Um Guia para Fundadores sobre Licenças e Alvarás Essenciais para Empresas nos EUA

Navegar no mundo das licenças comerciais pode parecer um labirinto. Para os fundadores, entender quais alvarás são necessários é um passo crítico para operar legalmente e evitar penalidades futuras. Este guia detalha as licenças e alvarás mais comuns que você provavelmente precisará para lançar e expandir sua startup nos Estados Unidos.

Aviso: Esta é uma informação geral para fundadores, não aconselhamento jurídico ou tributário. As regras podem mudar e variar significativamente por local e setor. Sempre confirme os requisitos com sua cidade, estado e agências federais relevantes antes de operar.

O Que a Maioria das Startups Precisará 📍​

Independentemente do seu setor, a maioria das empresas precisa de um conjunto básico de alvarás locais e estaduais vinculados à sua localização física e atividades de vendas.

• Licença Comercial Municipal ou Distrital: Frequentemente chamada de certificado de registro de imposto comercial, este é um requisito fundamental em muitas jurisdições. Se sua empresa tem uma presença física (como um escritório ou funcionários) ou gera receita dentro de uma cidade ou distrito específico, você provavelmente precisará se registrar. Exemplos proeminentes incluem o San Francisco Business Registration Certificate, o Los Angeles Business Tax Registration Certificate e o Seattle Business License Tax Certificate.

• Alvará Estadual de Imposto sobre Vendas: Se você vende bens ou serviços tributáveis, deve obter um alvará de imposto sobre vendas de cada estado onde você tem um "nexo" (uma presença comercial significativa). Este alvará autoriza você a cobrar o imposto sobre vendas dos clientes e repassá-lo ao estado.

  • Na Califórnia, este é um Seller’s Permit (Alvará de Vendedor) do California Department of Tax and Fee Administration (CDTFA).
  • Em Nova York, é um Certificate of Authority (Certificado de Autoridade), que você deve solicitar pelo menos 20 dias antes de sua primeira venda tributável.
  • O Texas exige um Sales Tax Permit (Alvará de Imposto sobre Vendas) do Texas Comptroller.
  • Na Flórida, você se registra para coletar o imposto sobre vendas e, em seguida, recebe um Annual Resale Certificate (Certificado Anual de Revenda) para fazer compras isentas de impostos para revenda.

• Alvará para Atividade em Domicílio: Se você estiver administrando sua empresa em casa, verifique as regulamentações de zoneamento locais. Algumas cidades exigem um alvará específico para garantir que suas atividades comerciais não perturbem o caráter residencial do bairro, como os padrões de atividade em domicílio em Seattle.

• Certificado de Ocupação (CO): Isso é essencial para qualquer loja física, escritório ou instalação comercial. Um CO certifica que o edifício é seguro para ser ocupado e está em conformidade com todos os códigos de construção. Geralmente é exigido quando você constrói um novo espaço ou altera o uso designado de um existente (por exemplo, de varejo para restaurante).

• Alvarás Físicos Especializados: Dependendo de suas operações, você pode precisar de alvarás adicionais para:

  • Sinalização: A instalação de sinais exteriores quase sempre requer um alvará de sinalização do departamento de planejamento ou construção de sua cidade.
  • Saúde: Empresas envolvidas em alimentos, bebidas ou outras atividades que afetam a saúde pública precisam de um alvará sanitário do departamento de saúde do distrito.
  • Incêndio: Operações que usam materiais perigosos, chamas abertas ou hospedam grandes reuniões geralmente precisam de alvarás ou certificados do corpo de bombeiros local, como os emitidos pelo LAFD ou FDNY.
  • Pesos e Medidas: Se sua empresa usa balanças comerciais, bombas de gasolina ou outros dispositivos de medição, você deve tê-los registrados e certificados pela divisão de pesos e medidas do seu distrito ou cidade.

Licenças Federais e Estaduais Específicas do Setor ⚖️​

Se sua startup opera em um setor regulamentado, você precisará de licenças especializadas de agências federais e estaduais, além dos alvarás gerais acima.

• Álcool: Para produzir, vender ou distribuir bebidas alcoólicas, você precisa de um alvará básico do Alcohol and Tobacco Tax and Trade Bureau (TTB) federal, além de uma licença estadual de uma agência como o California Department of Alcoholic Beverage Control (ABC).

• Fintech e Pagamentos: Uma empresa que transmite dinheiro pode precisar se registrar como uma Money Services Business (MSB) com o Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN) federal. Crucialmente, você também provavelmente precisará de Money Transmitter Licenses (MTLs) (Licenças de Transmissor de Dinheiro) estado a estado, um processo complexo e demorado, muitas vezes gerenciado através do Nationwide Multistate Licensing System (NMLS).

• Consultores de Investimento e Corretores-Distribuidores: Os consultores financeiros devem se registrar na SEC ou nas autoridades estaduais de valores mobiliários através do Formulário ADV. Os corretores-distribuidores devem se tornar membros da Financial Industry Regulatory Authority (FINRA).

• Exportações e Defesa: Se você exportar determinados bens ou tecnologia, pode precisar de uma licença do Bureau of Industry and Security (BIS). Se você lida com artigos ou serviços relacionados à defesa listados na Lista de Munições dos EUA, deve se registrar no Directorate of Defense Trade Controls (DDTC) sob as regulamentações ITAR.

• Rádio e Comunicações: O uso de radiofrequências para transmissão, dispositivos IoT ou operações comerciais pode exigir uma licença da Federal Communications Commission (FCC).

Instantâneos Estaduais: Como as Licenças Variam​

Os requisitos de licenciamento não são uniformes em todos os EUA. Aqui está uma olhada em cinco estados importantes para ilustrar as diferenças.

• Delaware: Exige uma licença comercial estadual para qualquer entidade que conduza negócios dentro de suas fronteiras, que pode ser obtida através do portal Delaware One Stop. Alvarás municipais e distritais locais também podem ser exigidos.
• Texas: Não tem uma licença comercial geral em todo o estado. No entanto, você ainda é obrigado a obter um Alvará de Imposto sobre Vendas se vender itens tributáveis, juntamente com quaisquer outras licenças estaduais específicas do setor e alvarás municipais/distritais locais necessários.
• Califórnia: Não tem uma única licença comercial em todo o estado, mas o Seller's Permit (Alvará de Vendedor) do CDTFA é obrigatório para vendas tributáveis. A maioria das licenças comerciais é tratada no nível municipal e distrital.
• Nova York: Também não tem uma licença estadual geral, mas o Certificate of Authority (Certificado de Autoridade) é obrigatório para coletar o imposto sobre vendas. A cidade de Nova York, em particular, tem uma teia densa de licenças e alvarás específicos do setor emitidos por agências como a DCWP, DOB e DOH.
• Flórida: As empresas se registram para coletar o imposto sobre vendas estadual e, em seguida, usam o Annual Resale Certificate (Certificado Anual de Revenda). O licenciamento é tratado principalmente no nível local através dos "business tax receipts" (recibos de impostos comerciais) do distrito.

Lista de Verificação de Decisão Rápida para Fundadores 🚀​

Siga estes cinco passos para determinar quais licenças você precisa.

1. Defina Sua Presença: Identifique todos os locais onde você tem um escritório, funcionários ou atividade de vendas significativa. Você provavelmente precisará registrar sua empresa em cada uma dessas cidades e distritos.
2. Avalie as Vendas Tributáveis: Determine se você estará vendendo bens ou serviços sujeitos ao imposto sobre vendas em qualquer estado. Se sim, obtenha o alvará de imposto sobre vendas desse estado antes de fazer sua primeira venda. Lembre-se que Nova York exige um prazo de 20 dias.
3. Verifique as Regras do Escritório em Casa: Se você estiver trabalhando em casa, visite o site de sua cidade para confirmar as leis de zoneamento locais e se um alvará para atividade em domicílio é exigido.
4. Planeje o Espaço Físico: Se você estiver alugando ou comprando um espaço comercial, reserve tempo e dinheiro para um Certificado de Ocupação (CO) e quaisquer alvarás de construção, sinalização, incêndio ou saúde necessários.
5. Identifique Verticais Regulamentadas: Revise a lista específica do setor acima. Se sua empresa toca em álcool, finanças, exportações ou comunicações, comece a pesquisar os requisitos relevantes da agência federal e estadual imediatamente.

Notas e Equívocos Comuns​

• Registros não são licenças. Um EIN (tax ID), um DBA ("doing business as" - nome fantasia), uma qualificação estrangeira (registrar sua C-Corp DE para operar na CA) e os arquivos de Beneficial Ownership Information (BOI) são todos passos de conformidade importantes, mas não são licenças de operação.
• Incorporar em Delaware não isenta você do licenciamento em outros lugares. Você deve obter licenças onde você realmente opera. Você pode até precisar de uma licença comercial estadual de Delaware se estiver conduzindo negócios ativamente lá.
• Fundadores do Texas, vocês não estão livres. Mesmo sem uma licença geral em todo o estado, você ainda é responsável por obter um Alvará de Imposto sobre Vendas e todos os alvarás locais necessários.

Links Úteis​

• SBA: Visão geral de licenças e alvarás
• São Francisco: Registro de Empresas
• Los Angeles: Business Tax Registration Certificate (BTRC)
• Seattle: Business License Tax Certificate
• Califórnia: Seller’s Permit do CDTFA
• Nova York: Registre-se para o Certificado de Autoridade
• Texas: Guia para Iniciar um Negócio (Gabinete do Governador)
• Flórida: Informações sobre o Annual Resale Certificate
• Delaware: Licença Comercial / Portal One-Stop