Guia per a fundadors sobre llicències i permisos empresarials essencials als EUA

Moure's pel món de les llicències empresarials pot semblar un laberint. Per als fundadors, entendre quins permisos es requereixen és un pas crític per operar legalment i evitar futures sancions. Aquesta guia desglossa les llicències i permisos més comuns que probablement necessitareu per llançar i fer créixer la vostra startup als Estats Units.

Avís legal: Aquesta és informació general per a fundadors, no assessorament legal ni fiscal. Les regles poden canviar i variar significativament segons la ubicació i la indústria. Confirmeu sempre els requisits amb la vostra ciutat, estat i agències federals pertinents abans d'operar.

Què necessitaran la majoria de startups 📍​

Independentment de la vostra indústria, la majoria de les empreses necessiten una base de permisos locals i estatals lligats a la seva ubicació física i activitats de venda.

• Llicència comercial de la ciutat o comtat: Sovint anomenada certificat de registre d'impostos empresarials, aquest és un requisit fonamental en moltes jurisdiccions. Si la vostra empresa té presència física (com ara una oficina o empleats) o genera ingressos dins d'una ciutat o comtat específic, probablement haureu de registrar-vos. Exemples destacats inclouen el Certificat de registre empresarial de San Francisco, el Certificat de registre d'impostos empresarials de Los Angeles i el Certificat d'impostos de llicència comercial de Seattle.

• Permís d'impost sobre les vendes estatal: Si veneu béns o serveis subjectes a impostos, heu d'obtenir un permís d'impost sobre les vendes de cada estat on tingueu un "nexus" (una presència comercial significativa). Aquest permís us autoritza a recaptar l'impost sobre les vendes dels clients i remetre'l a l'estat.

  • A Califòrnia, aquest és un Permís de venedor del Departament d'Administració d'Impostos i Taxes de Califòrnia (CDTFA).
  • A Nova York, és un Certificat d'autoritat, que heu de sol·licitar almenys 20 dies abans de la vostra primera venda subjecta a impostos.
  • Texas requereix un Permís d'impost sobre les vendes del Contralor de Texas.
  • A Florida, us registreu per recaptar l'impost sobre les vendes i, a continuació, se us expedeix un Certificat de revenda anual per fer compres exemptes d'impostos per a la revenda.

• Permís d'ocupació a casa: Si gestioneu el vostre negoci des de casa, consulteu les vostres regulacions de zonificació locals. Algunes ciutats requereixen un permís específic per garantir que les vostres activitats comercials no pertorbin el caràcter residencial del barri, com ara els estàndards d'ocupació a casa a Seattle.

• Certificat d'ocupació (CO): Això és essencial per a qualsevol aparador físic, oficina o instal·lació comercial. Un CO certifica que l'edifici és segur per ocupar-se i compleix tots els codis de construcció. Normalment es requereix quan construïu un nou espai o canvieu l'ús designat d'un d'existent (per exemple, de comerç al detall a restaurant).

• Permisos físics especialitzats: Depenent de les vostres operacions, és possible que necessiteu permisos addicionals per a:

  • Senyalització: La instal·lació de rètols exteriors gairebé sempre requereix un permís de senyalització del departament de planificació o construcció de la vostra ciutat.
  • Salut: Les empreses que participen en aliments, begudes o altres activitats que afecten la salut pública necessiten un permís sanitari del departament de salut del comtat.
  • Incendis: Les operacions que utilitzen materials perillosos, flames obertes o que acullen grans concentracions sovint necessiten permisos o certificats del departament de bombers local, com ara els emesos per la LAFD o la FDNY.
  • Pesos i mesures: Si la vostra empresa utilitza bàscules comercials, bombes de gas o altres dispositius de mesura, heu de registrar-los i certificar-los per la divisió de pesos i mesures del vostre comtat o ciutat.

Llicències federals i estatals específiques de la indústria ⚖️​

Si la vostra startup opera en una indústria regulada, necessitareu llicències especialitzades d'agències federals i estatals, a més dels permisos generals anteriors.

• Alcohol: Per produir, vendre o distribuir begudes alcohòliques, necessiteu un permís bàsic de l'Oficina Federal d'Impostos i Comerç d'Alcohol i Tabac (TTB) més una llicència a nivell estatal d'una agència com el Departament de Control de Begudes Alcohòliques de Califòrnia (ABC).

• Fintech i pagaments: Una empresa que transmet diners pot necessitar registrar-se com a empresa de serveis monetaris (MSB) a la Xarxa Federal d'Aplicació de Delictes Financers (FinCEN). Crucialment, també és probable que necessiteu Llicències de transmissió de diners (MTL) estat per estat, un procés complex i llarg gestionat sovint a través del Sistema Nacional de Llicències Multiestatals (NMLS).

• Assessors d'inversions i agents de borsa: Els assessors financers s'han de registrar a la SEC o a les autoritats estatals de valors mitjançant el Formulari ADV. Els agents de borsa han de fer-se membres de l'Autoritat Reguladora de la Indústria Financera (FINRA).

• Exportacions i defensa: Si exporteu determinats béns o tecnologia, és possible que necessiteu una llicència de l'Oficina d'Indústria i Seguretat (BIS). Si negocieu articles o serveis relacionats amb la defensa que figuren a la Llista de municions dels EUA, us heu de registrar a la Direcció de Control del Comerç de Defensa (DDTC) sota les regulacions ITAR.

• Ràdio i comunicacions: L'ús de freqüències de ràdio per a la radiodifusió, dispositius IoT o operacions comercials pot requerir una llicència de la Comissió Federal de Comunicacions (FCC).

Instantànies estatals: com varien les llicències​

Els requisits de llicència no són uniformes a tots els EUA. Aquí teniu una mirada a cinc estats clau per il·lustrar les diferències.

• Delaware: Requereix una llicència comercial estatal per a qualsevol entitat que faci negocis dins de les seves fronteres, que es pot obtenir a través del portal Delaware One Stop. També es poden requerir permisos locals de ciutat i comtat.
• Texas: No té cap llicència comercial general a tot l'estat. Tanmateix, encara esteu obligat a obtenir un permís d'impost sobre les vendes si veneu articles subjectes a impostos, juntament amb qualsevol altra llicència estatal específica de la indústria i permisos locals de ciutat/comtat necessaris.
• Califòrnia: No té una única llicència comercial a tot l'estat, però el Permís de venedor del CDTFA és obligatori per a les vendes subjectes a impostos. La majoria de les llicències comercials es gestionen a nivell de ciutat i comtat.
• Nova York: També manca d'una llicència general a tot l'estat, però el Certificat d'autoritat és imprescindible per recaptar l'impost sobre les vendes. La ciutat de Nova York, en particular, té una xarxa densa de llicències i permisos específics de la indústria emesos per agències com la DCWP, DOB i DOH.
• Florida: Les empreses es registren per recaptar l'impost sobre les vendes estatal i, a continuació, utilitzen el Certificat de revenda anual. Les llicències es gestionen principalment a nivell local mitjançant "rebuts d'impostos comercials" del comtat.

Llista de verificació de decisions ràpides per a fundadors 🚀​

Seguiu aquests cinc passos per determinar quines llicències necessiteu.

1. Fixeu la vostra empremta: Identifiqueu totes les ubicacions on teniu una oficina, empleats o una activitat de venda important. Probablement necessitareu registrar el vostre negoci a cadascuna d'aquestes ciutats i comtats.
2. Avalueu les vendes subjectes a impostos: Determineu si vendreu béns o serveis subjectes a l'impost sobre les vendes a qualsevol estat. Si és així, obteniu el permís d'impost sobre les vendes d'aquest estat abans de fer la vostra primera venda. Recordeu que Nova York requereix un termini de 20 dies.
3. Consulteu les normes de l'oficina a casa: Si treballeu des de casa, visiteu el lloc web de la vostra ciutat per confirmar les lleis de zonificació locals i si es requereix un permís d'ocupació a casa.
4. Planifiqueu l'espai físic: Si llogueu o compreu un espai comercial, reserveu temps i diners per a un Certificat d'ocupació (CO) i qualsevol permís de construcció, rètols, incendis o salut necessari.
5. Identifiqueu les àrees verticals regulades: Reviseu la llista específica de la indústria anterior. Si el vostre negoci toca alcohol, finances, exportacions o comunicacions, comenceu a investigar immediatament els requisits de les agències federals i estatals pertinents.

Notes i conceptes erronis comuns​

• Els registres no són llicències. Un EIN (identificador fiscal), un DBA ("doing business as"), una qualificació estrangera (registrar la vostra DE C-Corp per operar a CA) i els fitxers d'informació sobre la propietat real (BOI) són tots passos de compliment importants, però no són llicències d'operació.
• Incorporar-se a Delaware no us eximeix de les llicències en altres llocs. Heu d'obtenir llicències on opereu realment. Fins i tot pot ser que necessiteu una llicència comercial estatal de Delaware si hi feu negocis activament.
• Fundadors de Texas, no us heu deslliurat. Fins i tot sense una llicència general a tot l'estat, sou responsable d'obtenir un permís d'impost sobre les vendes i tots els permisos locals necessaris.

Enllaços útils​

• SBA: Visió general de llicències i permisos
• San Francisco: Registre empresarial
• Los Angeles: Certificat de registre d'impostos empresarials (BTRC)
• Seattle: Certificat d'impostos de llicència comercial
• Califòrnia: Permís de venedor de CDTFA
• Nova York: Registreu-vos per al certificat d'autoritat
• Texas: Guia per iniciar un negoci (Oficina del governador)
• Florida: Informació del certificat de revenda anual
• Delaware: Llicència comercial / Portal únic