido como cuestión práctica para los QSEHRA. El documento del plan especifica la clase de elegibilidad, el monto del reembolso, el periodo de liquidación y las reglas de comprobación. Las plantillas de un administrador externo (TPA) suelen costar entre \$199 y \$500 para la redacción y unos pocos cientos de dólares al año para el mantenimiento.

### 2. Distribuir una Descripción Resumida del Plan (SPD)

Los ICHRA requieren una SPD porque son planes ERISA. Los QSEHRA están legalmente exentos de ERISA, pero aun así se benefician de un resumen escrito claro para que los empleados entiendan lo que se les ofrece.

### 3. Proporcionar notificación por escrito al empleado

Ambos esquemas requieren una notificación previa por escrito—**al menos 90 días antes de que comience el año del plan**, o tan pronto como sea práctico para las nuevas contrataciones. La notificación debe explicar:

- El monto del reembolso y qué cubre
- El requisito de mantener una MEC (cobertura esencial mínima)
- Las consecuencias respecto al PTC
- Cómo y cuándo presentar las solicitudes de reembolso

Las notificaciones tardías o ausentes son uno de los fallos de cumplimiento más comunes. El IRS puede imponer una multa de \$50 por empleado (con un tope de \$2,500 al año) por fallos en la notificación del QSEHRA, y las brechas en la notificación del ICHRA pueden anular el tratamiento de coordinación con el PTC del acuerdo.

### 4. Comprobar cada reembolso

Los empleados presentan pruebas de (a) inscripción en una MEC y (b) el gasto real (factura del seguro, recibo de farmacia, EOB). Los reembolsos sin comprobación se vuelven gravables. La mayoría de los empleadores utilizan un portal de TPA para gestionar esto; el IRS espera que los registros se conserven durante **al menos siete años**.

### 5. Procesar el reembolso correctamente en la nómina

Los reembolsos se pagan a través de su sistema de nómina pero se **excluyen de los salarios gravables**—no se añaden al Recuadro 1, ni están sujetos a FICA o FUTA. Para los QSEHRA, el beneficio anual permitido se reporta en el **Recuadro 12, código FF** del W-2. Los montos de ICHRA no se reportan en el W-2 en absoluto; aparecen en el Formulario 1095-C para los ALEs.

### 6. Presentar la tasa PCORI

Esto toma a los empleadores por sorpresa. Tanto los QSEHRA como los ICHRA son técnicamente planes autoasegurados, lo que significa que usted debe la **tasa del Patient-Centered Outcomes Research Institute (PCORI)** cada 31 de julio en el **Formulario 720**. La tasa es pequeña —unos pocos dólares por vida cubierta— pero no pagarla activa las penalizaciones del Formulario 720 del IRS.

## Errores comunes que destruyen silenciosamente el cumplimiento

Después de observar a suficientes pequeños empleadores tropezar con estos arreglos, los mismos errores aparecen una y otra vez.

**1. Dejar que el recuento de FTE supere los 49 con un QSEHRA.** Contrate a alguien en noviembre y descubra en enero que ha cruzado el umbral a mitad del año del plan, y el QSEHRA termina. Realice un seguimiento mensual de los FTE de la misma manera que lo haría para los informes de la ACA.

**2. Ofrecer "solo un poco de dental" junto con un QSEHRA.** Un QSEHRA se anula a sí mismo si ofrece cualquier otra cobertura de salud grupal, incluyendo dental o visión independiente, o una FSA de propósito general. Las contribuciones a la Cuenta de Ahorros de Salud (HSA) también son complicadas: un QSEHRA que reembolsa gastos médicos antes del deducible puede descalificar al empleado para realizar contribuciones a la HSA.

**3. Calibrar mal las clases de ICHRA.** Inventar clases ("ICHRA de gerencia" vs. "ICHRA de empleados de base") en lugar de usar las 11 federales. O aplicar clases que violan las reglas de tamaño mínimo cuando el ICHRA coexiste con un plan grupal. Ambas son fallos inmediatos de cumplimiento.

**4. Olvidar la entrada en la Casilla 12 FF del W-2 para los QSEHRA.** Los proveedores de nómina no siempre saben que el campo existe. La multa del IRS de \$50 por W-2 (con un tope de \$200,000 para pequeños empleadores) se acumula rápido en un equipo de 25 personas.

**5. Reimbursar primas de planes que no son MEC.** El seguro de duración limitada a corto plazo, los ministerios de salud compartida y algunos planes de solo catástrofe *no* son MEC. Reembólselos y el dinero se convertirá en salarios imponibles; además, el empleado nunca tuvo una cobertura calificada, algo que el mercado de seguros eventualmente detectará.

**6. Omitir el aviso de 90 días para los QSEHRA.** Este error aparece en las auditorías porque es muy fácil de solucionar de antemano e imposible de arreglar retrospectivamente.

**7. No coordinarse con el mercado de seguros (marketplace).** Los empleados que se inscriben en planes del mercado de seguros deben informar sobre su QSEHRA o ICHRA al solicitarlo. Si no lo hacen, cobran dólares del PTC (Crédito Fiscal para Primas) a los que no tienen derecho y tendrán que devolverlos al momento de los impuestos. Eduque al equipo por escrito antes del período de inscripción abierta.

**8. Falta de documentación de respaldo.** "Confío en mis empleados" no es una defensa. El IRS espera recibos y pruebas de MEC para cada reembolso, conservados durante siete años.

## ¿Cuál debería elegir?

Un árbol de decisión práctico:

- **Menos de 50 FTE, desea simplicidad, el valor importa más que la flexibilidad.** Elija un QSEHRA. El límite de contribución es adecuado para la mayoría de los pequeños empleadores, el reporte del W-2 es mecánico y no hay una prueba de asequibilidad que reprobar.
- **Menos de 50 FTE pero desea variar las contribuciones por ubicación o tipo de empleo.** Elija un ICHRA. Renuncia a la administración más simple pero gana un diseño basado en clases.
- **50 o más FTE.** ICHRA es su única opción de HRA. Preste mucha atención al cálculo de asequibilidad del 9.96% para evitar la penalización por mandato del empleador.
- **Actualmente ofrece un plan grupal y desea mantener a algunos empleados en él.** ICHRA, porque puede segregar clases (por ejemplo, los empleados a tiempo completo en California permanecen en el plan grupal, los empleados a tiempo parcial a nivel nacional reciben el ICHRA).
- **Tiene empleados en geografías dramáticamente diferentes.** ICHRA, porque las diferencias de costos regionales en el mercado individual son enormes y la clase por área de calificación geográfica le permite reflejarlas.

## La realidad de la contabilidad

Independientemente del arreglo que elija, la contabilidad es fundamental. Los reembolsos deben fluir a través de la nómina como un **beneficio no imponible**, no como una línea de salario ni como una cuenta de gastos separada que evite el sistema de nómina por completo. Necesitará:

- Una cuenta dedicada en el libro mayor (GL) para los **reembolsos de HRA** para que el total sea fácil de extraer al final del año
- Una conciliación entre el sistema de nómina, el portal del TPA (si utiliza uno) y el libro mayor cada mes
- Recibos conservados por **siete años**, idealmente en un sistema vinculado a cada transacción de reembolso
- La tasa anual PCORI registrada como un pasivo separado para que no se pierda la fecha límite del 31 de julio

Sin esa estructura, se enterará de un problema durante una auditoría o una conciliación de los W-2, y para entonces la solución será mucho más costosa de lo que habría costado la disciplina contable.

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