Ein Leitfaden für Gründer zu den wichtigsten US-amerikanischen Geschäftslizenzen & Genehmigungen

Sich in der Welt der Geschäftslizenzen zurechtzufinden, kann sich wie ein Labyrinth anfühlen. Für Gründer ist das Verständnis, welche Genehmigungen erforderlich sind, ein entscheidender Schritt, um legal zu arbeiten und zukünftige Strafen zu vermeiden. Dieser Leitfaden schlüsselt die häufigsten Lizenzen und Genehmigungen auf, die Sie wahrscheinlich benötigen, um Ihr Startup in den Vereinigten Staaten zu gründen und auszubauen.

Haftungsausschluss: Dies sind allgemeine Informationen für Gründer, keine Rechts- oder Steuerberatung. Regeln können sich ändern und je nach Standort und Branche erheblich variieren. Bestätigen Sie die Anforderungen immer bei Ihrer Stadt, Ihrem Bundesstaat und den zuständigen Bundesbehörden, bevor Sie tätig werden.

Was die meisten Startups benötigen 📍​

Unabhängig von Ihrer Branche benötigen die meisten Unternehmen eine Grundlage von lokalen und staatlichen Genehmigungen, die an ihren physischen Standort und ihre Verkaufsaktivitäten gebunden sind.

• Stadt- oder Bezirksgeschäftslizenz: Oft als Gewerbesteuer-Registrierungsbescheinigung bezeichnet, ist dies eine grundlegende Voraussetzung in vielen Gerichtsbarkeiten. Wenn Ihr Unternehmen eine physische Präsenz hat (wie ein Büro oder Mitarbeiter) oder Einnahmen innerhalb einer bestimmten Stadt oder eines bestimmten Bezirks generiert, müssen Sie sich wahrscheinlich registrieren. Prominente Beispiele sind das San Francisco Business Registration Certificate, das Los Angeles Business Tax Registration Certificate und das Seattle Business License Tax Certificate.

• Umsatzsteuergenehmigung des Bundesstaates: Wenn Sie steuerpflichtige Waren oder Dienstleistungen verkaufen, müssen Sie eine Umsatzsteuergenehmigung von jedem Bundesstaat einholen, in dem Sie einen "Nexus" (eine bedeutende geschäftliche Präsenz) haben. Diese Genehmigung berechtigt Sie, die Umsatzsteuer von Kunden zu erheben und an den Staat abzuführen.

  • In Kalifornien ist dies eine Seller’s Permit (Verkäufererlaubnis) von der California Department of Tax and Fee Administration (CDTFA).
  • In New York ist es ein Certificate of Authority (Genehmigungszertifikat), das Sie mindestens 20 Tage vor Ihrem ersten steuerpflichtigen Verkauf beantragen müssen.
  • Texas benötigt eine Sales Tax Permit (Umsatzsteuergenehmigung) vom Texas Comptroller.
  • In Florida registrieren Sie sich, um Umsatzsteuer zu erheben, und erhalten dann ein Annual Resale Certificate (Jährliches Wiederverkaufszertifikat), um steuerbefreite Einkäufe zum Wiederverkauf zu tätigen.

• Home-Occupation Permit: Wenn Sie Ihr Unternehmen von zu Hause aus führen, überprüfen Sie Ihre lokalen Bebauungsbestimmungen. Einige Städte benötigen eine spezielle Genehmigung, um sicherzustellen, dass Ihre Geschäftsaktivitäten den Wohncharakter der Nachbarschaft nicht stören, wie die Home-Occupation Standards in Seattle.

• Certificate of Occupancy (CO): Dies ist für jedes physische Ladengeschäft, Büro oder jede gewerbliche Einrichtung unerlässlich. Ein CO bescheinigt, dass das Gebäude sicher zu bewohnen ist und alle Bauvorschriften erfüllt. Es ist in der Regel erforderlich, wenn Sie eine neue Fläche ausbauen oder die vorgesehene Nutzung einer bestehenden Fläche ändern (z. B. von Einzelhandel zu einem Restaurant).

• Spezialisierte physische Genehmigungen: Abhängig von Ihren Tätigkeiten benötigen Sie möglicherweise zusätzliche Genehmigungen für:

  • Beschilderung: Die Installation von Außenschildern erfordert fast immer eine sign permit (Schilderlaubnis) von der Planungs- oder Bauabteilung Ihrer Stadt.
  • Gesundheit: Unternehmen, die mit Lebensmitteln, Getränken oder anderen Aktivitäten befasst sind, die die öffentliche Gesundheit beeinträchtigen, benötigen eine health permit (Gesundheitsgenehmigung) von der Gesundheitsbehörde des Bezirks.
  • Brand: Betriebe, die gefährliche Stoffe oder offene Flammen verwenden oder große Versammlungen veranstalten, benötigen häufig permits or certificates (Genehmigungen oder Zertifikate) von der örtlichen Feuerwehr, wie sie beispielsweise von der LAFD oder FDNY ausgestellt werden.
  • Gewichte & Maße: Wenn Ihr Unternehmen kommerzielle Waagen, Zapfsäulen oder andere Messgeräte verwendet, müssen Sie diese von der Gewichts- und Maßeinheit Ihres Bezirks oder Ihrer Stadt registrieren und zertifizieren lassen.

Branchenspezifische Bundes- und Landeslizenzen ⚖️​

Wenn Ihr Startup in einer regulierten Branche tätig ist, benötigen Sie zusätzlich zu den oben genannten allgemeinen Genehmigungen spezielle Lizenzen von Bundes- und Landesbehörden.

• Alkohol: Um alkoholische Getränke herzustellen, zu verkaufen oder zu vertreiben, benötigen Sie eine basic permit (Grundgenehmigung) vom federal Alcohol and Tobacco Tax and Trade Bureau (TTB) sowie eine Lizenz auf Landesebene von einer Behörde wie dem California Department of Alcoholic Beverage Control (ABC).

• Fintech & Zahlungen: Ein Unternehmen, das Geld überweist, muss sich möglicherweise als Money Services Business (MSB) bei der federal Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN) registrieren. Entscheidend ist, dass Sie wahrscheinlich auch Money Transmitter Licenses (MTLs) (Geldtransferlizenzen) von Bundesstaat zu Bundesstaat benötigen, ein komplexer und langwieriger Prozess, der oft über das Nationwide Multistate Licensing System (NMLS) verwaltet wird.

• Anlageberater & Broker-Dealer: Finanzberater müssen sich über Form ADV bei der SEC oder den Wertpapieraufsichtsbehörden der Bundesstaaten registrieren. Broker-Dealer müssen Mitglieder der Financial Industry Regulatory Authority (FINRA) werden.

• Exporte & Verteidigung: Wenn Sie bestimmte Güter oder Technologien exportieren, benötigen Sie möglicherweise eine Lizenz vom Bureau of Industry and Security (BIS). Wenn Sie mit verteidigungsbezogenen Artikeln oder Dienstleistungen handeln, die auf der U.S. Munitions List aufgeführt sind, müssen Sie sich gemäß den ITAR-Bestimmungen beim Directorate of Defense Trade Controls (DDTC) registrieren.

• Funk & Kommunikation: Die Nutzung von Funkfrequenzen für Rundfunk, IoT-Geräte oder Geschäftsabläufe kann eine Lizenz der Federal Communications Commission (FCC) erfordern.

State Snapshots: Wie sich die Lizenzierung unterscheidet​

Die Lizenzanforderungen sind in den USA nicht einheitlich. Hier ist ein Blick auf fünf wichtige Bundesstaaten, um die Unterschiede zu verdeutlichen.

• Delaware: Benötigt eine state business license (staatliche Geschäftslizenz) für jedes Unternehmen, das innerhalb seiner Grenzen Geschäfte tätigt, die über das Delaware One Stop Portal bezogen werden kann. Lokale Stadt- und Bezirksgenehmigungen können ebenfalls erforderlich sein.
• Texas: Hat no statewide general business license (keine bundesweite allgemeine Geschäftslizenz). Sie sind jedoch weiterhin verpflichtet, eine Sales Tax Permit zu erhalten, wenn Sie steuerpflichtige Artikel verkaufen, zusammen mit allen anderen erforderlichen branchenspezifischen staatlichen Lizenzen und lokalen Stadt-/Bezirksgenehmigungen.
• Kalifornien: Hat keine einheitliche bundesweite Geschäftslizenz, aber die Seller's Permit von der CDTFA ist für steuerpflichtige Verkäufe obligatorisch. Die meisten Geschäftslizenzen werden auf Stadt- und Bezirksebene abgewickelt.
• New York: Es fehlt auch eine allgemeine bundesweite Lizenz, aber das Certificate of Authority ist ein Muss für die Erhebung der Umsatzsteuer. Insbesondere New York City verfügt über ein dichtes Netz branchenspezifischer Lizenzen und Genehmigungen, die von Behörden wie der DCWP, DOB und DOH ausgestellt werden.
• Florida: Unternehmen registrieren sich, um staatliche Umsatzsteuer zu erheben und verwenden dann das Annual Resale Certificate. Die Lizenzierung wird hauptsächlich auf lokaler Ebene durch "business tax receipts" des Bezirks abgewickelt.

Quick Decision Checklist für Gründer 🚀​

Befolgen Sie diese fünf Schritte, um festzustellen, welche Lizenzen Sie benötigen.

1. Pin Your Footprint: Identifizieren Sie jeden Standort, an dem Sie ein Büro, Mitarbeiter oder bedeutende Verkaufsaktivitäten haben. Sie müssen Ihr Unternehmen wahrscheinlich in jeder dieser Städte und Bezirke registrieren.
2. Assess Taxable Sales: Bestimmen Sie, ob Sie Waren oder Dienstleistungen verkaufen werden, die in einem Bundesstaat der Umsatzsteuer unterliegen. Wenn ja, besorgen Sie sich die sales tax permit dieses Staates, bevor Sie Ihren ersten Verkauf tätigen. Denken Sie daran, dass New York eine Vorlaufzeit von 20 Tagen benötigt.
3. Check Home Office Rules: Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, besuchen Sie die Website Ihrer Stadt, um die lokalen Bebauungsgesetze zu bestätigen und festzustellen, ob eine home-occupation permit erforderlich ist.
4. Plan for Physical Space: Wenn Sie eine Gewerbefläche mieten oder kaufen, planen Sie Zeit und Geld für ein Certificate of Occupancy (CO) und alle erforderlichen Bau-, Schilder-, Feuer- oder Gesundheitsgenehmigungen ein.
5. Identify Regulated Verticals: Überprüfen Sie die obige branchenspezifische Liste. Wenn Ihr Unternehmen Alkohol, Finanzen, Exporte oder Kommunikation betrifft, beginnen Sie sofort mit der Recherche der relevanten Anforderungen der Bundes- und Landesbehörden.

Notes & Common Misconceptions​

• Registrations are not licenses. Eine EIN (Steuer-ID), ein DBA ("doing business as"), eine foreign qualification (Registrierung Ihrer DE C-Corp, um in CA tätig zu sein) und Beneficial Ownership Information (BOI) filings sind alles wichtige Compliance-Schritte, aber sie sind keine Betriebslizenzen.
• Incorporating in Delaware doesn't exempt you from licensing elsewhere. Sie müssen Lizenzen dort erhalten, wo Sie tatsächlich arbeiten. Möglicherweise benötigen Sie sogar eine staatliche Geschäftslizenz von Delaware, wenn Sie dort aktiv Geschäfte tätigen.
• Texas founders, you're not off the hook. Auch ohne eine bundesweite allgemeine Lizenz sind Sie weiterhin dafür verantwortlich, eine Sales Tax Permit und alle erforderlichen lokalen Genehmigungen einzuholen.

Handy Links​

• SBA: Licenses & permits overview
• San Francisco: Business Registration
• Los Angeles: Business Tax Registration Certificate (BTRC)
• Seattle: Business License Tax Certificate
• California: CDTFA Seller’s Permit
• New York: Register for Certificate of Authority
• Texas: Start a Business Guide (Governor’s Office)
• Florida: Annual Resale Certificate Information
• Delaware: Business License / One-Stop Portal